お祝いを必要とするすべての人のプロとしてのキャリアの瞬間。

いいえ、それは昇進や経営陣への大きなプレゼンテーションの釘付けではありませんが、それも良いことです。

それはGmailアカウントがInboxZeroに到達した瞬間、受信トレイが空のままになるか、可能な限り空に近いビジネス現象になります。

Gmailを最大限に活用する方法を学びましょう。

もちろん、すべてのメッセージをアーカイブして（お勧めしません）、最初からやり直すこともできますが、Gmailの整理に関する適切なヒントがないと、受信トレイが新しい未読メッセージで溢れかえってしまいます。

Gmailの整理のヒント–なぜそれが重要なのか

1日に何通のメールを受信すると思いますか？

テクノロジーによるレポートによると市場調査会社では、平均的な労働者は2018年までに毎日140通のビジネスメールを送受信します。通常の8時間の勤務時間では、1時間に17通以上、またはほぼ4分ごとに1通のメールになります。

仕事用のアカウントにも送信される可能性のある個人用または迷惑メール。その数は、毎日200通を超える可能性があります。これらすべてのメールをふるいにかけて、どれが最も重要ですぐに返信する必要があるかを判断するために時間を無駄にする必要がなかった場合、どれだけ生産性が向上するか想像してみてください。

5つのGmail組織のヒントInbox Zero

不可能な課題のように思われ、微調整に時間がかかる場合がありますが、Gmailアカウントを整理すると、ストレスを軽減し、時間と優先順位をより適切に管理できます。

Inbox Zeroに到達し、職場での生産性を高めるために使用できる5つの簡単なGmail整理のヒントを次に示します。

1.Gmailを整理するためのレイアウトを選択します

整理するための最初のステップGmailではお好みのレイアウトを選択できます。

受信トレイを開いたら、右上隅にある歯車の記号をクリックして[設定]を選択します。次に、設定ウィンドウの上部にある[受信トレイ]タブをクリックします。ここから、Gmailは受信トレイに5つのレイアウトオプションを提供します。

• デフォルト：これは、メールを受信した日付でGmailを整理する標準形式です。このビューでは、電子メールが配置されるさまざまなカテゴリを選択できます。これらは画面の上部にタブとして表示され、どのメールがより重要であるかを判断するのに役立ちます。
• 重要最初：このビューでは、Gmailはあなたが最も重要なメールを予測しようとします。重要（黄色のマーカーで示されます）であり、それらのメッセージを上部の受信トレイに表示します。重要度の低いメッセージは、画面下部の下部の受信トレイに表示されます。
• 未読の最初：このビューは重要な最初のオプションに似ていますが、上部の受信トレイにはまだ開いていないメッセージが含まれます、下部の受信トレイには他のすべてが含まれます。
• スター付きファースト：スター付きファーストビューでは、受信トレイが2つのフィールドに分割され、トップビューにスター付きのメールのみが表示されます。それ以外はすべて、下の2番目のビューに表示されます。
• 優先受信トレイ：これは、すべてのビューの組み合わせのようなものです。 Gmailは予測分析を使用して、過去のアクションに基づいてやり取りする可能性が最も高いメールを特定します。次に、それらのメールをトップビューに表示します。

適切なレイアウトを見つけると、Gmailを整理するのに役立ちます。

2。プレビューペインをに追加します。 Gmailを整理する

Gmailのデフォルトのビューには、行の空きがなくなる前に、送信者、件名、プレビューテキストが表示されます。ほとんどの場合、メールを開いて、それが本当に読む価値のあるものかどうかを判断する必要があります。

プレビューペインを追加することで、時間を節約し、Gmailを整理できます。ドロップダウンから歯車の記号と[設定]をクリックし、表示されるタブから[ラボ]を選択します。 [プレビューペイン]まで下にスクロールして[有効にする]をクリックします。変更を保存すると、受信する各メールのプレビューを表示するオプションが表示されます。

3.Gmailを整理するためのカスタムラベルとフォルダを作成する

受信トレイの左側に、役立つメールを追加できるラベルのリストが表示されます。受信トレイを整理してください。ただし、この領域にもカスタムラベルを作成できることをご存知ですか？

