Mi piace pensare a Microsoft PowerPoint come a una prova delle abilità di marketing di base. Per creare una presentazione di passaggio, devo dimostrare capacità di progettazione, alfabetizzazione tecnica e un senso di stile personale.

Se la presentazione ha un problema (come un carattere non intenzionale, un collegamento interrotto o un testo illeggibile) , quindi probabilmente ho fallito il test.

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Anche se la mia presentazione orale è ben provata, una brutta esperienza visiva può rovinarla per il pubblico.

Competenza non significa nulla senza una buona presentazione che la sostenga. Per i principianti, prendi la tua raccolta di modelli PowerPoint gratuiti di seguito e utilizza i suggerimenti che seguono per perfezionare la tua prossima presentazione.

Indipendentemente dall’argomento, il successo di PowerPoint dipende da tre fattori principali: la tua padronanza di PowerPoint strumenti di progettazione, la tua attenzione ai processi di presentazione e la tua devozione a uno stile coerente. Ecco alcuni semplici suggerimenti per aiutarti a iniziare a padroneggiare ciascuno di questi fattori e non dimenticare di controllare le risorse aggiuntive in fondo a questo post.

Come creare una presentazione di PowerPoint

Una presentazione è composta da più diapositive e ora che sai come crearne una, puoi approfondire le presentazioni di PowerPoint capacità.

Apri di nuovo una presentazione vuota o inizia da una che hai già creato.

Se hai già creato una presentazione, fai doppio clic sull’icona per aprire la f ile. Altrimenti, apri Microsoft PowerPoint, fai clic su “File” nell’angolo in alto a sinistra e fai clic su “Nuova presentazione”. Da lì, puoi seguire le istruzioni per impostare una nuova presentazione.

Scegli un “tema” o creane uno tuo.

Microsoft offre temi integrati e variazioni di colore per aiutarti si progettano le diapositive con un aspetto coerente. Per scegliere tra questi temi predefiniti, scegli di nuovo la scheda “File”, seleziona “Nuovo”, scegli una delle opzioni e fai clic su “Crea”.

In caso contrario, puoi utilizzare gli elementi di PowerPoint, il tuo senso del design e tavolozza dei colori del tuo marchio per creare il tuo “tema”.

Crea una varietà di diapositive per scopi diversi.

Non vuoi presentare lo stesso diapositiva esatta, solo con contenuti diversi su di essa. Questo annoierebbe il tuo pubblico. Assicurati di creare più varianti, adattando alcuni degli usi comuni delle diapositive. Come minimo, avrai bisogno di:

• Una diapositiva del titolo
• Un’agenda o una diapositiva del sommario
• Una diapositiva che introduca l’oratore
• Varie diapositive dei contenuti (crea layout diversi considerando il tipo di multimedia che utilizzerai)

Usa la funzione Duplica diapositive per risparmiare tempo.

Non c’è motivo di creare questi design più e più volte. Ora che ne hai alcuni da cui attingere, puoi semplicemente duplicarli prima di inserire il tuo contenuto. Ecco come farlo:

1. Nel riquadro sinistro, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla miniatura della diapositiva che desideri duplicare.
2. Scegli “Duplica diapositiva” dal menu a comparsa.

Questo aggiungerà automaticamente una copia di questa diapositiva alla presentazione. Da lì, puoi personalizzarlo in base alle tue esigenze.

Aggiungi transizioni alle diapositive (facoltativo).

Fatte bene, le transizioni possono aggiungere un po ‘di movimento e spettacolarità alla tua presentazione . PowerPoint ha diverse transizioni integrate tra cui scegliere.

Per accedervi, seleziona la scheda “Transizioni” dalla barra multifunzione in alto. Da lì, puoi selezionare una transizione per visualizzarla in anteprima sullo schermo. Per personalizzarlo ulteriormente, fai clic su “Opzioni effetto” e gioca con le funzioni per trovare qualcosa che si adatti ai tuoi gusti. Per rimuovere una transizione, seleziona “Transizioni” e fai clic su “Nessuna.”

Aggiungi animazioni alle diapositive (facoltativo).

