A Project Scope Management egy meghatározott folyamat az ideiglenes projekt befejezéséhez. Alapvető eleme minden csapat működésének, a maximális hatékonyság biztosítása, a felesleges vagy felesleges munka kiküszöbölése és a csapat minden lépésen ugyanazon az oldalon való tartása. A projekt hatóköre segíteni fog az ügyfél elvárásainak kezelésében, valamint a projekt időben és a költségvetésben való megtartásában.

Mi a projektmenedzsment?

A Project Scope Management olyan folyamatok csoportjára utal, amelyeket el kell végezni. elkészült egy “projekt” megvalósítása érdekében, amely lehet termék, szolgáltatás vagy eredmény, amelynek sajátos jellemzői vagy funkciói vannak. A hatókörkezelés arra összpontosít, hogy “hogyan jutunk el oda”, vagy talán pontosabban “milyen lépéseket tegyünk az odaérkezéshez?” Ezeket a lépéseket úgy definiálják és hozzárendelik, hogy a projektmenedzserek és a felügyelők meghatározhassák a szükséges munka mennyiségét és azt, hogy hova kell összpontosítaniuk a csapat erőfeszítéseit a projekt befejezéséhez.

A projekt hatókörének kezelését nem szabad összetéveszteni a termékkel Scope Management, amely nagyobb hangsúlyt fektet a termék / szolgáltatás / eredmény funkcionális követelményeire. Ez a típusú hatókör meghatározza, hogy mi a termék, hogyan fog kinézni és hogyan fog működni, legyen az a termék egésze vagy egy A termék összetevője.

A projekt hatókörének kezelése három folyamatot foglal magában:

• Tervezés – A projekt meghatározása és a projekt megvalósításához szükséges munka (vagy folyamatok) meghatározása.
• Irányítás – Ez magában foglalja a projekt előrehaladásának nyomon követését, irányítását és nyomon követését, ideértve a dokumentáció nyomon követését, a hatókör kúszását, a munka nyomon követését az egyes fázisok során, valamint az esetleges változások elutasítását / jóváhagyását.
• Zárás – Ez a folyamat „lezárási” része, amely magában foglalja a projekt teljesítésének ellenőrzését és a végtermék eredményeihez való hozzáférést az eredeti meghatározott terv alapján.

Íme egy példa a Project Scope Management tervre:

Forrás: MindGenius

A Project Scope Management terveket útmutatóként is formázhatja. További példák találhatók itt.

Határozza meg a projekt hatókörére vonatkozó állítást

A hatókör utasítással azonosíthatja azt a munkát, amelyet el kell végeznie a projekt befejezéséhez. Meghatározza az Ön céljait és irányítja a projekt befejezésének folyamatait. Láthatja a hatóköri nyilatkozatot, amelyet “munkaköri nyilatkozatnak” vagy “referencia-kifejezésnek” is neveznek.

Világos hatókör-állítással biztosíthatja, hogy mindenki tudja, mire számíthat, és minden szükséges lépést megtesz , és hogy a projekt időben és a költségvetés alapján sikeresen befejeződött.

A hatókör-kimutatásnak tartalmaznia kell a projekt keretrendszerének létrehozásához szükséges összes felsorolást, beleértve: , határidők és költségek.

A projektvezetőnek, a csapat vezetőivel és az érdekelt felekkel együttműködve, ki kell dolgoznia a hatókörről szóló nyilatkozatot, biztosítva a következőket:

• Csak a munka (hatókör) szükséges;
• a projekt minden lépését időben elvégezhetik, és
• hogy a projekt a kijelölt költségvetés keretein belül megvalósulhat.

A hatókör-nyilatkozatnak tartalmaznia kell:

1. A projekt határait (mi van és mi nem)
2. Az egyes csapatok felelősségei és az egyes csapattagok
3. A projekt egyes lépéseinek végrehajtására vonatkozó eljárások
4. Az egyes lépések ellenőrzése és jóváhagyása

Miért a projekt a hatókör megállapítása elengedhetetlen

Térkép nélkül nem indulna el egy hosszú útra. A projekt hatóköri nyilatkozata olyan, mint egy térkép, amelyet az elejétől a végéig használnak. E nyilatkozat nélkül a csapat tagjai nem tudják tisztázni, hogy mit és mikor kellene tenniük. Valószínűbb, hogy elmulasztja a határidőket, hibákat követ el és túllépi a költségvetést.