1つまたは複数のメッセージを選択した場合は、受信トレイの上部にある次のようなボタンをクリックできます。ショッピングタグ。これにより、Gmailが受信トレイを整理するために使用する事前定義されたラベルにこれらのメッセージを割り当てることができます。

[新規作成]を選択して、この領域にカスタムラベルを作成することもできます。ハードドライブにファイルを保存するときにサブフォルダーを作成するのと同様に、他のラベル内にラベルをネストするオプションもあります。

優先度をさらに区別するために、ラベルを色分けするオプションもあります。たとえば、上司からのすべてのメッセージをアーカイブするVIPというラベルに赤を選択できます。

ラベルを作成すると、左側のリストにフォルダが追加されます。受信トレイを開き、件名の横にラベル名を追加します。これで、このメッセージをアーカイブすると、その特定のフォルダに移動されます。

オプションをカスタマイズすることで、Gmailフォルダを整理し、受信トレイをきれいに保つことが簡単になります。

4.Gmailを整理するためのフィルタを作成する

カスタムラベルを作成した後、メッセージにフィルタを適用して、特定のメールをフォルダに直接送信し、一般的な受信トレイに入れないようにすることができます。

たとえば、毎週金曜日に、実際に読む時間がない内部通信ニュースレターを受信することがわかっている場合は、フィルターを使用して、そのメッセージを特定のフォルダーに送信し、そこでチェックアウトするか、削除することができます。 –後で。

フィルタリングする1つまたは複数のメールを選択したら、受信トレイの上部にある[その他]ボタンをクリックし、ドロップダウンメニューから[このようなメッセージをフィルタリング]を選択します。そこから、送信者、件名、キーワード、添付ファイルなどでメッセージをフィルタリングするように選択できます。条件を選択したら、[この検索でフィルターを作成]をクリックし、カスタムフォルダーまたはラベルへの割り当てや受信トレイのスキップなど、このフィルターで実行するアクションを選択します。終了したら、[フィルターの作成]をクリックします。

条件に一致するすべての会話にこのフィルターを適用するように選択することもできるため、それぞれに個別のフィルターを作成する必要がないことに注意してください。

5.送信とアーカイブ機能を使用してGmailを整理する

特定のメールをカスタムフォルダに自動的にアーカイブするようにGmailの受信トレイを整理したので、メッセージをアーカイブすると同時に受信トレイを実際にクリーンアップできます。応答を送信します。

この機能を有効にするには、ドロップダウンメニューからギアアイコンと[設定]をクリックします。下にスクロールして、[表示]を選択します。送信& [アーカイブ]ボタンに返信します。」変更を保存します。

メッセージに返信するときに、2つの送信オプションがあります。 1つは従来の送信で、もう1つはメッセージを送信し、電子メールチェーンをAllMailアーカイブに自動的に送信します。メッセージにラベルを割り当てた場合、代わりにその特定のフォルダに移動します。送信したメールに誰かが返信すると、会話は自動的に受信トレイに戻ります。

この機能をオンにすると、受信トレイの整理整頓をすばやく効果的に行うことができ、Gmailを整理できます。

これらのGmail編成のヒントに従うと、受信トレイゼロが可能になります

これらの簡単なGmail編成のヒントに従うと、受信トレイゼロはとらえどころのない夢ではありません。

他のショートカットと同じように、自分に合ったシステムを見つける必要があります。これらの方法のいずれかにより、アーカイブされたメッセージを見つけたり、重要な会話を追跡したりすることが困難になる場合は、別の方法を試してください。日常生活に適した手順を見つけると、受信トレイは十分に機能するマシンになります。

Gmailの生産性を向上させる

ほとんどの人は、の基本的な使い方を理解しています。彼らのGmailの受信トレイですが、あなたの生活を楽にし、仕事をより効率的にし、そしてあなたのやりとりをより成功させることができる本質的なヒントやコツはどうですか？ Gmail内と外部のGoogleChrome拡張機能の両方に存在する11のトリックをまとめました。これにより、Gmailをより適切に使用する方法がわかります。これらのトリックにより、受信トレイを強化し、時間を節約し、ビジネスを拡大することができます。 Gmailの使用方法については、下の写真をクリックしてください。