È un momento nella carriera professionale di tutti che richiede una celebrazione.

No, non è una promozione o una presentazione importante per il team esecutivo, sebbene anche quelle siano cose buone.

È nel momento in cui il tuo account Gmail raggiunge Inbox Zero, il fenomeno aziendale in cui la tua casella di posta rimane vuota o quasi vuota possibile.

Scopri come utilizzare Gmail al massimo delle sue potenzialità.

Certo, potresti correre il rischio di archiviare semplicemente tutti i tuoi messaggi (sconsigliato) e ricominciare da zero, ma senza i giusti suggerimenti per l’organizzazione di Gmail, la tua casella di posta sarà piena di messaggi nuovi e non letti prima che tu te ne accorga it.

Suggerimenti per l’organizzazione di Gmail: perché è così importante

Quante email diresti di ricevere in un giorno?

Secondo un rapporto di una tecnologia società di ricerche di mercato, il lavoratore medio invierà o riceverà 140 email aziendali al giorno entro il 2018. In una tipica giornata lavorativa di otto ore, si tratta di più di 17 email ogni ora o una email quasi ogni quattro minuti.

Considera qualsiasi e-mail personale o spazzatura che potrebbe anche arrivare al tuo account di lavoro e quel numero potrebbe facilmente superare le 200 e-mail ogni giorno. Immagina quanto potresti essere più produttivo se non avessi bisogno di perdere tempo a setacciare tutte quelle email per determinare quali sono le più importanti e richiedono una risposta immediata.

5 suggerimenti per l’organizzazione di Gmail per aiutarti a ottenere risultati Posta in arrivo zero

Può sembrare una sfida impossibile e potrebbe richiedere del tempo per essere perfezionata, ma organizzare il tuo account Gmail ti aiuterà a ridurre lo stress e a gestire meglio il tuo tempo e le tue priorità.

Ecco cinque semplici suggerimenti per l’organizzazione di Gmail che puoi utilizzare per raggiungere Inbox Zero e diventare più produttivo sul posto di lavoro.

1. Seleziona il tuo layout per organizzare Gmail

Il primo passaggio per l’organizzazione il tuo Gmail serve per selezionare il tuo layout preferito.

Quando apri la posta in arrivo, fai clic sul simbolo dell’ingranaggio nell’angolo in alto a destra e seleziona “Impostazioni”. Quindi, nella parte superiore della finestra delle impostazioni, fai clic sulla scheda “Posta in arrivo”. Da qui, Gmail ti offre cinque opzioni di layout per la tua posta in arrivo.

• Predefinito: questo è il formato standard che organizza il tuo Gmail in base alla data di ricezione dell’email. In questa visualizzazione, puoi selezionare diverse categorie in cui vengono posizionate le tue email. Appaiono come schede nella parte superiore dello schermo e possono essere utili per determinare quale delle tue email potrebbe essere più importante.
• Importante: in questa visualizzazione, Gmail cerca di prevedere quali email sei più important (indicato con un indicatore giallo) e visualizza quei messaggi nella parte superiore della posta in arrivo. I tuoi messaggi meno importanti vengono visualizzati in una posta in arrivo inferiore nella parte inferiore dello schermo.
• Prima non letti: questa visualizzazione è simile all’opzione Prima importante, tuttavia, la Posta in arrivo in alto include i messaggi che non hai ancora aperto , mentre la posta in arrivo in basso includerebbe tutto il resto.
• Prima con Speciali: la tua prima vista con Speciali divide anche la Posta in arrivo in due campi e mostra solo le email che hai contrassegnato come speciali nella vista superiore. Tutto il resto viene visualizzato nella seconda visualizzazione di seguito.
• Posta prioritaria: è come una combinazione di tutte le visualizzazioni. Gmail utilizza l’analisi predittiva per determinare con quali email è più probabile interagire in base alle azioni passate. Quindi posiziona quelle email nella vista superiore.

Trovare un layout che funzioni per te ti aiuterà a mantenere il tuo Gmail organizzato.

2. Aggiungi un riquadro di anteprima a Organizza Gmail

La visualizzazione predefinita di Gmail mostra solo il mittente, la riga dell’oggetto e un po ‘di testo di anteprima prima che la riga esaurisca lo spazio. Nella maggior parte dei casi, dovrai aprire l’email per determinare se vale davvero la pena leggere.

Puoi risparmiare tempo e organizzare il tuo Gmail aggiungendo un riquadro di anteprima. Fai clic sul simbolo dell’ingranaggio e su “Impostazioni” dal menu a discesa, quindi seleziona “Labs” dalle schede visualizzate. Scorri verso il basso fino a “Riquadro di anteprima” e fai clic su Attiva. Salva le modifiche e avrai la possibilità di vedere un’anteprima di ogni email in arrivo.

3. Crea etichette e cartelle personalizzate per organizzare Gmail

Sul lato sinistro della posta in arrivo, noterai un elenco di etichette a cui puoi aggiungere email di aiuto mantieni organizzata la tua posta in arrivo. Ma sapevi che puoi creare etichette personalizzate anche in quest’area?

