C’est un moment dans la carrière professionnelle de chacun qui appelle une célébration.

Non, ce n’est pas une promotion ou une grande présentation à l’équipe de direction – même si ce sont de bonnes choses aussi.

C’est au moment où votre compte Gmail atteint Inbox Zero, le phénomène commercial où votre boîte de réception reste vide ou presque vide que possible.

Découvrez comment utiliser Gmail à son maximum.

Bien sûr, vous pouvez prendre le pari de simplement archiver tous vos messages (non recommandé) et de partir de zéro, mais sans les conseils d’organisation Gmail appropriés, votre boîte de réception débordera de messages nouveaux et non lus avant que vous ne le sachiez

Conseils d’organisation Gmail – Pourquoi est-ce si important

Combien de courriels diriez-vous que vous recevez en une journée?

D’après un rapport d’une technologie entreprise d’étude de marché, le travailleur moyen enverra ou recevra 140 e-mails professionnels par jour d’ici 2018. Dans une journée de travail typique de huit heures, c’est plus de 17 e-mails par heure, ou un e-mail presque toutes les quatre minutes.

Pensez tout e-mail personnel ou indésirable qui peut également accéder à votre compte professionnel, et ce nombre pourrait facilement dépasser 200 e-mails chaque jour. Imaginez à quel point vous pourriez être plus productif si vous n’aviez pas besoin de perdre de temps à parcourir tous ces e-mails pour déterminer lesquels sont les plus importants et nécessitent une réponse immédiate.

5 conseils d’organisation Gmail pour vous aider à réussir Inbox Zero

Cela peut sembler un défi impossible et la mise au point peut prendre un certain temps, mais organiser votre compte Gmail vous aidera à réduire le stress et à mieux gérer votre temps et vos priorités.

Voici cinq conseils d’organisation Gmail simples que vous pouvez utiliser pour atteindre Inbox Zero et devenir plus productif sur le lieu de travail.

1. Sélectionnez votre mise en page pour organiser Gmail

La première étape de l’organisation votre Gmail doit sélectionner votre mise en page préférée.

Lorsque vous ouvrez votre boîte de réception, cliquez sur le symbole d’engrenage dans le coin supérieur droit et sélectionnez « Paramètres ». Puis en haut de la fenêtre des paramètres, cliquez sur l’onglet « Boîte de réception ». À partir de là, Gmail vous propose cinq options de mise en page pour votre boîte de réception.

• Par défaut: il s’agit du format standard qui organise votre Gmail par date à laquelle un e-mail est reçu. Dans cette vue, vous pouvez sélectionner différentes catégories dans lesquelles vos e-mails sont placés. Ils apparaissent sous forme d’onglets en haut de votre écran et peuvent vous aider à déterminer lesquels de vos e-mails sont susceptibles d’être les plus importants.
• Important d’abord: dans cette vue, Gmail essaie de prédire les e-mails que vous êtes le plus important (noté avec un marqueur jaune) et affiche ces messages dans une boîte de réception supérieure. Vos messages moins importants sont affichés dans une boîte de réception inférieure au bas de votre écran.
• Non lus en premier: cette vue est similaire à l’option Important d’abord, cependant, votre boîte de réception supérieure comprend les messages que vous n’avez pas encore ouverts , tandis que la boîte de réception du bas inclurait tout le reste.
• Favoris en premier: votre vue « Favoris en premier » divise également votre boîte de réception en deux champs et affiche uniquement les e-mails que vous avez suivis dans la vue de dessus. Tout le reste apparaît dans la deuxième vue ci-dessous.
• Boîte de réception Prioritaire: c’est comme une combinaison de toutes les vues. Gmail utilise une analyse prédictive pour déterminer les e-mails avec lesquels vous êtes le plus susceptible d’interagir en fonction des actions passées. Il place ensuite ces e-mails en vue de dessus.

Trouver une mise en page qui vous convient vous aidera à garder votre Gmail organisé.

2. Ajoutez un volet de prévisualisation à Organiser Gmail

La vue par défaut de Gmail montre simplement l’expéditeur, la ligne d’objet et un petit peu de texte d’aperçu avant que la ligne ne manque de place. Dans la plupart des cas, vous devrez ouvrir l’e-mail pour déterminer si c’est quelque chose qui valait vraiment la peine d’être lu.

Vous pouvez gagner du temps et organiser votre Gmail en ajoutant un volet d’aperçu. Cliquez sur le symbole d’engrenage et sur « Paramètres » dans la liste déroulante, puis sélectionnez « Labos » dans les onglets qui apparaissent. Faites défiler jusqu’à « Volet de prévisualisation » et cliquez sur Activer. Enregistrez vos modifications, puis vous aurez la possibilité de voir un aperçu de chaque e-mail reçu.

3. Créez des étiquettes et des dossiers personnalisés pour organiser Gmail

Sur le côté gauche de votre boîte de réception, vous remarquerez une liste d’étiquettes auxquelles vous pouvez ajouter des e-mails pour vous aider organisez votre boîte de réception. Mais saviez-vous que vous pouvez également créer des libellés personnalisés dans cette zone?

