Con oltre il 50% della popolazione mondiale che possiede e utilizza un dispositivo mobile, un telefono cellulare l’uso è diventato una seconda natura per la maggior parte delle persone.

Dal controllo della posta elettronica e dall’invio di messaggi di testo all’organizzazione di videoconferenze, molti professionisti si affidano ai telefoni cellulari come loro ufficio mobile. Se sei un imprenditore che gestisce un’azienda di successo, è probabile che più dipendenti utilizzino i propri dispositivi mobili per lavoro.

Quanto di quei soldi sei tenuto a rimborsare? Quale uso personale del telefono cellulare è considerato “correlato al lavoro”? E come misuri questi fattori? Qui infrangeremo le più recenti leggi in materia di rimborso del cellulare e come garantire a te e ai tuoi dipendenti un accordo equo.

Leggi per il rimborso del cellulare

Offerta di telefoni cellulari il rimborso non riguarda solo l’essere un capo di buon cuore. In realtà ci sono leggi che circondano ciò a cui hanno diritto i dipendenti quando si tratta di compensi per l’uso personale del telefono cellulare. Alcuni addirittura lo paragonano a straordinari non autorizzati.

Queste leggi proteggono sia i dipendenti che i datori di lavoro. Senza uno stipendio in atto, i membri del personale possono citare in giudizio i loro datori di lavoro per i costi associati. D’altro canto, i dipendenti possono essere ritenuti responsabili per la compromissione delle informazioni aziendali protette.

Sebbene queste leggi variano da stato a stato, la California è all’avanguardia in questa tendenza in crescita. Questi cambiamenti sono avvenuti sulla scia di un caso giudiziario controverso: Cochran vs. Schwan “s Home Services.

Durante questo caso fondamentale, la Corte d’Appello della California ha intentato una causa collettiva per conto di 1.500 servizi clienti manager. La base del caso era che a questi dipendenti non venivano rimborsate le spese sostenute per uso lavorativo.

L’avvertenza è che, in California, indipendentemente dal fatto che il datore di lavoro approvi l’uso personale del telefono cellulare per i dipendenti , se le spese sono sostenute, devono pagare. Anche se questo può sembrare ingiusto per alcuni, è la legge della California.

Un altro aspetto controverso di questa legge è che i dipendenti meritano un rimborso anche se per uso lavorativo non è costato loro un centesimo! Se il dipendente ha minuti o dati illimitati, il datore di lavoro è comunque tenuto a pagare “una percentuale ragionevole della bolletta del cellulare”.

La difesa è che l “azienda sta trasferendo le proprie spese di gestione al dipendente, una cosa che non viene ancora rilevata erminato è ciò che costituisce una percentuale ragionevole? Questa domanda rende difficile per i datori di lavoro decidere che tipo di rimborso per il cellulare creare e come proteggersi dalle ramificazioni legali.

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Come affrontare le sfide del rimborso dei telefoni cellulari?

Con così tante leggi diverse e aspettative poco chiare, come possono le aziende creare una politica di rimborso dei telefoni cellulari conforme e ragionevole?

Alcuni si spingono addirittura a vietare i telefoni cellulari sul posto di lavoro, per evitare i rischi e le complicazioni associati alla creazione di politiche e stipendi. Lo svantaggio è che questo potrebbe potenzialmente avere un impatto sulla produttività dei dipendenti e sul morale dell’azienda.

Invece di rassegnarti a essere “dannato se lo fai e dannato se non lo fai”, esaminiamo i diversi modi di affrontare il dibattito sul rimborso del telefono cellulare.

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• Pagare l’intera bolletta del cellulare

Sebbene questa sia una soluzione impopolare per molti datori di lavoro, per alcuni è più una questione di tranquillità. Pagando semplicemente le bollette del cellulare del tuo personale, eviti qualsiasi questione legale appiccicosa o dibattiti lunghi e prolungati sulle percentuali.

Alcune aziende preferiscono non giocare al gioco del centesimo e della monetina e invece, paga solo l’intero importo. Ciò è particolarmente adatto per le aziende i cui dipendenti utilizzano regolarmente i loro telefoni personali per lavoro. Il principale svantaggio di questa opzione è ovvio: il costo. A seconda delle dimensioni dell’azienda e del numero di dipendenti, pagare più bollette del telefono cellulare potrebbe diventare piuttosto costoso.

• Richiedi ai dipendenti di dimostrare l’uso del cellulare

La prova è nel budino e molti datori di lavoro vogliono vedere esattamente ciò che i loro dipendenti sostengono come spese legate al lavoro.

In questa situazione, le aziende creano una politica che richiede al personale di dimostrare qualsiasi utilizzo e spese del telefono cellulare. Come puoi immaginare, questo approccio diventa piuttosto noioso e richiede tempo.

Una soluzione è calcolare il tempo medio speso per progetti legati al lavoro e quindi pagare quella parte della bolletta totale del cellulare del dipendente Anche questo può richiedere tempo ed energia preziosi spesi meglio altrove.

Il vantaggio di questo approccio è che i datori di lavoro pagano solo per ciò che i dipendenti utilizzano effettivamente.Questo è anche considerato il modo più accurato per calcolare una ragionevole percentuale di utilizzo, se hai il tempo e la pazienza per farlo.

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• Pagare ai dipendenti un importo fisso

Per quelle aziende che cercano di ridurre i costi amministrativi, semplicemente pagare ai dipendenti un importo fisso è un’opzione praticabile. Ma ricorda, i dipendenti devono concordare questo importo e dovrebbe essere chiaramente delineato nella politica.