A hatókörre vonatkozó nyilatkozat az alapvető dokumentáció részévé is válik, bizonyítva, hogy minden felet tájékoztattak és aláírtak a projektről a munka megkezdése előtt. . Szüksége van egy ilyen nyilatkozatra, hogy megvédje érdekeit az ügyféllel, vállalkozókkal, alvállalkozókkal vagy munkavállalókkal fennálló viták esetén.

Íme egy példa a projekt hatókörére vonatkozó nyilatkozatra:

Forrás: Example.com

További példák a projekt hatókörére itt találhatók.

Projektmenedzsment lépések

A projekt hatókörének kezelése számos lépést igényel a megfelelő folyamatok biztosításához. Általánosságban elmondható, hogy 6 lépés létezik, amelyek szinte minden iparágra vagy típusú projektre alkalmazhatók, legyen szó új termékről, számítógépes hálózati rendszerről, számítógépes szoftverekről és hardverekről, mérnöki projektekről, építési projektekről vagy egy szervezeten belüli új részlegről.

Tervezési kör kezelése

Ez az első lépés magában foglalja a folyamat megtervezését és egy hatókörkezelési terv elkészítését. Ennek a lépésnek a célja annak meghatározása, hogy a hatókör hogyan kerül meghatározásra, kezelésre, ellenőrzésre és ellenőrzésre.

A hatókörkezelési tervnek négy elsődleges része van:

• Követelmények
• Hatókör-állítás
• Munka lebontási ütemezése
• WBS (munka lebontási struktúra) szótár

Követelmények gyűjtése

Ez a második lépés meghatározza, hogy mit kell teljesíteni a projekt során. Össze kell gyűjtenie az összes érdekelt fél követelményeit, beleértve az ügyfelet, a felső vezetést, a befektetőket, a kormányzati szabályozókat, a szomszédokat vagy a közeli földtulajdonosokat. Meghatározza a projekt ütemtervét, az erőforrások elosztását és a projekt céljait.

A projektkövetelményeknek 5 kategóriája van:

• Üzleti követelmények
• Az érdekelt felekkel szemben támasztott követelmények
• Termékkövetelmények
• Átmeneti követelmények
• Minőségi követelmények

Hatály meghatározása

Ez a lépés magában foglalja a projekt megvalósításához szükséges munka körének meghatározását. Felvázolja a projekt céljainak és célkitűzéseinek teljesítéséhez szükséges lépéseket.

Határozza meg a projekt hatókörét a következők azonosításával:

• Projektcélok
• Célok
• Alfázisok
• Feladatok
• Erőforrások
• Költségvetés
• Ütemezés

Ebben a szakaszban meghatározza a projekt paramétereit is. Más szavakkal, pontosan meg kell határoznia, hogy mi szerepel a projektben, és mi nem. Ez biztosítja, hogy az ügyfél, az érintettek, a felső vezetés, a projektmenedzser és a csapat tagjai tisztában legyenek az elvárásokkal.

WBS létrehozása

A munkabontási struktúra (WBS) magában foglalja a felosztást a projekt eredményeit kisebb egységekre. Alapvetően szakaszokra bontja a projektet, beleértve az egyes fázisok teljesítéséhez szükséges feladatokat.

Ha házat épít, a WBS fázisai a következőket tartalmazhatják:

• Tervezés – Tervek / tervrajzok készítése és a terveken való módosítás >
• Befejezés – festés, ablakok, tetőfedés, iparvágány és tereprendezés

WBS példa:

Forrás: Lucidchart

5. A hatókör érvényesítése

Ez a lépés a teljesítések elfogadásának formalizálásához kapcsolódik. Ez a szakasz nem magával a teljesítéssel foglalkozik, hanem azzal, hogy miként fogadják el és hagyják jóvá. Ennek a fázisnak az a lényege, hogy elkerülje az érdekelt felek döntését, hogy a projekt befejezése után másképp kellett volna eljárni. elfogadják?

