La gestion de l’étendue du projet est un processus défini pour terminer un projet temporaire. C’est un élément essentiel pour le fonctionnement de toute équipe, garantissant une efficacité maximale, éliminant le travail inutile ou redondant et gardant une équipe sur la même longueur d’onde à chaque étape du processus. La portée du projet aidera également à gérer les attentes du client et à maintenir le projet dans les délais et le budget.

Qu’est-ce que la gestion de projet?

La gestion de la portée du projet fait référence à un ensemble de processus qui doivent être terminé afin de livrer un « projet », qui pourrait être un produit, un service ou un résultat avec des caractéristiques ou des fonctions spécifiques. La gestion de l’étendue se concentre sur « comment nous y arriver » ou peut-être plus précisément « quelles mesures prendrons-nous pour y parvenir? » Ces étapes sont définies et cartographiées afin que les chefs de projet et les superviseurs puissent déterminer la quantité de travail nécessaire et où concentrer les efforts de l’équipe afin de terminer le projet.

La gestion de la portée du projet ne doit pas être confondue avec le produit Scope Management, qui se concentre davantage sur les exigences fonctionnelles du produit / service / résultat. Ce type de périmètre définit ce qu’est le produit, à quoi il ressemblera et comment il fonctionnera, qu’il s’agisse du produit dans son ensemble ou composant du produit.

La gestion de la portée du projet comprend trois processus:

• Planification – Le projet est défini et le travail (ou les processus) nécessaires pour livrer le projet est déterminé.
• Contrôle – Cela implique le suivi, la gestion et le suivi de l’avancement d’un projet, y compris le suivi de la documentation, la modification de la portée, le suivi du travail pendant chaque phase et la désapprobation / l’approbation de tout changement en cours de route.
• Clôture – Il s’agit de la partie « conclusion » du processus, qui implique un audit des livrables du projet et l’accès aux résultats du produit final par rapport au plan défini d’origine.

Voici un exemple de plan de gestion de la portée du projet:

Source: MindGenius

Vous pouvez également mettre en forme vos plans de gestion de la portée du projet comme guides. Des exemples supplémentaires peuvent être trouvés ici.

Déterminez la déclaration de la portée de votre projet

La déclaration de la portée est l’endroit où vous identifierez le travail qui doit être fait pour terminer le projet. Il définit vos objectifs et dirige les processus de réalisation du projet. Vous pouvez également voir la déclaration de portée appelée « l’énoncé de travail » ou « mandat ».

Avoir une déclaration de portée claire garantira que tout le monde sait à quoi s’attendre, que chaque étape requise est prise , et que le projet est terminé avec succès dans les délais et le budget.

L’énoncé de la portée doit inclure une liste de tout ce qui est nécessaire pour créer le cadre du projet, y compris: les objectifs du projet, les livrables, les fonctionnalités, les fonctions, les tâches , les délais et les coûts.

Le chef de projet, en collaboration avec les chefs d’équipe et les parties prenantes, doit élaborer l’énoncé de la portée, en veillant à ce qui suit:

• Il comprend uniquement les travail (portée) requis;
• Chaque étape du projet peut être achevée à temps et
• Que le projet peut être achevé dans les limites du budget alloué.

L’énoncé du périmètre doit inclure:

1. Les limites du projet (ce qui est et ce qui n’est pas inclus)
2. Les responsabilités de chaque équipe et les membres individuels de l’équipe
3. Les procédures pour terminer chaque étape du projet
4. Comment chaque étape sera vérifiée et approuvée

Pourquoi le projet la déclaration de portée est essentielle

Vous ne feriez pas un long voyage sans carte. L’énoncé de la portée du projet est comme une carte utilisée pour aller du début à la fin. Sans cette déclaration, les membres de l’équipe ne peuvent pas savoir clairement ce qu’ils sont censés faire et quand. Vous êtes également plus susceptible de manquer les délais, de faire des erreurs et de dépasser votre budget.

L’énoncé de la portée fait également partie de votre documentation essentielle, prouvant que toutes les parties ont été informées et ont approuvé le projet avant le début des travaux . Vous avez besoin d’une telle déclaration pour protéger vos intérêts en cas de litige avec le client, les entrepreneurs, les sous-traitants ou les travailleurs.

Voici un exemple d’énoncé de la portée du projet:

Source: Example.com

Des exemples supplémentaires d’énoncé de portée du projet peuvent être trouvés ici.

Gestion de projet étapes

La gestion de la portée du projet nécessite un certain nombre d’étapes pour s’assurer que les processus appropriés sont mis en place. En général, il y a 6 étapes, qui peuvent être appliquées à presque n’importe quel secteur ou type de projet, qu’il s’agisse d’un nouveau produit, d’un système de réseau informatique, d’un logiciel / matériel informatique, d’un projet d’ingénierie, d’un projet de construction ou d’un nouveau département au sein d’une organisation.

Planifier la gestion de la portée

Cette première étape consiste à planifier le processus et à créer un plan de gestion de la portée. Le but de cette étape est de déterminer comment la portée sera définie, gérée, vérifiée et contrôlée.

Il y a 4 parties principales du plan de gestion de la portée:

• Exigences
• Déclaration de portée
• Plan de répartition du travail
• Dictionnaire WBS (structure de répartition du travail)

Collecter les exigences

Cette deuxième étape établira ce qui doit être accompli pendant le projet. Vous devrez collecter les exigences de toutes les parties prenantes, qui peuvent inclure le client, la haute direction, les investisseurs, les organismes de réglementation gouvernementaux, les voisins ou les propriétaires fonciers à proximité. Vous déterminerez le calendrier du projet, l’allocation des ressources et fixerez les objectifs du projet.

