Rédigé par Jes D.A.

L’étiquette des e-mails est une lutte courante pour les étudiants. Cependant, il est important de bien comprendre, car les professeurs à l’autre bout de vos courriels sont des professionnels de l’étiquette. Et bien que ce soit un peu plus qu’intimidant, cela signifie également que nous pouvons aller directement à la source – des professeurs réels ! —Pour apprendre à envoyer un e-mail à un professeur.

Les professeurs que nous avons contactés ont donné des réponses complètes, pleines de commentaires merveilleux et réfléchis qui aideront les étudiants à rédiger de meilleurs e-mails. De nombreux thèmes revenaient, et il était souvent facile de dire que les professeurs avaient des sentiments forts sur certaines questions d’étiquette.

Des conseils sur les salutations au contenu et tout le reste, ces professeurs ont fourni des conseils pour vous aider à envoyer des courriels vos professeurs sur la base de scénarios réels.

Ils « ont vu le pire de vos e-mails; ils » ont vu le meilleur de vos e-mails. Alors, quels sont les plats à emporter?

Maîtrisez parfaitement la langue anglaise

Il est important d’être conscient de vous-même lorsque vous rédigez un e-mail. Si vous avez un bonne maîtrise de la langue anglaise, vous devriez être capable de rédiger un e-mail grammaticalement correct dans lequel tout est correctement orthographié, le choix des mots est académique et le ton est approprié.

Cependant, la langue anglaise est délicate , et il peut être difficile de préciser les moindres détails. Si vous avez des problèmes de grammaire ou si vous avez tendance à ignorer les erreurs, il sera difficile de communiquer de manière professionnelle avec votre professeur. En tant que tel, vous souhaiterez peut-être faire relire votre écriture pour vous assurer que votre e-mail est complètement sans erreur.

Le Dr Brandon Gilroyed, professeur adjoint de recherche sur la digestion anaérobie et les biocarburants au campus de l’Université de Guelph à Ridgetown, note l’importance d’une orthographe et d’une grammaire correctes lorsqu’il envoie un courriel à un professeur: «J’ai vu de nombreux e-mails écrits entièrement en minuscules et sans aucune ponctuation, probablement parce que le message a été écrit sur un smartphone. « 

Bien qu’écrire sur votre téléphone puisse être plus pratique, le Dr Gilroyed déclare que cela dénote toujours une mauvaise étiquette. « Il est difficile de prendre au sérieux l’expéditeur d’un message criblé d’erreurs d’orthographe et de grammaire », dit-il.

Avoir une bonne maîtrise de la langue anglaise ne s’arrête pas à l’orthographe et aux majuscules. La clarté du contenu de votre e-mail est vitale si vous voulez que votre professeur réponde positivement. Si un e-mail n’est pas bien rédigé, il peut être difficile de comprendre son contenu.

Dr. Ted Vokes, membre auxiliaire du corps professoral du Département de psychologie de l’Université de Windsor, a enseigné plus de 100 cours, entre le Département de psychologie et la Odette School of Business. Il comprend donc la différence entre un e-mail bien rédigé et un e-mail mal rédigé. Il dit: « Si cela vaut la peine d’envoyer l’e-mail, cela vaut la peine de le lire avant de l’envoyer. Je veux vraiment aider les élèves, mais si je ne comprends pas la question, je ne sais pas comment help. « 

Regardez votre adresse e-mail

Voici une autre astuce où la connaissance de soi est la clé. Envoyez un e-mail en utilisant votre adresse e-mail d’étudiant, si vous en avez une. Si vous ne pouvez pas ou ne pouvez pas l’utiliser pour une raison quelconque, soyez très conscient de ce que votre adresse e-mail privée communique à votre professeur. J’ai dû changer l’adresse e-mail ici pour des raisons de confidentialité, mais je peux vous dire que le Dr MJ Toswell, professeur au Département d’anglais de l’Université Western, a noté qu’elle avait déjà reçu un e-mail envoyé depuis un compte aussi peu professionnel que « fuzzypyjamas @ example.com « , qui est son » meilleur exemple de mauvais compte de messagerie « . D’accord!

