Vuoi imparare a creare una politica di partecipazione dei dipendenti?

Le aziende di successo in tutto il mondo hanno una cosa in comune: tutte hanno un’eccellente partecipazione dei dipendenti.

Ma cosa succede quando i tuoi dipendenti non si presentano?

I tuoi processi vengono interrotti, affronti una crisi di personale e inevitabilmente perderai le scadenze. E con la pandemia COVID-19 che colpisce le aziende in tutto il mondo, monitorare la presenza dei dipendenti da remoto sta diventando più difficile che mai!

Non sembra l’ideale, giusto?

Una politica dettagliata sulla frequenza dei dipendenti è un modo efficiente per evitare questi problemi di frequenza.

Descriverà tutto ciò che i tuoi dipendenti devono sapere su come presentarsi al lavoro e le conseguenze di una scarsa presenza dei dipendenti.

Per aiutarti, copriremo cos’è una polizza di presenza e cosa devi includere nella tua polizza. Per iniziare, ti forniremo un modello di politica di partecipazione dei dipendenti di esempio.

Questo articolo contiene:

• Che cos’è un dipendente Politica di partecipazione
• Perché è necessaria una politica di partecipazione
• Cosa deve essere coperto nella politica di partecipazione dei dipendenti
• Un modello di politica di partecipazione dei dipendenti di esempio

Che cos’è una politica di partecipazione dei dipendenti?

Nota: queste prime sezioni trattano le basi delle politiche di partecipazione e cosa dovrebbero coprire, se vuoi passare direttamente al modello, fai clic qui .

Una politica di partecipazione dei dipendenti è un documento che contiene tutte le informazioni di cui i dipendenti hanno bisogno per quanto riguarda la presenza. Conterrà il modo in cui i dipendenti dovrebbero partecipare al lavoro, i livelli di partecipazione previsti e persino i problemi associati alla presenza.

Ad esempio, una politica di partecipazione equa dei dipendenti coprirà una serie di problemi di frequenza comuni. Questi problemi di frequenza possono variare da ritardi e assenze non programmate e includono anche giorni di malattia e congedi personali.

Questa politica ti aiuta anche a spiegare l’azione disciplinare per coloro che non rispettano i requisiti di partecipazione dell’azienda.

Perché hai bisogno di una politica di partecipazione?

Avere una politica di partecipazione dei dipendenti ha diversi vantaggi:

Mantiene tutti sulla stessa pagina

Una politica di partecipazione aiuta il dipendente a capire cosa ci si aspetta da loro quando si tratta di presenza al lavoro. Questa politica spiega anche perché la loro puntualità e frequenza regolare è importante.

Descriverà anche chiaramente le conseguenze del mancato rispetto delle linee guida per la partecipazione, assicurandosi che tutti siano consapevoli di ciò che devono evitare.

Proteggiti da possibili controversie

Cosa succede se l’assenza del dipendente e la successiva punizione si traducono in richieste di trattamento ingiusto da parte di quel dipendente?

Per proteggersi da questo, la tua politica di presenza funge da documento legale. Poiché copre chiaramente un’ampia varietà di questioni relative alla partecipazione, ogni dipendente sa cosa ha in serbo per lui.

In questo modo, in caso di controversia futura, puoi fare riferimento alla politica nel loro manuale del dipendente come prova che tutto è stato spiegato e che il dipendente ha acconsentito a seguire queste norme.

Cosa entra in una politica di partecipazione dei dipendenti?

Ora sai perché avere una politica di partecipazione dei dipendenti è importante, ma cosa dovrebbe entrare in quella politica?

A assicurati di non perdere nulla di importante, abbiamo compilato un elenco di sezioni importanti che dovrebbero essere affrontate nella tua politica.

Chiarimenti su tutti gli aspetti della partecipazione

Come puoi assicurarti che la tua politica di partecipazione sia compresa da tutti?

Desideri coprire una varietà di questioni relative alla partecipazione in la tua politica.

Tuttavia, avere troppi termini inizierà a confondere il tuo dipendente.

Spiegare chiaramente i diversi termini utilizzati nella politica ti aiuterà a evitare ogni possibile confusione sulle aspettative di partecipazione dei dipendenti.

