Sii un professionista: utilizza il formato corretto della lettera commerciale.

Il modo una lettera commerciale sembra immediatamente dare al lettore la prima impressione prima ancora che la legga. La qualità della carta, il design della carta intestata, i margini, la spaziatura e altro hanno tutti qualcosa da dire sull’organizzazione.

Una debolezza in uno qualsiasi di questi elementi può sminuire l’efficacia del messaggio, anche se è scritto sapientemente. Per dirla semplicemente, sembri poco professionale.

Ho un lungo elenco degli elementi del formato della lettera commerciale formale di seguito. Sono presenti anche alcuni esempi con tutti gli elementi evidenziati per una più facile consultazione.

Elementi in formato lettera commerciale comune

L’esempio seguente contiene gli elementi più comuni in un formato lettera commerciale professionale.

Per un riferimento più facile, la lettera nell’infografica sopra.

1: il tuo indirizzo.

Nella maggior parte delle situazioni aziendali, utilizzerai la carta intestata prestampata della tua azienda. Se stai usando un foglio bianco, digita l’indirizzo.

2: Righe data

Posiziona la data almeno due spazi sotto la carta intestata. La riga può essere allineata a sinistra o a destra o centrata sotto la carta intestata.

Non abbreviare il mese o utilizzare nd, st o th con i numeri del giorno, come il 5 maggio 2011. Inoltre, non utilizzare il numero di un mese , come il 23/6/11.

Entrambi gli ordini di data elencati di seguito sono appropriati; tuttavia, quest’ultimo è utilizzato principalmente dal governo, dai militari e da quelli al di fuori degli Stati Uniti.

10 dicembre 2010
10 dicembre 2010

3: Indirizzo del destinatario

Digita l’indirizzo del destinatario in questa sezione.
Destinatario
Indirizzo
Città, stato CAP

Assicurati che il nome di una persona sia digitato correttamente. Un destinatario può decidere di ignorare una lettera che è stata scritta da qualcuno che non sa scrivere il suo nome.

Due o più uomini sono indirizzati come signori, il che significa signori. Non utilizzare nomi con questa abbreviazione.
Signori. Smith, Wyatt e Fury

Due o più donne vengono chiamate Mesdames, Mmes. O Mses. Non utilizzare nomi con queste abbreviazioni:
Mses. Farb, Lionel e Gray

Quando ti rivolgi alle coppie, dai a entrambi i titoli appropriati:
Dr. e la signora Harold Wright
Mr. Harold Wright e la dottoressa Margaret Wright dei dott. Harold e Margaret Wright
Dr. Margaret Wright e Mr. Steven Jones
Mr. e la signora Harvey Adams-Quinn
la signora Margaret Wright
Mr. Steven Jones

Quando scegli un titolo, osserva sempre il modo in cui un individuo si identifica. Ad esempio, alcuni laureati non usano i loro titoli mentre altri lo fanno.

Alcune donne sposate preferiscono la signora .; altri preferiscono Ms. Se non conosci il titolo che la donna preferisce, usa lo standard Ms. o elimina del tutto il titolo:

Inserisci l’indirizzo interno almeno due righe sotto la data.

Inserisci il titolo di una persona dopo il suo nome, a meno che non sia insolitamente lungo, quindi vai alla riga successiva.
Ken Green, Presidente
Ken Green
Vicepresidente delle operazioni internazionali

Il la virgola prima delle abbreviazioni Jr. e Sr. è facoltativa.
Michael Jordan, Jr.
Michael Jordan Sr.

4: Appellativo

Utilizza sempre il nome della persona se lo so.

Cara Amy: (amica personale o stretta collaboratrice in affari)
Cara signora Rider:
Cara signorina Spears:
Cara signora Tyler: (usa la signora Se non lo sai lo stato civile o la preferenza)
Caro signor Farnham:
Caro dottor Destino:
Caro Sir Elton John:

Se non conosci il nome della persona, indirizzarlo al titolo della persona in azienda e quindi utilizzare caro signore o signora: ecco un esempio:

Responsabile delle risorse umane
ABC Company
123 Sesame Street

Gentile Signore / a:

Ma per favore usa questo solo se davvero non riesci a scoprire il nome della persona. La maggior parte delle aziende ti dirà chi è la persona. Basta una telefonata. È anche abbastanza facile trovare queste informazioni su Linkin in questi giorni.

