従業員の出席ポリシーを作成する方法を学びたいですか？

世界中で成功している企業には、共通点が1つあります。それは、すべての企業が優れた従業員の出席率を持っていることです。

しかし、従業員が現れない場合はどうなりますか？

プロセスが中断され、人員不足に直面し、必然的に締め切りに間に合わなくなります。また、COVID-19のパンデミックが世界中の企業に影響を及ぼしているため、従業員の出席をリモートで監視することはこれまでになく困難になっています！

理想的ではないでしょうか？

詳細な従業員の出席ポリシーはこれらの出席の問題を回避するための効率的な方法。

従業員が出社することについて知っておく必要のあるすべてのことと、従業員の出席が不十分な場合の結果について概説します。

役立つように、出席ポリシーとは何か、ポリシーに含める必要があるものについて説明します。開始するために、サンプルの従業員出席ポリシーテンプレートを提供します。

この記事の内容：

• 従業員とは出席ポリシー
• 出席ポリシーが必要な理由
• 従業員の出席ポリシーでカバーする必要があるもの
• サンプルの従業員の出席ポリシーテンプレート

従業員の出席ポリシーとは

注：これらの最初のいくつかのセクションでは、出席ポリシーの基本とその内容について説明します。テンプレートにスキップする場合は、ここをクリックしてください。 。

従業員の出席ポリシーは、従業員が出席に関して必要とするすべての情報を含むドキュメントです。従業員がどのように仕事に出席することが期待されるか、期待される出席のレベル、さらには出席に関連する問題も含まれます。

たとえば、公正な従業員の出席ポリシーは、さまざまな一般的な出席の問題をカバーします。これらの出席の問題は、遅刻や予定外の欠勤にまで及ぶ可能性があり、病欠や個人的な休暇も含まれます。

このポリシーは、会社の出席要件に準拠していない人に対する懲戒処分を説明するのにも役立ちます。

出席ポリシーが必要な理由

従業員の出席ポリシーにはいくつかの利点があります。

全員が同じページにいるようにする

出席ポリシーは、従業員が職場への出席に関して何が期待されているかを理解するのに役立ちます。このポリシーは、時間厳守と定期的な出席が重要である理由も説明しています。

また、出席ガイドラインに従わなかった場合の結果についても明確に説明します。これにより、避ける必要のあることを全員が認識できるようになります。

訴訟の可能性から身を守る

従業員の不在とその後の罰により、その従業員による不当な扱いの申し立てが発生した場合はどうなりますか？

これから身を守るために、出席ポリシーは法的文書として機能します。さまざまな出席の問題を明確にカバーしているため、すべての従業員は自分たちのために何が用意されているかを知っています。

このように、将来の訴訟が発生した場合は、従業員ハンドブックのポリシーを参照して、すべてが説明され、従業員がこれらの規制に従うことに同意したことを証明できます。

従業員の出席ポリシーには何が含まれますか？

従業員の出席ポリシーを持つことが重要である理由がわかりましたが、そのポリシーには何を含める必要がありますか？

To重要なことを見逃さないように、ポリシーで対処する必要のある重要なセクションのリストをまとめました。

出席のすべての側面に関する説明

出席ポリシーがすべての人に理解されていることを確認するにはどうすればよいですか？

さまざまな出席の問題をカバーしたいあなたの方針。

ただし、用語が多すぎると、従業員が混乱し始めます。

ポリシーで使用されているさまざまな用語を明確に説明すると、従業員の出席の期待に関する混乱を避けるのに役立ちます。

ポリシーで定義する必要のある用語の例を次に示します。

A。欠勤

ポリシーで欠勤を定義し始めるときは、従業員を欠勤としてマークするものについて具体的に説明する必要があります。欠勤には、休暇、病欠、陪審義務などが含まれる可能性があることを忘れないでください。

従業員は、否定的な出席ポイントや懲戒処分を回避するために何をする必要があるかも知る必要があります。

過度の欠勤または仕事の放棄とみなすもの、およびそれらの出席違反に対する懲戒処分も含めることを忘れないでください。

B。承認された欠勤と理由のない欠勤

従業員の欠勤を排除したい場合でも、従業員が勤務スケジュールに固執できない場合があります。ポリシーで承認された欠席を説明することにより、従業員が不必要に欠席とマークされる可能性が低くなります。

承認された欠席は、医師のメモや陪審員の義務通知などの公式文書を使用して確認できます。これらの状況は、必要に応じて人事部門が処理できます。

C。免除された従業員と非免除された従業員

ポリシーには、免除された従業員と非免除された従業員の違いも含める必要があります。 FLSA規則では、免除された従業員は残業代を請求できないと明確に規定されています。

