Comment créer une adresse e-mail professionnelle gratuite

Chaque entreprise utilise plusieurs moyens de communication. La communication peut être B2B – communiquer avec d’autres entreprises ou B2C – communiquer avec les clients / clients. Certaines communications sont individuelles et certaines communications individuelles. En fonction du type de communication et du message à véhiculer, les entreprises choisissent le moyen de communication. Bien qu’il existe plusieurs modes de communication disponibles, la source de communication la plus fiable et la plus fiable est le courrier électronique.

Dans le monde de la communication d’entreprise, les e-mails sont inévitables, fiables et légaux. Il est important que vous n’envoyiez les communications critiques de l’entreprise que par courrier électronique. Il fournit non seulement une preuve valable pour la communication, mais assure également la sécurité requise et la confidentialité des informations cruciales qui sont fournies.

Il est également essentiel que ces messages critiques pour l’entreprise soient envoyés en utilisant une adresse e-mail officielle, attachée à votre domaine, plutôt qu’une adresse e-mail commune / générique.

L’adresse e-mail officielle aide le client à reconnaître votre marque, ajoute de la crédibilité au message et renforce la confiance dans la relation. Par conséquent, pour créer une telle image de marque, chaque entreprise doit être associée à un domaine qui est connecté à votre marque.

Qu’est-ce qu’un domaine?

Si vous souhaitez fournir une présence Internet ou en ligne à votre entreprise, la première étape consiste à obtenir votre propre domaine. Un nom de domaine est généralement formé en combinant le nom de votre entreprise / organisation avec un suffixe Internet standard appelé TLD (.com, .net, .info, etc.). Les noms de domaine ressemblent à yourdomain.com ou yourbusiness.info. Un domaine ne peut rien faire seul. Lorsque vous enregistrez un domaine, le bureau d’enregistrement fournit un gestionnaire DNS qui contient les détails critiques tels que l’adresse IP de votre site Web, les enregistrements MX pour livrer votre courrier électronique, etc.

Si vous ne possédez pas de domaine, vous pouvez acheter un nouveau domaine auprès de Zoho.

Qu’est-ce qu’un site Web?

Un site Web est un ensemble de pages Internet qui fournissent des informations ou des détails sur votre entreprise. Vous utiliserez votre gestionnaire DNS pour mapper l’adresse IP de votre fournisseur d’hébergement Web à votre domaine. Cela garantit que chaque fois que quelqu’un tape www.yourdomain.com dans le navigateur, les pages correctes de l’hébergeur Web s’affichent et les lecteurs peuvent accéder aux informations pertinentes à partir de votre site Web.

Qu’est-ce qu’une adresse e-mail professionnelle?

Les adresses e-mail professionnelles sont celles qui utilisent le nom de domaine de votre entreprise, comme [email protected]. Comme elles résonnent avec votre entreprise, vos clients pourront facilement vous identifier. Ainsi, avoir des adresses comme celles-ci aider à établir votre identité et à renforcer votre crédibilité auprès de vos clients.

Vous utiliserez votre gestionnaire DNS pour mapper votre domaine avec votre fournisseur de messagerie, en utilisant les enregistrements MX recommandés par votre fournisseur de messagerie.

Pourquoi avez-vous besoin d’une adresse e-mail professionnelle?

Bien que la principale raison d’avoir une adresse e-mail professionnelle soit d’aider vos clients à vous identifier, de nombreuses autres peuvent être ajoutées à la liste. Une adresse e-mail professionnelle vous aide à:

• Projeter votre professionnalisme

  Avoir une adresse e-mail qui correspond à votre marque montre que vous êtes sérieux et professionnel dans votre entreprise. De cette façon, votre entreprise sera également prise au sérieux par vos clients, car ils sont plus susceptibles de choisir et de faire confiance à une entreprise avec une adresse e-mail professionnelle.

• Montrez votre authenticité et gagnez la confiance des clients

  Lorsque vous ou vos employés envoyez des e-mails en utilisant l’adresse qui inclut le nom de votre entreprise, vos clients peuvent être sûrs que l’e-mail provient d’un source authentique. Ils vous identifieront avant même d’ouvrir votre contenu. Cela les aidera à établir leur confiance avec vous et leur donnera confiance pour répondre à vos e-mails ou contacter votre équipe d’assistance.

• Promouvoir votre marque

  Avec le nom de votre entreprise dans votre adresse e-mail, vous faites la promotion de votre marque avec chaque e-mail que vous envoyez. De cette façon, vous « êtes sûr de rester longtemps dans leur mémoire.

• Soyez cohérent

  Lorsque vous créez des adresses e-mail individuelles et de groupe avec votre domaine, vous vous assurez que chaque e-mail qui sort a un format standard et donc maintenir la cohérence.

• Évitez d’être spammé

  Lorsque les clients vous reconnaissent par votre nom de marque, ils sont moins susceptibles de vous marquer comme spam. Si vous utilisez des comptes de messagerie génériques, vos e-mails peuvent ne pas recevoir la reconnaissance qu’ils méritent et finir par être spammés.

Regardez cette vidéo pour comprendre pourquoi votre entreprise a besoin d’une adresse e-mail basée sur un domaine et comment cela peut vous aider à être plus professionnel dans vos communications.

Bonnes pratiques lors de la création d’adresses e-mail professionnelles

Il y a peu de choses à garder à l’esprit lorsque vous créez un adresse e-mail professionnelle.