Se selezioni uno o più messaggi, puoi fare clic sul pulsante nella parte superiore della posta in arrivo che assomiglia a un tag shopping. Ciò ti consente di assegnare quei messaggi a etichette predefinite che Gmail utilizza per mantenere organizzata la tua posta in arrivo.

Puoi anche creare etichette personalizzate in quest’area selezionando “Crea nuova”. Hai anche la possibilità di nidificare le etichette all’interno di altre etichette, in modo simile alla creazione di sottocartelle quando si salvano i file sul disco rigido.

Hai anche la possibilità di codificare a colori le tue etichette per distinguere ulteriormente la priorità. Ad esempio, potresti selezionare il rosso per un’etichetta chiamata VIP in cui archivi tutti i messaggi del tuo capo.

Una volta creata un’etichetta, noterai che aggiunge una cartella nell’elenco a sinistra posta in arrivo e aggiunge il nome dell’etichetta accanto alla riga dell’oggetto. Ora, quando archivi questo messaggio, verrà spostato in quella cartella specifica.

Personalizzando le tue opzioni, sarà più facile organizzare le tue cartelle Gmail e mantenere pulita la tua casella di posta.

4. Crea filtri per organizzare Gmail

Dopo aver creato etichette personalizzate, puoi applicare filtri ai messaggi per inviare determinate email direttamente alle loro cartelle e tenerle fuori dalla tua casella di posta generale.

Ad esempio, se sai che ogni venerdì riceverai una newsletter di comunicazioni interne che davvero non hai tempo di leggere, puoi utilizzare i filtri per inviare quel messaggio a una cartella specifica dove puoi verificarlo o eliminarlo – in seguito.

Dopo aver selezionato l’email o le email che desideri filtrare, fai clic sul pulsante “Altro” nella parte superiore della posta in arrivo e seleziona “Filtra messaggi come questo” dal menu a discesa. Da lì, puoi scegliere di filtrare i messaggi per mittente, riga dell’oggetto, parole chiave e allegati, tra le altre cose. Dopo aver selezionato i criteri, fai clic su “Crea filtro con questa ricerca” e seleziona l’azione che desideri venga eseguita da questo filtro, ad esempio l’assegnazione a una cartella o un’etichetta personalizzata e il salto della posta in arrivo. Al termine, fai clic su “Crea filtro”.

È importante notare che puoi anche scegliere di applicare questo filtro a tutte le conversazioni che corrispondono ai criteri, quindi non devi creare filtri individuali per ciascuna.

5. Utilizza la funzione Invia e archivia per organizzare Gmail

Ora che hai organizzato la tua casella di posta Gmail per archiviare automaticamente determinate email in cartelle personalizzate, puoi davvero ripulire la tua casella di posta archiviando i messaggi contemporaneamente inviare risposte.

Per attivare questa funzione, fare clic sull’icona a forma di ingranaggio e “Impostazioni” dal menu a discesa. Scorri verso il basso e seleziona “Mostra” Invia & pulsante Archivia in risposta. ” Salva le modifiche.

Ora, quando rispondi a un messaggio, avrai due opzioni di invio. Uno è un invio tradizionale e l’altro invierà il messaggio e invierà automaticamente la catena di posta elettronica all’archivio Tutti i messaggi. Se hai assegnato un’etichetta al messaggio, andrà invece a quella cartella specifica. Se qualcuno risponde alla tua email inviata, la conversazione tornerà automaticamente nella tua posta in arrivo.

L’attivazione di questa funzione è un modo rapido ed efficace per eliminare il disordine dalla posta in arrivo e mantenere organizzato il tuo Gmail.

Seguire questi suggerimenti per l’organizzazione di Gmail può rendere possibile Inbox Zero

Inbox Zero non sarà solo un sogno sfuggente se segui questi semplici suggerimenti per l’organizzazione di Gmail.

Ma proprio come qualsiasi scorciatoia, devi trovare un sistema che funzioni per te. Se uno di questi metodi rende più difficile trovare i messaggi archiviati o tenere traccia di conversazioni importanti, prova qualcos’altro. Una volta trovate le procedure che hanno senso per la tua routine quotidiana, la tua casella di posta sarà una macchina ben oliata.

Aumenta la produttività di Gmail

La maggior parte delle persone capisce come utilizzare le basi di la posta in arrivo di Gmail, ma che dire dei suggerimenti e dei trucchi essenziali che potrebbero semplificarti la vita, il tuo lavoro più efficiente e le tue interazioni più efficaci? Abbiamo messo insieme undici trucchi che esistono sia all’interno di Gmail che tramite estensioni esterne di Google Chrome, che ti mostreranno come utilizzare meglio Gmail. Questi trucchi ti permetteranno di migliorare la tua casella di posta, risparmiare tempo e ridimensionare la tua attività. Fai clic sulla foto di seguito per imparare a utilizzare Gmail.