Scritto da Jes D.A.

L’etichetta dell’email è una lotta comune per gli studenti. Tuttavia, è importante definire con precisione, perché i professori dall’altra parte delle tue e-mail sono professionisti dell’etichetta. E anche se questo “è poco più che intimidatorio, significa anche che possiamo andare direttamente alla fonte: professori della vita reale ! – per imparare a inviare messaggi di posta elettronica a un professore.

I professori che abbiamo contattato hanno fornito risposte complete piene di feedback meravigliosi e ponderati che aiuteranno gli studenti a scrivere messaggi di posta elettronica migliori. Molti temi ricorrevano ed era spesso facile dire che i professori avevano forti sentimenti su certe questioni di etichetta.

Dai suggerimenti sui saluti ai contenuti e tutto il resto, questi professori hanno fornito consigli per aiutarti con l’invio di e-mail i tuoi professori basati su scenari di vita reale.

Hanno visto il peggio delle tue e-mail; hanno visto il meglio delle tue e-mail. Allora, qual è l’asporto?

Conoscere bene la lingua inglese

È importante essere consapevoli di sé quando si “scrive un’e-mail. Se si dispone di un una solida conoscenza della lingua inglese, dovresti essere in grado di scrivere un’e-mail grammaticalmente corretta in cui tutto sia scritto in modo appropriato, la parola scelta è accademica e il tono è appropriato.

Tuttavia, la lingua inglese è complicata e fissare i minimi dettagli può essere difficile. Se hai difficoltà con la grammatica o tendi a trascurare gli errori, sarà difficile comunicare in modo professionale con il tuo professore. Pertanto, potresti voler correggere la tua scrittura per assicurarti che la tua email sia completamente privo di errori.

Il dottor Brandon Gilroyed, professore assistente di ricerca sulla digestione anaerobica e sui biocarburanti presso l’Università di Guelph Ridgetown Campus, sottolinea l’importanza di una corretta ortografia e grammatica quando invia un’email a un professore: “Ho visto tantissime email scritte interamente in minuscolo e senza punteggiatura, probabilmente perché il messaggio è stato scritto su uno smartphone. “

Mentre scrivere sul tuo telefono potrebbe essere più conveniente, il dottor Gilroyed afferma che denota ancora una cattiva etichetta. “È difficile prendere sul serio il mittente di un messaggio pieno di errori di ortografia e grammaticali”, afferma.

Conoscere bene la lingua inglese non finisce con l’ortografia e le lettere maiuscole. La chiarezza nel contenuto della tua email è fondamentale se vuoi che il tuo professore risponda positivamente. Se un’email non è scritta bene, può essere difficile comprenderne il contenuto.

Dr. Ted Vokes, membro della facoltà a contratto presso il Dipartimento di Psicologia dell’Università di Windsor, ha tenuto più di 100 corsi, tra il Dipartimento di Psicologia e la Odette School of Business. Quindi capisce la differenza tra un’e-mail scritta bene e una scritta male. Dice “Se vale la pena inviare l’e-mail, vale la pena rileggerlo prima di inviarlo. Voglio davvero aiutare gli studenti, ma se non riesco a capire la domanda, non so come aiuto. “

Controlla il tuo indirizzo email

Ecco un altro suggerimento in cui la consapevolezza di sé è fondamentale. E-mail utilizzando l’indirizzo e-mail dello studente, se ne hai uno Se non lo usi o non puoi usarlo per qualche motivo, sii molto consapevole di ciò che il tuo indirizzo email privato sta comunicando al tuo professore. Ho dovuto cambiare l’indirizzo e-mail qui per motivi di privacy, ma posso dirti che la dottoressa MJ Toswell, professore presso il Dipartimento di inglese presso la Western University, ha notato che una volta ha ricevuto un’e-mail inviata da un account poco professionale come “fuzzypyjamas @ example.com “, che è il suo” miglior esempio di account di posta elettronica non valido “. D’accordo!

