Policy brief & but

Notre politique de vérification des antécédents des employés fait référence à nos directives pour enquêter sur les antécédents de nos candidats dans le cadre de notre processus de recrutement. La vérification des antécédents nous aide à:

• Obtenir un aperçu des antécédents des candidats.
• Nous assurer que nous embauchons des employés fiables.
• Vérifier la véracité et l’exactitude des informations des candidats .
• Filtrer les candidats reconnus coupables de comportement criminel grave.

Portée

Cette politique de vérification des antécédents des employés s’applique aux candidats qui passent par le processus de recrutement de notre entreprise . Il peut également s’appliquer aux candidats internes qui sont considérés pour une promotion ou un transfert.

Éléments de politique

La vérification des antécédents peut inclure:

• Casier judiciaire .
• Rapports de solvabilité.
• Dépistage de drogues.
• Rapports de vérification (par exemple, identité, emploi antérieur, éducation, SSN)
• Dossiers de conduite .
• Vérification des références.

Tous les candidats ne sont pas tenus de réussir tous les types de vérification des antécédents que nous proposons avant que notre entreprise ne les embauche. Chaque poste a ses propres exigences. Par exemple, les dossiers de conduite peuvent être pertinents pour les vendeurs et les chauffeurs de taxi fiables sur le terrain, mais pas pour embaucher des gestionnaires de bureau. La vérification des antécédents de base comprend

Les lois locales peuvent interdire ou restreindre certains types de vérification des antécédents. Nous nous conformerons aux directives légales en tout temps.

La vérification du casier judiciaire est essentielle si les candidats sont en entrevue pour des postes où ils vont:

• Représenter notre entreprise et traiter avec notre clients ou parties prenantes.
• Avoir accès à des informations sensibles et confidentielles
• Gérer l’argent et les finances
• Avoir des contacts avec des enfants ou des personnes âgées

Quand devez-vous effectuer une vérification des antécédents des employés?

Dans la plupart des cas, la vérification des antécédents coûte du temps et de l’argent. Nous conseillons aux responsables du recrutement et au personnel des ressources humaines d’effectuer des vérifications avec parcimonie: de préférence, sur le dernier tour de candidats présélectionnés dans le processus de recrutement ou sur un candidat qu’ils ont choisi d’embaucher. Les lois locales peuvent exiger qu’un candidat ait une offre en main avant de demander l’autorisation pour une vérification des antécédents. Nous respecterons toutes les lois.

La vérification des antécédents ne doit pas être utilisée comme un moyen de disqualifier quelqu’un ou de réduire le nombre de candidats à un poste. Les vérifications d’antécédents visent à renforcer une décision d’embauche et à garantir que les candidats sélectionnés pour un poste conviennent.

Les responsabilités de notre entreprise

Les responsables du recrutement et le personnel des ressources humaines doivent:

• Informez les candidats qu’une vérification des antécédents est requise dans l’offre d’emploi du poste.

• Demandez aux candidats de fournir une autorisation écrite avant d’effectuer une vérification des antécédents et faites-leur savoir comment le processus prendra longtemps.

• Engagez un fournisseur de vérification des antécédents réputé et fiable. Les critères à prendre en compte lors du choix d’un fournisseur sont: le coût, la légalité, l’engagement à la confidentialité et le délai d’exécution. Si notre fournisseur actuel ne répond pas à nos exigences pour ces critères, les RH doivent rechercher un nouveau fournisseur.

• Informer les candidats des résultats de leur vérification des antécédents et de ce que nous prévoyons de faire faire (rejeter ou déplacer les candidats vers la phase d’embauche suivante.) Les fournisseurs de vérification des antécédents doivent donner aux candidats des copies de leurs résultats.

• Effectuer une vérification des antécédents de tous les candidats qui passent par le pour un poste spécifique sans discrimination à l’égard de certaines personnes.

• Donnez aux candidats les informations dont ils ont besoin pour contester un rapport ou résoudre tout problème qu’une vérification des antécédents se révèle.

