JesD.A.著

メールのエチケットは、学生にとって一般的な苦労です。ただし、メールの反対側の教授はエチケットの専門家であるため、明確にすることが重要です。それは「威圧的ですが、ソースである実際の教授に直接アクセスできることも意味します。 ！—教授にメールを送信する方法を学びます。

連絡した教授は、学生がより良いメールを作成するのに役立つ、すばらしい思慮深いフィードバックに満ちた包括的な回答を提供しました。多くのテーマが繰り返され、教授が特定のエチケットの問題について強い感情を持っていることは簡単にわかりました。

挨拶のヒントからコンテンツ、そしてその間のすべてまで、これらの教授はメールでのアドバイスを提供してくれました。教授は実際のシナリオに基づいています。

彼らはあなたの最悪のメールを見てきました。彼らはあなたの最高のメールを見てきました。では、何が重要なのでしょうか？

英語をしっかりと理解している

メールを作成するときは、自己認識することが重要です。英語をしっかりと理解していれば、すべてが適切に綴られ、単語の選択が学術的で、口調が適切である、文法的に正しいメールを書くことができるはずです。

ただし、英語には注意が必要です。 、詳細を特定するのは難しい場合があります。文法に苦労したり、エラーを見落としがちな場合は、専門家と教授とのコミュニケーションが困難になります。そのため、メールの内容を確認するために、文章の校正を依頼することをお勧めします。完全にエラーがありません。

ゲルフリッジタウンキャンパスの嫌気性消化およびバイオ燃料研究助教授であるブランドンギルロイド博士は、教授にメールを送信する際の適切なスペルと文法の重要性について次のように述べています。完全に小文字で、句読点なしで書かれたメールがたくさんあります。メッセージがスマートフォンで書かれたためと思われます。」

携帯電話で書く方が便利かもしれませんが、ギルロイド博士はそれでもエチケットが悪いことを示していると述べています。 「つづりや文法の誤りに満ちたメッセージの送信者を真剣に受け止めるのは難しい」と彼は言う。

英語をしっかりと理解している綴りや大文字で終わるわけではありません。教授に前向きに対応してもらいたい場合は、メールの内容を明確にすることが重要です。メールの内容が適切に書かれていないと、内容を理解するのが難しい場合があります。

Dr。ウィンザー大学心理学部の非常勤教授であるテッド・ボークスは、心理学部とオデット・スクール・オブ・ビジネスの間で100以上のコースを教えてきました。したがって、彼は、よく書かれた電子メールと不十分に書かれた電子メールの違いを理解しています。 「メールを送る価値があるのなら、送る前に一読する価値がある」と彼は言う。私は本当に学生を助けたいのですが、質問が理解できないと、どうすればいいのか途方に暮れます。ヘルプ。」

メールアドレスを確認してください

自己認識が重要なもう1つのヒントを次に示します。学生のメールアドレスがある場合は、それを使用してメールを送信します。何らかの理由で使用できない、または使用できない場合は、個人の電子メールアドレスが教授に何を伝えているかを十分に意識してください。プライバシー上の理由からここでメールアドレスを変更する必要がありましたが、ウェスタン大学の英語学部の教授であるMJ Toswell博士は、「fuzzypyjamas」のように専門的でないアカウントから送信されたメールを受け取ったことがあると述べました。 @ example.com」、これは彼女の「悪いメールアカウントの最良の例」です。同意しました！

明らかに、このようなメールアドレスは教授に専門的なメッセージを送信するものではなく、エチケットはすべてプロ意識に関するものです。ただし、プライベートメールアカウントの使用にはさらに大きな問題があります。スパムです。フィルタ。トズウェル博士は次のように語っています。

私の一番のお気に入りは、昨年の金曜日の夜のシーケンスでした。午後8時の最初のメール月曜日の夜に、課題が本当にオンラインで予定されているかどうかを尋ねられました。午後9時の2通目のメールなぜ最初のメールにまだ返信していないのかと尋ねられました。どちらも「ねえ」と送信され、スパムに含まれるプライベートメールアドレスから送信されたため、土曜日の朝まで表示されず、件名が空白もあります。

したがって、最良のシナリオは、切望されていたプロ意識を失うことであり、最悪のシナリオは、電子メールが終了することです。未読。教授にメールを送信するために使用するメールアドレスを十分に認識し、それが何を伝えているかを慎重に検討してください。

メールを開始する前にシラバスを確認してください

ほとんどの教授は次のように述べています。多くの場合、学生はメールを送信する前に、探している情報をすでに持っています。Toswellは、彼女の「最大の問題」は、メールの送信を開始する前に、すでに利用可能な情報を確認することの重要性に関連していることを強調しています。

学生は、試験の場所や時期、内容をよく尋ねます。トズウェル博士は、「コースの資料、シラバス、および私の内容を丁寧に説明するのは難しい」と述べています。クラスのディスカッションではこれらの問題が取り上げられているため、ウェブサイトを確認する必要があります。」