Di seguito sono riportati alcuni termini di esempio che dovresti definire nella tua politica:

A. Assenteismo

Quando inizi a definire l’assenteismo nella tua politica, devi essere specifico su ciò che contrassegna un dipendente come assente. Ricorda, l’assenteismo può includere giorni di ferie, permessi medici o incarichi di giuria.

I tuoi dipendenti devono anche sapere cosa devono fare per evitare punti di presenza negativi o azioni disciplinari.

Ricorda di includere anche ciò che consideri eccessivo assenteismo o abbandono del lavoro e l’azione disciplinare per tali infrazioni di frequenza.

B. Assenze approvate e assenze ingiustificate

Anche se si desidera eliminare le assenze dei dipendenti, a volte i dipendenti non possono attenersi al loro programma di lavoro. Spiegando l’assenza approvata nella tua polizza, è meno probabile che i dipendenti vengano contrassegnati come assenti inutilmente.

L’assenza approvata può essere verificata utilizzando documenti ufficiali come la nota del medico o gli avvisi di incarico della giuria.Queste circostanze possono essere gestite dal dipartimento delle risorse umane quando necessario.

C. Dipendenti esenti e dipendenti non esenti

La tua politica deve includere anche la differenza tra dipendenti esenti e dipendenti non esenti. I regolamenti FLSA stabiliscono chiaramente che i dipendenti esenti non possono richiedere la retribuzione per gli straordinari.

Un dipendente non esente, d’altra parte, PU richiedere la retribuzione dello straordinario per le ore aggiuntive lavorate.

D. Giorno di malattia vs congedo personale

Assegnerai un congedo per malattia retribuito nella tua polizza?

Cosa è necessario fornire per avere diritto a quel congedo per malattia?

Queste sono solo alcune delle domande a cui devi rispondere nella tua polizza.

La tua politica di frequenza può includere anche opzioni di congedo personale in modo che i tuoi dipendenti non utilizzino il loro congedo per malattia in modo inappropriato. Puoi anche includere un’opzione aggiuntiva di ferie retribuite come un giorno di ferie per una maggiore flessibilità.

E. Congedo protetto FMLA

La tua azienda è coperta per FMLA lasciare?

Secondo il Family and Medical Leave Act, i dipendenti idonei hanno diritto a 12 settimane di congedo non retribuito durante un periodo di 12 mesi.

Assicurati che la tua politica di presenza al lavoro ne tenga conto e spieghi chiaramente questo processo.

F. Ritardo

Come definisci il comportamento ritardato?

La tua politica deve includere il modo in cui definisci il ritardo. Questo chiarimento aiuterà i dipendenti a capire quanto sia importante la puntualità e a soddisfarla.

Ad esempio, un dipendente verrà contrassegnato come in ritardo se arriva con 15 minuti di ritardo per il turno programmato? O sarai più indulgente quando si tratta dell’orario di inizio di un programma di lavoro?

Se vuoi affrontare solo i comportamenti tardivi, valuta la possibilità di stabilire una politica sui ritardi per accompagnare la tua politica di presenza.

Come misurerai la partecipazione dei dipendenti?

Ora hai chiarito tutti i termini importanti nella tua politica.

Ma come monitorerai e misurerai la presenza di ogni dipendente nella tua azienda?

Qui è dove citi il tuo sistema di gestione delle presenze nella tua politica.

Ad esempio, utilizzerai login, scanner biometrici o semplici timecard?

Oppure, con il lavoro a distanza che sta diventando così popolare, utilizzerai invece strumenti online per tenere traccia delle presenze?

Spiegarlo nella tua politica di presenza è importante perché fornisce ai dipendenti chiarezza sulla partecipazione processo per evitare malintesi in futuro.

Aggiungerai un bonus di presenza?

Premiare i dipendenti per l’eccellente presenza è un grande incentivo per i dipendenti che funziona anche come un ottimo stimolatore del morale dei dipendenti.

Puoi misurare una buona partecipazione valutando quanto segue:

• Costantemente in orario per il lavoro.
• Non lasciare l’ufficio per sbrigare commissioni personali.
• Informare sempre il proprio supervisore di potenziali permessi.

