À partir du moment où un nouvel employeur embauche son premier employé, un tout nouveau monde de logistique de paie, de formulaires fiscaux IRS et d’autres nouvelles responsabilités s’ouvre. Bien que l’embauche de votre premier employé soit une période passionnante – votre entreprise se développe! -, il est important de bien maîtriser vos nouvelles responsabilités.

Cela dit, nous savons que certaines de ces responsabilités peuvent sembler décourageantes. L’analyse des formulaires fiscaux et la retenue FICA ne viennent pas naturellement à de nombreux propriétaires de petites entreprises, et le site Web de l’IRS n’est pas non plus très utile.

C’est pourquoi nous avons rédigé ce guide, avec d’autres, pour simplifier et Expliquez le nouveau monde des taxes sur la masse salariale, des rapports et des formulaires IRS.

Ici, nous parlons du formulaire IRS W-3, la transmission des déclarations de salaire et d’impôt. Nous expliquons tout ce que les employeurs nouveaux et chevronnés devraient savoir, y compris:

• Qu’est-ce que le formulaire W-3
• Pourquoi la Social Security Administration (SSA) et l’IRS exigent que les employeurs déposent it
• Comment savoir si vous devez déposer le formulaire W-3
• Quand et comment soumettre le formulaire W-3

Qu’est-ce que le formulaire W-3?

Si vous avez juste besoin du skinny, voici les principaux points à savoir sur le formulaire W-3:

• Ce qui est rapporté sur le formulaire W-3: Total salaires des employés et impôts retenus
• Date de dépôt: tous les ans
• Qui doit déposer: la plupart des employeurs aux États-Unis

En un mot, le formulaire W-3 est un document utilisé par l’IRS et la sécurité sociale Administration (SSA) pour résumer et transmettre les formulaires W-2 d’un employeur.

L’IRS et la SSA utilisent le formulaire W-3 pour suivre les salaires, traitements, commissions, pourboires et autres rémunérations versées par les employeurs tout au long de la an. Le formulaire indique également le revenu total et les impôts de la Federal Insurance Contribution Act (FICA) retenus sur les chèques de paie des employés.

Le formulaire W-3 détaille, entre autres:

• Revenu total et le salaire versé (à tous les employés) par un employeur
• La partie totale de cette masse salariale qui est soumise à l’impôt sur la sécurité sociale et l’assurance-maladie
• L’impôt total (à la fois sur le revenu et sur le FICA) retenu de ce salaire

En quoi le formulaire W-3 est-il différent du formulaire W-2?

Les formulaires W-3 et W-2 sont extrêmement similaires. Ils rapportent une grande partie des mêmes informations, et chaque employeur qui est tenu de déposer un ou plusieurs formulaires W-2 doit également remplir le formulaire W-3.

La principale différence est que le formulaire W-2 rapporte des informations telles que total salaires et impôts retenus pour chaque employé. Le formulaire W-3, en revanche, indique le salaire total, le salaire imposable et l’impôt retenu pour un employeur.

En bref, le formulaire W-2 indique à l’IRS et à la SSA combien vous avez payé et retenu pour Jane au cours de l’année: le formulaire W-3 leur indique le montant total que vous avez payé et retenu pour tous vos employés.

En quoi le formulaire W-3 est-il différent du formulaire W-4?

D’un autre côté, le formulaire W-4 est considéré comme faisant partie de tous les documents relatifs aux nouveaux employés. Chaque fois que vous embarquez un nouvel employé, les employeurs sont responsables de leur faire remplir un formulaire W-4 et de soumettre le formulaire dûment rempli au répertoire national des nouveaux employés. Vous pouvez trouver le répertoire approprié pour votre état ici.

Les informations fournies par les nouveaux employés lorsqu’ils remplissent un formulaire W-4 vous indiquent le montant d’impôt à retenir sur chacun des chèques de paie de l’employé.

Vous n’êtes pas obligé de le faire, mais de nombreux employeurs choisissent de demander aux employés de remplir un nouveau formulaire W-4 chaque année afin de vous assurer que vous retenez le montant correct.

Pourquoi l’IRS et La SSA exige que les employeurs remplissent le formulaire W-3

Lorsque les particuliers produisent leur déclaration de revenus annuelle, ils déclarent le revenu total qu’ils ont gagné, les impôts déjà payés (généralement via la retenue à la source de l’employeur) et les impôts dus (ou dus à rembourser). L’IRS et la SSA ont tout intérêt à s’assurer que les individus déclarent avec précision tous les revenus qu’ils ont payés tout au long de l’année, ils exigent donc que les employeurs remplissent des formulaires W-2 pour chaque employé.

De même, Afin de garder une trace de tous les salaires payés, revenus et impôts FICA retenus par un employeur, le SSA exige que le formulaire W-3 serve de feuille de couverture et de compilation de tous les formulaires W-2 inclus.

Que sont les retenues à la source et les impôts FICA?