Come le transizioni, le animazioni possono aggiungere movimento, rivelare informazioni e aiutarti a sottolineare i punti che vuoi colpire durante il tuo discorso. animare un elemento, segui questi passaggi:

1. Seleziona l’elemento che desideri animare facendo clic su di esso.
2. Scegli “Animazioni” dalla barra multifunzione in alto.
3. Avrai la possibilità di scegliere tra diversi effetti visualizzati nella barra multifunzione.
4. Facendo clic su uno otterrai un’anteprima.
5. Per personalizzare l’animazione, seleziona “Opzioni effetto . “
6. Per rimuovere un’animazione, fai clic su” Nessuna “nella barra multifunzione.

Alcuni dei modi per personalizzare le animazioni includono:

• Al clic
• Con precedente
• Dopo precedente
• Durata
• Ritardo

Questi descrivi come vuoi che si comporti l’effetto, quindi gioca con loro finché non trovi un effetto che si adatta ai tuoi gusti.

Avrai anche la possibilità di spostare le animazioni mentre modifichi le diapositive con la funzione “Riordina animazione” nella barra multifunzione superiore.

Salva la presentazione.

Fai clic su “File” e “Salva”, assicurandoti di specificare quale cartella o destinazione desidera che il tuo PowerPoint venga archiviato.

Esegui la tua presentazione.

È sempre bene fare un giro di prova per assicurarti che le diapositive siano impostate correttamente e che le animazioni si attivino nel modo giusto ti aspetti che lo facciano.

Per presentare il tuo PowerPoint, vai alla scheda “Presentazione” e fai clic su “Riproduci dall’inizio”. La diapositiva coprirà l’intero schermo, bloccando il desktop e il software PowerPoint. È così che il tuo pubblico (in questo caso, tu per la corsa di prova) è concentrato esclusivamente sugli elementi visivi della tua presentazione.

Fai avanzare le diapositive.

Quando hai finito con una diapositiva e si desidera visualizzare la successiva nella sequenza, fare clic con il mouse in modalità presentazione. In questo modo la diapositiva avanzerà.

Stile PowerPoint

1 . Non lasciare che PowerPoint decida come utilizzare PowerPoint.

Microsoft voleva fornire agli utenti di PowerPoint molti strumenti. Ma questo non significa che dovresti usarli tutti. Ecco alcune cose fondamentali a cui prestare attenzione:

• Assicurati che i temi PPT preimpostati soddisfino le tue esigenze prima di adottarli.
• Cerca di evitare di utilizzare l’impostazione predefinita di Microsoft Office caratteri, Calibri e Cambria. L’utilizzo di questi due caratteri tipografici può rendere la presentazione deludente.
• I professionisti non dovrebbero mai utilizzare i suoni di azione di PPT. (Considera il tuo pubblico al di sopra delle preferenze personali).
• PowerPoint rende automatico il bulleting, ma chiediti: i proiettili sono effettivamente appropriati per quello che devi fare? A volte lo sono, ma non sempre.
• Le impostazioni predefinite recenti di PPT includono una piccola ombra su tutte le forme. Rimuovi questa ombra se non è effettivamente necessaria. Inoltre, non lasciare le forme nel loro blu predefinito.

2. Crea diapositive di dimensioni personalizzate.

Mentre tu di solito può farla franca con la dimensione predefinita della diapositiva per la maggior parte delle presentazioni, potrebbe essere necessario regolarla per presentazioni più grandi su schermi di dimensioni strane. Se è necessario, ecco come.

Suggerimento: ridimensiona il tuo diapositive prima di aggiungervi oggetti o le dimensioni degli oggetti risulteranno distorte.

3. Modifica il design del tuo modello di diapositiva.

Spesso è molto più facile modificare il tuo modello di PowerPoint prima di iniziare – in questo modo, non devi progettare ogni diapositiva a mano. Ecco come puoi farlo.

• Seleziona “Temi” nella barra di navigazione in alto.
• All’estrema destra, fai clic su “Modifica schema”, quindi su “Schema diapositiva”. “
• Apporta le modifiche desiderate, quindi fai clic su” Chiudi schema “. Tutte le diapositive attuali e future di quella presentazione utilizzeranno quel modello.

4. Scrivi il testo pensando al tuo pubblico.

Una parte significativa del contenuto di PowerPoint è il testo. Una buona copia può creare o distruggere la tua presentazione, quindi valutare il tuo lavoro scritto da diverse angolazioni potrebbe farti sembrare più persuasivo. Pensare a come viene ricevuto il tuo testo differenzia i bravi presentatori dai migliori.

Tipografia:

molte persone sottovalutano l’influenza del carattere tipografico, ma la scelta del carattere giusto è importante: la percezione del tuo tipo di carattere potrebbe influenzare l’impressione che il tuo pubblico ha di te. il carattere giusto è un’opportunità per trasmettere personalità e professionalità del marchio coerenti.

