Dal momento in cui un nuovo datore di lavoro assume il primo dipendente, si apre un mondo completamente nuovo di logistica dei salari, moduli fiscali IRS e altre nuove responsabilità. Sebbene assumere il tuo primo dipendente sia un momento entusiasmante (la tua azienda sta crescendo!), È importante che tu riesca a gestire le tue nuove responsabilità.

Detto questo, sappiamo che alcune di queste responsabilità possono sembrare scoraggianti. L’analisi dei moduli fiscali e della ritenuta alla fonte FICA non è naturale per molti proprietari di piccole imprese e il sito web dell’IRS non è poi così utile.

Ecco perché abbiamo scritto questa guida, insieme ad altre, per semplificare e spiega il nuovo mondo delle imposte sui salari, dei rapporti e dei moduli IRS.

Qui stiamo parlando del modulo IRS W-3, la trasmissione delle dichiarazioni dei salari e delle imposte. Spieghiamo tutto ciò che i datori di lavoro nuovi ed esperti dovrebbero sapere, incluso:

• Che cos’è il modulo W-3
• Perché la Social Security Administration (SSA) e l’IRS richiedono ai datori di lavoro di presentare it
• Come sapere se è necessario presentare il modulo W-3
• Quando e come inviare il modulo W-3

Che cos’è il modulo W-3?

Se hai solo bisogno dello skinny, ecco i punti principali da sapere sul modulo W-3:

• Cosa viene riportato sul modulo W-3: totale trattenute sugli stipendi e sulle tasse dei dipendenti
• Quando viene presentata: ogni anno
• Chi deve presentare la domanda: la maggior parte dei datori di lavoro negli Stati Uniti

In poche parole, il modulo W-3 è un documento utilizzato dall’IRS e dalla previdenza sociale Amministrazione (SSA) per riassumere e trasmettere i moduli W-2 di un datore di lavoro.

IRS e SSA utilizzano il modulo W-3 per tenere traccia di salari, stipendio, commissioni, mance e altri compensi pagati dai datori di lavoro durante anno. Il modulo riporta anche il reddito totale e le imposte della Federal Insurance Contribution Act (FICA) trattenute dagli stipendi dei dipendenti.

Dettagli del modulo W-3, tra le altre informazioni:

• Reddito totale e stipendio pagato (a tutti i dipendenti) da un datore di lavoro
• La parte totale di quel libro paga che è soggetta alla previdenza sociale e all’imposta Medicare
• L’imposta totale (sia reddito che FICA) trattenuta da quella paga

In che modo il modulo W-3 è diverso dal modulo W-2?

I moduli W-3 e W-2 sono estremamente simili. Riportano la maggior parte delle stesse informazioni e ogni datore di lavoro che deve presentare uno o più moduli W-2 deve presentare anche il modulo W-3.

La differenza fondamentale è che il modulo W-2 riporta informazioni come il totale trattenute salari e tasse per ogni dipendente. Il modulo W-3, al contrario, riporta i salari totali, i salari imponibili e le trattenute fiscali per un datore di lavoro.

In breve, il modulo W-2 indica all’IRS e alla SSA quanto hai pagato e trattenuto per Jane nel corso dell’anno: il modulo W-3 indica quanto hai pagato e trattenuto in totale per tutti i tuoi dipendenti.

In che modo il modulo W-3 è diverso dal modulo W-4?

D’altro canto, il modulo W-4 è considerato parte di tutti i nuovi documenti di assunzione. Ogni volta che salite a bordo di un nuovo dipendente, i datori di lavoro sono responsabili della compilazione di un modulo W-4 e dell’inoltro del modulo compilato all’appropriato State Directory of New Hires. Puoi trovare la directory corretta per il tuo stato qui.

Le informazioni fornite dai nuovi dipendenti quando compilano un modulo W-4 ti dicono quante imposte sul reddito trattenere da ciascuno degli stipendi del dipendente.

Non sei obbligato a farlo, ma molti datori di lavoro scelgono di far compilare ai dipendenti un nuovo modulo W-4 ogni anno, per assicurarti di trattenere l’importo corretto.

Perché l’IRS e SSA richiede ai datori di lavoro di presentare il modulo W-3

Quando le persone presentano la loro dichiarazione dei redditi annuale, segnalano il reddito totale che hanno guadagnato, le tasse già pagate (di solito tramite trattenuta del datore di lavoro) e le tasse dovute (o dovute da rimborsare). Sia l’IRS che la SSA hanno interesse a garantire che le persone segnalino accuratamente tutte le entrate che vengono pagate durante l’anno, quindi richiedono ai datori di lavoro di presentare moduli W-2 per ogni dipendente.

Allo stesso modo, Al fine di tenere traccia di tutti i salari pagati, il reddito e le tasse FICA trattenute da un datore di lavoro, la SSA richiede che il modulo W-3 funga da copertina e la compilazione di tutti i moduli W-2 inclusi.