Assegnando punti di presenza a ciascuna di queste attività, puoi misurare con precisione la frequenza regolare del tuo dipendente.

Ma quanto spesso dovresti premiare una buona partecipazione per lavorare come stimolatore morale dei dipendenti?

Puoi premiare una buona partecipazione su base mensile o annuale. Questo ti darà abbastanza tempo per misurare con precisione e la presenza dei dipendenti.

Procedure disciplinari

Quando delinei le procedure disciplinari nella tua politica, i tuoi dipendenti conosceranno le conseguenze di una scarsa presenza dei dipendenti.

È possibile utilizzare un semplice sistema “a punti” per tenere traccia di eventuali problemi di presenza dei dipendenti, ad esempio:

• Assente, per comprovata ragione: 1 punto.
• Assente, nessuna chiamata o scusa: 2 punti.
• Tardy: ½ punto.
• Non riesce a presentarsi al lavoro all’orario di lavoro programmato: ½ punto.
• Rientro in ritardo dal pranzo o dalla pausa: 1 punto (oltre 30 minuti).
• Non al posto di lavoro durante l’orario di lavoro: 3 punti

Puoi usare queste scarse presenze punti per calcolare le infrazioni di presenza del dipendente e assegnare le azioni disciplinari progressive:

• 15 punti: viene dato un avvertimento verbale.
• 30 punti: viene dato un avvertimento scritto.
• 45 punti: incontro con il supervisore, possibile soluzione o sospensione.
• 60 punti: il dipendente sarà soggetto a licenziamento.

Un esempio di partecipazione dei dipendenti modello di criteri

Di seguito è riportato un esempio di criterio di partecipazione dei dipendenti che puoi utilizzare per la tua organizzazione:

(una versione scaricabile di questo modello ate è disponibile alla fine di questa sezione.)

Panoramica e scopo di questa politica di frequenza

La frequenza regolare è incoraggiata a. Tutti i dipendenti, indipendentemente dalla posizione e dai reparti, sono importanti per il successo dell’azienda. Non presentarsi al lavoro e il ritardo causa interruzioni indesiderate che vogliamo evitare.

Questa politica delineerà le aspettative e le procedure che ci aspettiamo dai nostri dipendenti riguardo alla loro presenza.

Presenza dei dipendenti

In siamo orgogliosi di aver creato un luogo di lavoro equo e responsabile per tutti i nostri dipendenti. Quando il ritardo o l’eccessivo assenteismo di un dipendente inizia a causare interruzioni per gli altri e per le operazioni quotidiane dell’azienda, viene considerato “comportamento inappropriato” e le procedure disciplinari iniziano.

Assenteismo vs.Tardiness:

L’assenteismo sarà definito come assenza non denunciata e / o non verificata.

Il ritardo sarà definito come l’incapacità di rispettare il programma di lavoro giornaliero stabilito per il dipendente. Ciò include arrivo in ritardo e / o orari di partenza anticipata e pause caffè / pranzo eccessivamente prolungate. I tempi che superano i XX minuti saranno considerati ritardi.

L’assenteismo dovrebbe essere evitato sempre, tuttavia, si capisce che non tutti i giorni vanno secondo i piani . Chiediamo ai nostri dipendenti di cercare al meglio delle loro capacità di comunicare al proprio supervisore qualsiasi assenteismo non pianificato.

Se il dipendente si trova in una circostanza imprevedibile che si traduce in un’assenza non pianificata, l’onere è a carico il dipendente a notificare il proprio supervisore immediatamente.

Il dipendente verrà contrassegnato come assente in caso di mancata segnalazione di un motivo verificabile al proprio supervisore immediato.

Se un dipendente viene contrassegnato come assente per tre o più giorni consecutivi, il dipendente deve fornire prove per giustificare la loro assenza prolungata.

Quanto segue non è considerato una scusa appropriata per l’assenteismo di un dipendente:

• Problemi o malfunzionamenti della macchina
• Condizioni mediche non verificate
• Malattia di un familiare non verificata
• Giorni di ferie non approvati
• Dormire troppo
• Attività / commissioni personali quotidiane

Presenza dei dipendenti eccezioni

Le seguenti circostanze speciali saranno prese in considerazione dal supervisore per l’assenteismo di un dipendente:

• Incidente d’auto,
• Parto,
• Lutto,
• Servizio militare,
• Condizioni meteorologiche estreme
• Funerali,
• Dovere della giuria,
• Appuntamento medico,
• Emergenze inevitabili.

