Ez mindenki szakmai karrierjének egy olyan pillanata, amely megünnepelést igényel.

Nem, ez nem egy előléptetés vagy egy nagy előadás szögezése az ügyvezető csapatnak – bár ezek is jó dolgok.

Ez Abban a pillanatban, amikor a Gmail-fiókja eléri az Inbox Zero értéket, az üzleti jelenség, amikor a beérkező levelek üresek vagy a lehető legközelebb vannak az üreshez.

További információ a Gmail maximális kihasználásáról.

Biztos, hogy megkockáztathatja az összes üzenet archiválását (nem ajánlott), és a nulláról indul, de megfelelő Gmail-szervezési tippek nélkül a beérkező levelek tele vannak új és olvasatlan üzenetekkel, még mielőtt tudnád .

Gmail szervezési tippek – miért olyan fontos

Hány e-mailt mondana egy nap alatt?

Egy technológia jelentése szerint piackutató cég, az átlagos munkavállaló 2018-ig napi 140 üzleti e-mailt küld vagy fogad. Egy tipikus nyolc órás munkanaponként óránként több mint 17 e-mail, vagy majdnem négy percenként egy e-mail.

Fontolja meg bármilyen személyes vagy levélszemét, amely esetleg a munkahelyi fiókjába is bejut, és ez a szám könnyen növelheti a napi 200 e-mailt. Képzelje el, mennyivel lehetne produktívabb, ha nem kellene pazarolnia az összes e-mail szitálásával a legfontosabbakat és azonnali választ igényel.

5 Gmail-szervezési tipp az Ön eléréséhez Az Inbox Zero

Lehetetlen kihívásnak tűnhet, és a finomhangolása némi időt vehet igénybe, de a Gmail-fiókjának rendezése segít csökkenteni a stresszt, és jobban kezelheti az idejét és a prioritásait.

Íme öt egyszerű Gmail-szervezési tipp, amelyek segítségével elérheti az Inbox Zero-t, és hatékonyabbá válhat a munkahelyen.

1. Válassza az Elrendezés elemet a Gmail rendezéséhez

A rendszerezés első lépése a Gmail a kívánt elrendezés kiválasztása.

Amikor megnyitja a beérkező leveleket, kattintson a jobb felső sarokban lévő fogaskerék szimbólumra, és válassza a „Beállítások” lehetőséget. Ezután a beállítási ablak tetején kattintson a “Beérkező levelek” fülre. Innentől kezdve a Gmail öt elrendezési lehetőséget kínál a beérkező levelek számára.

• Alapértelmezés: Ez az a szabványos formátum, amely az e-mail fogadásának dátuma szerint rendezi a Gmailt. Ebben a nézetben kiválaszthat különböző kategóriákat, amelyekbe az e-mailjei kerülnek. Fülekként jelennek meg a képernyő tetején, és hasznosak lehetnek annak megállapításában, hogy melyik e-mail valószínűleg fontosabb.
• Először fontos: Ebben a nézetben a Gmail megpróbálja megjósolni, hogy melyik e-mail címmel rendelkezik a legjobban. fontos (sárga jelölővel van jelölve), és ezeket az üzeneteket a felső postaládában jeleníti meg. A kevésbé fontos üzenetek a képernyő alján, egy alacsonyabb beérkező levelek mappában jelennek meg.
• Először olvasatlan: Ez a nézet hasonlít a Fontos első lehetőséghez, azonban a felső beérkező levelek tartalmazzák azokat az üzeneteket, amelyeket még nem nyitott meg , míg az alsó beérkező levelek tartalmaznának minden mást.
• Először csillaggal: Az Első csillaggal megjelölt nézet két mezőre osztja a beérkező leveleket is, és csak a felülnézetben jeleníti meg az Ön által csillagozott e-maileket. Minden más megjelenik az alábbi második nézetben.
• Prioritási levelek: Ez olyan, mint az összes nézet kombinációja. A Gmail prediktív elemzéssel határozza meg, hogy mely e-mailekkel fordul elő a legvalószínűbb a múltbeli műveletek alapján. Ezután az e-maileket a felső nézetbe helyezi.

Az Ön számára megfelelő elrendezés megkeresése segít a Gmail rendszerezésében.

2. Adjon hozzá egy előnézeti ablaktáblát a A Gmail rendezése

A Gmail alapértelmezett nézete csak a feladót, a tárgy sort és egy kis előnézeti szöveget jelenít meg, mielőtt a sor elfogyna a helyiségből. A legtöbb esetben meg kell nyitnia az e-mailt, hogy megállapítsa, valóban érdemes-e elolvasni.

Időt takaríthat meg, és előnézeti ablaktábla hozzáadásával rendszerezheti a Gmail szolgáltatást. Kattintson a legördülő menü fogaskerék szimbólumára és a „Beállítások” elemre, majd a megjelenő füleken válassza a „Labs” lehetőséget. Görgessen le az „Előnézet ablaktábláig”, és kattintson az Engedélyezés gombra. Mentse el a módosításokat, és akkor lehetősége van megtekinteni az egyes beérkező e-mailek előnézetét.

3. Hozzon létre egyedi címkéket és mappákat a Gmail rendezéséhez.

A beérkező levelek bal oldalán egy olyan címkék listája jelenik meg, amelyekhez e-maileket adhat hozzá. tartsa rendezetten a beérkező leveleket. De tudta, hogy ezen a területen is létrehozhat egyedi címkéket?