Cosa sono le ritenute alla fonte e le tasse FICA?

Quindi forse hai sentito parlare delle ritenute alla fonte e delle tasse FICA, ma sei del tutto chiaro su cosa sono? Se la risposta è “No”, facciamo un passo indietro e spieghiamo.

Quando si tratta di tasse sui salari e sul lavoro, ci sono tre tipi principali di tasse:

• Ritenute alla fonte: sono le imposte trattenute dalla retribuzione del dipendente e includono sia l’imposta sul reddito standard sia la quota del dipendente delle tasse FICA. È tuo compito trattenere queste tasse e depositarle presso l’autorità fiscale competente. Queste fanno parte di quanto riportato nel modulo W-3.
• Imposte del datore di lavoro: come suggerisce il nome, tu, il datore di lavoro, paghi la totalità di queste tasse.
• Imposte condivise: queste tasse vengono suddivise (di solito 50/50) tra te e i tuoi dipendenti. Le tasse di previdenza sociale e Medicare (o FICA) sono alcune delle tasse condivise più importanti. L’insieme di tutti i contributi di tutti i tuoi dipendenti a queste tasse è riportato anche nel modulo W-3.

Le imposte sul reddito rappresentano la porzione più grande della base imponibile IRS. Le tasse FICA, d’altra parte, versano in Social Security e Medicare (noto anche come programma di rete di sicurezza sociale) all’interno della SSA.

L’aliquota dell’imposta sul reddito di ogni dipendente varia in base al reddito annuale, alle persone preferenza e altri fattori. Ecco perché dovrai raccogliere il modulo W-4 da ogni dipendente. Il modulo indica la quantità di imposta sul reddito da detrarre da ogni busta paga.

Le aliquote fiscali standard FICA 2019 aggiungono fino al 7,65% per ciascuna parte, compresi il datore di lavoro e il dipendente. La ripartizione è simile a questa:

• 6,2% di imposta sulla previdenza sociale (chiamata anche OASDI)
• 1,45% di imposta Medicare

È importante da notare che la tassa di previdenza sociale si applica solo ai primi $ 132.900 che un dipendente guadagna durante l’anno. Una volta che i loro guadagni superano tale soglia, né l’utente né il dipendente devono sostenere alcuna tassa di sicurezza sociale.

Al contrario, i dipendenti che guadagnano più di una soglia di reddito prestabilita devono pagare un’imposta Medicare aggiuntiva dello 0,9% su guadagni superiori a $ 200.000 per coloro che presentano come single o $ 250.000 per coloro che presentano in comune con un coniuge. Tieni presente: l’imposta Medicare aggiuntiva viene pagata solo dal dipendente e non dal datore di lavoro.

Devo inviare il modulo W-3?

In breve, se sei richiesto per presentare uno o più moduli W-2 per i dipendenti, quindi è necessario presentare anche il modulo W-3 alla Social Security Administration (SSA). Per suddividerlo, se:

• Trattenuto qualsiasi imposta sul reddito, previdenza sociale o Medicare dal salario dei dipendenti
• Pagato $ 600 o più di stipendio, anche se non l’hai fatto trattenere qualsiasi imposta sul reddito, previdenza sociale o Medicare

Quindi devi presentare sia il modulo W-2 che il modulo W-3.

Devo farlo inviare il modulo W-3 ai dipendenti?

Ecco una risposta facile per te: No. I datori di lavoro sono tenuti a inviare a ciascun dipendente il rispettivo modulo W-2 entro il 31 gennaio di ogni anno, ma non inviano il modulo W-3 a chiunque non sia la Social Security Administration (SSA).

Come compilare il modulo W-3

Se rientri nella stragrande maggioranza dei datori di lavoro che sono tenuti a file W-2 forms, e quindi Form W-3, parliamo di come e quando lo farai. Per compilare il modulo W-3, devi avere queste informazioni a portata di mano:

• I dettagli della tua attività, incluso il numero di identificazione del datore di lavoro (EIN), l’indirizzo legale e altri contatti informazioni
• Salari totali (stipendio, mance, commissioni e altri compensi) pagati ai dipendenti nel corso dell’anno precedente
• Salari imponibili totali per Social Security e Medicare
• Trattenuta dell’imposta sul reddito totale, sia federale che statale
• Trattenuta fiscale totale della previdenza sociale
• Trattenuta fiscale totale Medicare

La buona notizia è che la maggior parte dei salari sistemi (incluso Wave) tengono traccia di tutte queste informazioni per te. Quando arriva il momento delle tasse, puoi recuperare rapidamente e facilmente questi dettagli e altro ancora.