Chiaramente, un indirizzo email come questo non invia un messaggio professionale al tuo professore e l’etichetta è tutta una questione di professionalità. Tuttavia, c’è un problema ancora più grande con l’utilizzo di account email privati: lo spam filtri. Il dottor Toswell racconta:

La mia preferita di tutti i tempi è stata una sequenza dell’anno scorso, un venerdì sera. La prima e-mail alle 20:00 mi ha chiesto se un incarico fosse davvero dovuto online lunedì sera. La seconda e-mail alle 21:00 mi ha chiesto perché non avevo ancora risposto alla prima e-mail. Entrambi erano indirizzati “Ehi” e inviati da un indirizzo e-mail privato che era arrivato nel mio spam, quindi non li ho visti fino a sabato mattina e li ho quasi cancellati perché la riga dell’oggetto era anche vuoto.

Quindi lo scenario migliore è che perdi la professionalità tanto necessaria e lo scenario peggiore è che la tua email finisca Non letto. Sii molto consapevole dell’indirizzo email che usi per inviare un’email a un professore e considera attentamente cosa potrebbe comunicare.

Controlla il programma prima di iniziare a inviare email

La maggior parte dei professori ha notato che spesso gli studenti dispongono già delle informazioni che stanno cercando prima di inviare un’e-mail. Dr.Toswell sottolinea che i suoi “guai più grandi” sono legati all’importanza di controllare le informazioni che sono già a tua disposizione prima di iniziare a inviare email.

Nota che gli studenti spesso chiedono dove o quando sono gli esami, cosa il contenuto è incluso negli esami, o anche per essere esentati dagli esami, il tutto poche ore prima dell’inizio di un esame. Il Dr. Toswell dice: “È difficile spiegare educatamente che il materiale del corso, il programma e il mio insegnamento le discussioni in classe hanno trattato questi problemi e dovrebbero guardare il sito web. “

Chiaramente, è meglio non inviare email al tuo professore per informazioni che sono già disponibile, ma potresti non renderti conto che le informazioni sono disponibili. Assicurati di ascoltare in classe, controllare il sito web del corso e fare riferimento al programma prima di inviare un’e-mail a un professore. Dr. Manina Jones del Dipartimento di studi di inglese e scrittura presso la Western University osserva che un tema ricorrente che lei ei suoi colleghi incontrano sono gli studenti che fanno domande al co urse syllabus can answer.

Lei consiglia: “Prima di sparare a quell’email, non può mai far male leggere attentamente il programma per vedere se le informazioni sono incluse.” Questo ti assicurerà che non verrai ” come disattento o pigro con i tuoi professori, il che non darà la migliore impressione se stai facendo una domanda o chiedendo un favore. Il dottor Jones suggerisce anche che il controllo del programma si applica anche ai saluti: “Spesso il programma darà il tipo di discorso preferito dal professore”. In quella nota …

Pensa troppo al saluto

Poiché il saluto di un’e-mail di solito è composto solo da un paio di parole, è facile trascurarlo. Tuttavia, il saluto richiede un’attenta considerazione, soprattutto perché è la prima riga della tua email.

Il dottor Gilroyed osserva che è comune ricevere email troppo casuali, che iniziano semplicemente con “Hey. ” Il dottor Jan Plug, professore associato e direttore del Center for the Study of Theory and Criticism presso la Western University, concorda sul fatto che gli studenti dovrebbero evitare di rivolgersi ai loro professori in questo modo. Afferma: “Naturalmente, tutto questo dipende da quanto lo studente conosce il professore, ma quando si inizia una conversazione, un po ‘troppa formalità potrebbe non essere eccessiva”. Suggerisce invece di usare un semplice “Caro” o “Ciao”. “Le cose possono diventare più familiari nel tempo, ma non puoi davvero” sbagliare iniziando in questo modo “.

