Attól a pillanattól kezdve, hogy egy új munkáltató felveszi első alkalmazottját, a bérszámfejtés, az IRS adóformái és más új felelősségek egy teljesen új világa nyílik meg. Míg első alkalmazottjának felvétele izgalmas időszak – vállalkozása növekszik! – Fontos, hogy kezelje új feladatait.

Ennek ellenére tudjuk, hogy ezek közül néhány felelősség félelmetesnek tűnhet. Az adóformák elemzése és a FICA forrásainak visszatartása sok kisvállalkozás tulajdonosának nem jön be természetes módon, és az IRS webhelye sem annyira hasznos.

Ezért is írtuk ezt az útmutatót másokkal együtt, hogy egyszerűsítsük és magyarázza el a béradók, a jelentések és az IRS-űrlapok új világát.

Itt az IRS W-3 űrlapról, a bér- és adónyilatkozatok továbbításáról beszélünk. Megmagyarázzuk mindazt, amit az új és a tapasztalt munkáltatóknak egyaránt tudnia kell, beleértve a következőket:

• Mi a W-3 forma
• Miért követeli meg a Szociális Biztonsági Igazgatóság (SSA) és az IRS a munkáltatókat ez
• Hogyan lehet megtudni, hogy be kell-e töltenie a W-3 űrlapot?
• Mikor és hogyan kell benyújtani a W-3 űrlapot?

Mi az űrlap? W-3?

Ha csak a soványra van szüksége, íme a legfontosabb tudnivalók a W-3 űrlapról:

• A W-3 űrlapon bemutatott adatok: Összesen a munkavállalók bérét és visszatartott adatait
• A benyújtáskor: Évente
• Kinek kell beadnia: A legtöbb munkaadó az Egyesült Államokban

Dióhéjban a W-3 forma az IRS és a társadalombiztosítás által használt dokumentum Az adminisztráció (SSA) összefoglalja és továbbítja a munkáltató W-2 űrlapjait.

Az IRS és az SSA a W-3 űrlapot követi nyomon a munkáltatók által fizetett bérek, fizetés, jutalékok, borravalók és egyéb kártérítések nyomán. év. Az űrlap beszámol a teljes jövedelem- és szövetségi biztosítási járulékról szóló törvény (FICA) által visszatartott adókról is.

A W-3 űrlap részletei, többek között:

• Összes jövedelem és a munkáltató által kifizetett fizetés (az összes alkalmazottnak)
• A bérszámfejtés teljes része, amelyet társadalombiztosítási és orvosi adókkal terhelnek
• Az összes visszatartott adó (mind a jövedelem, mind a FICA) ettől a fizetéstől

Miben különbözik a W-3 forma a W-2-től?

A W-3 és W-2 forma rendkívül hasonló. Nagyrészt ugyanazon információkról számolnak be, és minden munkáltatónak, akinek egy vagy több W-2 űrlapot kell benyújtania, be kell töltenie a W-3 űrlapot is.

A legfontosabb különbség az, hogy a W-2 űrlap olyan információkat közöl, mint az összes az egyes munkavállalók után visszatartott bérek és adók. A W-3 űrlap ezzel szemben a munkáltató által fizetett teljes bér, adóköteles bér és adók összegét tartalmazza.

Röviden: a W-2 űrlap megmondja az IRS-nek és az SSA-nak, hogy mennyit fizetett és visszatartott Jane-ért. az év folyamán – A W-3 űrlap megmondja nekik, hogy mennyit fizettek és visszatartottak az összes alkalmazottjukért.

Miben különbözik a W-3 űrlap a W-4 űrlaphoz képest?

A másik oldalon a W-4 nyomtatványt az új bérmunkával kapcsolatos dokumentumok részének tekintik. Valahányszor új alkalmazottat szállít, a munkáltatók felelősek azért, hogy kitöltsék a W-4 űrlapot, és a kitöltött űrlapot beküldjék az új alkalmazottak megfelelő állami címjegyzékébe. Itt megtalálja az államának megfelelő könyvtárat.