De toute évidence, une adresse e-mail comme celle-ci n’envoie pas de message professionnel à votre professeur, et l’étiquette est une question de professionnalisme. Cependant, l’utilisation de comptes de messagerie privés pose un problème encore plus grave: le spam filtres. Le Dr Toswell raconte:

Mon préféré de tous les temps était une séquence de l’année dernière, un vendredi soir. Le premier email à 20h m’a demandé si une mission était vraiment due en ligne lundi soir. Le deuxième e-mail à 21 h J’ai demandé pourquoi je n’avais pas encore répondu au premier e-mail. Les deux ont été adressés « Hey » et envoyés depuis une adresse e-mail privée qui a atterri dans mon spam. vide aussi.

Donc, le meilleur des cas est que vous perdez ce professionnalisme si nécessaire, et le pire des cas est que votre e-mail se termine non lu. Soyez très conscient de l’adresse e-mail que vous utilisez pour envoyer un e-mail à un professeur, et réfléchissez attentivement à ce qu’il pourrait communiquer.

Vérifiez le programme avant de commencer à envoyer un e-mail

La plupart des professeurs ont noté que les étudiants ont souvent déjà les informations qu’ils recherchent avant d’envoyer un e-mail. Dr.Toswell souligne que ses «plus gros problèmes» sont liés à l’importance de vérifier les informations qui vous sont déjà disponibles avant de commencer à envoyer des e-mails.

Elle note que les étudiants demandent souvent où et quand se déroulent les examens, quoi le contenu est inclus dans les examens, ou même pour être exempté des examens, quelques heures seulement avant le début d’un examen. Le Dr Toswell dit: «Il est difficile d’expliquer poliment que le matériel du cours, le programme et mon les discussions en classe ont couvert ces problèmes et devraient consulter le site Web. « 

De toute évidence, il est préférable de ne pas envoyer un courriel à votre professeur pour obtenir des informations déjà disponible, mais vous ne vous rendez peut-être pas compte que les informations sont disponibles. Assurez-vous d’écouter en classe, de consulter le site Web du cours et de consulter le programme avant d’envoyer un e-mail à un professeur. Dre Manina Jones du Département des études d’anglais et d’écriture de l’Université Western note qu’un thème récurrent qu’elle et ses collègues rencontrent est que les étudiants posent des questions urse syllabus peut répondre.

Elle conseille: « Avant de retirer cet e-mail, il ne peut jamais faire de mal de lire attentivement le syllabus pour voir si les informations y sont incluses. » Cela vous assurera de ne pas venir à travers comme inattentif ou paresseux à vos professeurs, ce qui ne donnera pas la meilleure impression si vous posez une question ou demandez une faveur. Le Dr Jones laisse également entendre que la vérification du programme s’applique également aux salutations: « Souvent, le programme donnera la forme d’adresse préférée du professeur. » Sur cette note …

Pensez trop à la salutation

Étant donné que la salutation d’un e-mail n’est généralement que quelques mots, il est facile de l’oublier. Cependant, la salutation nécessite un examen attentif, d’autant plus que c’est la première ligne de votre e-mail.

Le Dr Gilroyed note qu’il est courant de recevoir des e-mails trop informels, commençant simplement par « Hey.  » Le Dr Jan Plug, professeur agrégé et directeur du Center for the Study of Theory and Criticism à l’Université Western, convient que les étudiants devraient éviter de s’adresser à leurs professeurs de cette façon. Il déclare: « Bien sûr, tout cela dépend de la façon dont l’étudiant connaît le professeur, mais au début d’une conversation, un peu trop de formalité n’est peut-être pas de trop. » Il suggère d’utiliser à la place un simple « Cher » ou « Bonjour ». « Les choses peuvent devenir plus familières avec le temps, mais vous ne pouvez vraiment » pas vous tromper en commençant de cette manière. « 