Il dottor Vokes osserva che un saluto casuale, tuttavia, può essere appropriato in alcune situazioni. quanto conosci il professore. Se hai già corrisposto a questo professore tramite e-mail e in classe, potresti voler usare un saluto più casuale. Il dottor Vokes afferma: “Sto benissimo con” Ciao dottor Vokes “. Ho impostato un tono informale in classe, quindi sono contento che gli studenti si sentano a proprio agio nel porre domande via e-mail o di persona in questo modo.

Rivolgiti al tuo professore in modo appropriato

Il modo in cui ti rivolgi il tuo professore comunica qualcosa su di te e sulla persona a cui stai inviando un’e-mail, quindi ha bisogno di attenzione. Il dottor Jones osserva che la tua e-mail “richiede un saluto formale e un riconoscimento dello stato professionale del professore (e del tuo! ). “

Inoltre, il dottor Plug afferma che” gli studenti possono tendere ad essere troppo familiari nel loro stile di posta elettronica troppo rapidamente “. Devi rivolgerti correttamente al tuo professore, ovviamente, considerando attentamente il suo titolo. Se il tuo professore ha un dottorato, potrebbe non voler essere chiamato “Professore”. Allo stesso modo, lui o lei potrebbe non apprezzare un “Sig.” o “Signora” e potrebbe preferire che ci si rivolga come “Professore”.

È anche meglio evitare indirizzi di genere. Le professoresse contattate hanno spesso citato di contestare l’indirizzo della “Signora” Il dottor Jones afferma che è ” un saluto particolarmente irritante perché fa supposizioni sul mio stato civile e sul mio ruolo di genere. “Allo stesso modo, la dottoressa Toswell nota che odia essere chiamata così tanto la signora Toswell,” è “viscerale”. Questo non è sicuramente il tipo di reazione che vorresti ottenere da un professore!

Allo stesso modo, indirizzi come “Signore” possono sembrare poco professionali nelle e-mail al tuo professore. “Ricevo spesso”. Signore, “il che va bene, ma trasmette chiaramente ai professori che pensi ancora di essere al liceo”, osserva il dottor Vokes.

Il dottor Vokes, tuttavia, dice che capisce come rivolgersi ai professori giustamente è fonte di confusione per gli studenti: “Non tutti i professori sono medici. . . e non tutti i medici che insegnano sono professori. . . . Sono in sessione, ma poiché sono stato aggiunto, entrambi sono accurati. Quindi, ovviamente, gli studenti laureati senior che insegnano non sono né l’uno né l’altro, e “Mr.” o “Ms.” è appropriato. “È fonte di confusione, ma ciò significa anche che, quando lo fai bene, i tuoi professori noteranno e apprezzeranno il tuo tempo e il tuo impegno nell’affrontarli correttamente.

troppo formale

Devi pensare al nome che userai per rivolgerti al tuo professore.Ovviamente, vuoi scrivere correttamente il suo nome. Non ci sarà una grande ricompensa per questo, ma l’ortografia errata di un nome risulta estremamente irrispettoso. Di solito, un cognome è incluso nell’indirizzo e-mail, quindi non ci sono scuse per l’ortografia errata del nome nel corpo dell’e-mail. Il dottor Vokes dice: “Ho ricevuto” Voti del dottor “proprio questa mattina. Capisco che la correzione automatica sia probabilmente il colpevole in questo caso, ma ottengo “Bokes” e “Voakes”. “Anche se nota che non si è minimamente offeso in questi casi, osserva anche:” Lascia l’impressione che questo la persona non è così attenta ai dettagli.

Inoltre, l’ortografia corretta dell’indirizzo email del professore è vitale. Il dottor Jones afferma: “Poiché il mio cognome è comune,” ho ricevuto anche email destinate a un altro professore “, quindi assicurati di controllare di avere l’indirizzo appropriato.

