プロフェッショナルになる：正しいビジネスレター形式を使用します。

方法ビジネスレターは、読む前でもすぐに第一印象を与えてくれます。紙の品質、レターヘッドのデザイン、余白、間隔などはすべて、組織について何か言いたいことがあります。

これらの要素のいずれかの弱点は、メッセージの有効性を損なう可能性があります。巧妙に書かれています。簡単に言えば、あなたは専門家ではないように見えます。

以下に正式なビジネスレター形式の要素の長いリストがあります。参照しやすいようにすべての要素が強調表示されたサンプルもいくつかあります。

一般的なビジネスレター形式の要素

次の例には、プロのビジネスレター形式の最も一般的な要素が含まれています。

簡単に参照できるように、上のインフォグラフィックの文字。

1：自分のアドレス。

ほとんどのビジネス状況では、会社の印刷済みレターヘッドを使用します。白紙を使用している場合は、住所を入力してください。

2：日付行

レターヘッドの下に少なくとも2スペース日付を配置します。線は左または右に揃えるか、レターヘッドの下の中央に配置できます。

2011年5月5日のように、月を省略したり、日番号にnd、st、thを使用したりしないでください。また、月の番号は使用しないでください。 、2011年6月23日など。

以下にリストされている日付の順序はどちらも適切です。ただし、後者は主に政府、軍隊、および米国外の人々によって使用されます。

2010年12月10日
2010年12月10日

3：受信者の住所

このセクションに受信者のアドレスを入力します。
宛先
住所
市、州の郵便番号

人の名前のつづりが正しいことを確認してください。受信者は、自分の名前を綴ることができない人が書いた手紙を無視することを決定する場合があります。

2人以上の男性がMessrs。、つまりMistersとして扱われます。この略語で名を使用しないでください。
Messrs。 Smith、Wyatt、Fury

2人以上の女性が、Mesdames、Mmes。、またはMsesとして扱われます。次の略語で名を使用しないでください：
Mses。ファーブ、ライオネル、グレイ

カップルに話しかけるときは、両方に適切なタイトルを付けてください。
博士。ハロルド・ライト夫人
ハロルドライトとマーガレットライト博士
博士ハロルドとマーガレットライト
博士マーガレットライトとスティーブンジョーンズ氏
ハーベイアダムスクイン夫人
マーガレットライト
ミスタースティーブンジョーンズ

タイトルを選択するときは、個人が自分を識別する方法に常に注意してください。たとえば、学位を取得している人の中には、肩書きを使わない人もいれば、使う人もいます。

既婚女性の中には夫人を好む人もいます。他の人はMsを好みます。女性が好むタイトルがわからない場合は、標準のMsを使用するか、タイトルをすべて削除してください。

日付の少なくとも2行下に内部アドレスを配置します。

人の名前の後に、異常に長い場合を除いて名前を付けてから、次の行に進みます。
ケングリーン社長
ケングリーン
国際事業担当副社長

略語Jr.およびSr.の前のコンマはオプションです。
MichaelJordan、Jr。
Michael Jordan Sr.

4：あいさつ文

親愛なるエイミー:(個人的な友人または親しい仕事仲間）
親愛なるライダー夫人：
親愛なるミススピアーズ：
親愛なるタイラー夫人:(わからない場合はミズを使用してください婚姻状況または好み）
親愛なるファーナム氏：
親愛なるドゥーム博士：
親愛なるエルトンジョン卿：

個人の名前がわからない場合は、会社内の個人の役職に宛ててから、親愛なるサーまたはマダムを使用します。例を次に示します。

人事部長
ABC Company
123 Sesame Street

親愛なるサーまたはマダム：

ただし、実際にその人の名前がわからない場合にのみ使用してください。ほとんどの会社はその人が誰であるかを教えてくれます。必要なのは電話だけです。最近のLinkinでこの情報を見つけるのも非常に簡単です。

個人ではなく組織に宛てている場合は、以下を使用します。

ご列席の皆様：

手紙を強調したい場合組織内の個人に対しては、次のようにアテンションラインを使用します。

アテンション：CEOのJ.FondaさんとCFOのM.Jacksonさん

ご列席の皆様：

5：レター本文

これはレターの本文です。このサイトの残りの部分では、書きたい手紙の種類ごとに効果的に書く方法について詳しく説明しています。メッセージを伝えて目的を達成できるように、本文を効果的に書く方法を説明しようとしています。

6：無料の締めくくり

通常のビジネスレターの形式では、よろしくお願いします。心から、そして心からあなたのもの。他の受け入れ可能な正式なビジネスレターの締めくくりには、心から、心からあなた、非常に誠実にあなた、非常に心からあなた、非常に真に、非常に真にあなた、そしてその人が高身長の場合は、敬意を表してあなたのものが含まれます。

7：署名

タイトル（Mr.、Miss、Ms）を使用して示すあなたの好みと性別、そしてあなたに姓名を付けてください。

あなたの正式な役職はあなたの名前の下にあります。これはオプションであり、あなたがどれだけ真剣になりたいかによって異なります。たとえば、正式な雇用提案書には1通が必要です。

紙

通常の使用には20ポンド、履歴書のカバーレターやお礼の手紙などの重要な手紙には32ポンドを使用することをお勧めします。

色：白が標準であり、通常は使用する必要があります。淡い色合い（グレー、ブルー、グリーンなど）も人気が高まっています。

サイズ：私にとって、許容できるサイズはレターまたはA4のみです。他のサイズもありますが、クリエイティブ分野にいる場合やセールスレターで注目を集めようとしている場合を除いて、お勧めしません。

レイアウト

ビジネスレター形式には、次のようなものがあります。多くのレイアウト;最も人気のある3つは、セミブロック、ブロック、フルブロックです。以下は、これらのレイアウトが2ページのレターでどのように表示されるかのサンプルです。 （サンプルを表示するには、下の画像をクリックしてください）

ビジネスレターの形式

どのレイアウトを使用する場合でも、それは実際には重要ではありません。私の場合、コンピューターで入力しやすいという理由だけで、ブロックされた方が好きです。

余白

左右1インチ
上下1½インチ

間隔

正しいビジネスレター形式を使用するほとんどのビジネスレターはシングルスペースです。短い文字にはダブルスペースを使用してください。段落の間に1行の空白行、補完的な終了の前に2行の空白行（つまり、誠意をこめて）、署名用に3〜4行を残します。

封筒

封筒の住所は、一部の郵便室に投げ込まれないように、読みやすいものにしてください。住所を縦の中央のすぐ下、横の中央のすぐ右に配置します。

「個人」、「転送してください」、「機密」などの特別な指示は、封筒の左側の下にあります。返信先住所。封筒の会社名のすぐ下に「注意行」を配置します。

機密情報：スーザンジョンソンさん

封筒の住所が次のように書かれていることを確認します。郵便局員は一目でそれを読むことができます。

番地と郵便局の両方の住所が指定されると、郵便局は郵便番号のすぐ上に表示される住所に手紙を配達します。

封筒の住所に、外国の名前をすべて大文字で入力します。

1から10までのすべての数字の通りの名前を入力します。
127Ninth Avenue、North
127E。 15番地
ファイブパークアベニュー
ワンウィングレンプラザ

番地と住所の間にハイフンを使用します。
556-91番地