一方、免除されていない従業員は、追加の労働時間に対して残業代を請求できます。

D。病欠と個人休暇

ポリシーに有給の病欠を割り当てますか？

その病気休暇の資格を得るために何を提供する必要がありますか？

これらは、ポリシーで回答する必要がある質問のほんの一部です。

従業員が病気休暇を不適切に使い果たしないように、出席ポリシーに個人休暇オプションを含めることもできます。柔軟性を高めるために、休暇などの追加の有給休暇オプションを含めることもできます。

E。 FMLA保護休暇

あなたの会社は対象ですかFMLA休暇のために？

家族医療休暇法によると、適格な従業員は、12か月の期間中に12週間の無給休暇を取る権利があります。

あなたの出勤ポリシーがこれを考慮に入れ、このプロセスを明確に説明していることを確認してください。

F。遅刻

遅刻行動をどのように定義しますか？

ポリシーには、遅刻の定義方法を含める必要があります。この明確化は、従業員が時間厳守の重要性を理解し、その資格を得るのに役立ちます。

たとえば、予定されたシフトに15分遅れて到着した場合、従業員は遅刻としてマークされますか？それとも、仕事のスケジュールの開始時間に関してはもっと寛大になりますか？

遅刻した行動だけに対処したい場合は、出席ポリシーに付随する遅刻ポリシーを設定することを検討してください。

従業員の出席をどのように測定しますか？

これで、ポリシーのすべての重要な用語が明確になりました。

しかし、社内のすべての従業員の出席をどのように追跡および測定しますか？

ここで、出欠管理システムをポリシーに記載します。

たとえば、ログイン、生体認証スキャナー、または単純なタイムカードを使用しますか？

または、リモートワークが非常に普及しているため、代わりにオンラインツールを使用して出席を追跡しますか？

これを出席ポリシーで説明すると、従業員が出席を明確にするために重要です。将来の誤解を防ぐためのプロセス。

出席ボーナスを追加しますか？

優れた出席率で従業員に報酬を与えることは、従業員の士気を高める役割も果たしている従業員にとって大きなインセンティブです。

以下を評価することで、出席率を測定できます。

• 一貫して仕事に間に合うように。
• 個人的な用事を実行するためにオフィスを離れない。
• 常に上司に休暇の可能性について通知する。

これらの各アクティビティに出席ポイントを割り当てることで、従業員の定期的な出席を正確に測定できます。

しかし、従業員の士気を高めるために、良い出席に報いる頻度はどれくらいですか。

月次または年次ベースで良い出席に報いることができます。これにより、従業員の出席を正確に測定するのに十分な時間が与えられます。

懲戒手続き

ポリシーで懲戒手続きの概要を説明すると、従業員は従業員の出席率が低い場合の結果を知ることができます。

単純な「ポイント」システムを使用して、次のような従業員の出席の問題を追跡できます。

• 欠席、証明された理由：1ポイント。
• 欠席、電話または言い訳なし：2ポイント。
• 遅刻：½ポイント。
• 予定された勤務時間に仕事の報告に失敗した場合：½ポイント。
• 昼食または休憩からの遅い帰り：1ポイント（30分以上）。
• 勤務時間中はワークステーションにいない：3ポイント

これらの出席不足を利用できます。従業員の出席違反を計算し、進歩的な懲戒処分を割り当てるためのポイント：

• 15ポイント：口頭での警告が与えられます。
• 30ポイント：書面による警告が与えられます。
• 45ポイント：上司との面談、考えられる解決策、または停止。
• 60ポイント：従業員は解雇の対象となります。

従業員の出席例ポリシーテンプレート

組織で使用できるサンプルの従業員出席ポリシーは次のとおりです。

（このテンプレートのダウンロード可能なバージョンateは、このセクションの最後にあります。）

この出席ポリシーの概要と目的

定期的な出席をお勧めします。役職や部署を問わず、すべての従業員が会社の成功にとって重要です。仕事や遅刻のために現れないことは、私たちが避けたい望ましくない混乱を引き起こします。

このポリシーでは、従業員の出席に関して従業員に期待する期待と手順の概要を説明します。

従業員の出席

私たちは、すべての従業員のために公正で責任ある職場を構築したことを誇りに思っています。従業員の遅刻または過度の欠勤が他の人や会社の日常業務に混乱を引き起こし始めると、それは「不適切な行動」と見なされ、懲戒手続きが開始されます。