Quando utilizzi effettivamente il tuo professore “Il nome nell’e-mail, il dottor Gilroyed osserva che salutare un professore con il suo nome va bene se è stato concordato in anticipo, ma farlo altrimenti è un’etichetta e-mail impropria. Dice:” La prima comunicazione e-mail tra studente e professore non è un buon momento per iniziare a usare il nome. “

In caso di dubbio, il dottor Jones fa notare che i professori ti diranno apertamente se preferiscono che gli si rivolga il nome. Se tu “sei ancora incerta, lei consiglia che” la scelta più formale del saluto non offenderà mai, e quindi potrai essere corretto (è più facile dire “Per favore chiamami Bob” che dire “Uhm, io” piuttosto non mi hai chiamato “Bob”). “

Il dottor Plug osserva inoltre che, dopo la prima e-mail, puoi iniziare a seguire l’esempio del professore e il dottor Jones è d’accordo es. Nella mia email originale al Dr. Jones, mi sono rivolto a lei come “Dr. Jones”, scegliendo in modo sicuro un indirizzo più formale. Dopo aver firmato come “Manina” nella sua risposta, era lecito ritenere che avrei potuto d’ora in poi chiamarla “Manina”, cosa che feci nelle mie successive email. Ne ha preso atto nel restituirmi i suggerimenti, quindi funziona davvero! Leggere attentamente i cartelli ti aiuterà a scegliere l’indirizzo corretto.

Fornisci sufficienti informazioni di base

Quando invii un’email ai professori, devi ricordare che ricevono tonnellate di email ogni giorno. Queste email provengono da studenti diversi in classi diverse, a volte in facoltà diverse o persino da campus diversi.

Quando invii un’email al tuo professore e non ti identifichi correttamente, il tuo professore potrebbe avere problemi a collocarti. ricordato quando sei solo uno studente in una classe enorme è una preoccupazione ancora maggiore se hai un nome comune. Il dottor Gilroyed osserva che “nelle classi più numerose, potrebbero esserci tre studenti di nome Matthew o cinque studenti di nome Jessica”.

Dr. Jones afferma allo stesso modo che a volte insegna molte grandi classi nello stesso semestre e che conoscere il nome di ogni studente è difficile. Ciò non include nemmeno i problemi in classi o sezioni diverse! Quindi è imperativo che ti collochi esattamente e completamente. Includere nome e cognome, classe, ora e giorno della lezione e numero di sezione aiuterà un professore a posizionarti correttamente. Il dottor Jones osserva che puoi anche fornire un contesto in termini di prosecuzione di una conversazione precedente o di costruzione di un argomento di cui hai già discusso di persona.

Inoltre, devi fornire informazioni di base in termini di argomento attuale a portata di mano. Il dottor Gilroyed dice: “Gli studenti spesso scrivono e-mail in cui si concentrano immediatamente su un argomento o dettaglio molto specifico senza fornire alcun contesto o preambolo. Mentre il contenuto del messaggio può essere perfettamente chiaro per lo studente, un professore che ha dozzine o centinaia di studenti potrebbe aver bisogno di più informazioni per comprendere la portata della domanda dello studente. Nota inoltre che spiegare completamente una situazione è “meglio che presumere che il tuo professore conosca o ricordi immediatamente ogni dettaglio”.

Nota la differenza tra essere disinvolto ed essere sbadato

Se tu ” ho già inviato e-mail e parlato con il tuo professore e ho stabilito una corrispondenza più casuale, i tuoi messaggi potrebbero leggere in modo strano se “sono troppo formali. I professori incoraggiano ad essere disinvolti in questo caso. Tuttavia, è fondamentale notare la differenza tra essere disinvolti ed essere sbadati.

