La gestione dell’ambito del progetto è un processo definito per il completamento di un progetto temporaneo. È un elemento essenziale per la funzione di qualsiasi squadra, garantendo la massima efficienza, eliminando il lavoro non necessario o ridondante e mantenendo una squadra sulla stessa pagina in ogni fase del percorso. L’ambito del progetto aiuterà anche a gestire le aspettative del cliente e a mantenere il progetto nei tempi e nel budget.

Che cos’è la gestione del progetto?

La gestione dell’ambito del progetto si riferisce a una serie di processi che devono essere completato al fine di fornire un “progetto”, che potrebbe essere un prodotto, un servizio o un risultato con caratteristiche o funzioni specifiche. La gestione dell’ambito si concentra su “come ci arriviamo” o forse più accuratamente “quali passi intraprendiamo per arrivarci?” Questi passaggi sono definiti e mappati in modo che i project manager e i supervisori possano determinare la quantità di lavoro necessaria e dove concentrare gli sforzi del team per completare il progetto.

La gestione dell’ambito del progetto non deve essere confusa con il prodotto Scope Management, che si concentra maggiormente sui requisiti funzionali del prodotto / servizio / risultato. Questo tipo di ambito definisce cos’è il prodotto, come sarà e come funzionerà, sia che si tratti del prodotto nel suo insieme o di un componente del prodotto.

La gestione dell’ambito del progetto include tre processi:

• Pianificazione: il progetto viene definito e il lavoro (o i processi) necessario per consegnare il progetto.
• Controllo: implica il monitoraggio, la gestione e il monitoraggio dell’avanzamento di un progetto, inclusi il monitoraggio della documentazione, lo scorrimento dell’ambito, il monitoraggio del lavoro durante ogni fase e la disapprovazione / approvazione di eventuali modifiche lungo il percorso.
• Chiusura: questa è la parte “conclusiva” del processo, che comporta un audit dei deliverable del progetto e l’accesso ai risultati del prodotto finale rispetto al piano definito originale.

Ecco un esempio di piano di Project Scope Management:

Fonte: MindGenius

Puoi anche formattare i tuoi piani di Project Scope Management come guide. Ulteriori esempi possono essere trovati qui.

Determina la dichiarazione dell’ambito del progetto

L’istruzione dell’ambito è dove identificherai il lavoro che deve essere fatto per completare il progetto. Definisce i tuoi obiettivi e dirige i processi per il completamento del progetto. Potresti anche vedere la dichiarazione dell’ambito denominata “dichiarazione di lavoro” o “termine di riferimento”.

Avere una dichiarazione dell’ambito chiara assicurerà che tutti sappiano cosa aspettarsi, che ogni passaggio richiesto venga eseguito e che il progetto sia stato completato con successo nei tempi e nel budget.

La dichiarazione dell’ambito dovrebbe includere un elenco di tutto il necessario per creare la struttura del progetto, inclusi: obiettivi del progetto, risultati finali, caratteristiche, funzioni, attività , scadenze e costi.

Il project manager, collaborando con i team leader e le parti interessate, dovrebbe sviluppare la dichiarazione dell’ambito, assicurando quanto segue:

• Include solo lavoro (ambito) richiesto;
• Ogni fase del progetto può essere completata in tempo e
• Che il progetto può essere completato entro il budget assegnato.

La dichiarazione dell’ambito dovrebbe includere:

1. I confini del progetto (cosa è e cosa non è incluso)
2. Le responsabilità di ogni squadra e i singoli membri del team
3. Le procedure per completare ogni fase del progetto
4. Come ogni fase verrà verificata e approvata

Perché il progetto La dichiarazione dell’ambito è essenziale

Non faresti un lungo viaggio senza una mappa. La dichiarazione dell’ambito del progetto è come una mappa utilizzata per andare dall’inizio alla fine. Senza questa dichiarazione, i membri del team non possono essere chiari su cosa dovrebbero fare e quando. È anche più probabile che manchi le scadenze, commetta errori e superi il budget.

La dichiarazione dell’ambito diventa anche parte della tua documentazione essenziale, a dimostrazione che tutte le parti sono state informate e hanno firmato il progetto prima dell’inizio di qualsiasi lavoro . È necessaria una tale dichiarazione per proteggere i propri interessi in caso di controversie con il cliente, appaltatori, subappaltatori o lavoratori.

Di seguito è riportato un esempio di dichiarazione dell’ambito del progetto:

Fonte: Example.com

Ulteriori esempi di dichiarazione sull’ambito del progetto possono essere trovati qui.

Gestione del progetto passaggi

La gestione dell’ambito del progetto richiede una serie di passaggi per garantire che siano messi in atto i processi corretti. In generale, ci sono 6 passaggi, che possono essere applicati a quasi tutti i settori o tipi di progetto, che si tratti di un nuovo prodotto, sistema di rete di computer, software / hardware per computer, progetto di ingegneria, progetto di costruzione o un nuovo dipartimento all’interno di un’organizzazione.

Pianificare la gestione dell’ambito

Questo primo passaggio prevede la pianificazione del processo e la creazione di un piano di gestione dell’ambito. L’obiettivo di questo passaggio è determinare come l’ambito sarà definito, gestito, verificato e controllato.

Ci sono 4 parti principali del piano di gestione dell’ambito:

• Requisiti
• Dichiarazione dell’ambito
• Programma di suddivisione del lavoro
• Dizionario WBS (struttura di suddivisione del lavoro)

Raccogli requisiti

Questo secondo passaggio stabilirà cosa deve essere realizzato durante il progetto. Dovrai raccogliere i requisiti di tutte le parti interessate, che possono includere il cliente, l’alta dirigenza, gli investitori, le autorità di regolamentazione del governo, i vicini oi proprietari terrieri vicini. Determinerai la tempistica del progetto, l’allocazione delle risorse e gli obiettivi del progetto.