明らかに、教授にメールで情報を送信しないことをお勧めします。すでに利用可能ですが、情報が利用可能であることに気付かない場合があります。教授にメールを送信する前に、必ずクラスで聞いて、コースのWebサイトを確認し、シラバスを参照してください。西部大学英語およびライティング研究部のマニーナジョーンズ博士彼女と彼女の同僚が繰り返し遭遇するテーマは、学生が共同で質問することであることに注意してくださいursesyllabusが答えることができます。

彼女は、「そのメールを送信する前に、シラバスを注意深く読んで、そこに情報が含まれているかどうかを確認することは決して害にはなりません。」とアドバイスします。あなたの教授に注意を怠ったり怠惰なものとして横切って、あなたが質問をしたり、好意を要求したりする場合、それは最高の印象を与えません。ジョーンズ博士はまた、シラバスをチェックすることはあいさつ文にも当てはまるとほのめかします。「シラバスは教授に好ましい形式の住所を与えることがよくあります。」そのメモについて…

あいさつ文を考え直す

メールのあいさつ文は通常数語しかないため、見落としがちです。ただし、あいさつ文は、特にメールの最初の行であるため、慎重に検討する必要があります。

Gilroyed博士は、「Hey。」で始まるカジュアルすぎるメールを受け取るのはよくあることだと述べています。 「」ウエスタン大学の理論と批評の研究センターの准教授兼所長であるジャン・プラグ博士は、学生がこのように教授に話しかけることを避けるべきであることに同意します。 「もちろん、これはすべて、学生が教授をどれだけよく知っているかに依存しますが、会話を始めるとき、少し多すぎる形式は多すぎないかもしれません」と彼は述べています。彼は、代わりに単純な「Dear」または「Hello」を使用することを提案しています。 「時間の経過とともに物事はより身近になるかもしれませんが、この方法で始めるのは間違いありません。」

Vokes博士は、状況によってはカジュアルな挨拶が適切な場合もあると述べています。検討してください。教授をどれだけよく知っているか。すでにこの教授とメールやクラスで連絡を取っている場合は、もっとカジュアルな挨拶をしたいと思うかもしれません。ボークス博士は、「私は「こんにちはボークス博士」で完全に元気です」と述べています。クラスではカジュアルな口調を設定しているので、「生徒がこの方法でメールや直接質問をするのに安心できると嬉しいです。」

教授に適切に対応する

方法教授に宛てて、あなたとあなたがメールを送信している人の両方について何かを伝えているので、注意が必要です。ジョーンズ博士は、あなたのメールには「正式な敬礼と教授の職業的地位（およびあなた自身の）の承認が必要です！ ）。 “

さらに、プラグ博士は、「学生は自分の電子メールスタイルにあまりにも早く慣れすぎる傾向がある」と述べています。もちろん、教授の肩書きを慎重に考慮して、教授に正しく対応する必要があります。あなたの教授が博士号を持っている場合、彼または彼女は「教授」と呼ばれたくないかもしれません。同様に、彼または彼女は「ミスター」に感謝しないかもしれません。または「ミセス」

性別による住所は避けるのが最善です。連絡を受けた女性の教授は、「夫人」の住所に問題があるとよく言われました。ジョーンズ博士は「トズウェル博士は、彼女がトズウェル夫人と呼ばれることをとても嫌っていると述べています。「それは内臓です」。それは間違いなく、教授から得たいような反応ではありません！

同様に、「サー」のようなアドレスは、教授へのメールで専門家ではないものとして出くわす可能性があります。サー、「それは問題ありませんが、それはあなたがまだ高校にいると思っていることを教授にはっきりと伝えます」とボークス博士は述べています。

しかし、ボークス博士は教授に話しかける方法を理解していると言います。適切に学生を混乱させています：「すべての教授が医者であるわけではありません。 。 。教えるすべての医師が教授というわけではありません。 。 。 。私はセッション中ですが、私は非常勤になっているので、どちらも正確です。そしてもちろん、教える大学院生はどちらでもない、「ミスター」。または「さん」 」それは紛らわしいですが、それはまた、あなたがそれを正しく理解すると、あなたの教授はそれらに正しく対処するためのあなたの時間と労力に気づき、感謝することを意味します。

存在する側の誤り正式すぎる

教授に宛てて使用する実際の名前について考える必要があります。明らかに、あなたは彼または彼女の名前を正しくつづりたいです。これに対する大きな見返りはありませんが、名前のスペルを間違えると、非常に無礼になります。通常、メールアドレスには姓が含まれているため、メールの本文に名前のスペルを間違える言い訳はありません。Vokes博士は、「今朝、「Dr.Votes」を取得しました。この場合、オートコレクトが原因である可能性が高いと理解していますが、「Bokes」と「Voakes」が表示されます。」彼は、これらのケースでは少しも気分を害していないと述べていますが、「これは印象を残しています。人は「細部に気を配っていません。」

さらに、教授のメールアドレスを正しく入力することが重要です。ジョーンズ博士は、「私の姓は一般的であるため、「別の教授宛てのメールもありました」と述べています。適切なアドレスを持っていることを確認してください。