Si vous sélectionnez un ou plusieurs messages, vous pouvez cliquer sur le bouton en haut de votre boîte de réception qui ressemble à une balise d’achat. Cela vous permet d’attribuer ces messages à des libellés prédéfinis que Gmail utilise pour organiser votre boîte de réception.

Vous pouvez également créer des libellés personnalisés dans cette zone en sélectionnant « Créer un nouveau ». Vous avez même la possibilité d’imbriquer des étiquettes dans d’autres étiquettes, de la même manière que la création de sous-dossiers lors de l’enregistrement de fichiers sur votre disque dur.

Vous avez même la possibilité de coder vos étiquettes par couleur pour mieux distinguer la priorité. Par exemple, vous pouvez sélectionner rouge pour une étiquette appelée VIP dans laquelle vous archivez tous les messages de votre patron.

Une fois que vous avez créé une étiquette, vous remarquerez qu’elle ajoute un dossier dans la liste à gauche de votre boîte de réception et ajoute le nom de l’étiquette à côté de la ligne d’objet. Désormais, lorsque vous archivez ce message, il sera déplacé vers ce dossier spécifique.

En personnalisant vos options, il sera plus facile d’organiser vos dossiers Gmail et de garder votre boîte de réception propre.

4. Créez des filtres pour organiser Gmail

Après avoir créé des libellés personnalisés, vous pouvez appliquer des filtres aux messages pour envoyer certains e-mails directement dans leurs dossiers et les garder hors de votre boîte de réception générale.

Par exemple, si vous savez que tous les vendredis, vous recevrez un bulletin d’information interne que vous n’avez vraiment pas le temps de lire, vous pouvez utiliser des filtres pour envoyer ce message dans un dossier spécifique où vous pouvez le consulter – ou le supprimer – plus tard.

Après avoir sélectionné l’e-mail ou les e-mails que vous souhaitez filtrer, cliquez sur le bouton « Plus » en haut de votre boîte de réception et sélectionnez « Filtrer les messages comme celui-ci » dans le menu déroulant. À partir de là, vous pouvez choisir de filtrer les messages par expéditeur, ligne d’objet, mots-clés et pièces jointes, entre autres. Après avoir sélectionné vos critères, cliquez sur « Créer un filtre avec cette recherche » et sélectionnez l’action que vous souhaitez que ce filtre effectue, par exemple l’attribution à un dossier ou une étiquette personnalisé et l’ignorance de la boîte de réception. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « Créer un filtre ».

Il est important de noter que vous pouvez également choisir d’appliquer ce filtre à toutes les conversations qui correspondent aux critères, vous n’avez donc pas à créer de filtres individuels pour chacune.

5. Utilisez la fonction d’envoi et d’archivage pour organiser Gmail

Maintenant que vous avez organisé votre boîte de réception Gmail pour archiver automatiquement certains e-mails dans des dossiers personnalisés, vous pouvez vraiment nettoyer votre boîte de réception en archivant les messages en même temps que vous envoyer des réponses.

Pour activer cette fonctionnalité, cliquez sur l’icône d’engrenage et sur « Paramètres » dans le menu déroulant. Faites défiler vers le bas et sélectionnez « Afficher » Envoyer & Bouton Archiver en réponse. » Enregistrez vos modifications.

Désormais, lorsque vous répondez à un message, vous disposez de deux options d’envoi. L’un est un envoi traditionnel et l’autre enverra le message et enverra automatiquement la chaîne d’e-mails à l’archive All Mail. Si vous avez attribué une étiquette au message, il ira à la place dans ce dossier spécifique. Si quelqu’un répond à votre e-mail envoyé, la conversation reviendra automatiquement dans votre boîte de réception.

L’activation de cette fonctionnalité est un moyen rapide et efficace d’éliminer l’encombrement de votre boîte de réception et de garder votre Gmail organisé.

Suivre ces conseils d’organisation Gmail peut rendre Inbox Zero possible

Inbox Zero ne sera pas seulement un rêve insaisissable si vous suivez ces simples conseils d’organisation Gmail.

Mais comme pour tous les raccourcis, vous devez trouver un système qui fonctionne pour vous. Si l’une de ces méthodes vous empêche de trouver des messages archivés ou de suivre les conversations importantes, essayez autre chose. Une fois que vous aurez trouvé les procédures qui conviennent à votre routine quotidienne, votre boîte de réception sera une machine bien huilée.

Augmentez votre productivité Gmail

La plupart des gens comprennent comment utiliser les bases de leur boîte de réception Gmail, mais qu’en est-il des trucs et astuces qui pourraient vous faciliter la vie, rendre votre travail plus efficace et vos interactions plus fructueuses? Nous avons rassemblé onze astuces qui existent à la fois dans Gmail et via les extensions Google Chrome externes, qui vous montreront comment mieux utiliser Gmail. Ces astuces vous permettront d’améliorer votre boîte de réception, de gagner du temps et de faire évoluer votre entreprise. Cliquez sur la photo ci-dessous pour découvrir comment utiliser Gmail.