Ha üzenetet vagy több üzenetet választ, kattintson a beérkező levelek tetején lévő gombra, amely a következőnek tűnik: egy vásárlási címke. Ez lehetővé teszi, hogy hozzárendelje ezeket az üzeneteket előre definiált címkékhez, amelyeket a Gmail a beérkező levelek rendezettségének fenntartására használ.

Ezen a területen egyéni címkéket is létrehozhat az „Új létrehozása” lehetőség kiválasztásával. Lehetősége van címkék beágyazására más címkékbe, hasonlóan az almappák létrehozásához, amikor fájlokat ment a merevlemezre.

Sőt, lehetősége van a címkék színkódolására is a prioritás további megkülönböztetése érdekében. Például kiválaszthatja a piros nevet a VIP nevű címkéhez, amelyhez archiválja a főnök összes üzenetét.

Miután létrehozott egy címkét, észreveszi, hogy egy mappát ad hozzá a bal oldali listában. beérkező leveleket, és hozzáadja a címke nevét a tárgy sorához. Most, amikor archiválja ezt az üzenetet, az az adott mappába kerül.

A beállítások testreszabásával megkönnyíti a Gmail mappák rendszerezését és a beérkező levelek tisztán tartását.

4. Szűrők létrehozása a Gmail rendezéséhez

Egyéni címkék létrehozása után szűrőket alkalmazhat az üzenetekre, hogy bizonyos e-maileket közvetlenül a mappájukba küldhessen, és ne tartsa őket az általános beérkező levelek között.

Például, ha tudja, hogy minden pénteken kap egy belső kommunikációs hírlevelet, amelyet valóban nincs ideje elolvasni, szűrőkkel küldheti el az üzenetet egy adott mappába, ahol megnézheti – vagy törölheti – később.

A szűrni kívánt e-mail vagy e-mailek kiválasztása után kattintson a “Tovább” gombra a beérkező levelek tetején, és válassza a legördülő menü “Ilyen üzenetek szűrése” parancsát. Innen kiválaszthatja az üzenetek szűrését többek között feladó, tárgysor, kulcsszavak és mellékletek szerint. A kritériumok kiválasztása után kattintson a “Szűrő létrehozása ezzel a kereséssel” elemre, és válassza ki a szűrő által végrehajtandó műveletet – például rendeljen hozzá egy egyedi mappához vagy címkéhez és hagyja ki a beérkező leveleket. Ha végzett, kattintson a “Szűrő létrehozása” gombra.

Fontos megjegyezni, hogy azt is kiválaszthatja, hogy ezt a szűrőt alkalmazza-e az összes olyan beszélgetéshez, amely megfelel a feltételeknek, így nem kell mindegyikhez külön szűrőt létrehoznia.

5. Használja a Küldés és archiválás funkciót a Gmail rendszerezéséhez

Most, hogy a Gmail beérkezett üzeneteit úgy szervezte, hogy bizonyos e-maileket automatikusan archiváljon egyedi mappákba, valóban megtisztíthatja a beérkező leveleket, ha archiválja az üzeneteket. válaszok küldése.

A funkció aktiválásához kattintson a fogaskerék ikonra és a legördülő menü “Beállítások” elemére. Görgessen lefelé, és válassza a “Küldés megjelenítése” elemet & Archív ‘gomb válaszként. ” Mentse a változtatásokat.

Most, amikor válaszol egy üzenetre, két küldésre van lehetősége. Az egyik egy hagyományos küldés, a másik pedig elküldi az üzenetet, és automatikusan elküldi az e-mail láncot az Összes levél archívumba. Ha címkét rendelt az üzenethez, akkor az inkább az adott mappába kerül. Ha valaki válaszol az elküldött e-mailre, a beszélgetés automatikusan visszaköltözik a beérkező levelek közé.

A funkció bekapcsolása gyors és hatékony módja annak, hogy kitisztítsa a rendetlenséget a beérkező levelek között, és a Gmail rendezett legyen.

A Gmail szervezeti tippjeinek követése lehetővé teheti az inbox nullázását

Az Inbox Zero nem csak megfoghatatlan álom lesz, ha betartja ezeket az egyszerű Gmail-szervezési tippeket.

De csakúgy, mint minden parancsikont, meg kell találnia az Ön számára megfelelő rendszert. Ha ezen módszerek egyike megnehezíti az archivált üzenetek megtalálását vagy a fontos beszélgetések nyomon követését, akkor próbáljon ki mást. Miután megtalálta a mindennapi rutinjának megfelelő eljárásokat, a beérkező levelek egy jól olajozott gép lesz.

Növelje a Gmail termelékenységét

A legtöbb ember megérti, hogyan kell használni a a Gmail postaládájukba, de mi a helyzet az apró-cseprő tippekkel és trükkökkel, amelyek megkönnyíthetik az életedet, a munkádat és a kapcsolataidat is sikeresebbé tehetik? Összegyűjtöttünk tizenegy trükköt, amelyek léteznek mind a Gmailen belül, mind a külső Google Chrome-bővítményeken keresztül, amelyek megmutatják, hogyan lehet jobban használni a Gmailt. Ezek a trükkök lehetővé teszik a postafiók fejlesztését, az időmegtakarítást és a vállalkozás méretének növelését. Kattintson az alábbi képre a Gmail használatának megismeréséhez.