Alcuni caratteri sono visti come puliti e professionali, ma questo non significa che siano noiosi. Un errore comune è pensare che il tuo carattere non lo sia “abbastanza eccitante”, che potrebbe portarti a scegliere un carattere che distrae dal tuo messaggio generale.

Fonte: Workfront

Detto questo, puoi comunque utilizzare caratteri divertenti ed eccentrici, con moderazione. Compensare un carattere divertente o lettere grandi con qualcosa di più professionale può creare una presentazione accattivante. Soprattutto, assicurati di essere coerente in modo che la tua presentazione abbia lo stesso aspetto in ogni diapositiva, in modo che il tuo pubblico non venga distratto da troppi caratteri disparati.

Fonte: Design Shack

5. Assicurati che tutti gli oggetti siano allineati correttamente.

Avere oggetti allineati correttamente sulla diapositiva è la chiave per renderla lucida e professionale. Puoi provare manualmente ad allineare le tue immagini … ma sappiamo tutti come funziona in genere. Stai cercando di assicurarti che tutti i tuoi oggetti si trovino al centro della diapositiva, ma quando li trascini lì, non sembra ancora del tutto corretto. Sbarazzati dei tuoi indovinelli e lascia che PowerPoint faccia la sua magia con questo trucco.

Come allineare più oggetti:

• Seleziona tutti gli oggetti tenendo premuto “Maiusc” e facendo clic su su tutti.
• Seleziona “Disponi” nella barra delle opzioni in alto, quindi scegli “Allinea o Distribuisci”.
• Scegli il tipo di allineamento che desideri.

Come allineare gli oggetti alla diapositiva:

• Seleziona tutti gli oggetti tenendo premuto “Maiusc” e fai clic su tutti.
• Seleziona “Disponi” nella barra delle opzioni in alto, quindi scegli “Allinea o Distribuisci”.
• Seleziona “Allinea alla diapositiva”.
• Seleziona di nuovo “Disponi” nella barra delle opzioni in alto, quindi scegli “Allinea o distribuisci”.
• Scegli il tipo di allineamento che desideri.

Progettazione PowerPoint

6. Usa i “Menu Formato” per controllare meglio i tuoi oggetti “design.

I menu Formato ti permettono di fare regolazioni fini che altrimenti sembrano impossibili. Per farlo, fai clic con il tasto destro su un oggetto e seleziona l’opzione” Formato “. Qui puoi perfezionare le ombre, regolare le misurazioni della forma, creare riflessi e molto altro. Il menu che apparirà è simile a questo:

Sebbene le opzioni principali possano essere trovate sulle barre degli strumenti del formato di PowerPoint, cerca il controllo completo nel menu della finestra del formato. Altri esempi di opzioni disponibili includono:

• Regolazione del testo all’interno di una forma.
• Creazione di un’ombra prospettica naturale dietro un oggetto.
• Ricolorazione manuale delle foto e con opzioni automatiche.

7. Approfitta delle forme di PowerPoint.

Molti utenti non si rendono conto di quanto siano diventati flessibili gli strumenti di forma di PowerPoint. In combinazione con le opzioni di formato estese rilasciate da Microsoft nel 2010, il potenziale per un buon design con forme è immediatamente disponibile. PowerPoint offre all’utente una serie di fantastiche opzioni di forma oltre ai tradizionali modelli rettangolari, ovali e rettangolari arrotondati, a differenza anche dei programmi di progettazione professionale come Adobe Creative Suite o Quark.

Le forme odierne includono forme intelligenti altamente funzionali funzione, che consente di creare diagrammi e diagrammi di flusso in pochissimo tempo. Questi strumenti sono particolarmente utili se si considera che PowerPoint è un mezzo visivo. Il paragrafo e gli elenchi puntati sono noiosi: puoi utilizzare le forme per esprimere il tuo messaggio in modo più chiaro.

8. Crea forme personalizzate.

Quando crei una forma, fai clic con il pulsante destro del mouse e premi “Modifica punti”. Modificando i punti, puoi creare forme personalizzate che si adattano alle tue esigenze specifiche. Ad esempio, puoi rimodellare le frecce per adattarle alle dimensioni che desideri.