Le Dr Vokes note qu’un message d’accueil informel peut cependant être approprié dans certaines situations. si vous connaissez déjà le professeur. Si vous avez déjà correspondu avec ce professeur par e-mail et en classe, vous souhaiterez peut-être utiliser une salutation plus décontractée. Le Dr Vokes déclare: « Je » suis totalement d’accord avec « Salut Dr Vokes ». Je donne un ton décontracté en classe, donc je « suis heureux lorsque les étudiants se sentent à l’aise pour poser des questions par e-mail ou en personne de cette manière. »

Adressez-vous à votre professeur de manière appropriée

La voie vous vous adressez à votre professeur communique quelque chose à la fois sur vous et sur la personne que vous envoyez par e-mail, il faut donc y prêter attention. Le Dr Jones note que votre e-mail «nécessite une salutation formelle et une reconnaissance du statut professionnel du professeur (et le vôtre! ). « 

De plus, Dr. Plug dit que » les étudiants peuvent avoir tendance à être trop familiers dans leur style de courrier électronique trop rapidement.  » Vous devez bien sûr vous adresser correctement à votre professeur, en considérant attentivement son titre. Si votre professeur a un doctorat, il ou elle ne voudra peut-être pas être appelé «professeur». De même, il ou elle pourrait ne pas apprécier un « M. » ou « Mme » et préférer peut-être être traité comme « Professeur ».

Il est également préférable d’éviter les adresses sexuées. Les femmes professeurs contactées ont souvent mentionné avoir contesté l’adresse de « Mme ». Le Dr Jones déclare que c’est le cas  » une salutation particulièrement irritante parce qu’elle fait des suppositions sur mon état matrimonial et mon rôle de genre. »De même, le Dr Toswell note qu’elle déteste tellement être appelée Mme Toswell,« c’est viscéral ». Ce n’est certainement pas le genre de réaction que vous voulez obtenir d’un professeur!

De la même manière, des adresses comme « Monsieur » peuvent apparaître comme non professionnelles dans les e-mails adressés à votre professeur. « Je reçois souvent » Monsieur, « ce qui est bien, mais cela indique clairement aux profs que vous pensez toujours être au lycée », note le Dr Vokes.

Le Dr Vokes dit cependant qu’il comprend comment s’adresser aux professeurs est à juste titre déroutant pour les étudiants: «Tous les professeurs ne sont pas médecins. . . et tous les médecins qui enseignent ne sont pas des professeurs. . . . Je suis une session, mais comme on m’a fait un complément, les deux sont exacts. Ensuite, bien sûr, les étudiants des cycles supérieurs qui enseignent ne sont ni l’un ni l’autre, et «M.» ou « Mme » est approprié. « C’est déroutant, mais cela signifie aussi que, lorsque vous faites les choses correctement, vos professeurs remarqueront et apprécieront à la fois votre temps et vos efforts pour les aborder correctement.

Pardonnez-vous d’être trop formel

Vous devez penser au nom que vous utiliserez pour vous adresser à votre professeur.De toute évidence, vous voulez épeler correctement son nom. Il n’y aura pas de grande récompense pour cela, mais épeler un nom de manière incorrecte apparaît comme extrêmement irrespectueux. Habituellement, un nom de famille est inclus dans l’adresse e-mail, il n’y a donc aucune excuse pour épeler le nom de manière incorrecte dans le corps de l’e-mail. Le Dr Vokes dit: «J’ai reçu des« votes du Dr »ce matin. Je comprends que la correction automatique est probablement le coupable dans ce cas, mais j’obtiens « Bokes » et « Voakes ». « Bien qu’il note qu’il » n’est pas du tout offensé dans ces cas, il note également: « Cela laisse l’impression que cela la personne n’est pas si attentive aux détails. « 

De plus, il est essentiel d’orthographier correctement l’adresse e-mail du professeur. Le Dr Jones déclare: « Parce que mon nom de famille est courant, » j’ai même reçu des courriels destinés à un autre professeur « , alors assurez-vous de vérifier que vous avez l’adresse appropriée.

