Avec plus de 50% de la population mondiale possédant et utilisant un appareil mobile, un téléphone portable l’utilisation est devenue une seconde nature pour la plupart.

De la vérification des e-mails et l’envoi de messages texte à l’hébergement de vidéoconférences, de nombreux professionnels comptent sur les téléphones portables comme bureau mobile. Si vous êtes un propriétaire d’entreprise qui dirige une entreprise prospère, Il y a de fortes chances que plusieurs employés utilisent leurs appareils mobiles pour le travail.

Combien de cet argent devez-vous rembourser? Quelle utilisation personnelle du téléphone cellulaire est considérée comme «liée au travail»? Et comment mesurez-vous ces facteurs? Ici, nous allons décomposer les dernières lois en matière de remboursement des téléphones portables et comment garantir que vous et vos employés bénéficiez d’un accord équitable.

Lois sur le remboursement des téléphones portables

Offrir un téléphone portable le remboursement ne consiste pas seulement à être un patron au bon cœur. Il existe en fait des lois concernant ce à quoi les employés ont droit en matière de rémunération pour l’utilisation personnelle du téléphone cellulaire. Certains le comparent même aux heures supplémentaires non autorisées.

Ces lois protègent à la fois les employés et les employeurs. Sans une allocation en place, les membres du personnel peuvent poursuivre leurs employeurs pour les coûts associés. D’un autre côté, les employés peuvent être tenus pour responsables d’avoir compromis les informations sécurisées de l’entreprise.

Bien que ces lois varient d’un État à l’autre, la Californie ouvre la voie à cette tendance croissante. Ces changements font suite à une affaire judiciaire controversée: les services à domicile de Cochran contre Schwan.

Au cours de cette affaire marquante, la Cour d’appel de Californie a déposé un recours collectif au nom de 1 500 services clients. Les responsables. Le fondement de l’affaire était que ces employés n’ont pas été remboursés pour les dépenses engagées pour leur utilisation professionnelle.

La mise en garde est que, en Californie, que l’employeur approuve ou non l’utilisation du téléphone cellulaire par les employés , si des dépenses sont engagées, ils doivent payer. Bien que cela puisse sembler injuste pour certains, c’est la loi californienne.

Un autre aspect controversé de cette loi est que les employés méritent d’être remboursés même s’ils sont utilisés pour le travail ne leur a pas coûté un seul centime! Si l’employé dispose d’un nombre illimité de minutes ou de données, l’employeur est toujours tenu de payer «un pourcentage raisonnable de la facture de téléphone portable de l’employé».

La défense est que la société transmet ses dépenses de fonctionnement à l’employé. Une chose n’est pas encore réglée Qu’est-ce qui constitue un pourcentage raisonnable? Cette question rend difficile pour les employeurs de décider du type de remboursement de téléphone portable à créer et comment se protéger contre les ramifications juridiques.

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Comment relever les défis du remboursement des téléphones portables?

Avec autant de lois différentes et des attentes peu claires, comment les entreprises peuvent-elles créer une politique de remboursement des téléphones portables conforme et raisonnable?

Certains vont jusqu’à interdire les téléphones portables sur le lieu de travail, pour éviter les risques et les complications liés à la création de politiques et d’allocations. L’inconvénient est que cela pourrait avoir un impact sur la productivité des employés et le moral de l’entreprise.

Au lieu de vous résigner à être « damné si vous le faites et damné si vous ne le faites pas », examinons différentes manières d’aborder la question. débat sur le remboursement du téléphone portable.

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• Payer la totalité de la facture de téléphone cellulaire des employés

Bien que ce soit une solution impopulaire pour de nombreux employeurs, pour certains, il s’agit davantage de tranquillité d’esprit. En payant simplement les factures de téléphone portable de votre personnel, vous évitez les problèmes juridiques épineux ou les longs débats interminables sur les pourcentages.

Certaines entreprises préfèrent ne pas jouer au jeu du nickel et de la pièce de dix cents, et au lieu de cela, payez simplement le montant total. Cela convient particulièrement aux entreprises dont les employés utilisent régulièrement leur téléphone personnel pour le travail. Le principal inconvénient de cette option est évident: le coût. En fonction de la taille de l’entreprise et du nombre d’employés, payer plusieurs factures de téléphone portable peut s’avérer très coûteux.

• Exiger des employés qu’ils prouvent l’utilisation du téléphone portable

La preuve est dans le pudding, et de nombreux employeurs veulent voir exactement ce que leurs employés réclament comme dépenses liées au travail.

Dans cette situation, les entreprises créent une politique qui oblige le personnel à prouver tout l’utilisation et les dépenses du téléphone cellulaire. Comme vous pouvez l’imaginer, cette approche devient assez fastidieuse et prend du temps.

Une solution consiste à calculer le temps moyen passé sur des projets liés au travail, puis à payer cette partie de la facture totale de téléphone portable de l’employé . Même cela peut prendre un temps précieux et une énergie mieux dépensée ailleurs.

L’avantage de cette approche est que les employeurs ne paient que ce que les employés utilisent réellement.Ceci est également considéré comme le moyen le plus précis de calculer un pourcentage d’utilisation raisonnable – si vous avez le temps et la patience de le faire.

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• Payer un montant fixe aux employés

Pour les entreprises qui cherchent à réduire les coûts administratifs, il suffit de payer un montant fixe aux employés. Mais rappelez-vous que les employés doivent s’entendre sur ce montant et qu’il doit être clairement indiqué dans la politique.