Se ti rivolgi a un’organizzazione e non a un individuo, utilizza quanto segue:

Signore e signori:

E se vuoi evidenziare la lettera a uno o più individui dell’organizzazione, utilizzare la linea di attenzione come segue:

Attenzione: Miss J. Fonda, CEO e Mr. M. Jackson, CFO

Signore e signori:

5: Letter Body

Questo è il corpo della tua lettera. Il resto di questo sito spiega di più su come scrivere in modo efficace per ogni tipo di lettera che desideri scrivere.Cerco di spiegare come scrivere il corpo in modo efficace in modo che tu possa trasmettere il tuo messaggio e raggiungere il tuo obiettivo.

6: Chiusura gratuita

Per un normale formato di lettera commerciale, preferisco usare Saluti, Cordiali saluti e cordiali saluti. Altra chiusura formale di lettera commerciale accettabile include Cordialmente, Cordialmente tuo, Molto sinceramente tuo, Molto cordialmente tuo, Cordialmente sincero, Verissimo tuo e se la persona è di alta statura, Rispettosamente tuo.

7: Firma

Utilizza un titolo (Sig., Sig.na, Sig.ra) per indicare le tue preferenze e il tuo sesso e fornisci nome e cognome.

Il titolo ufficiale della tua attività commerciale va sotto il tuo nome. Questo è facoltativo e dipende da quanto vuoi essere serio. Ad esempio, una lettera di offerta di lavoro formale ne richiederebbe una.

The Paper

Consiglio di utilizzare 20 lb per un uso normale e 32 lb per lettere importanti come lettere di presentazione del curriculum e lettere di ringraziamento.

Colore: il bianco è lo standard e di solito dovrebbe essere utilizzato. Anche le tinte chiare (grigio, blu, verde, ecc.) Stanno diventando popolari.

Dimensioni: per me Letter o A4 sono le uniche dimensioni accettabili. Esistono altre dimensioni, ma non lo consiglio a meno che tu non sia nel campo creativo o non stia cercando di attirare l’attenzione per una lettera di vendita.

Layout

In un formato di lettera commerciale, ci sono molti layout; i tre più popolari sono il semi-bloccato, il bloccato e il pieno-bloccato. Di seguito sono riportati esempi di come appariranno questi layout su una lettera di due pagine. (fare clic sull’immagine sotto per vedere gli esempi)

Formati di lettere commerciali

Qualunque sia il layout che desideri utilizzare, non ha molta importanza. Per quanto mi riguarda, preferisco il blocco semplicemente perché è più facile da digitare sul computer.

Margini

Sinistra e destra 1 pollice
Alto e basso 1 ½ pollice

Spaziatura

La maggior parte delle lettere commerciali che utilizzano il formato corretto della lettera commerciale sono a spaziatura singola. Usa il doppio spazio per le lettere brevi. Lascia una riga vuota tra i paragrafi, 2 righe vuote prima della chiusura complementare (cioè Cordiali saluti) e da 3 a 4 righe per la firma.

Buste

Assicurati che l’indirizzo sulla tua busta sia facile da leggere in modo che non venga gettata in qualche ufficio postale. Posiziona l’indirizzo appena sotto il centro verticale e appena a destra del centro orizzontale.

Qualsiasi istruzione speciale come “Personale”, “Inoltra” o “Riservato” va sul lato sinistro della busta sotto il indirizzo del mittente. Metti una “linea di attenzione” direttamente sotto il nome dell’azienda su una busta.

Riservato: Sig.ra Susan Johnson

Assicurati che l’indirizzo sulla busta sia scritto in modo che un L’impiegato postale può leggerlo a colpo d’occhio.

Quando vengono forniti sia una via che un indirizzo di ufficio postale, il servizio postale consegnerà la tua lettera all’indirizzo che appare direttamente sopra il codice postale.

Sull’indirizzo della busta, digita i nomi dei paesi stranieri tutti in maiuscolo.

Scrivi tutti i nomi numerici delle strade da uno a dieci.
127 Ninth Avenue, North
127 E. 15 Street
Five Park Avenue
One Wingren Plaza

Utilizza un trattino tra i numeri di via e di residenza.
556 – 91 Street