Presentazione dei moduli W-2

Il modulo W-3 riporta i salari totali, i salari imponibili e le tasse la tua attività è trattenuta durante tutto l’anno. Ma il suo scopo principale è quello di fungere da “copertina” per i moduli W-2.

Anche i datori di lavoro sono tenuti a presentare il modulo W-2, che riporta le stesse informazioni del modulo W-3, ma suddiviso per dipendente, per ogni dipendente che hai avuto durante l’anno. Quando sarà il momento, presenterai un modulo W-2 per ogni dipendente insieme a un modulo W-3 per riepilogarli tutti.

Quando presentare il modulo W-3

Il modulo W-3 è un deposito annuale, quindi l’IRS e la SSA richiedono ai datori di lavoro di compilarlo e inviarlo una volta all’anno. La scadenza annuale per la presentazione del modulo W-3 ( insieme a tutti i moduli W-2 corrispondenti) è il 31 gennaio.

Tieni presente: devi anche inviare copie dei moduli W-2 ai tuoi dipendenti entro la stessa scadenza.

Invio del modulo W-3 al governo

I datori di lavoro hanno alcune opzioni tra cui scegliere quando arriva il momento di inviare il modulo W-3:

• E-file online
• Posta nel tuo modulo
• Collabora con un contabile per archiviare per te
• Qualsiasi combinazione delle opzioni precedenti ons

Nota: i datori di lavoro che devono presentare più di 250 moduli W-2 in un anno devono presentare il modulo W-3 online. Nel 2021, quella soglia massima scenderà a 100 o più. A partire dal 2022, il numero massimo di moduli scende a 10 o più.

E-file online

Secondo la SSA, il deposito elettronico è più veloce, più preciso e più sicuro . E ricorda: se stai compilando più di 250 moduli W-2 (per il 2019) insieme al tuo modulo W-3, devi farlo online.

Per presentare il modulo W-3 online, utilizzerai il portale SSA Business Services Online (o BSO).Utilizzando il portale BSO, avrai due opzioni per compilare il modulo W-3:

• Crea una versione da compilare del modulo e stampane le copie da inviare O
• Carica i file salariali dal tuo software fiscale o del libro paga (BSO genererà automaticamente il modulo W-3 corrispondente).

Quando si tratta di pagare la ritenuta alla fonte annuale e il saldo fiscale FICA e fare depositi online, puoi utilizzare il sistema elettronico di pagamento fiscale federale (EFTPS).

Se scegli di lavorare con un professionista fiscale o un software fiscale, l’IRS consiglia di effettuare i pagamenti tramite prelievo elettronico di fondi (o EFW). Questa opzione ti consente di archiviare e autorizzare il pagamento in un solo passaggio.

Invia il tuo modulo

Sebbene la SSA preferisca che i datori di lavoro archivino online, le piccole imprese hanno anche la possibilità di inviare nel modulo W-3 insieme a tutti i moduli W-2 e i pagamenti delle tasse corrispondenti.

Prima di inviare il modulo e il pagamento per posta, sarà necessario ordinare copie cartacee del modulo W-2 e W- 3 dall’IRS. Nota: questi moduli non possono essere scaricati dal sito web dell’IRS e quindi inviati per posta: è necessario ordinare copie cartacee dalla SSA.

Dopo aver ordinato e compilato i moduli, è possibile inviarli per posta al indirizzo elencato di seguito (nonché a pagina 5 delle Istruzioni per i moduli W-2 e W-3):

Amministrazione della sicurezza sociale

Centro operativo diretto

Wilkes-Barre, PA 18769-0001

Nota: se devi inviare i moduli durante la notte per rispettare la scadenza (in genere tramite corrieri privati come Fedex o UPS), dovrai inviarli a questo indirizzo invece:

Data Operations Center

ATTN: W-2 Process

1150 E. Mountain Drive

Wilkes-Barre, PA 18702-7997

Collabora con un contabile per presentare una richiesta

L’ultima opzione che i datori di lavoro hanno per presentare il modulo W-3 e qualsiasi pagamento o deposito in sospeso è lavorare con un professionista fiscale che può gestire sia l’archiviazione che il deposito per te. Entrambe queste operazioni vengono spesso eseguite tramite il sistema EFW (Electronic Funds Withdrawal) a cui si fa riferimento in precedenza.

Conclusione

Phew, oggi abbiamo parlato molto del modulo IRS W-3. Per una rapida consultazione, ecco i punti principali che i datori di lavoro come te devono sapere:

• Il modulo W-3 riporta lo stipendio totale e le retribuzioni pagate a tutti i tuoi dipendenti, insieme al reddito totale e alle tasse FICA trattenuto durante l’anno precedente
• Ogni datore di lavoro che presenta uno o più moduli W-2 deve anche presentare il modulo W-3
• Ordinare copie cartacee del modulo sul sito web dell’IRS e e- file tramite il portale BSO della SSA