Un’altra opzione è combinare due forme insieme. Quando selezioni due forme, fai clic con il pulsante destro del mouse e vai al sottomenu “Raggruppamento” per visualizzare una varietà di opzioni.

• Combina crea una forma personalizzata che ha parti sovrapposte delle due forme precedenti tagliate .
• L’unione crea una forma completamente unita.
• Interseca crea una forma solo delle sezioni sovrapposte delle due forme precedenti.
• Sottrai taglia la sovrapposizione porzione di una forma dall’altra.

Utilizzando questi strumenti invece di cercare di modificare i punti con precisione, puoi creare forme personalizzate misurate con precisione.

9. Ritaglia le immagini in forme personalizzate.

Oltre a creare forme personalizzate nella presentazione, puoi anche utilizzare PowerPoint per ritagliare immagini esistenti in nuove forme.Ecco come farlo:

Scopri di più sulla creazione di immagini per i tuoi canali di marketing nel video di seguito.

10. Presenta siti web in PowerPoint.

La tradizione dice che se vuoi mostrare un sito web in un PowerPoint, dovresti semplicemente creare un link alla pagina e chiedere a un browser di aprirsi. Per gli utenti di PC, c’è un’opzione migliore.

Software di terze parti che si integra completamente nella scheda sviluppatore di PowerPoint può essere utilizzato per incorporare un sito Web direttamente nel tuo PowerPoint utilizzando un normale iframe HTML. Uno dei migliori strumenti è LiveWeb, un software di terze parti sviluppato in modo indipendente.

Utilizzando LiveWeb, non devi interrompere il tuo PowerPoint e la tua presentazione rimarrà fluida e naturale. Che tu incorpori un’intera pagina web o solo un video di YouTube, questo può essere un miglioramento di alta qualità di terze parti.

Sfortunatamente , Gli utenti Mac non hanno un’opzione simile la seconda scelta è acquisire schermate del sito Web, collegarlo tramite un browser o incorporare contenuti multimediali (come un video di YouTube) scaricandoli direttamente sul computer.

11. Prova a usare le GIF.

Le GIF sono immagini animate in loop utilizzate per comunicare uno stato d’animo, un’idea, informazioni e molto altro. Gli utenti aggiungono GIF a PowerPoint per essere divertenti o per dimostrare rapidamente un processo. È facile aggiungere GIF alle diapositive. Per farlo, segui questi passaggi:

Processo PowerPoint

12. Sii semplice.

PowerPoint è uno strumento eccellente per supportare la tua presentazione con informazioni visive, grafica e punti supplementari. Ciò significa che il tuo powerpoint non dovrebbe essere l’intera presentazione. Le tue diapositive, non importa quanto creative e belle, non dovrebbero essere le star del spettacolo. Mantieni il tuo testo e le tue immagini chiari e concisi, usandoli solo per integrare il tuo messaggio e autorità.

Se le tue diapositive contengono informazioni dense e disordinate, distrarrai il tuo pubblico e renderà molto più probabile che perderai la loro attenzione. Niente nelle tue diapositive dovrebbe essere superfluo! Mantieni la tua presentazione persuasiva mantenendola pulita. Ci sono alcuni modi per farlo:

• Limita i punti elenco e il testo.
• Evita i paragrafi e le virgolette.
• Mantieni lo “spazio bianco” o “spazio negativo”.
• Mantieni percentuali, grafici e dati estremamente semplici.

13. Incorpora i file dei caratteri.

Un problema costante che i relatori hanno con PowerPoint è che i caratteri sembrano cambiare quando i relatori si spostano da un computer a un altro. In realtà, i caratteri non cambiano: il computer di presentazione semplicemente non ha gli stessi file di caratteri installati. Se stai usando un PC e stai presentando su un PC, allora c’è una soluzione fluida per questo problema. (Quando si coinvolgono i sistemi Mac, la soluzione è un po ‘più rozza. Vedere il suggerimento n. 11).
Ecco il trucco: quando si salva il file PowerPoint (solo su un PC), fare clic su Salva opzioni nella sezione “Salva con nome … “finestra di dialogo. Quindi, seleziona la casella di controllo “Incorpora caratteri TrueType” e premi “OK”. Ora, la tua presentazione manterrà il file dei caratteri e i caratteri non cambieranno quando sposti i computer (a meno che tu non dia la presentazione su un Mac).