Se i dipendenti si sentono autorizzati a un importo superiore a quello fisso, molte aziende richiedono loro di fornire una prova. Il più grande vantaggio di questo approccio è che il costo è relativamente stabile. Ciò rende più facile per i datori di lavoro pianificare e stanziare fondi per coprire il rimborso del telefono cellulare. Il più grande svantaggio di questa forma di rimborso del telefono cellulare è l’area grigia che esiste tra l’importo fisso e ciò a cui i dipendenti sentono di “avere diritto. Utilizzando questo metodo, le aziende stanno aprendo la porta a innumerevoli discrepanze, che possono diventare problematiche, sia finanziariamente che legalmente.

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• Creare conti spese per telefoni cellulari

Le note spese sono all’ordine del giorno nelle società più grandi che richiedono ai dipendenti di viaggiare e fare rete come parte della descrizione del loro lavoro. Perché non concentrare l’uso del telefono cellulare sotto l’ombrello delle note spese?

Ciò significa che i dipendenti vengono pagati esattamente quantità di uso personale del telefono cellulare correlato al lavoro – al centesimo. Questo attribuisce la responsabilità al dipendente.

Per i datori di lavoro, questo significa più lavoro amministrativo, che può aumentare i costi generali. È anche difficile da calcolare una cifra reale in termini di utilizzo del cellulare per i dipendenti wi th piani dati illimitati.

• Emissione di telefoni aziendali

Questa è un’opzione popolare per una vasta gamma di aziende. Fornire ai dipendenti un telefono cellulare aziendale significa che le spese sono già calcolate.

Se il dipendente sceglie di utilizzare il proprio dispositivo mobile personale, è su di loro! Hai fornito un telefono cellulare appositamente a tale scopo. D’altra parte, i datori di lavoro ora hanno il compito di assicurarsi che i dipendenti non utilizzino il telefono aziendale per uso personale.

La buona notizia è che il datore di lavoro ha accesso a tutti i record del telefono cellulare e può controllare I datori di lavoro stanno anche tranquilli sapendo che i loro dipendenti hanno gli strumenti necessari per completare il lavoro. Le aziende devono anche considerare i costi quando si tratta di acquistare telefoni in tutta l’azienda. Inoltre, non vi è alcuna garanzia che i dipendenti tratteranno i telefoni forniti con cura. Le aziende corrono il rischio che i dipendenti danneggino, perdano o subiscano il furto dei telefoni aziendali: questo aggiunge costi di sostituzione all’equazione.

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Quali sono le norme Bring Your Own Device (BYOD)?

BYOD, o porta il tuo dispositivo, le politiche stanno diventando più comuni negli ambienti di lavoro. In base a queste politiche, molti datori di lavoro pagano da $ 30 a $ 50 al mese per le bollette del telefono cellulare dei dipendenti. Questa cifra varia a seconda dell’azienda e della politica concordata.

Questi pagamenti sono indicati come stipendi mobili. I datori di lavoro prendono in considerazione diversi fattori quando elaborano politiche responsabili per il rimborso dei candidati e determinano gli importi dello stipendio. Eccone solo alcuni:

• Tariffe del vettore
• Spese generali di gestione dei dispositivi mobili
• Acquisti di nuovi dispositivi
• Software di gestione delle spese dei dispositivi mobili

Ma queste politiche BYOD coprono molto di più delle sole bollette del telefono cellulare. Affrontano anche misure di sicurezza che mantengono al sicuro e riservate le informazioni del dipendente e dell’azienda.

Argomenti conclusivi

Non esiste un approccio unico per il rimborso del telefono cellulare per i dipendenti.

I datori di lavoro devono tutelare i loro interessi legali, nonché la loro integrità. Di seguito sono riportati alcuni aspetti da tenere a mente quando si considera il tipo di politica di rimborso del telefono cellulare migliore per la propria azienda:

Calcola il costo

Come per la maggior parte delle cose nella vita, si tratta di soldi. Quale di queste opzioni ha più senso finanziario per la tua azienda?

• Se hai la manodopera, il modo più accurato per offrire il rimborso del cellulare è creare conti di spesa o offrire un importo fisso.
• Se il denaro non è un problema, emetti telefoni cellulari aziendali o semplicemente paga i tuoi dipendenti “l’intero conto .

Siediti e calcola i numeri prima di decidere una soluzione.

Crea una politica di rimborso del cellulare di facile comprensione

Wh Qualsiasi politica di rimborso delle spese che crei, assicurati che le linee guida siano ampiamente chiare.

• Includi una descrizione dettagliata delle aspettative dell’azienda.
• Quanto sei disposto a pagare e come verrà calcolata tale percentuale.
• Se scegli di fornire telefoni cellulari aziendali, preparati a monitorare il loro utilizzo ed essere esplicito su ciò che è approvato per uso professionale.

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In che modo Fyle può aiutare con gli stipendi del cellulare?

Nel mondo frenetico di oggi, tutti hanno il naso nei loro telefoni per la maggior parte della giornata. Non sorprende che il rimborso del cellulare sia diventato un argomento caldo. Tuttavia, la domanda rimane ancora: quanto di questo è per uso personale e quanto è legato al lavoro? Questa è la domanda a cui le aziende di tutto il mondo stanno cercando di rispondere.

Anche se lasciamo a te la scelta, Fyle può fare molto di più che semplificare i rimborsi dei dipendenti! Hai bisogno di aiuto per gestire le spese della tua azienda e redigere politiche chiare? Fyle è un nuovo software di gestione delle spese in grado di risolvere tutti i tuoi problemi di gestione delle spese! Pianifica una demo oggi e cominciamo!