Esistono 5 categorie di requisiti del progetto:

• Requisiti aziendali
• Requisiti delle parti interessate
• Requisiti del prodotto
• Requisiti della transizione
• Requisiti di qualità

Definisci l’ambito

Questa fase implica la determinazione dell’ambito del lavoro che sarà coinvolto per consegnare il progetto. Dovrebbe delineare i passaggi che verranno intrapresi per raggiungere gli scopi e gli obiettivi del progetto.

Definire l’ambito del progetto identificando:

• Obiettivi del progetto
• Obiettivi
• Sottofasi
• Attività
• Risorse
• Budget
• Pianificazione

In questa fase stabilirai anche i parametri del progetto. In altre parole, devi definire esattamente cosa è incluso nel progetto e cosa no. Ciò garantisce che il cliente, le parti interessate, il senior management, il project manager e i membri del team siano tutti consapevoli di ciò che ci si aspetta.

Crea WBS

La Work Breakdown Structure (WBS) implica la suddivisione i risultati del progetto in unità più piccole. Fondamentalmente, suddividi il progetto in fasi, comprese le attività richieste per completare ciascuna fase.

Se stavi costruendo una casa, le fasi WBS potrebbero includere:

• Progettazione – Creazione di piante / progetti e modifiche ai piani
• Strutturale – Scavi, gettate di fondazione, intelaiature, muri a secco e travetti del tetto
• Utilità – Idraulico, elettrico e HVAC
• Finitura – Pittura, finestre, coperture, rivestimenti e architettura del paesaggio

Un esempio WBS:

Fonte: Lucidchart

5. Convalida dell’ambito

Questo passaggio ha a che fare con la formalizzazione dell’accettazione dei risultati finali. Questa fase non riguarda i deliverable stessi, ma il modo in cui verranno accettati e approvati. Lo scopo di questa fase è evitare che le parti interessate decidano che le cose avrebbero dovuto essere fatte diversamente dopo che il progetto è stato completato.

L’ambito della convalida dovrebbe includere:

• Se i risultati del progetto sono accettati?
• Chi accetta i deliverable del progetto?
• In quali condizioni saranno accettati i deliverable?

Ambito del controllo

Si riferisce al processo di monitoraggio dei progressi e di gestione dei cambiamenti che si verificano durante il progetto. Monitora lo “scorrimento dell’ambito”, che si verifica quando vengono aggiunte / modificate attività aggiuntive, senza apportare le modifiche necessarie all’ambito in termini di pianificazione, costi e risorse. Questa è una parte essenziale del processo poiché le modifiche possono comportare perdite di tempo superamento dei costi e richiederà la riallocazione di risorse e manodopera.

10 suggerimenti per una pianificazione e gestione dei progetti di successo

La pianificazione di qualsiasi progetto richiede una solida gestione dell’ambito del progetto. È necessario disporre di un piano chiaro in modo che tutte le parti coinvolte sappiano cosa aspettarsi e quali saranno i loro ruoli.

Ecco 10 suggerimenti finali per avere una gestione dell’ambito del progetto di successo:

1. Capire il progetto – Tu deve identificare e comprendere gli interessi, le esigenze e gli obiettivi del cliente e avere una solida conoscenza degli obiettivi del progetto.
2. Identificare i requisiti del progetto – Per sapere quali risorse sono necessarie, è necessario identificare i requisiti per completare il progetto, quindi sarà necessario assemblare un tè m, definisci i ruoli e assegna i compiti.
3. Assumi un project manager qualificato – Il miglior piano del mondo andrà in pezzi se non hai il project manager giusto. Devono essere abili nella gestione di un team, con una chiara comprensione di come allocare i compiti in base alle capacità e alle personalità di ogni persona.
4. Definire le pietre miliari: per completare un progetto, è necessario definire le fasi chiave di un progetto o di una pietra miliare. È inoltre necessario definire come valutare e approvare ogni fase / traguardo.
5. Mantenere le comunicazioni: è necessario essere in grado di comunicare con gli stakeholder, il project manager, i supervisori, gli appaltatori e i membri del team per discutere problemi e cambiamenti in modo che tutti rimangano sulla stessa pagina.
6. Identifica i punti di forza e di debolezza dei membri del team – Essere consapevoli dei punti di forza e di debolezza dei membri del team renderà il team più efficiente in modo da poter soddisfare i requisiti del progetto.
7. Approfitta della gestione strumenti – Ci sono molte risorse nel software di gestione dei progetti online. Questi strumenti possono essere una piattaforma centralizzata per monitorare, gestire, condividere e comunicare con tutte le persone coinvolte nel progetto.
8. Praticare la gestione dei rischi: la gestione dei rischi potenziali è essenziale per identificare potenziali minacce ed evitare errori e superamenti dei costi che potrebbero far deragliare un progetto.
9. Risultati dei test: per consegnare un progetto con successo, è necessario sviluppare test a tappe fondamentali. Ciò garantirà che i requisiti di ogni fase siano stati soddisfatti.
10. Valutazione del progetto – Dopo che un progetto è completo, il responsabile del progetto dovrebbe rivedere e valutare i vari componenti del progetto e il progetto nel suo insieme. L’obiettivo è identificare i successi e le aree in cui è possibile apportare miglioramenti per prevenire errori sui progetti futuri.

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