Non dovresti mai ricorrere a un linguaggio di testo. Ovviamente, non è professionale. Il dottor Gilroyed osserva: “L’uso di questo tipo di linguaggio mi comunica che uno studente non desidera spendere il tempo per costruire un messaggio appropriato, ma spesso vorranno che io passi il mio tempo a leggere il messaggio e poi a fare qualcosa per loro. “

Allo stesso modo, il Dr. Jones dice che non è appropriato usare forme brevi ed emoticon. Ciò significa anche la differenza tra l’inglese scritto correttamente e le e-mail piene di errori di battitura. Il dottor Vokes commenta che, dopo un rispettoso saluto, “devono seguire informazioni chiare e rispettosamente scritte nel corpo dell’email.”C’è” una differenza tra un messaggio scritto casualmente e uno errato e imprudente.

C’è anche una differenza tra essere disinvolti ed essere sbadati in termini di contenuto. Il tuo professore non vuole sapere troppo informazioni; anche se lui o lei è amichevole con te, alcuni discorsi dovrebbero essere riservati solo agli amici. Ad esempio, la dottoressa Jones nota che riceve e-mail da studenti che offrono scuse per la mancanza di una lezione che semplicemente danno troppe informazioni. Non ho bisogno di sapere che gli amici di uno studente gli hanno organizzato una festa di compleanno e lui ha postumi di una sbornia e vuole scrivere un test di trucco, o che lei “ha deciso di fare un lungo weekend o è rimasta bloccata nel traffico”, dice.

Non porre la domanda temuta

Sebbene questo suggerimento non sia direttamente correlato all’etichetta della posta elettronica, è stato incluso perché è stato menzionato da più professori senza chiedere e riguarda il contenuto della tua email. Diversi professori hanno notato una certa domanda che “viene posta comunemente che li fa impazzire. Gli studenti che saltano la lezione spesso chiedono:” Mi sono perso qualcosa in classe lunedì? “Il dottor Plug dice:” Voglio sempre dire “No , non abbiamo fatto assolutamente nulla, come al solito. “”

La dottoressa Jones osserva che la stessa domanda è “la grande rovina di tutti i professori”. Offre questa poesia che affronta l’argomento. Perché è un tale domanda terribile, però, e cosa la rende così inappropriata? Il professor Jones offre una risposta:

In primo luogo, è offensivo implicare che il contenuto di qualsiasi la classe potrebbe non essere stata importante, o che può essere ricapitolata in una breve e-mail e in secondo luogo, non è responsabilità del professore offrire più iterazioni della classe. Se perdi una lezione senza un motivo legittimo, è tua responsabilità organizzare l’accesso agli appunti di un altro studente e / o scoprire cosa è stato trattato.

Chiaramente, è meglio evitare questa domanda!

Riconosci la tua gratitudine

Prima di firmare, è importante che tu includa un saluto, cioè un omaggio addio. Il dottor Jones sottolinea l’importanza di un commiato nella corretta etichetta delle e-mail, anche se è solo una rapida affermazione come “Grazie per il vostro aiuto!” Dice: “Vale la pena riconoscere che se” stai chiedendo qualcosa (anche se “è solo un’informazione) il tuo professore merita un riconoscimento del suo tempo e dei suoi problemi”.

Invece di lanciandoti direttamente in ciò che vuoi richiedere al tuo professore, puoi riconoscere la tua gratitudine o quanto è impegnato. In questo modo è un bel piccolo modo per riconoscere gli sforzi del professore nel rispondere alle tue e-mail e il gesto sarà apprezzato. Il dottor Jones fornisce un esempio di un efficace saluto: “Prova qualcosa come” So che sei impegnato, ma spero che tu possa trovare un po ‘di tempo per incontrarti e rivedere le mie risposte al quiz. “”

Potrebbe sembrare una nota piccola o insignificante, ma può sicuramente aiutarti email per essere ricevute in una luce positiva e dipingerti favorevolmente, specialmente tra una sfilza di email che non includono saluti. Il dottor Vokes osserva: “Dalla ricerca, sappiamo che le prime impressioni influenzano molto il desiderio di una persona di essere di assistenza. ” Se fai una buona prima impressione, il tuo professore sarà più propenso ad aiutarti o, per lo meno, sarà più felice di aiutarti.