Sur l’utilisation réelle de votre professeur « s nom dans l’e-mail, le Dr Gilroyed note que saluer un professeur par son prénom est très bien si cela est convenu à l’avance, mais le faire autrement est une étiquette de courrier électronique inappropriée. Il dit: » Le premier courrier électronique entre l’étudiant et le professeur ne sont pas le bon moment pour commencer à utiliser le prénom. « 

En cas de doute, le Dr Jones note que les professeurs vous diront carrément s’ils préfèrent être appelés par leur prénom. Si vous « Vous n’êtes toujours pas sûre, elle avise que » le choix plus formel de la salutation n’offensera jamais, et alors vous pourrez être corrigé (il est plus facile de dire « s’il vous plaît appelez-moi Bob » que de dire « Euh, je » d plutôt que vous ne m’appeliez pas Bob « ). »

Le Dr Plug note également qu’après le premier e-mail, vous pouvez commencer à suivre l’exemple du professeur, et le Dr Jones est d’accord es. Dans mon courriel original adressé au Dr Jones, je lui ai adressé le nom de «Dr Jones», choisissant en toute sécurité une adresse plus formelle. Après avoir signé comme « Manina » dans sa réponse, il était sûr de supposer que je pourrais désormais lui parler comme « Manina », ce que j’ai fait dans mes e-mails ultérieurs. Elle en a pris note en me renvoyant des conseils, donc ça marche vraiment! La lecture attentive des signes vous aidera à choisir la bonne adresse.

Fournissez suffisamment d’informations de base

Lorsque vous envoyez des e-mails à des professeurs, vous devez vous rappeler qu’ils reçoivent des tonnes d’e-mails chaque jour. Ces e-mails proviennent de différents étudiants de différentes classes, parfois de différentes facultés ou même de différents campus.

Lorsque vous envoyez un e-mail à votre professeur et que vous ne vous identifiez pas correctement, votre professeur peut avoir du mal à vous placer. Être se souvenir quand vous êtes juste un élève dans une grande classe est une préoccupation encore plus grande si vous avez un nom commun. Le Dr Gilroyed note que « dans les classes plus importantes, il peut y avoir trois étudiants nommés Matthew ou cinq étudiants nommés Jessica. »

Dr. Jones déclare de même qu’elle enseigne parfois de nombreuses grandes classes au cours du même semestre et qu’il est difficile de connaître le nom de chaque élève. Cela n’inclut même pas les problèmes dans différentes classes ou sections! Il est donc impératif que vous vous placiez exactement et complètement. Le fait d’inclure votre nom et prénom, la classe, l’heure et le jour de la classe et le numéro de section aidera un professeur à vous placer correctement. Le Dr Jones note que vous pouvez également fournir un contexte en termes de poursuite d’une conversation précédente ou de développement sur un sujet dont vous avez déjà discuté en personne.

De plus, vous devez fournir des informations générales en termes de Le Dr Gilroyed déclare: «Les étudiants écrivent souvent des courriels dans lesquels ils se concentrent immédiatement sur un sujet ou un détail très spécifique sans fournir de contexte ni de préambule. Alors que le contenu du message peut être parfaitement clair pour l’étudiant, un professeur qui compte des dizaines ou des centaines d’étudiants peut avoir besoin de plus d’informations pour comprendre la portée de la requête de l’étudiant. Il note également qu’il vaut mieux expliquer pleinement une situation que de supposer que votre professeur connaîtra ou se souviendra immédiatement de chaque détail.

Notez la différence entre être désinvolte et négligent

Si vous  » Vous avez déjà envoyé un e-mail et parlé à votre professeur et avez établi une correspondance plus informelle, vos messages peuvent être lus de manière maladroite s’ils sont trop formels. Les professeurs encouragent la désinvolture dans ce cas. Cependant, il est essentiel de noter la différence entre être désinvolte et insouciant.

Vous ne devriez jamais recourir au langage des textos. De toute évidence, ce n’est pas professionnel. Le Dr Gilroyed note: «L’utilisation de ce type de langage me communique qu’un élève ne souhaite pas passer le temps à construire un message approprié, mais il voudra souvent que je passe mon temps à lire le message et à faire quelque chose pour ».

