Avant de commencer, nous vous conseillons vivement de lire le Code de procédure pour faire appel à un comité d’appel des collèges et la foire aux questions sur le site Web du Bureau du Sénat. Cela devrait vous aider à comprendre les règles régissant les appels, ce qui est possible et ce qui n’est pas possible, et comment commencer à présenter votre cas.

Le résultat idéal de votre lettre d’appel est que votre appel soit accueilli et le recours que vous voulez accorder sans que personne n’ait besoin d’assister à une audience de quelque nature que ce soit. Le fait que votre appel soit accueilli uniquement sur la base de votre lettre et des preuves à l’appui est un résultat satisfaisant, mais cela ne peut être réalisé qu’en couvrant tous les angles. Une bonne lettre d’appel présentera essentiellement une audience complète sur papier. Vous devez essayer de répondre à toute question que pourrait poser un comité. Si vous laissez des questions sans réponse, une audience complète devra peut-être avoir lieu.

Ainsi, lorsque vous rédigez une lettre d’appel, essayez toujours de vous mettre dans l’état d’esprit des personnes qui la liront ( c’est-à-dire le Comité d’appel). Essayez d’imaginer les questions qu’ils auraient s’ils vous avaient devant eux (voir ci-dessous des exemples). Essayez d’imaginer quelles informations supplémentaires ils pourraient vouloir connaître pour arriver à leur décision.

Connaître vos motifs

Il est préférable de toujours garder à l’esprit les motifs sur lesquels vous vous disputez et comment vous trouverez une sauvegarde pour ces motifs, en d’autres termes: des preuves. Des informations détaillées, comme toujours, sont disponibles dans le calendrier universitaire, mais pour les appels académiques, il existe un nombre limité de motifs pour lesquels tout le monde peut faire appel:

1. Procédure inéquitable ou défectueuse, ou
2. Manquement à la prise en compte de circonstances médicales ou personnelles défavorables, ou
3. Il existe des circonstances médicales ou d’autres circonstances personnelles défavorables qui, pour de bonnes raisons, n’ont pas été présentées auparavant

Vous devez remplir l’un de ces motifs pour continuer. En cas de doute, venez parler au Centre de conseils.

Collecte de preuves

Pensez à toute documentation que vous pouvez obtenir pour vous aider. Pour préparer efficacement une affaire, vous devez étayer ce que vous dites par des preuves. Cela peut inclure:

1. Votre relevé de notes
2. Certificats médicaux
3. Lettres de soutien de vos parents / famille / colocataires / fournisseur de placement
4. Extraits de votre manuel de cours
5. Copies de la correspondance entre vous et les membres du personnel
6. Si vous avez besoin de copies de courriels ou de procès-verbaux du jury, essayez d’abord de demander au sein de votre école si vous peut avoir ces derniers. S’ils refusent, vous avez peut-être demandé une demande d’accès au sujet via le bureau de protection des données.

Par exemple, si vous dites que votre situation médicale n’a pas été prise en compte – ce que vous devez demandez toujours le procès-verbal de la réunion du Conseil des examinateurs lorsque le classement final a été décidé et vous pourrez voir dans ce procès-verbal si la preuve médicale a été mentionnée. Vous devriez également vérifier attentivement ce qu’il dit dans votre manuel de cours. Souvent, vous rechercherez un écart entre les procédures décrites dans le manuel du cours et ce qui s’est réellement passé. N’oubliez pas que l’Ordre demandera à l’École une réponse à votre lettre d’appel. Aussi évident que cela puisse paraître, cela vaut la peine de le dire: ne mettez rien dans votre lettre d’appel que vous savez que l’École peut réfuter. Cela affaiblit tout votre cas.

Élaboration de l’argumentation

Si vous faites appel d’un « défaut de prise en compte de circonstances défavorables ou médicales », vous pouvez rencontrer un problème; à savoir qu’il existe déjà des processus adéquats, conçus avec l’intention que les élèves informent leur école de leur situation personnelle défavorable à l’époque. Si vous n’avez pas suivi ces procédures mais que vous souhaitez maintenant que vos circonstances défavorables soient prises en compte, vous devrez expliquer dans votre lettre d’appel pourquoi vous n’avez pas suivi les procédures. Il sera également important pour vous de démontrer votre capacité en dehors du moment où les circonstances défavorables se produisaient. Un exemple pour illustrer cela pourrait être:

Une étudiante en 4e année fait appel de sa classification finale au motif que des circonstances personnelles défavorables n’ont pas été prises en compte. Elle a obtenu des D à ses examens finaux où elle s’attendait à obtenir des Bs. Le comité d’appel examinera son relevé de notes pour voir ce qu’elle a accompli tout au long de sa carrière universitaire. S’il semble qu’elle a toujours eu des Bs, alors il y a des preuves à l’appui de sa déclaration. Si elle semble toujours avoir parcouru l’Université sur Ds, alors il n’y a aucune preuve indiquant qu’elle se serait comportée différemment, et son appel a peu de chances de réussir.

