Come creare un indirizzo email aziendale gratuito

Ogni azienda utilizza più mezzi di comunicazione. La comunicazione può essere B2B – comunicare con altre aziende o B2C – comunicare con i clienti / clienti. Alcune comunicazioni sono uno-a-molti e alcune comunicazioni sono uno-a-uno. In base al tipo di comunicazione e al messaggio da trasmettere, le aziende scelgono il mezzo di comunicazione. Sebbene siano disponibili più modalità di comunicazione, la fonte di comunicazione più affidabile e affidabile è la posta elettronica.

Nel mondo della comunicazione aziendale, le e-mail sono inevitabili, affidabili e legali. È importante inviare comunicazioni critiche per l’azienda solo tramite posta elettronica. Non solo fornisce una prova valida per la comunicazione, ma garantisce anche la sicurezza richiesta e la riservatezza delle informazioni cruciali che vengono fornite.

È inoltre essenziale che tali messaggi aziendali critici vengano inviati utilizzando un indirizzo email ufficiale, allegato al tuo dominio, anziché un indirizzo email comune / generico.

L’indirizzo email ufficiale aiuta il cliente a riconoscere il tuo marchio, aggiunge credibilità al messaggio e crea fiducia nella relazione. Quindi, per creare un tale marchio, ogni azienda dovrebbe essere associata a un dominio collegato al tuo marchio.

Cos’è un dominio?

Se desideri fornire la presenza su Internet o online per la tua azienda, il primo passo è ottenere il tuo dominio. Un nome di dominio viene in genere formato combinando il nome della tua azienda / organizzazione con un suffisso Internet standard chiamato TLD (.com, .net, .info e così via). I nomi di dominio sono simili a yourdomain.com o yourbusiness.info. Un dominio non può fare nulla da solo. Quando registri un dominio, il registrar fornisce un gestore DNS che contiene i dettagli critici come l’indirizzo IP del tuo sito web, i record MX per consegnare la tua email e così via.

Nel caso in cui non possiedi un dominio, puoi acquistare un nuovo dominio da Zoho.

Cos’è un sito web?

Un sito web è un insieme di pagine Internet che forniscono informazioni o dettagli sulla tua attività. Utilizzerai il tuo gestore DNS per mappare l’indirizzo IP del tuo provider di hosting web al tuo dominio. Ciò garantisce che ogni volta che qualcuno digita www.tuodominio.com nel browser, vengano visualizzate le pagine corrette dal Webhost e che i lettori siano in grado di accedere alle informazioni pertinenti dal tuo sito web.

Che cos’è un indirizzo email aziendale?

Gli indirizzi email aziendali sono quelli che utilizzano il nome di dominio della tua azienda, come [email protected]. Poiché sono in sintonia con la tua attività, i tuoi clienti saranno in grado di identificarti facilmente. Avendo quindi indirizzi come questi aiuta a stabilire la tua identità e a migliorare la credibilità presso i tuoi clienti.

Utilizzerai il tuo gestore DNS per mappare il tuo dominio con il tuo provider di posta elettronica, utilizzando i record MX consigliati dal tuo provider di posta.

Perché hai bisogno di un indirizzo email aziendale?

Sebbene il motivo principale per avere un indirizzo email aziendale sia aiutare i tuoi clienti a identificarti, ce ne sono molti altri che possono essere aggiunti all’elenco. Un indirizzo email aziendale ti aiuta a:

• Proietta la tua professionalità

  Avere un indirizzo email che corrisponde al tuo marchio dimostra che sei serio e professionale riguardo alla tua attività. In questo modo, la tua attività sarà presa sul serio anche dai tuoi clienti, poiché è molto probabile che scelgano e si fidino di un’azienda con un indirizzo email professionale.

• Mostra la tua autenticità e guadagna la fiducia dei clienti

  Quando tu oi tuoi dipendenti inviate messaggi di posta elettronica utilizzando l’indirizzo che include il nome della vostra attività, i vostri clienti possono sapere con certezza che l’email proviene da un fonte autentica. Ti identificheranno anche prima di aprire i tuoi contenuti. Questo li aiuterà a costruire la loro fiducia con te e darà loro la fiducia necessaria per rispondere alle tue email o contattare il tuo team di supporto.

• Promuovi il tuo marchio

  Con il nome della tua azienda nel tuo indirizzo email, promuovi il tuo marchio con ogni email che invii. In questo modo sarai sicuro di rimanere nella loro memoria per molto tempo.

• Sii coerente

  Quando crei indirizzi email individuali e di gruppo con il tuo dominio, ti assicuri che ogni email che esce ha un formato standard e quindi mantiene la coerenza.

• Evita di ricevere spam

  Quando i clienti ti riconoscono dal tuo marchio, è meno probabile che ti contrassegni come spam. Se utilizzi account email generici, le tue email potrebbero non ricevere il riconoscimento che meritano e finire per essere spam.

Guarda questo video per capire perché la tua azienda ha bisogno di un’email basata sul dominio indirizzo e come può aiutarti a essere più professionale nelle tue comunicazioni.

