Legyen profi: Használja a megfelelő üzleti levélformátumot.

A módszer egy üzleti levél megjelenése azonnal az olvasó számára az első benyomást kelti, még mielőtt elolvassa. A papír minősége, a fejléces kialakítás, a margók, a szóköz és még sok minden mondani tud valamit a szervezetről.

Ezen elemek bármelyikének gyengesége ronthatja az üzenet hatékonyságát, annak ellenére, hogy szakszerűen meg van írva. Leegyszerűsítve: szakszerűtlennek tűnik.

Az alábbi hosszú felsorolásom van a hivatalos üzleti levélformátum elemeiről. Van néhány minta, amelyek mindegyike kiemelve van a könnyebb hivatkozás érdekében.

Közös üzleti levélformátum-elemek

Az alábbi példa a professzionális üzleti levélformátum leggyakoribb elemeit tartalmazza.

A könnyebb tájékozódás érdekében a fenti infográf betűje.

1: Saját cím.

A legtöbb üzleti helyzetben a vállalat előre nyomtatott fejléces nyomtatványait fogja használni. Ha üres papírt használ, írja be a címet.

2: Dátumvonalak

Helyezze a dátumot legalább két szóközre a fejléc alá. Lehet, hogy a vonal balra vagy jobbra süllyed, vagy a fejléc alatt áll.

Ne rövidítse a hónapot, és ne használja az nd, st vagy th számot a napszámokkal, például 2011. május 5-én. Ne használjon egy hónap számát sem. , például 2011.06.23.

Az alább felsorolt mindkét dátum szerinti sorrend megfelelő; utóbbit azonban főként a kormány, a katonaság és az Egyesült Államokon kívüliek használják.

2010. december 10.
2010. december 10.

3: A vevő címe

Írja be a vevő címét ebben a szakaszban.
Címzett
Cím
Város, állam Zip

Ellenőrizze, hogy egy személy neve helyesen van-e írva. A címzett dönthet úgy, hogy figyelmen kívül hagyja azt a levelet, amelyet olyan személy írt, aki nem tudja megírni a nevét.

Két vagy több férfit szólítanak meg, mint Urak. Ne használjon keresztneveket ezzel a rövidítéssel.
Uraim. Smith, Wyatt és Fury

Két vagy több nőt Mesdames, Mmes. Vagy Mses néven szólítanak meg. Ne használjon keresztneveket a következő rövidítésekkel:
Mses. Farb, Lionel és Gray

A párok megszólításakor mindkét megfelelő címet adja meg:
Dr. és Mrs. Harold Wright
Mr. Harold Wright és Dr. Margaret Wright
Dr. Harold és Margaret Wright
Dr. Margaret Wright és Mr. Steven Jones
Mr. és Mrs. Harvey Adams-Quinn
Ms. Margaret Wright
Mr. Steven Jones

A cím kiválasztásakor mindig vegye észre, hogy az egyén hogyan azonosítja magát. Például néhány, aki diplomával rendelkezik, nem használja a címét, míg mások igen.

Néhány házas nő inkább Mrs. mások inkább Ms.-t részesítik előnyben. Ha nem ismeri a nő által preferált címet, használja a szokásos Ms.-t, vagy teljesen dobja el a címet:

Helyezze a belső címet legalább két sorral a dátum alá.

Helyezze az ember címét a neve után, kivéve, ha az szokatlanul hosszú, majd folytassa a következő sorral.
Ken Green, elnök
Ken Green
a nemzetközi műveletek alelnöke

A az ifjabb és az idősebb rövidítések előtti vessző nem kötelező.
Michael Jordan, ifj.
idősebb Michael Jordan

4: Üdvözlet

Mindig használja az egyén nevét, ha

Kedves Amy: (személyes barát vagy közeli munkatárs)
Kedves Mrs. Rider:
Kedves Miss Spears:
Kedves Ms. Tyler: (használja Ms. ha nem tudja családi állapot vagy preferencia)
Tisztelt Mr. Farnham:
Tisztelt Dr. Doom:
Tisztelt Sir Elton John:

Ha nem tudja az egyén nevét, címezze a társaságban az egyén címére, majd használja a kedves urat vagy asszonyt: Itt van egy példa:

az emberi erőforrások vezetője
ABC Company
Sesame Street 123

Tisztelt Hölgyeim és Uram:

De kérjük, csak akkor használja ezt, ha valóban nem tudja megtudni a személy nevét. A legtöbb cég megmondja, ki az a személy. Ehhez csak egy telefonhívás kell. Ezeket az információkat manapság is könnyű megtalálni a Linkinben.