Az új alkalmazottak által a W-4 űrlap kitöltésekor megadott információk megadják, hogy mennyi jövedelemadót kell visszatartani a munkavállaló fizetéséből.

Nem kötelező, de sok munkáltató úgy dönt, hogy az alkalmazottak évente töltsenek ki egy új W-4 űrlapot, hogy biztosan visszatartsák a megfelelő összeget.

Miért az IRS és Az SSA előírja a munkáltatók számára, hogy nyújtsák be a W-3 űrlapot

Amikor az egyének benyújtják éves adóbevallásukat, be kell jelenteniük a megszerzett összes jövedelmet, a már befizetett adókat (általában a munkáltatói visszatartáson keresztül) és az esedékes (vagy esedékes) adókat. visszatérítendő). Mind az IRS, mind az SSA érdekelt abban, hogy az egyének pontosan beszámoljanak az egész évben fizetett jövedelmükről, ezért megkövetelik a munkáltatóktól, hogy W-2 űrlapokat nyújtsanak be minden alkalmazottra vonatkozóan.

Hasonlóképpen, A munkáltató által visszatartott összes fizetett bér, jövedelem és FICA-adó nyomon követése érdekében az SSA előírja, hogy a W-3 űrlap fedőlapként és az összes mellékelt W-2 űrlap összeállításaként működjön.

Mi a forrásadó és a FICA adó mégis?

Tehát talán hallott már a jövedelemadó-visszatartásról és a FICA-adókról, de teljesen tisztában van azzal, hogy mik ezek? Ha a válasz “Nem”, tegyünk egy lépést hátra és magyarázzuk meg.

Ami a bérszámfejtést és a foglalkoztatási adókat illeti, az adónak három fő típusa van:

• Levonó adók: Ezeket az adókat visszatartja az alkalmazottja fizetéséből, és tartalmazzák a szokásos jövedelemadót és a FICA adók munkavállalói részét is. Az Ön feladata, hogy visszatartsa ezeket az adókat, és letétbe helyezze azokat a megfelelő adóhatóságnál. Ezek amit a W-3 űrlapon jelentettek.
• Munkáltatói adók: Amint a neve is mutatja, Ön, a munkáltató, teljes egészében megfizeti ezeket az adókat.
• Megosztott adók: Ezeket az adókat felosztják (általában 50/50) Ön és alkalmazottai között. A társadalombiztosítási és a Medicare-adók (vagy FICA) a legjelentősebb megosztott adók. A W-3 formanyomtatványon az alkalmazottak ezen adókhoz való hozzájárulásainak összesített adata is szerepel.

A jövedelemadók jelentik az IRS adóalapjának legnagyobb részét. A FICA adói viszont az SSA-n belül fizetnek a Social Security and Medicare (más néven szociális biztonsági háló programnak).

Az egyes munkavállalók jövedelemadó mértéke az éves jövedelmük, a képzett eltartottak, a személyes preferencia és egyéb tényezők. Ezért kell összegyűjteni a W-4 űrlapot minden alkalmazotttól. Az űrlap megmondja, hogy mennyi jövedelemadót kell levonni az egyes fizetésekből.

A 2019-es FICA általános adókulcsai 7,55% -ot tesznek ki mindkét fél számára, beleértve a munkáltatót és a munkavállalót is. A bontás így néz ki:

• 6,2% -os társadalombiztosítási adó (más néven OASDI)
• 1,45% -os Medicare adó

Fontos Megjegyzendő, hogy a társadalombiztosítási adó csak az első 132 900 dollárra vonatkozik, amelyet a munkavállaló évente keres. Amint keresete meghaladja ezt a küszöböt, Önnek és a munkavállalónak nem kell további társadalombiztosítási adót fizetnie.

Ezzel szemben a meghatározott jövedelmi küszöbnél többet kereső alkalmazottaknak további 0,9% -os Medicare-adót kell fizetniük a 200 000 USD feletti jövedelem után. azoknak, akik egyedülállónak, vagy 250 000 dollárnak a házastárssal közösen benyújtottaknak. Ne feledje: A kiegészítő Medicare adót csak a munkavállaló fizeti, a munkáltató nem.