Les responsables du recrutement / les RH doivent informer les candidats qu’une vérification des antécédents propres ne garantit pas un emploi, à moins qu’ils n’aient déjà reçu une offre d’emploi verbale.

Que faire des résultats négatifs

Le casier judiciaire ne disqualifie pas automatiquement les candidats du processus d’embauche, à moins qu’ils ne soient reconnus coupables d’actes criminels graves (par exemple, agression sexuelle). mal juger le contenu du casier judiciaire selon ces critères:

• Nombre de condamnations pénales pour la même infraction.
• Temps écoulé depuis la dernière condamnation pénale.
• Lien entre la condamnation pénale et le poste.

Notez que les responsables des ressources humaines / du recrutement tiendront compte des condamnations, et non des arrestations, lors de l’examen de la vérification des antécédents d’un candidat.

Les responsables des ressources humaines et du recrutement doivent garder à l’esprit les intérêts de l’entreprise lorsqu’ils évaluent la gravité de tout problème que la vérification des antécédents révèle. Par exemple, les candidats qui sont considérés pour un poste impliquant la conduite d’un véhicule de société doivent avoir au moins deux ans de dossier de conduite vierge. Les responsables des ressources humaines et du recrutement devraient rejeter les candidats condamnés pour conduite en état d’ébriété au cours des deux dernières années.

En règle générale, si les responsables du recrutement et les RH décident qu’un candidat en particulier entraînerait un risque élevé ou déraisonnable pour notre entreprise, ils devraient rejeter le candidat.

Les responsables du recrutement et des RH peuvent appeler les candidats pour discuter les résultats de leurs vérifications d’antécédents en cas de divergences mineures (par exemple, une licence suspendue.) Si les candidats répondent de manière satisfaisante, ils peuvent encore être embauchés pour travailler avec notre entreprise.

Procédure

Nous viser un processus d’embauche transparent qui respecte les droits des candidats. Nous conseillons aux responsables du recrutement et au personnel des ressources humaines de suivre cette procédure pour vérifier les antécédents:

1. Les responsables du recrutement et les RH discutent de la nécessité d’une vérification des antécédents pour un poste et de ce que la vérification comprendra.
2. Les responsables du recrutement notent dans l’offre d’emploi qu’une vérification des antécédents est requise avant l’embauche.
3. Lorsque les candidats finaux (un ou plusieurs finalistes) sont sélectionnés, les responsables du recrutement ou les RH contactent les candidats pour obtenir une autorisation écrite pour vérifier les antécédents et expliquer le processus. Cela peut être fait via un système de suivi des candidatures (ATS).
4. Si les candidats refusent de passer la vérification des antécédents, les RH les informent qu’ils ne seront pas considérés pour le poste. Si les candidats fournissent une autorisation écrite, les fournisseurs de vérification des antécédents peuvent lancer l’examen.
5. Une fois que les RH reçoivent les résultats de la vérification des antécédents, le personnel en discute avec les responsables du recrutement afin de décider des prochaines étapes pour les candidats et le poste.
6. Les responsables du recrutement informent les candidats de leurs décisions et s’assurent qu’ils obtiennent des copies de leurs rapports de vérification des antécédents individuels. En cas de résultats négatifs, les responsables des ressources humaines / du recrutement doivent indiquer aux candidats comment contester le rapport.

Nos politiques de confidentialité et de protection des données s’appliquent toujours aux vérifications des antécédents des informations.

Clause de non-responsabilité: ce modèle de politique est destiné à fournir des directives générales et doit être utilisé comme référence. Il peut ne pas prendre en compte toutes les lois locales, étatiques ou fédérales pertinentes et ne constitue pas un document juridique. Ni l’auteur ni Workable n’assumeront de responsabilité légale pouvant découler de l’utilisation de cette politique.

Lectures complémentaires

• Ce que les employeurs doivent savoir sur la vérification des antécédents – Commission pour l’égalité des chances en matière d’emploi (EEOC)
• Dépistage préalable à l’emploi: conseils pour naviguer dans les conversations difficiles
• Les 8 éléments essentiels de l’employeur sur la vérification des antécédents professionnels
• Conseils pour choisir le meilleur service de vérification des antécédents