Ha egy szervezetnek szól, és nem egyénnek, akkor használja a következőket:

Hölgyeim és Uraim:

És ha kiemelni szeretné a levelet a szervezetben lévő egyén (ek) nek használja a figyelem vonalat az alábbiak szerint:

Figyelem: Miss J. Fonda vezérigazgató és M.Jackson pénzügyi igazgató

Hölgyeim és Uraim:

5: Betű törzs

Ez a levele törzse. A webhely többi részében többet megtudhat arról, hogyan lehet hatékonyan írni minden egyes típusú levélhez, amelyet írni szeretne.Igyekszem kitalálni, hogyan lehet hatékonyan megírni a törzset, hogy továbbítsa az üzenetét és elérje a célját.

6: Ingyenes bezárás

Normál üzleti levélformátumhoz inkább a Regards-ot használom, Tisztelettel és Tisztelettel: Egyéb elfogadható hivatalos üzleti levél bezárás magában foglalja szívélyesen, szívélyesen, nagyon őszintén, nagyon szívélyesen, nagyon őszintén, nagyon valóban a tiéteket, és ha az ember magas termetű, akkor tisztelettel.

7: Aláírás

Használjon címet (Mr., Miss, Ms) a jelzéshez az Ön preferenciája és neme, valamint megadja az utónevet és a vezetéknevet.

Hivatalos üzleti címe a neve alatt van. Ez opcionális, és attól függ, mennyire akarsz komoly lenni. Például egy hivatalos állásajánlati levél megköveteli.

A papír

Azt javaslom, hogy a normál használatra a 20 fontot, a fontos levelekhez, például a folytatódő kísérőlevélekhez és a köszönöm levelekhez, a 32 fontot használja.

Szín: A fehér a standard, és általában ezt kell használni. A világos árnyalatok (szürke, kék, zöld stb.) Szintén egyre népszerűbbek.

Méret: Számomra a Letter vagy az A4 az egyetlen elfogadható méret. Vannak más méretek is, de csak akkor ajánlom, ha Ön a kreatív területen tartózkodik, vagy ha eladási levélre akarja felhívni a figyelmet.

Elrendezés

Üzleti levél formátumban vannak sok elrendezés; a három legnépszerűbb a félig blokkolt, blokkolt és teljes blokkolt. Az alábbiakban bemutatunk példákat arra, hogy ezek az elrendezések hogyan fognak kinézni egy kétoldalas levélen. (kattintson a lenti képre a minták megtekintéséhez)

Üzleti levél formátumok

Bármelyik elrendezést szeretné használni, ez nem számít. Ami engem illet, inkább a blokkoltakat kedvelem, csak azért, mert könnyebb gépelni a számítógépen.

Margók

Bal és Jobb 1 hüvelyk
Felső és Alsó 1 ½ hüvelyk

Távolság

A helyes üzleti levélformátumot használó üzleti levelek többsége egyközönként helyezkedik el. Használjon dupla szóközt a rövid betűkhöz. Hagyjon egy üres sort a bekezdések között, 2 üres sort a kiegészítő zárás előtt (azaz Tisztelettel) és 3-4 sorokat az aláíráshoz.

Borítékok

Győződjön meg arról, hogy a borítékon található cím könnyen olvasható, nehogy feldobódjon valamelyik levélszobában. Helyezze a címet közvetlenül a függőleges középpont alá, és közvetlenül a vízszintes középponttól jobbra.

Minden speciális utasítás, például a “Személyes”, “Kérjük, továbbítsa” vagy “Bizalmas”, a boríték bal oldalán található a visszaküldési cím. Helyezzen egy “figyelem vonalat” közvetlenül a cég neve alá egy borítékra.

Bizalmas: Susan Johnson asszony

Győződjön meg arról, hogy a borítékon szereplő cím úgy van megírva, hogy a postai dolgozók egy pillanat alatt elolvashatják.

Amikor megadják az utcát és a posta címét is, a postai szolgálat kézbesíti levelét az irányítószám felett közvetlenül megjelenő címre.

A boríték címére írja be a nagybetűs külföldi országok nevét.

Írja be az összes numerikus utcanevet egytől tízig.
127, Ninth Avenue, Észak
127 E. 15. utca
Five Park Avenue
One Wingren Plaza

Használjon kötőjelet az utca és a lakóhely száma között.
556 – 91 utca