Be kell adnom a W-3 űrlapot?

Röviden, ha Ön szükséges egy vagy több W-2 űrlap benyújtása az alkalmazottak számára, akkor be kell nyújtania a W-3 űrlapot a Szociális Biztonsági Igazgatóságnál (SSA) is. Ennek lebontása érdekében, ha:

• visszatartott minden jövedelem-, társadalombiztosítási vagy Medicare-adót az alkalmazottak béréből
• legalább 600 dollárt fizetett bérként – még akkor is, ha nem visszatartani minden jövedelem-, társadalombiztosítási vagy Medicare-adót

Ezután be kell nyújtania a W-2 és a W-3 űrlapot is.

Szükségem van elküldi a W-3 űrlapot az alkalmazottaknak?

Íme egy egyszerű válasz az Ön számára: Nem. A munkáltatóknak minden év január 31-ig el kell küldenie minden munkavállalónak a megfelelő W-2 űrlapot – de nem küldenek űrlapot W-3 bárkinek, kivéve a társadalombiztosítási adminisztrációt (SSA).

Hogyan töltse ki a W-3 űrlapot

Ha a munkáltatók döntő többségébe tartozik, fájl W-2 űrlapokat, és ezért W-3 űrlapot, beszéljünk arról, hogyan és mikor fogod ezt megtenni. A W-3 űrlap kitöltéséhez készen kell állnia ezekre az információkra:

• üzleti adatai, beleértve a munkáltatói azonosító számot (EIN), a jogi címet és egyéb kapcsolattartót információk
• Az alkalmazottaknak az előző év folyamán kifizetett teljes bér (fizetés, borravaló, jutalék és egyéb ellentételezés)
• A társadalombiztosítás és a Medicare összes adóköteles bére
• Visszatartott jövedelemadó – mind a szövetségi, mind az állami
• A társadalombiztosítás teljes adója visszatartott
• a teljes Medicare-adó visszatartása

Jó hír, hogy a legtöbb bérszámfejtés rendszerek (beleértve a Wave-t is) nyomon követik ezeket az információkat az Ön számára. Amikor megérkezik az adóidő, gyorsan és egyszerűen előhívhatja ezeket és még sok minden mást.

W-2 űrlapok benyújtása

A W-3 űrlap az összes bér, az adóköteles bér és az adók számát tartalmazza. vállalkozása egész évben visszatartotta. De elsődleges célja, hogy a W-2 űrlapok fedőlapaként működjön.

A munkáltatóknak be kell nyújtaniuk a W-2 űrlapot is – amely ugyanazokat az információkat tartalmazza, mint a W-3 űrlap, de Alkalmazottak szerint lebontva – minden olyan alkalmazottra, akinek egész évben rendelkezett. Amikor eljön az ideje, minden munkavállalónak be kell nyújtania egy W-2 űrlapot, egy W-3 űrlappal együtt, hogy összefoglalja őket.

Mikor kell benyújtani a W-3 űrlapot

A W-3 űrlap éves bejelentés, ezért az IRS és az SSA évente egyszer kitöltik és benyújtják a munkáltatóktól. A W-3 űrlap benyújtásának éves határideje ( az összes megfelelő W-2 űrlappal együtt) január 31.

Ne feledje: A W-2 űrlapok másolatát ugyanarra a határidőre el kell küldenie az alkalmazottainak is.

W-3 nyomtatvány benyújtása a kormányhoz

A munkaadóknak néhány lehetőség közül választhatnak, amikor eljön az ideje a W-3 nyomtatvány benyújtásának:

• E-fájl online
• Levelezzen az űrlapon
• Egy könyvelővel dolgozzon együtt az Ön számára fájlozással
• Az előző opció bármilyen kombinációja on

Megjegyzés: Azoknak a munkáltatóknak, akiknek egy év alatt 250-nél több W-2 űrlapot kell benyújtaniuk, online kell benyújtaniuk a W-3 űrlapot. 2021-ben ez a maximális küszöb 100-ra vagy annál magasabbra csökken. 2022-től kezdődően az űrlapok maximális száma 10-re vagy annál többre csökken.