1. Trouvez un nom de domaine qui peut être rapidement lié à votre entreprise et facilement identifié par les clients.
2. Il est important d’avoir un format standard d’adresses e-mail dans toute votre organisation. Par exemple, vous pouvez utiliser pré[email protected] comme format standard pour tous les employés.
3. Créez des adresses e-mail de groupe telles que [email protected] par départements afin de pouvoir gérer tous les e-mails des départements à partir d’un seul endroit.
4. Vous devez vous assurer de protéger votre adresse e-mail professionnelle contre le phishing et le spam en authentifiant votre domaine avec des configurations SPF et DKIM.

Comment choisir le meilleur fournisseur de services de messagerie

Plusieurs facteurs doivent être pris en compte lorsque vous sélectionnez un fournisseur de services de messagerie. Certains des facteurs les plus importants sont les suivants:

• Configuration facile

  Le premier aspect à rechercher chez un fournisseur de messagerie est de savoir si les étapes fournies pour configurer votre domaine avec eux sont simples et simples. Même en gardant le processus simple, assurez-vous que votre fournisseur de services ne veut pas que vous sautiez les étapes d’authentification nécessaires.

• Migration efficace

  Assurez-vous que le fournisseur de services que vous sélectionnez vous permet de migrer efficacement tous vos e-mails, contacts et autres données de votre ancien fournisseur. La migration ne peut être compromise à tout prix car aucun ne peut se permettre de perdre des données.

• Sécurisé et privé

  Choisissez un service qui vous assure la sécurité et la confidentialité des données. Il devrait y avoir plusieurs couches d’authentification pour votre compte et un chiffrement de bout en bout pour vos messages. Les informations personnelles que vous avez partagées avec le service doivent également rester confidentielles – le respect de la confidentialité doit être une priorité absolue.

• Domaine personnalisé qui correspond à votre entreprise

  Votre domaine de messagerie doit être pertinent pour votre entreprise, alors assurez-vous que le service de messagerie que vous sélectionnez vous permet de fournir un domaine de votre préférence et laissez vous l’utilisez si disponible.

• Panneau de configuration robuste

  Choisissez un fournisseur de services doté d’un panneau de configuration puissant, qui vous permet de prendre le contrôle de tous les paramètres liés à votre domaine, de gérer les utilisateurs et les adresses de groupe, de configurer des restrictions et la politique anti-spam et faites plus. Le service devrait également vous assurer un bon pourcentage de disponibilité.

• Collaboration et autres outils commerciaux

  Il sera préférable que le fournisseur dispose de moyens de collaboration interne en équipe et d’outils intégrés tels que le calendrier, les notes, la gestion des contacts, etc.

Création d’une adresse e-mail professionnelle avec Zoho Mail

Zoho Mail est une plate-forme sécurisée, privée et sans publicité pour héberger les e-mails de votre domaine personnalisé et vous offrir le meilleur des tous les facteurs mentionnés ci-dessus. Voici comment créer une adresse e-mail professionnelle gratuite.

Les fonctionnalités du plan gratuit de Zoho Mail sont les suivantes:

• 5 comptes utilisateur
• 5 Go de stockage / utilisateur
• Pièces jointes aux e-mails jusqu’à 25 Mo
• Hébergement des e-mails pour un seul domaine
• Authentification à deux facteurs

Consultez la page de tarification de Zoho Mail et sélectionnez le plan tarifaire de votre choix. Si vous ne possédez pas de compte Zoho, vous pouvez vous inscrire à partir d’ici. Vous pouvez également consulter nos guides de déploiement pour avoir un aperçu des étapes.

Si vous possédez déjà votre propre domaine :

1. Après avoir choisi votre forfait, il vous sera demandé de configurer votre compte. Sélectionnez S’inscrire avec un domaine que je possède déjà.
2. Saisissez votre domaine et cliquez sur Ajouter.

   

3. Entrez les détails d’enregistrement comme requis. Cliquez sur Continuer.
4. Vérifiez si toutes vos informations sont correctement saisies, cliquez sur S’inscrire et remplissez vos informations dans le formulaire d’inscription.

Une fois votre domaine ajouté, vous devrez valider votre domaine. Vous pourrez ensuite ajouter des utilisateurs et créer des comptes de messagerie pour eux. Configurez des enregistrements MX pour recevoir tous vos e-mails votre compte Zoho Mail. Migrez vos e-mails vers Zoho Mail via les protocoles POP ou IMAP. Enfin, terminez les configurations SPF et DKIM. Lisez en détail ces configurations.

Si vous avez déjà un compte Zoho, accédez à Zoho Mail et cliquez sur Activer l’hébergement de messagerie en haut de votre page et suivez les étapes ci-dessus pour configurer votre domaine.

Si vous souhaitez acheter un nouveau domaine:

Si vous ne le faites pas « Vous n’avez pas votre propre domaine, vous pouvez en acheter un lors de votre inscription. Sélectionnez Acheter un nouveau domaine pour mon entreprise et entrez un nom de domaine idéal pour votre entreprise et vérifiez sa disponibilité. Si disponible, vous pouvez vous inscrire à Zoho et acheter le domaine. Lorsque vous enregistrez un domaine avec Zoho Mail, vos paramètres DNS sont préconfigurés. Lisez en détail sur l’achat d’un nouveau domaine.