Ki fogadja el a projekt eredményeit?

Milyen feltételek mellett fogadják el a teljesítéseket?

Vezérlés hatóköre

Ez az előrehaladás nyomon követésének és a projekt során felmerülő változások kezelésének folyamatára vonatkozik. Figyelemmel kíséri a “hatókör kúszását”, amely további feladatok hozzáadásakor / megváltoztatásakor történik, anélkül, hogy elvégezné a szükséges változtatásokat a hatókörben az ütemezés, a költségek és az erőforrások tekintetében. Ez a folyamat lényeges része, mivel a változások időveszteséget eredményezhetnek a költség túllépése, és megköveteli az eszközök és a munkaerő átcsoportosítását.

10 tipp a sikeres projekttervezéshez és -kezeléshez

Bármely projekt megtervezéséhez megbízható projektkör-kezelésre van szükség. Egyértelmű tervvel kell rendelkeznie hogy az összes érintett fél tudja, mire számíthat és mi lesz a szerepe.

Íme 10 utolsó tipp a projekt hatókörének sikeres kezeléséhez:

1. A projekt megértése – Ön meg kell határoznia és meg kell értenie az ügyfél érdeklődését, igényeit és céljait, és határozottan meg kell ismernie a projekt célkitűzéseit. a projekt befejezéséhez szükséges követelményeket. Ezután össze kell állítania egy teát m, meghatározza a szerepeket és kiosztja a feladatokat.
2. Alkalmazzon képzett projektmenedzsert – A világ legjobb terve szétesik, ha nincs megfelelő projektvezetője. Ügyesnek kell lenniük a csapat irányításában, tisztában kell lenniük azzal, hogyan kell felosztani a feladatokat az egyes személyek képességei és személyisége alapján.
3. Mérföldkövek meghatározása – A projekt befejezéséhez meg kell határoznia a legfontosabb fázisokat projekt vagy mérföldkő. Meg kell határoznia az egyes fázisok / mérföldkövek értékelésének és jóváhagyásának módját is.
4. Kommunikáció fenntartása – Tudnia kell kommunikálni az érdekeltekkel, a projektvezetővel, a felügyelőkkel, a vállalkozókkal és a csapat tagjaival a kérdések és a változások megvitatása érdekében. hogy mindenki ugyanazon az oldalon maradjon.
5. Azonosítsa a csapattagok erősségeit és gyengeségeit – Ha tisztában van a csapattagok erősségeivel és gyengeségeivel, hatékonyabbá válik a csapat, így teljesíteni tudja a projekt követelményeit.
6. Használja ki a vezetés előnyeit eszközök – Az online projektmenedzsment szoftverekben sok erőforrás található. Ezek az eszközök központosított platformot jelenthetnek a projektben részt vevő mindenki nyomon követésére, kezelésére, megosztására és kommunikációjára.
7. Kockázatkezelés gyakorlása – A potenciális kockázatok kezelése elengedhetetlen a potenciális fenyegetések azonosításához és a hibák és költségtúllépés, amely kisiklik a projektből.
8. Tesztelendő eredmények – A projekt sikeres megvalósításához a kritikus mérföldköveken teszteket kell kidolgoznia. Ez biztosítja az egyes lépések követelményeinek teljesülését.
9. A projekt értékelése – A projekt befejezése után a projektvezetőnek felül kell vizsgálnia és értékelnie kell a projekt különböző összetevőit és a projekt egészét. A cél a sikerek azonosítása, valamint azok a területek meghatározása, amelyeken javítani lehet a jövőbeli projektek hibáinak megelőzése érdekében.

Fejlessze a projektmenedzsment készségkészletét

A Global Knowledge kínál átfogó könyvtár a projektmenedzsment tanfolyamokról és tanúsítványokról, beleértve a CompTIA-t, az ITIL®-t, a Projektmenedzsment Intézetet (PMI) és még sok mást.

• Projektmenedzsment tanfolyamok megtekintése
• Projektmenedzsment tanúsítási tanfolyamok megtekintése