Vous avez peut-être entendu parler des retenues à la source et des impôts FICA, mais êtes-vous tout à fait clair sur ce qu’ils sont? Si la réponse est « Non », prenons du recul et expliquons.

En ce qui concerne les charges sociales et les charges sociales, il existe trois principaux types de taxes:

• Retenues à la source: il s’agit des impôts que vous retenez sur la paie de votre employé, et ils comprennent à la fois l’impôt sur le revenu standard et la part de l’employé des impôts FICA. C’est à vous de retenir ces impôts et de les déposer auprès de l’administration fiscale appropriée. Ils font partie de ce qui est indiqué sur le formulaire W-3.
• Taxes de l’employeur: comme son nom l’indique, vous, l’employeur, payez la totalité de ces taxes.
• Taxes partagées: ces taxes sont réparties (généralement à 50/50) entre vous et vos employés. Les taxes de sécurité sociale et d’assurance-maladie (ou FICA) sont parmi les taxes partagées les plus notables. Le total de toutes les contributions de vos employés à ces taxes est également indiqué sur votre formulaire W-3.

Les impôts sur le revenu représentent la plus grande partie de l’assiette fiscale de l’IRS. Les impôts FICA, en revanche, sont versés à la sécurité sociale et à Medicare (également connu sous le nom de programme de filet de sécurité sociale) au sein de la SSA.

Le taux d’imposition sur le revenu de chaque employé varie en fonction de son revenu annuel, des personnes à charge qualifiées, du personnel préférence, et d’autres facteurs. C’est pourquoi vous devrez récupérer le formulaire W-4 auprès de chaque employé. Le formulaire vous indique le montant d’impôt sur le revenu à retenir sur chaque chèque de paie.

Les taux d’imposition FICA 2019 standard s’élèvent à 7,65% pour chaque partie, y compris l’employeur et l’employé. La répartition ressemble à ceci:

• 6,2% de taxe de sécurité sociale (également appelée OASDI)
• 1,45% de taxe d’assurance-maladie

C’est important à noter que la taxe de sécurité sociale ne s’applique qu’aux premiers 132 900 $ qu’un employé gagne dans l’année. Une fois que leurs revenus dépassent ce seuil, aucun impôt supplémentaire de sécurité sociale n’est encouru par vous ou l’employé.

En revanche, les employés gagnant plus d’un seuil de revenu défini doivent payer une taxe Medicare supplémentaire de 0,9% sur les revenus supérieurs à 200 000 $ pour ceux qui déclarent comme célibataires ou 250 000 $ pour ceux qui déposent conjointement avec un conjoint. Gardez à l’esprit: la taxe supplémentaire de Medicare est payée uniquement par l’employé et non par l’employeur.

Dois-je soumettre le formulaire W-3?

En bref, si vous êtes nécessaire pour déposer un ou plusieurs formulaires W-2 pour les employés, vous devez également déposer le formulaire W-3 auprès de la Social Security Administration (SSA). Pour résumer cela, si vous:

• Vous avez retenu des impôts sur le revenu, la sécurité sociale ou l’assurance-maladie sur les salaires des employés
• Vous avez payé 600 $ ou plus en salaires, même si vous ne l’avez pas fait retenir tout impôt sur le revenu, la sécurité sociale ou l’assurance-maladie

Vous êtes alors tenu de remplir les formulaires W-2 et W-3.

Dois-je envoyer le formulaire W-3 aux employés?

Voici une réponse simple pour vous: Non. Les employeurs sont tenus d’envoyer à chaque employé leur formulaire W-2 respectif avant le 31 janvier de chaque année, mais ils n’envoient pas le formulaire W-3 à toute personne autre que la Social Security Administration (SSA).

Comment remplir le formulaire W-3

Si vous appartenez à la grande majorité des employeurs qui sont tenus de fichier W-2 formulaires, et donc formulaire W-3, parlons de comment et quand vous ferez exactement cela. Afin de remplir le formulaire W-3, vous devez avoir ces informations à portée de main:

• Les détails de votre entreprise, y compris le numéro d’identification de l’employeur (EIN), l’adresse légale et d’autres contacts informations
• Salaire total (salaire, pourboires, commissions et autres rémunérations) versés aux employés au cours de l’année précédente
• Salaire total imposable pour la sécurité sociale et l’assurance-maladie
• Impôt total sur le revenu retenu – fédéral et étatique
• Total de l’impôt sur la sécurité sociale retenu
• Total de l’impôt sur l’assurance-maladie retenu

La bonne nouvelle est que la plupart des salaires les systèmes (y compris Wave) gardent une trace de toutes ces informations pour vous. Lorsque le moment des impôts arrive, vous pouvez rapidement et facilement consulter ces détails et bien plus.

Remplir les formulaires W-2

Le formulaire W-3 indique le total des salaires, les salaires imposables et les impôts vos affaires sont retenues tout au long de l’année. Mais son objectif principal est de servir de « page de garde » pour vos formulaires W-2.

