従業員の身元調査ポリシーサンプル
ポリシーの概要&目的
従業員の身元調査ポリシーは、採用プロセスの一環として求職者の身元を調査するためのガイドラインを参照しています。身元調査は次のことに役立ちます。
- 候補者の経歴に関する洞察を得る。
- 信頼できる従業員を採用していることを確認します。
- 候補者の情報が真実で正確かどうかを確認します。 。
- 重大な犯罪行為で有罪判決を受けた候補者を選別します。
範囲
この従業員の身元調査ポリシーは、当社の採用プロセスを経た候補者に適用されます。 。昇進または異動を検討されている社内候補者にも適用される場合があります。
ポリシー要素
身元調査には次のものが含まれます。
- 前科。
- 信用報告書。
- 薬物検査。
- 身元調査報告書（身元、以前の雇用、教育、社会保障番号など）
- 運転記録。
- 参照チェック。
すべての候補者は、当社が採用する前に、提供するすべての種類の身元調査に合格する必要はありません。各ポジションには独自の要件があります。たとえば、運転記録は、現場で信頼できる営業担当者やタクシー運転手に関連している場合がありますが、オフィスマネージャーを雇うことには関連していません。基本的な身元調査には以下が含まれます
現地の法律により、特定の種類の身元調査が禁止または制限されている場合があります。私たちは常に法的なガイドラインを遵守します。
候補者が次のようなポジションについて面接する場合は、前科のチェックが不可欠です。
- 当社を代表し、当社と取引するクライアントまたは利害関係者。
- 機密情報にアクセスできる
- お金と財政を処理する
- 子供や高齢者と接触する
従業員の身元調査はいつ行う必要がありますか？
ほとんどの場合、身元調査には時間と費用がかかります。採用マネージャーと人事スタッフは、慎重にチェックを行うことをお勧めします。できれば、採用プロセスの最終候補者または採用することを選択した候補者の最終ラウンドでチェックを行ってください。現地の法律により、身元調査の許可を求める前に、候補者がオファーを手元に用意することが義務付けられている場合があります。私たちはすべての法律を遵守します。
身元調査は、誰かを失格にしたり、求職者の数を減らしたりする方法として使用しないでください。身元調査は、採用決定を強化し、仕事に選ばれた候補者が適切であることを確認することを目的としています。
当社の責任
採用マネージャーと人事スタッフは次のことを行う必要があります。
- 求人広告で身元調査が必要であることを候補者に通知します。
- 身元調査を行う前に、書面による許可を与えるよう候補者に依頼し、その方法を知らせます。プロセスには長い時間がかかります。
- 信頼できる信頼できる身元調査プロバイダーを雇います。プロバイダーを選択する際に考慮すべき基準は、コスト、合法性、機密保持への取り組み、およびターンアラウンドタイムです。現在のプロバイダーがこれらの基準の要件を満たしていない場合、HRは新しいプロバイダーを検索する必要があります。
- 身元調査の結果と計画内容を候補者に通知します。行う（候補者を拒否するか、次の採用フェーズに移動します。）身元調査プロバイダーは、候補者に結果のコピーを提供する必要があります。
- を通過するすべての候補者に対して身元調査を実施します。特定の個人を差別することなく特定の立場。
- レポートに異議を唱えるため、または身元調査で判明した問題に対処するために必要な情報を候補者に提供します。
採用マネージャー/人事部は、口頭での求人をすでに受け取っていない限り、クリーンな身元調査は雇用を保証しないことを候補者に伝える必要があります。
否定的な結果をどうするか
重大な犯罪行為（性的暴行など）で有罪判決を受けない限り、犯罪歴によって候補者が採用プロセスから自動的に失格になることはありません。次の基準に従って前科の内容を判断しません。
- 同じ犯罪に対する前科の数。
- 直近の前科からの経過時間。
- 刑事上の有罪判決が役職にどのように関連しているか。
人事/採用マネージャーは、候補者の身元調査を検討する際に、逮捕ではなく有罪判決を考慮することに注意してください。
人事および採用マネージャーは、身元調査で明らかになった問題の深刻さを評価する際に、会社の利益を念頭に置く必要があります。たとえば、社用車の運転を伴うポジションを検討されている候補者は、少なくとも2年間のクリーンな運転記録を持っている必要があります。人事および採用マネージャーは、過去2年以内に飲酒運転で有罪判決を受けた候補者を拒否する必要があります。
一般に、採用マネージャーと人事部が特定の候補者が当社に高いまたは不当なリスクをもたらすと判断した場合は、その候補者を拒否する必要があります。
人事部と人事部は候補者に電話して話し合うことができます軽微な不一致（ライセンスの一時停止など）の場合の身元調査の結果。候補者が満足のいく回答をした場合でも、当社と協力するために採用される可能性があります。
手順
当社候補者の権利を尊重する透明性の高い採用プロセスを目指します。採用マネージャーと人事スタッフは、バックグラウンドスクリーニングのためにこの手順に従うことをお勧めします。
- 採用マネージャーとHRは、ポジションに身元調査が必要かどうか、およびチェックに何が含まれるかについて話し合います。
- 採用マネージャーは、雇用前に身元調査が必要であると求人広告に記載しています。
- 最終候補者（1人以上のファイナリスト）が選択されると、採用マネージャーまたは人事部が候補者に連絡して書面による許可を得ます。バックグラウンドチェックのために、プロセスを説明します。これは、応募者追跡システム（ATS）を介して行うことができます。
- 候補者が身元調査を受けることを拒否した場合、人事部は候補者がその職に就くことができないことを通知します。候補者が書面による許可を与えた場合、身元調査プロバイダーはレビューを開始できます。
- 人事部が身元調査の結果を受け取ったら、スタッフは採用マネージャーと話し合い、候補者と役職の次のステップを決定します。
- 採用マネージャーは候補者に決定を通知し、個々の身元調査レポートのコピーを確実に入手します。否定的な結果が出た場合、人事/採用マネージャーは候補者にレポートに異議を申し立てる方法を知らせる必要があります。
機密保持およびデータ保護ポリシーは、情報のバックグラウンドチェックで明らかになる場合に常に適用されます。
免責事項：このポリシーテンプレートは、一般的なガイドラインを提供することを目的としており、参照として使用する必要があります。関連するすべての地方、州、または連邦法を考慮に入れていない場合があり、法的文書ではありません。著者もWorkableも、このポリシーの使用から生じる可能性のある法的責任を負わないものとします。
詳細
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