Considera attentamente la tua approvazione

La tua approvazione è importante quanto qualsiasi altra cosa quando invii un’email a un professore. Proprio come il tuo saluto di apertura, comunica qualcosa su di te. Potrai anche impostare ulteriormente il tono dell’email, sia che sia più formale (usando qualcosa come “saluti”) o più casual (usando qualcosa come “tutto il meglio”). Offrire “applausi” non sarà sempre appropriato , quindi ancora una volta, considera quanto conosci il professore a cui stai inviando un’email.

Dr. Gilroyed afferma: “Ogni e-mail a un professore dovrebbe aderire al costrutto standard di una lettera, che include un saluto di apertura, il corpo del messaggio e un’approvazione appropriata”. Questo è il motivo per cui utilizzare una chiusura impropria, o nessuna autorizzazione, è una cattiva etichetta dell’email e dovrebbe essere evitata. Una semplice chiusura va bene; cerca di bilanciare tra casual e professionale.

Puoi anche usare il tuo signoff per distinguersi ulteriormente tra un mare di studenti. Il dottor Gilroyed osserva che gli studenti dovrebbero firmare “con un saluto di chiusura appropriato e poi un nome completo”. Anche in questo caso, i professori ricevono molte email ogni giorno. Alcuni sono senza permessi e alcuni usano solo il nome completo. Includere il tuo nome completo aiuterà il tuo professore a riconoscerti e identificarti rapidamente e facilmente.

Metterlo in pratica

Ok, ora che abbiamo un elenco di suggerimenti sull’etichetta delle email da veri professori, che ne dici di metterli in pratica? Ecco un esempio di eccellente email a un professore:

Un’e-mail non è solo un pezzo di corrispondenza.È un esercizio per comunicare bene, e tu sei giudicato da esso. Usando questo consiglio di veri professori su come inviare un’e-mail a un professore, puoi essere giudicato favorevolmente. Il dottor Gilroyed dice: “Non posso parlare a nome di tutti i professori, ma di certo prendo nota quando ricevo un’e-mail ben strutturata da uno studente. Mi mostra che si preoccupano abbastanza da impegnarsi per comporre un messaggio adeguato e rispettano il mio tempo. “

Ancora meglio, puoi usare l’invio di e-mail a un professore a tuo vantaggio ponendo domande autentiche e intellettuali. Come spiega la dottoressa Toswell, “Non utilizzare quella che io considero la valuta della tua posta elettronica (c’è solo così tanta larghezza di banda nel mio cervello per uno studente e le sue domande a meno che non si impegnino sinceramente con il materiale del corso) su cattive domande. ” Inoltre, puoi usare queste domande per creare un legame con i tuoi professori. Il Dr. Toswell dice inoltre: “Invia un’email per stabilire una connessione e renderla solida.” Se la tua email segue questi suggerimenti, tu ” Sarò senza dubbio in grado di stabilire una connessione che duri attraverso l’università e oltre.

Un ringraziamento speciale a tutti i professori che hanno condiviso con noi i loro suggerimenti sul galateo per questo articolo. Il tuo tempo e i tuoi approfondimenti sono molto apprezzati!

Fonte immagine: Nosnibor137 / BigStockPhoto.com

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Informazioni sull’autore

Jes è un mago e un meccanico; vale a dire, crea pezzi di scrittura dal nulla da condividere come scrittrice, e pulisce la ruggine e il grasso di altri pezzi di scrittura come editore. Sa che c’è sempre qualcosa di prezioso da tirare fuori da una pagina bianca o qualcosa di luccicante da scoprire in una che ha bisogno di un po ‘di rifinitura. Quando non evoca o mantiene frasi, le divora, sempre affamata di più parole.