Les employeurs sont également tenus de remplir le formulaire W-2, qui détaille les mêmes informations que le formulaire W-3, mais ventilé par employé – pour chaque employé que vous avez eu tout au long de l’année. Le moment venu, vous déposerez un formulaire W-2 pour chaque employé avec un formulaire W-3 pour les résumer tous.

Quand soumettre le formulaire W-3

Le formulaire W-3 est un dépôt annuel, de sorte que l’IRS et la SSA exigent que les employeurs le remplissent et le soumettent une fois par an. La date limite annuelle de dépôt du formulaire W-3 ( ainsi que tous les formulaires W-2 correspondants) est le 31 janvier.

Gardez à l’esprit: vous êtes également tenu d’envoyer des copies des formulaires W-2 à vos employés dans le même délai.

Soumettre le formulaire W-3 au gouvernement

Les employeurs ont le choix entre plusieurs options au moment de soumettre le formulaire W-3:

• Fichier électronique en ligne
• Envoyez votre formulaire par e-mail
• Travaillez avec un comptable pour déposer pour vous
• Toute combinaison des options précédentes ons

Remarque: les employeurs qui doivent déposer plus de 250 formulaires W-2 en un an doivent déposer le formulaire W-3 en ligne. En 2021, ce seuil maximal passera à 100 ou plus. À partir de 2022, le nombre maximum de formulaires tombe à 10 ou plus.

Fichier électronique en ligne

Selon la SSA, le dépôt électronique est plus rapide, plus précis et plus sécurisé . Et n’oubliez pas: si vous remplissez plus de 250 formulaires W-2 (pour 2019) avec votre formulaire W-3, vous devez déposer en ligne.

Pour déposer le formulaire W-3 en ligne, vous utiliserez le portail Business Services Online (ou BSO) de la SSA.En utilisant le portail BSO, vous aurez deux options pour remplir le formulaire W-3:

• Créez une version à remplir du formulaire et imprimez des copies à soumettre OU
• Téléchargez les fichiers de salaires depuis votre logiciel d’impôt ou de paie (BSO générera automatiquement le formulaire W-3 correspondant).

Quand il s’agit de payer votre retenue annuelle et le solde fiscal FICA et d’effectuer des dépôts en ligne, vous pouvez utiliser le système de paiement électronique de l’impôt fédéral (EFTPS).

Si vous choisissez de travailler avec un professionnel de la fiscalité ou un logiciel fiscal, l’IRS recommande d’effectuer vos paiements via le retrait électronique de fonds (ou EFW). Cette option vous permet de déposer et d’autoriser le paiement par courrier électronique en une seule étape.

Envoyez votre formulaire par e-mail

Alors que la SSA préfère que les employeurs déposent en ligne, les petites entreprises ont également la possibilité d’envoyer un courrier dans le formulaire W-3 avec tous vos formulaires W-2 et les paiements d’impôts correspondants.

Avant d’envoyer votre formulaire et votre paiement par la poste, vous devrez commander des copies papier des formulaires W-2 et W- 3 de l’IRS. Remarque: ces formulaires ne peuvent pas être téléchargés à partir du site Web de l’IRS, puis envoyés par la poste – vous devez commander des copies papier auprès de la SSA.

Une fois que vous avez commandé et rempli les formulaires, vous pouvez les envoyer par courrier adresse indiquée ci-dessous (ainsi qu’à la page 5 des instructions pour les formulaires W-2 et W-3):

Administration de la sécurité sociale

Direct Operations Center

Wilkes-Barre, PA 18769-0001

Remarque: si vous devez envoyer les formulaires du jour au lendemain pour respecter la date limite (généralement via des transporteurs privés comme Fedex ou UPS), vous devrez les envoyer à ce adresse à la place:

Data Operations Center

ATTN: W-2 Process

1150 E. Mountain Drive

Wilkes-Barre, PA 18702-7997

Travailler avec un comptable pour déposer pour vous

La dernière option que les employeurs ont pour remplir le formulaire W-3 et tout paiement en souffrance ou dépôt est de travailler avec un fiscaliste qui peut gérer à la fois le dépôt et le dépôt pour vous. Les deux sont souvent effectués via le système de retrait électronique de fonds (EFW) référencé précédemment.

Conclusion

Ouf – nous avons beaucoup parlé du formulaire IRS W-3 aujourd’hui. Pour une référence rapide, voici les principaux points que les employeurs comme vous devez savoir:

• Le formulaire W-3 indique le total des salaires et traitements payés à tous vos employés, ainsi que le revenu total et les impôts FICA retenu tout au long de l’année précédente
• Tout employeur qui dépose un ou plusieurs formulaires W-2 doit également déposer le formulaire W-3
• Commander des copies papier du formulaire sur le site Web de l’IRS et e- fichier via le portail BSO de la SSA