Best practice durante la creazione di indirizzi email aziendali

Ci sono poche cose da tenere a mente quando crei un indirizzo email aziendale.

1. Trova un nome di dominio che possa essere rapidamente correlato alla tua attività e facilmente identificato dai clienti.
2. Avere un formato standard di indirizzi email in tutta l’organizzazione è importante. Ad esempio, puoi utilizzare [email protected] come formato standard per tutti i dipendenti.
3. Crea indirizzi email di gruppo come [email protected] per dipartimenti in modo da poter gestire tutte le email di reparto da un unico posto.
4. Assicurati di proteggere il tuo indirizzo email aziendale da phishing e spam, autenticando il tuo dominio con configurazioni SPF e DKIM.

Come scegliere il miglior fornitore di servizi di posta elettronica

Quando si seleziona un fornitore di servizi di posta elettronica è necessario considerare diversi fattori. Alcuni dei fattori più importanti includono:

• Facile configurazione

  Il primo aspetto da cercare in un provider di posta elettronica è se i passaggi forniti per impostare il tuo dominio con essi sono semplici e senza complicazioni. Anche mantenendo il processo semplice, tieni presente che il tuo fornitore di servizi non vuole che tu salti i passaggi di autenticazione necessari.

• Migrazione efficiente

  Assicurati che il provider di servizi selezionato ti consenta di migrare con efficienza tutte le tue email, contatti e altri dati dal tuo provider precedente. La migrazione non può essere compromessa a nessun costo perché nessuno può permettersi la perdita di dati.

• Sicuro e privato

  Scegli un servizio che ti garantisca la sicurezza e la privacy dei dati. Dovrebbero esserci più livelli di autenticazione per il tuo account e crittografia end-to-end per i tuoi messaggi. Anche le informazioni personali che hai condiviso con il servizio dovrebbero essere mantenute private: il rispetto della privacy dovrebbe essere la sua massima priorità.

• Dominio personalizzato che corrisponde alla tua attività

  Il tuo dominio email deve essere pertinente per la tua attività, quindi assicurati che il servizio email selezionato ti consenta di fornire un dominio di tua preferenza e lo usi se disponibile.

• Pannello di controllo robusto

  Scegli un fornitore di servizi che abbia un pannello di controllo potente, che ti consenta di assumere il controllo di tutte le impostazioni relative al tuo dominio, gestire utenti e indirizzi di gruppo, impostare restrizioni e la politica sullo spam e fare di più. Il servizio dovrebbe anche assicurarti una buona percentuale di uptime.

• Collaborazione e altri strumenti aziendali

  Sarebbe meglio se il fornitore avesse i mezzi per la collaborazione interna del team e strumenti integrati come calendario, note, gestione dei contatti ecc.

Creazione di un indirizzo email aziendale con Zoho Mail

Zoho Mail è una piattaforma sicura, privata e priva di pubblicità per ospitare la tua email di dominio personalizzata e ti offre il meglio di tutti i fattori sopra menzionati. Ecco come creare un indirizzo email aziendale gratuito.

Le funzionalità del piano gratuito di Zoho Mail sono le seguenti:

• 5 account utente
• 5 GB di spazio di archiviazione / utente
• Allegati di posta fino a 25 MB
• Hosting di posta elettronica per un singolo dominio
• Autenticazione a due fattori

Visita la pagina dei prezzi di Zoho Mail e seleziona il piano tariffario di tua scelta. Se non hai un account con Zoho, puoi registrarti da qui. Puoi anche fare riferimento alle nostre guide all’implementazione per avere una panoramica dei passaggi.

Se hai già un tuo dominio :

1. Dopo aver scelto il tuo piano, ti verrà chiesto di impostare il tuo account. Seleziona Registrati con un dominio che già possiedo.
2. Inserisci il tuo dominio e fai clic su Aggiungi.

   

3. Immettere i dettagli di registrazione come richiesto. Fai clic su Procedi.
4. Controlla se tutti i tuoi dati sono stati inseriti correttamente, fai clic su Registrati e inserisci le tue informazioni nel modulo di registrazione.

Dopo aver aggiunto il tuo dominio, dovrai verificare il tuo dominio. Puoi quindi aggiungere utenti e creare account email per loro. Configura i record MX per ricevere tutte le tue email a il tuo account Zoho Mail. Migra le tue email su Zoho Mail tramite protocolli POP o IMAP. Infine completa le configurazioni SPF e DKIM. Leggi in dettaglio queste impostazioni.

Se hai già un account con Zoho, vai a Zoho Mail e fai clic su Abilita hosting email nella parte superiore della pagina e segui i passaggi precedenti per configurare il tuo dominio.

Se desideri acquistare un nuovo dominio:

Se non lo fai “Se hai un dominio tutto tuo, puoi acquistarne uno durante la registrazione. Seleziona Acquista un nuovo dominio per la mia azienda e inserisci un nome di dominio ideale per la tua azienda e verifica la sua disponibilità. Se disponibile, puoi iscriverti a Zoho e acquistare il dominio. Quando registri un dominio con Zoho Mail, le tue impostazioni DNS saranno preconfigurate. Leggi in dettaglio sull’acquisto di un nuovo dominio.