Si les employés se sentent autorisés à payer plus que le montant fixe, de nombreuses entreprises leur demandent de fournir une preuve. Le principal avantage de cette approche est que le coût est relativement stable. Cela permet aux employeurs de budgétiser et d’allouer plus facilement des fonds pour couvrir le remboursement des téléphones portables. Le plus gros inconvénient de cette forme de remboursement des téléphones portables est la zone grise qui existe entre le montant fixe et ce à quoi les employés estiment avoir droit. En utilisant cette méthode, les entreprises ouvrent la porte à d’innombrables écarts, qui peuvent devenir gênants, à la fois financièrement et légalement.

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• Créer des comptes de dépenses de téléphonie mobile

Les comptes de dépenses sont monnaie courante dans les grandes entreprises qui obligent les employés à voyager et à réseauter dans le cadre de leur description de poste. Pourquoi ne pas regrouper l’utilisation du téléphone portable sous le couvert des comptes de dépenses?

Cela signifie que les employés sont payés pour leur utilisation personnelle du téléphone portable liée au travail – à un centime. Cela place la responsabilité sur l’employé.

Pour les employeurs, cela signifie plus de démarches administratives, ce qui peut augmenter les frais généraux. C’est également difficile à calculer un vrai chiffre en termes d’utilisation du téléphone portable pour les employés wi e forfaits de données illimitées.

• Émettre des téléphones d’entreprise

Il s’agit d’une option populaire pour un large éventail d’entreprises. Fournir aux employés un téléphone portable d’entreprise signifie que les dépenses sont déjà calculées.

Si l’employé choisit d’utiliser son appareil mobile personnel, c’est sur lui! Vous avez fourni un téléphone portable spécialement à cette fin. D’autre part, les employeurs sont désormais chargés de s’assurer que les employés n’utilisent pas le téléphone de l’entreprise à des fins personnelles.

La bonne nouvelle est que l’employeur a accès à tous les enregistrements de téléphone portable et peut contrôler les Les employeurs sont également rassurés en sachant que leurs employés disposent des outils nécessaires pour effectuer le travail. Les entreprises doivent également tenir compte du coût lors de l’achat de téléphones à l’échelle de l’entreprise. Il n’y a pas non plus de garantie que les employés traiteront les téléphones émis avec soin. Les entreprises courent le risque que les employés endommagent, perdent ou se font voler les téléphones d’entreprise – cela ajoute des coûts de remplacement à l’équation.

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BYOD, ou apportez votre propre appareil, les politiques sont de plus en plus courantes dans les environnements de travail. En vertu de ces politiques, de nombreux employeurs paient entre 30 $ et 50 $ par mois pour les factures de téléphone cellulaire des employés. Ce chiffre varie en fonction de l’entreprise et de la politique convenue.

Ces paiements sont appelés allocations mobiles. Les employeurs tiennent compte de plusieurs facteurs lorsqu’ils rédigent des politiques responsables pour le remboursement des candidats et déterminent les montants des allocations. En voici quelques-uns:

• Frais d’opérateur
• Frais généraux de gestion mobile
• Achats de nouveaux appareils
• Logiciel de gestion des dépenses mobiles

Mais ces politiques BYOD couvrent bien plus que les seules factures de téléphone portable. Ils traitent également des mesures de sécurité qui garantissent la sécurité et la confidentialité des informations sur les employés et sur l’entreprise.

Arguments de clôture

Il n’y a pas d’approche universelle pour le remboursement des téléphones portables pour les employés.

Les employeurs doivent protéger leurs intérêts juridiques, ainsi que leur intégrité. Voici quelques éléments à garder à l’esprit lors de l’examen du type de politique de remboursement des téléphones portables qui convient le mieux à votre entreprise:

Calculer le coût

Comme pour la plupart des choses dans la vie, c’est une question d’argent. Laquelle de ces options est la plus rentable pour votre entreprise?

• Si vous avez la main-d’œuvre, le moyen le plus précis d’offrir le remboursement des téléphones portables est de créer des comptes de dépenses ou d’offrir un montant fixe.
• Si l’argent n’est pas un problème, émettez les téléphones portables de l’entreprise ou payez simplement la facture entière de vos employés .

Asseyez-vous et calculez les chiffres avant de trouver une solution.

Créez une politique de remboursement des téléphones portables facile à comprendre

Wh atever la politique de remboursement des frais que vous élaborez, assurez-vous que les directives sont parfaitement claires.

• Incluez un aperçu détaillé des attentes de l’entreprise.
• Combien vous êtes prêt à payer et comment ce pourcentage sera calculé.
• Si vous choisissez de fournir des téléphones portables d’entreprise, soyez prêt à surveiller leur utilisation et à être explicite sur ce qui est une utilisation professionnelle approuvée.

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Comment Fyle peut-il aider avec les allocations de téléphone portable?

Dans le monde trépidant d’aujourd’hui, tout le monde a le nez dans son téléphone pendant la majeure partie de la journée. Il n’est pas surprenant que le remboursement des téléphones portables soit devenu un sujet brûlant. Pourtant, la question demeure: quelle part est destinée à un usage personnel et quelle est la part liée au travail? C’est la question à laquelle les entreprises du monde entier tentent de répondre.

Bien que nous vous laissions le choix, Fyle peut faire bien plus que simplement rationaliser les remboursements de vos employés! Avez-vous besoin d’aide pour gérer les dépenses de votre entreprise et rédiger des politiques claires? Fyle est un logiciel de gestion des dépenses nouvelle génération qui peut résoudre tous vos problèmes de gestion des dépenses! Planifiez une démonstration dès aujourd’hui et commençons!