E-fájl online

Az SSA szerint az e-iktatás gyorsabb, pontosabb és biztonságosabb . És ne feledje: Ha több mint 250 W-2 űrlapot (2019-re) nyújt be a W-3 űrlappal együtt, akkor online kell benyújtania.

A W-3 űrlap online feltöltéséhez használja az SSA Business Services Online (vagy BSO) portálját.A BSO portál használatával két lehetősége van a W-3 űrlap kitöltésére:

• Hozzon létre egy űrlap kitöltő verziót, és nyomtasson ki másolatokat a küldéshez VAGY
• Töltse fel a bérfájlokat az adó- vagy bérszámfejtő szoftveréből (a BSO automatikusan elkészíti a megfelelő W-3 űrlapot.)

Amikor az éves forrásadó- és FICA-egyenlegét kell befizetni és befizetni online használhatja az elektronikus szövetségi adófizetési rendszert (EFTPS).

Ha úgy dönt, hogy adószakértővel vagy adószoftverrel dolgozik, az IRS azt javasolja, hogy a befizetéseket az elektronikus pénzeszközök visszavonásával (vagy EFW-n) keresztül hajtsa végre. Ez az opció lehetővé teszi, hogy egy lépésben e-fájlokat tegyen és engedélyezhesse a fizetést.

Levelezés az űrlapon

Míg az SSA inkább a munkaadókat tölti be online, a kisvállalkozásoknak lehetőségük van postázni is a W-3 űrlapon, az összes W-2 űrlappal és a hozzá tartozó adófizetésekkel együtt.

Mielőtt elküldené az űrlapot és befizetne, meg kell rendelnie a W-2 és a W- 3 az IRS-től. Megjegyzés: ezeket az űrlapokat nem lehet letölteni az IRS webhelyéről, majd postázni – papíralapú példányokat kell megrendelni az SSA-tól.

Miután megrendelte és kitöltött űrlapokat, elküldheti azokat a az alább felsorolt cím (valamint a W-2 és W-3 űrlapok útmutatójának 5. oldalán):

Társadalombiztosítási adminisztráció

Közvetlen műveleti központ

Wilkes-Barre, Pennsylvania 18769-0001

Megjegyzés: Ha az űrlapokat egyik napról a másikra el kell küldenie a határidő megadásához (általában magánszolgáltatókon keresztül, például a Fedex-en vagy az UPS-en keresztül), akkor erre kell elküldenie őket cím helyett:

Data Operations Center

ATTN: W-2 folyamat

1150 E. Mountain Drive

Wilkes-Barre, PA 18702-7997

Egy könyvelővel dolgozzon az Ön számára az iratok benyújtásáért

Az utolsó lehetőség a munkáltatóknak a W-3 űrlap és az esetleges befizetések vagy betétek benyújtására az, ha együttműködnek egy adószakértővel, aki az iratkezelést és a letétet is kezelheti az Ön számára. Mindkettőt gyakran a korábban hivatkozott elektronikus alapok visszavonási (EFW) rendszerén keresztül hajtják végre.

Összecsomagolás

Phew – ma sokat foglalkoztunk az IRS W-3 űrlappal. A gyors tájékoztatás érdekében itt vannak a főbb szempontok, amelyeket az Önhöz hasonló munkáltatóknak tudnia kell:

• A W-3 űrlap az összes alkalmazottjának fizetett teljes fizetést és fizetést, valamint az összes jövedelmet és a FICA adókat tartalmazza. az előző év során visszatartották
• Minden munkáltatónak, aki egy vagy több W-2 űrlapot benyújt, be kell nyújtania a W-3 űrlapot is.
• Az űrlap papíralapú másolatait az IRS weboldalán és az e- fájl az SSA BSO portálján keresztül