Spetta al dipendente fornire al proprio supervisore la documentazione ufficiale per dimostrare la circostanza speciale che ha determinato la sua assenza.

Family and Medical Leave Act (FMLA)

Se sei idoneo per il congedo FMLA ai sensi del Family and Medical Leave Act (FMLA), è tua responsabilità comunicare e organizzare il tuo tempo libero con il tuo supervisore XX giorni prima del tuo assenteismo programmato.

Procedura disciplinare e sistema di punteggio

La scarsa presenza costante di un dipendente, per XX mesi / giorni, comporterà un’azione disciplinare e la possibile risoluzione del contratto di un dipendente.

Le violazioni di questa politica di partecipazione verranno misurate utilizzando un sistema di punti. Questo sistema è impostato per misurare ragionevolmente la presenza di un dipendente:

• Assente, con comprovata ragione: XX punto.
• Assente, nessuna scusa: XX punti.
• Tardy: XX punto.
• Non riesce a presentarsi al lavoro all’orario di lavoro programmato
• Rientro in ritardo dal pranzo o dalla pausa: XX punto (oltre XX minuti).
• Non al posto di lavoro durante l’orario di lavoro: XX punti

Questi punti di presenza negativi verranno calcolati e, a seconda dei punti accumulati, l’azione disciplinare progressiva avverrà come segue:

• XXX punti: viene dato un avvertimento verbale.
• XXX punti: viene dato un avvertimento scritto.
• XXX punti: incontro con il supervisore, possibile soluzione o sospensione .
• XXX punti: il dipendente sarà soggetto a licenziamento.

Altri motivi per un’azione disciplinare possono includere:

• Una soluzione non può essere trovato dopo XXX incontri tra il dipendente e il supervisore.
• Un dipendente non riesce ad assistere responsabilmente nel monitorare la propria presenza.
• Un dipendente continua a non rispettare le regole di questa politica.
• Un dipendente, in più occasioni, ignora gli avvertimenti forniti

I punti saranno azzerato alla fine di ogni anno.

Bonus di presenza

I dipendenti che hanno raggiunto un record di presenze del XX% verranno premiati ogni mese. Coloro che ottengono una partecipazione del XX% durante l’anno avranno la possibilità di vincere un bonus di partecipazione annuale del valore di XX.

I punti di presenza saranno assegnati al dipendente che:

• È costantemente in orario per il proprio turno di lavoro.
• Non lascia l’ufficio per eseguire commissioni personali.
• Mantiene informato il proprio supervisore sui congedi.

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Ho letto e compreso i contenuti presentati in questo documento che sono delineati in questa politica di partecipazione.

Io ____________________ accetto di rispettare le linee guida come delineate in questa politica.

Letto e approvato da:

Dipendente: ____________________

Firma: ____________________

Supervisore: ____________________

Firma : ____________________

Data: ____________________

Dichiarazione di non responsabilità: questo modello di norme che abbiamo fornito ha solo lo scopo di essere una guida generale e può essere utilizzato solo come riferimento. Questo modello di criteri potrebbe non tenere conto di leggi locali, statali o federali e altre leggi applicabili e non deve essere considerato un documento legale. Né l’autore né Time Doctor si assumeranno alcuna responsabilità legale che potrebbe derivare dall’uso di questa politica di partecipazione dei dipendenti di esempio.

Link per il download:

• Norme sulla partecipazione dei dipendenti (Google Doc)
• Norme sulla partecipazione dei dipendenti (Word Doc)

Conclusione

La cosa più importante da ricordare quando si redige la propria politica di partecipazione è che i dipendenti sono umani. Avere una visione empatica durante la stesura di questa politica incoraggerà l’equità e creerà un sistema che funzioni per tutti.

E per assicurarti di creare una politica di partecipazione dei dipendenti equa per il tuo manuale dei dipendenti, segui semplicemente i passaggi che abbiamo delineato qui e starai bene.