Rédaction de la lettre d’appel

Détails

Ne vous inquiétez pas si votre lettre semble longue. Si votre objectif, comme indiqué précédemment, est de faire accepter votre appel ou votre plainte sans avoir besoin d’être entendu, vous ne pouvez tout simplement pas donner trop de détails. Vous devez être précis. Plus vous êtes précis et plus vous donnez de détails pertinents, plus vous avez de chances de voir la cause confirmée à la première tentative. Par exemple: ne dites pas simplement: «Ma mère était malade et cela m’a affecté.» Pourquoi pas? Imaginez ce que le comité de l’Ordre aurait à dire à propos d’une telle déclaration. Il y a toutes les chances qu’ils considèrent cette affirmation comme vague et non pertinente La mère de tout le monde tombe parfois « malade ». Tout le monde est «affecté» par de telles choses. Pourquoi ce cas est-il spécial? Vous avez donc besoin d’exemples concrets, absolus et concrets, puis de détailler ces preuves spécifiques dans une chaîne causale d’événements qui signifie que vous avez été contraint à une mauvaise performance. Comme ceci:

• Ma mère souffrait d’un cancer.
• Elle était debout toute la nuit à vomir.
• J’étais la seule personne capable de m’occuper de ma mère, et a dû passer les nuits à répondre à ses besoins.
• En conséquence, je n’ai dormi en moyenne que deux heures de sommeil par nuit dans les semaines précédant mon examen.
• Cela à mon tour a affecté ma capacité à me concentrer et à étudier efficacement.

Une liste aussi claire et précise des événements et des conséquences ne peut que renforcer votre attrait.

Ne dites pas simplement « je en a parlé à l’école ». Encore une fois, soyez précis: quand l’avez-vous fait? A qui avez-vous parlé? Qu’ont-ils dit exactement?

Éviter le langage émotionnel

N’oubliez pas de rester formel et professionnel. Vous aurez une bien meilleure chance d’influencer les universitaires qui examineront votre cas si vous pouvez éviter un langage contradictoire, hostile ou trop émotionnel. Rester objectif et factuel vous servira bien et indiquera à ceux qui le liront que vous êtes vous-même suffisamment convaincu du bien-fondé de l’affaire pour ne pas recourir à l’émotion. Évitez le langage émotionnel comme

« … c’était une honte… » et « … je ne peux pas croire qu’ils oseraient même faire ça… »

S’en tenir aux faits est plus efficace. Le comité d’appel veut connaître les faits et les émotions sont des opinions. Ce qu’ils veulent savoir, c’est: que s’est-il passé? et quelles ont été les conséquences? Le langage émotionnel peut être un arrêt, et peut être lu comme un signe de désespoir. Le langage émotionnel peut contrarier les personnes que vous essayez de convaincre. Cela affaiblira votre message et détournera l’attention de votre contenu. De toute évidence, vous devez parfois encore écrire sur des événements et des circonstances chargés d’émotion, mais rappelez-vous:

Écrivez de manière factuelle sur les émotions, plutôt que d’écrire émotionnellement sur les faits.

Logique

Un bon argument coule dans un ordre logique. Essayez de vous assurer que chaque paragraphe de votre lettre s’appuie sur le paragraphe précédent. Ne forcez pas vos lecteurs à sauter de ce mois d’août, puis de revenir au mois de juin précédent et à la semaine dernière, via 2012. Autant que vous le pouvez, essayez de faire de votre cas un récit chronologique. Il vaut mieux montrer que dire. Ne dites pas simplement que vous n’avez pas pu étudier parce que votre mère était malade. Montrez le détail avec la sauvegarde des certificats médicaux. Essayez de relier des exemples pratiques dans une chaîne causale d’étapes qui s’appuient toutes les unes sur les autres pour votre argument final.

Clarté

Si cela aide votre lecteur à comprendre votre cas, alors ne hésitent à utiliser des en-têtes pour diviser votre lettre en « chapitres ». Qu’ils soient universitaires ou non, les êtres humains traitent plus facilement plusieurs petits morceaux d’information plutôt qu’une grande folie de texte. En fin de compte, vous voulez que le lecteur comprenne votre point et ne soit pas confus. Il vous incombe d’y parvenir, car vous essayez d’influencer un changement de décision. Dans les appels universitaires, vous essayez toujours de changer une décision qui a déjà été prise. Une lettre peu claire entraînera un doute et un impératif naturel en cas de doute, il faut s’en tenir à ce qui a déjà été décidé. Il sera probablement utile que quelqu’un d’autre (par exemple un membre de l’équipe du Centre de conseil) relise votre lettre avant de la soumettre. Cela détecte les erreurs grammaticales et vous offre une opportunité idéale à voir si vous avez clairement décrit le cas.

Questions que le comité de recours pourrait poser…

• Quelle est selon vous la cause principale des problèmes que vous avez rencontrés?
• En quoi vos études ont-elles été affectées?
• Pensez-vous que vos compétences en matière d’études doivent être améliorées?
• Dans l’affirmative, qu’est-ce qui nécessite une amélioration?
• savez-vous que vos performances diminuaient?
• Avez-vous contacté un conseiller en apprentissage efficace pour obtenir de l’aide sur la technique d’étude / d’examen?
• Si oui, votre visite au conseiller en apprentissage efficace a-t-elle changé le façon dont vous avez étudié?
• Pensez-vous que votre travail a affecté vos études?
• Parlez-nous de votre stage / stage.Avez-vous eu des commentaires à ce sujet?
• Pourquoi n’avez-vous pas contacté votre conseiller d’études à propos du problème?
• En avez-vous parlé à quelqu’un?
• Avez-vous approché votre médecin généraliste? / Quand avez-vous abordé le problème avec votre médecin généraliste?
• Si cette situation devait se reproduire à l’avenir, que feriez-vous différemment?
• Quelles autres mesures auriez-vous pu prendre?
• Pensez-vous toujours que c’est le cours qui vous convient?
• Si vous êtes autorisé à redoubler l’année, pourrez-vous faire face financièrement?
• Savez-vous quelles autres sources d’assistance sont à votre disposition?