欠勤と遅刻：

欠勤とは、報告されていない、および/または確認されていない欠勤と定義されます。

遅刻とは、従業員が設定した毎日の勤務スケジュールを守ることができないことと定義されます。出発時刻が早く、コーヒーやランチの休憩が長すぎる。XX分を超える時間は遅刻と見なされます。

欠勤は常に避ける必要がありますが、毎日が計画どおりに進むとは限らないことを理解しています。 。従業員には、計画外の欠勤について上司に連絡する能力を最大限に発揮するように求める必要があります。

従業員が予測できない状況に陥り、計画外の欠勤が発生した場合、責任は負います。従業員に通知するすぐに監督者。

検証可能な理由を直属の上司に報告しなかった場合、従業員は不在としてマークされます。

従業員が3日以上連続して不在とマークされた場合、従業員は次のことを行う必要があります。彼らの長期不在を正当化する証拠を提供します。

以下は、従業員の欠勤の適切な言い訳とは見なされません。

• 自動車事故または機能不全
• 未確認の病状
• 未確認の家族の病気
• 承認されていない休暇日
• 寝坊
• 個人的な日常業務/用事

従業員の出席例外

従業員の欠勤について、監督者は次の特別な状況を考慮します。

• 自動車事故、
• 出産、
• 死別、
• 兵役、
• 異常気象
• 葬儀、
• 陪審員、
• 医療の任命、
• 避けられない緊急事態。

従業員は、欠席の原因となった特別な状況を証明する公式文書を上司に提供する責任があります。

家族医療休暇法（FMLA）

家族医療休暇法（FMLA）に基づくFMLA休暇の資格がある場合は、連絡を取り、休暇を手配する責任があります。計画された欠勤のXX日前に上司と一緒に。

懲戒手続きとポイントシステム

従業員の出席がXXか月/日一貫して不十分な場合、懲戒処分が発生し、従業員の契約が終了する可能性があります。

この出席ポリシーへの違反は、ポイントシステムを使用して測定されます。このシステムは、従業員の出席を合理的に測定するように設定されています：

• 欠席、証明された理由：XXポイント。
• 欠席、言い訳なし：XXポイント。
• 遅刻：XXポイント。
• 予定された勤務時間に仕事の報告に失敗する
• 昼休みまたは休憩からの遅い帰り：XXポイント（XX分以上）。
• 勤務時間中はワークステーションにいない：XXポイント

これらの負の出席ポイントは計算され、累積されたポイントに応じて、次のように段階的な懲戒処分が行われます。

• XXXポイント：口頭での警告が表示されます。
• XXXポイント：書面による警告が表示されます。
• XXXポイント：上司との面談、考えられる解決策、または停止。
• XXXポイント：従業員は解雇される可能性があります。

懲戒処分のその他の理由には次のものがあります。

• 解決策はできません従業員と上司の間のXXX会議の後に見つかります。
• 従業員は、出席の追跡を責任を持って支援できません。
• 従業員はこのポリシーのルールを絶えず軽視しています。
• 従業員は、何度も、与えられた警告を無視します。

ポイントは毎年の終わりにゼロにリセットします。

出席ボーナス

XX％の出席記録を達成した従業員には、毎月報酬が与えられます。年間でXX％の出席を達成した人は、XX相当の年間出席ボーナスを獲得するチャンスがあります。

出席ポイントは、次のような従業員に付与されます。

• 勤務シフトに常に時間どおりに対応している。
• オフィスを離れない個人的な用事を実行します。
• 上司に葉についての情報を提供します。

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このドキュメントに記載されている内容を読み、理解しました。この出席ポリシーに概説されています。

私は____________________が、このポリシーで概説されているガイドラインに従うことに同意します。

読み、同意：

従業員：____________________

署名：____________________

監督者：____________________

署名：____________________

日付：____________________

免責事項：このポリシーテンプレートは、一般的なガイドとしてのみ使用することを目的としており、参照としてのみ使用できます。このポリシーテンプレートは、地方、州、または連邦の法律およびその他の適用法を考慮していない場合があり、法的文書と見なされるべきではありません。著者もTimeDoctorも、このサンプルの従業員出席ポリシーの使用から生じる可能性のある法的責任を負わないものとします。

ダウンロードリンク：

• 従業員出席ポリシー（Googleドキュメント）
• 従業員出席ポリシー（Wordドキュメント）

まとめ

出席ポリシーを作成するときに覚えておくべき最も重要なことは、従業員が人間であるということです。この方針を立案する際に共感的な見通しを持つことは、公平性を促進し、すべての人に役立つシステムを作成します。

また、従業員ハンドブックの公正な従業員出席ポリシーを確実に作成するには、ここで概説した手順に従うだけで問題ありません。