De même, le Dr Jones dit qu’il est inapproprié d’utiliser des formes courtes et des émoticônes. Cela signifie également la différence entre un anglais correctement écrit et des e-mails criblés de fautes de frappe. Le Dr Vokes commente qu’après une salutation respectueuse, «des informations claires et respectueusement écrites dans le corps du courriel doivent suivre. »Il » existe une différence entre un message écrit avec désinvolture et un message incorrect et insouciant.

Il y a aussi une différence entre être désinvolte et insouciant en termes de contenu. Votre professeur ne veut pas en savoir trop Même s’il est amical avec vous, certaines discussions doivent être réservées à des amis uniquement. Par exemple, la Dre Jones note qu’elle reçoit des courriels d’étudiants offrant des excuses pour avoir manqué un cours et qui donnent tout simplement trop d’informations. t besoin de savoir que les amis d’un élève « lui ont organisé une fête d’anniversaire et qu’il » a la gueule de bois et veut faire un test de maquillage, ou qu’elle « a décidé de prendre un long week-end ou était coincée dans la circulation », dit-elle.

Ne posez pas la question redoutée

Bien que cette astuce ne soit pas directement liée à l’étiquette des e-mails, elle a été incluse car elle a été mentionnée par plusieurs professeurs sans y être invité. et cela concerne le contenu de votre e-mail. Plusieurs professeurs ont noté une certaine question qu’ils « sont fréquemment posées et qui les rend absolument fous. Les étudiants qui manquent les cours se demanderont souvent: » Est-ce que j’ai manqué quelque chose en classe lundi? « Le Dr Plug dit: » Je veux toujours dire: « Non , nous n’avons absolument rien fait, comme d’habitude. «  »

Le Dr Jones note que la même question est « le grand fléau de tous les professeurs. » Elle propose ce poème qui aborde le sujet. Pourquoi est-ce un tel question terrible, cependant, et qu’est-ce qui la rend si inappropriée? Le professeur Jones propose une réponse:

Premièrement, il est insultant de laisser entendre que le contenu de tout la classe n’a peut-être pas été importante, ou qu’elle peut être récapitulée dans un court e-mail – et deuxièmement, ce n’est pas la responsabilité du professeur d’offrir plusieurs itérations de la classe. Si vous manquez un cours sans raison légitime, il est de votre responsabilité d’organiser l’accès aux notes d’un autre élève et / ou de découvrir ce qui a été couvert.

De toute évidence, il est préférable d’éviter cette question!

Reconnaissez votre gratitude

Avant de vous déconnecter, il est important que vous incluiez une appréciation, c’est-à-dire un adieu. Le Dr Jones note l’importance d’une valediction dans la bonne étiquette des courriels, même si ce n’est qu’une déclaration rapide comme « Merci pour votre aide! » Elle dit: « Cela vaut la peine de reconnaître que si vous » demandez quelque chose (même si ce ne sont que des informations), votre professeur mérite une certaine reconnaissance de son temps et de ses difficultés. « 

Au lieu de en vous lançant directement dans ce que vous voulez demander à votre professeur, vous pouvez reconnaître votre gratitude ou à quel point il ou elle est occupé. Cela permet de reconnaître les efforts du professeur pour répondre à vos e-mails, et le geste sera apprécié. Le Dr Jones donne un exemple de valediction efficace: « Essayez quelque chose comme » Je sais que vous « êtes occupé, mais j’espère que vous serez en mesure de prendre le temps de vous rencontrer et de revoir mes réponses au quiz. «  »

Cela peut sembler une petite ou insignifiante note, mais cela peut certainement vous aider e-mail pour être reçu sous un jour positif et vous peindre favorablement, en particulier parmi un grand nombre d’e-mails qui n’incluent pas de valeurs. Le Dr Vokes note: « D’après la recherche, nous savons que les premières impressions affectent beaucoup le désir d’une personne d’être d’assistance.  » Si vous faites une bonne première impression, votre professeur sera plus susceptible de vous aider ou, à tout le moins, il sera plus heureux de vous aider.