Il existe 5 catégories d’exigences du projet:

• Exigences commerciales
• Exigences des parties prenantes
• Exigences du produit
• Exigences de transition
• Exigences de qualité

Définir la portée

Cette étape consiste à déterminer la portée des travaux qui seront impliqués afin de livrer le projet. Il doit décrire les étapes à suivre pour atteindre les buts et objectifs du projet.

Définir la portée du projet en identifiant:

• Les objectifs du projet
• Objectifs
• Sous-phases
• Tâches
• Ressources
• Budget
• Calendrier

Dans cette phase, vous établissez également les paramètres du projet. En d’autres termes, vous devez définir exactement ce qui est inclus dans le projet et ce qui ne l’est pas. Cela garantit que le client, les parties prenantes, la direction, le chef de projet et les membres de l’équipe sont tous conscients de ce qui est attendu.

Créer WBS

La structure de répartition du travail (WBS) implique la subdivision les livrables du projet en unités plus petites. Fondamentalement, vous décomposez le projet en phases, y compris les tâches requises pour terminer chaque phase.

Si vous construisiez une maison, les phases WBS pourraient inclure:

• Conception – Création de plans / bleus et modification des plans
• Structurel – Excavation, coulage des fondations, charpente, cloisons sèches et solives de toit
• Utilitaires – Plomberie, électricité et CVC
• Finition – Peinture, fenêtres, toiture, revêtement et aménagement paysager

Exemple d’OTP:

Source: Lucidchart

5. Valider la portée

Cette étape concerne la formalisation de l’acceptation des livrables. Cette phase ne concerne pas les livrables eux-mêmes, mais la manière dont ils seront acceptés et approuvés. Le but de cette phase est d’éviter que les parties prenantes ne décident que les choses auraient dû être faites différemment une fois le projet terminé.

Valider la portée doit inclure:

• Si les livrables du projet sont acceptés?
• Qui accepte les livrables du projet?
• Dans quelles conditions les livrables seront-ils acceptés?

Portée du contrôle

Cela fait référence au processus de suivi des progrès et de gestion des changements qui surviennent au cours du projet. Il surveille le «fluage du périmètre», qui se produit lorsque des tâches supplémentaires sont ajoutées / modifiées, sans apporter les modifications nécessaires au périmètre en termes de calendrier, de coûts et de ressources. Il s’agit d’une partie essentielle du processus car les modifications peuvent entraîner une perte de temps, les dépassements de coûts et nécessitera la réaffectation des actifs et de la main-d’œuvre.

10 conseils pour une planification et une gestion de projet réussies

La planification de tout projet nécessite une bonne gestion de la portée du projet. Vous devez avoir un plan clair afin que toutes les parties concernées sachent à quoi s’attendre et quels seront leurs rôles.

Voici 10 derniers conseils pour réussir la gestion de la portée du projet:

1. Comprendre le projet – Vous doit identifier et comprendre les intérêts, les besoins et les objectifs du client et avoir une bonne compréhension des objectifs du projet.
2. Identifier les exigences du projet – Afin de savoir quelles ressources sont nécessaires, vous devez identifier les conditions requises pour mener à bien le projet. Vous devrez ensuite assembler un thé m, définissez les rôles et attribuez les tâches.
3. Embauchez un chef de projet qualifié – Le meilleur plan au monde s’effondrera si vous n’avez pas le bon chef de projet. Ils doivent être habiles à gérer une équipe, avec une compréhension claire de la façon d’attribuer les tâches en fonction des compétences et des personnalités de chaque personne.
4. Définir des jalons – Pour mener à bien un projet, vous devez définir les phases clés d’un projet ou d’un jalon. Vous devez également définir comment évaluer et approuver chaque phase / jalon.
5. Maintenir les communications – Vous devez être en mesure de communiquer avec les parties prenantes, le chef de projet, les superviseurs, les sous-traitants et les membres de l’équipe pour discuter des problèmes et des changements pour que tout le monde reste sur la même longueur d’onde.
6. Identifier les forces et les faiblesses des membres de l’équipe – Être conscient des forces et des faiblesses des membres de l’équipe rendra l’équipe plus efficace afin que vous puissiez répondre aux exigences du projet.
7. Profitez de la gestion outils – Il existe de nombreuses ressources dans les logiciels de gestion de projet en ligne. Ces outils peuvent être une plate-forme centralisée pour suivre, gérer, partager et communiquer avec toutes les personnes impliquées dans le projet.
8. Pratiquez la gestion des risques – La gestion des risques potentiels est essentielle pour identifier les menaces potentielles et éviter les erreurs et les dépassements de coûts qui pourraient faire dérailler un projet.
9. Tester les livrables – Pour réussir à livrer un projet, vous devez développer des tests à des étapes critiques. Cela garantira que les exigences de chaque étape ont été respectées.
10. Évaluation du projet – Une fois le projet terminé, le chef de projet doit examiner et évaluer les différentes composantes du projet et le projet dans son ensemble. L’objectif est d’identifier les réussites ainsi que les domaines où des améliorations peuvent être apportées pour éviter les erreurs sur les futurs projets.

Améliorez vos compétences en gestion de projet

Global Knowledge offre un bibliothèque complète de cours de formation et de certifications en gestion de projet, y compris CompTIA, ITIL®, Project Management Institute (PMI) et plus encore.

• Afficher les cours de formation à la gestion de projet
• Afficher la formation à la certification en gestion de projet