14. Salvare le diapositive come JPEG.

In PowerPoint per Mac 2011, non è disponibile alcuna opzione per incorporare i caratteri nella presentazione. Quindi, a meno che non utilizzi caratteri tipografici ubiquitari come Arial o Tahoma, è probabile che il tuo PPT subisca modifiche di font su computer diversi.

Il modo più sicuro per evitarlo è salvare la presentazione finale come JPEG e quindi inserirli JPEG sulle diapositive. Su un Mac, gli utenti possono facilmente trascinare e rilasciare i JPEG in PPT con tempi di caricamento rapidi. Se non utilizzi azioni nella tua presentazione, questa opzione funziona particolarmente bene.

Se vuoi che la tua presentazione appaia “animata”, dovrai fare un po ‘di armeggiare. Tutto ciò che devi fare è salvare i JPEG di ogni “fotogramma” dell’animazione. Quindi, nella presentazione finale, visualizzerai semplicemente quei JPEG nell’ordine in cui desideri che l’animazione appaia. Mentre tecnicamente avrai diverse nuove diapositive al posto di uno originale, il tuo pubblico non conoscerà la differenza.

Una considerazione importante: se il tuo PPT include molti JPEG, la dimensione del file aumenterà.

15. Incorpora multimediale.

PowerPoint ti consente di collegare a file video / audio esternamente o di incorporare i media direttamente nella presentazione. Dovresti incorporare questi file se puoi, ma se usi un Mac, non puoi effettivamente incorporare il video (vedere la nota di seguito). Per i PC, due ottimi motivi per l’incorporamento sono:

• L’incorporamento consente di riprodurre i media direttamente nella presentazione. Avrai un aspetto molto più professionale rispetto al passaggio da una finestra all’altra.
• Incorporare significa anche che il file rimane all’interno della presentazione di PowerPoint, quindi dovrebbe essere riprodotto normalmente senza lavoro aggiuntivo (tranne su un Mac).

Nota: gli utenti Mac OS di PowerPoint dovrebbero prestare la massima attenzione all’utilizzo di file multimediali.

Se utilizzi PowerPoint per Mac, dovrai sempre portare il video e / o file audio con te nella stessa cartella della presentazione di PowerPoint. È meglio inserire file video o audio solo dopo che la presentazione e la cartella contenente sono state salvate su un’unità portatile nella loro cartella permanente. Inoltre, se la presentazione verrà riprodotta su un computer Windows, gli utenti Mac devono assicurarsi che i propri file multimediali siano in formato WMV. Questo suggerimento diventa un po ‘complicato, quindi se vuoi usare PowerPoint in modo efficace, considera l’utilizzo dello stesso sistema operativo per la progettazione e la presentazione, qualunque cosa accada.

16. Porta il tuo hardware.

Tra i sistemi operativi, PowerPoint è ancora un po ‘nervoso. Anche tra diverse versioni di PPT, le cose possono cambiare. Un modo per risolvere questi problemi è assicurarti di avere l’hardware giusto, quindi porta con te il tuo laptop quando “stai presentando”.

17. Usa “Presenter View”

Nella maggior parte delle situazioni di presentazione, saranno presenti sia lo schermo del relatore che il display principale proiettato per la presentazione. PowerPoint dispone di un ottimo strumento chiamato Visualizzazione relatore, che si trova nella scheda “Presentazione” di PowerPoint 2010 (o 2011 per Mac). Nella visualizzazione presentatore è inclusa un’area per le note, un timer / orologio e un display per la presentazione.

Per molti relatori, questo strumento può aiutare a unificare la loro presentazione parlata e il loro aiuto visivo. Non vuoi mai che PowerPoint sembri una pila di note che usi una stampella. Usa l’opzione Visualizzazione relatore per creare una presentazione più naturale.

Suggerimento: all’inizio della presentazione, dovresti anche premere CTRL + H per far scomparire il cursore. Se ne hai bisogno, premi il tasto “A” lo ripristinerà!

Con stile, design e processi di presentazione alle spalle, puoi fare molto di più con PowerPoint che semplici presentazioni per i tuoi clienti. PowerPoint e applicazioni per diapositive simili sono strumenti flessibili che non dovrebbero essere dimenticati. Con un ottimo modello, puoi essere sulla buona strada per creare presentazioni che stupiranno il tuo pubblico.

Nota dell’editore: Questo post è stato originariamente pubblicato nell’agosto 2019 ed è stato aggiornato per completezza.

Pubblicato originariamente il 10 settembre 2020 5:30 : 00 PM, aggiornato il 25 gennaio 2021