Considérez attentivement votre approbation

Votre approbation est aussi importante à prendre en compte que toute autre chose lorsque vous envoyez un e-mail à un professeur. Tout comme votre salutation d’ouverture, il communique quelque chose sur vous. Vous serez également en mesure de donner davantage le ton de l’e-mail, qu’il soit plus formel (en utilisant quelque chose comme « salutations ») ou plus décontracté (en utilisant quelque chose comme « tout le meilleur »). Offrir des « acclamations » ne sera pas toujours approprié , alors encore une fois, considérez à quel point vous connaissez le professeur que vous envoyez par e-mail.

Dr. Gilroyed déclare: « Chaque e-mail adressé à un professeur doit adhérer à la construction standard d’une lettre, qui comprend une salutation d’ouverture, le corps du message et une approbation appropriée. » C’est pourquoi l’utilisation d’une approbation incorrecte, ou aucune approbation du tout, est une mauvaise étiquette des e-mails et doit être évitée. Une simple approbation suffit; essayez d’équilibrer le fait d’être informel et professionnel.

Vous pouvez également utiliser votre pour mieux vous distinguer parmi une mer d’étudiants. Le Dr Gilroyed note que les étudiants devraient signer « avec une salutation de clôture appropriée, puis un nom complet. » Encore une fois, les professeurs reçoivent de nombreux courriels chaque jour. Certains sont sans approbation, et certains utilisent uniquement les prénoms. L’inclusion de votre nom complet aidera votre professeur à vous reconnaître et à vous identifier rapidement et facilement.

Mise en pratique

D’accord, maintenant que nous avons une liste de conseils sur l’étiquette des e-mails de vrais professeurs, que diriez-vous de les mettre en pratique? Voici un exemple d’un excellent e-mail adressé à un professeur:

Un e-mail n’est pas juste un morceau de correspondance.C’est un exercice pour bien communiquer, et vous êtes jugé par lui. En utilisant ces conseils de vrais professeurs sur la façon d’envoyer un e-mail à un professeur, vous pouvez être jugé favorablement. Le Dr Gilroyed dit: «Je ne peux pas parler au nom de tous les professeurs, mais je prends certainement note lorsque je reçois un e-mail bien construit d’un étudiant. Cela me montre qu’ils se soucient suffisamment de faire l’effort de rédiger un message approprié et qu’ils respectent mon temps. « 

Encore mieux, vous pouvez utiliser l’envoi d’e-mails à un professeur à votre avantage en posant des questions authentiques et intellectuelles. Comme l’explique le Dr Toswell, « N’utilisez pas ce que je considère comme votre monnaie de courrier électronique (il n’y a que tellement de bande passante dans mon cerveau pour un étudiant et ses questions à moins qu’ils ne soient réellement engagés avec le matériel du cours) sur de mauvaises demandes.  » De plus, vous pouvez utiliser ces questions pour créer un lien avec vos professeurs. Le Dr Toswell dit en outre: « Envoyez un e-mail pour établir une connexion et créez-en une solide. » Si votre e-mail suit ces conseils, vous  » Je serai sans aucun doute en mesure d’établir une connexion qui dure à l’université et au-delà.

Un merci spécial à tous les professeurs qui ont partagé leurs conseils sur l’étiquette des courriels avec nous pour cet article. Votre temps et vos idées sont très appréciés!

Source de l’image: Nosnibor137 / BigStockPhoto.com

Envoyez des e-mails professionnels.

À propos de l’auteur

Jes est un magicien et un mécanicien; c’est-à-dire qu’elle crée des morceaux d’écriture à partir de rien à partager en tant qu’écrivain, et elle nettoie la rouille et la graisse d’autres morceaux d’écriture en tant qu’éditeur. Elle sait qu’il y a toujours quelque chose de précieux à sortir d’une page blanche ou quelque chose de brillant à découvrir dans une qui a besoin d’un peu de polissage. Quand Jes n’est pas en train de conjurer ou de maintenir des phrases, elle les dévore, toujours avide de plus de mots.