実際に教授を使用する場合「電子メールの名前、ギルロイド博士は、教授に彼または彼女の名で挨拶することは、事前に合意されていれば問題ない」と述べていますが、そうでない場合は、不適切な電子メールのエチケットです。学生と教授は名を使い始めるのに良い時期ではありません。」

疑わしい場合、ジョーンズ博士は、教授が自分の名で呼びかけることを好むかどうかをはっきりと教えてくれると述べています。 「まだ確信が持てないが、彼女は「より正式な挨拶の選択は決して気分を害することはなく、そうすればあなたは訂正できる（「ええと、私」と言うよりも「ボブと呼んでください」と言うほうが簡単だ）とアドバイスしている。むしろ、あなたは「私をボブと呼んでいませんでした」）。」

プラグ博士はまた、最初の電子メールの後、教授の指導に従うことができると述べ、ジョーンズ博士は同意します。 es。ジョーンズ博士への最初のメールで、私は彼女を「ジョーンズ博士」と呼び、より正式な住所を安全に選択しました。彼女が返信で「マニーナ」としてサインオフした後、私は今後彼女を「マニーナ」と呼ぶことができると考えるのが安全でした。これはその後のメールで行いました。彼女は私にヒントを返す際にこれに注意したので、それは実際に機能します！標識を注意深く読むと、正しいアドレスを選択するのに役立ちます。

十分な背景情報を提供する

教授にメールを送信するときは、毎日大量のメールを受信することを覚えておく必要があります。これらのメールは、さまざまなクラス、場合によってはさまざまな学部、さらにはさまざまなキャンパスのさまざまな学生から送信されます。

教授にメールを送信し、自分の身元を正しく特定できないと、教授があなたを配置するのに問題が発生する可能性があります。あなたが「巨大なクラスのたった一人の学生であるとき、あなたが共通の名前を持っているならば、さらに大きな懸念です。ギルロイド博士は、「大規模なクラスでは、マシューという名前の生徒が3人、ジェシカという名前の生徒が5人いる可能性がある」と述べています。

博士ジョーンズも同様に、同じ学期に多くの大きなクラスを教えることがあり、すべての生徒の名前を知ることは難しいと述べています。これには、さまざまなクラスやセクションにまたがる問題も含まれていません。したがって、正確かつ完全に自分自身を配置することが不可欠です。氏名、クラス、クラスの時間と曜日、セクション番号を含めると、教授があなたを正しく配置するのに役立ちます。ジョーンズ博士は、以前の会話を継続したり、すでに直接話し合ったトピックに基づいて構築したりするという観点からコンテキストを提供することもできると述べています。

さらに、背景情報を提供する必要があります。ギルロイド博士は次のように述べています。「学生は、文脈や前文を提供せずに、非常に具体的なトピックや詳細にすぐに焦点を当てたメールを書くことがよくあります。メッセージの内容は学生にとって完全に明確かもしれませんが、数十または数百人の学生がいる教授は、学生の質問の範囲を理解するために、より多くの情報を必要とする場合があります。彼はまた、状況を完全に説明することは、「教授がすべての詳細をすぐに知っている、または覚えていると想定するよりも優れている」と述べています。

カジュアルであることと不注意であることの違いに注意してください

すでに教授に電子メールを送信して話し、よりカジュアルな通信を確立している場合、メッセージが形式的すぎると、メッセージがぎこちなく読まれる可能性があります。この場合、教授はカジュアルであることを奨励します。ただし、カジュアルであることと不注意であることの違いに注意することが重要です。

テキストメッセージに頼ってはいけません。明らかに、それは専門家ではありません。ギルロイド博士は、「この種の言語を使用すると、学生は適切なメッセージを作成するために時間を費やしたくないと私に伝えます」と述べていますが、メッセージを読んでから何かをするために時間を費やしてほしいと思うことがよくあります。

同様に、ジョーンズ博士は、短い形式や絵文字を使用することは不適切であると述べています。これは、正しく書かれた英語とタイプミスの多い電子メールの違いも意味します。ボークス博士は、敬意を表して挨拶した後、「電子メールの本文に明確で敬意を表して書かれた情報に従う必要がある」とコメントしています。「さりげなく書かれたメッセージと、不正確で不注意なメッセージには違いがあります。

内容に関しては、カジュアルであることと不注意であることにも違いがあります。教授はあまり知りたくないのです。情報;たとえ彼または彼女があなたと友好的であっても、一部の話は友人だけに予約する必要があります。たとえば、ジョーンズ博士は、単に情報が多すぎるというクラスの欠席の言い訳を提供する学生からのメールを受け取っていると述べています。学生の友達が彼に誕生日パーティーを開いて、彼がぶらぶらしてメイクアップテストを書きたいと思っていること、または彼女が長い週末を過ごすことにしたか、交通渋滞に巻き込まれたことを知る必要があります。彼女は言います。

恐ろしい質問をしないでください

このヒントはメールのエチケットに直接関係していませんが、プロンプトなしで複数の教授によって言及されたため、含まれています。そしてそれはあなたの電子メールの内容に関係します。何人かの教授は、「彼らを完全に狂わせる一般的な質問です。クラスを欠席する学生は、「月曜日にクラスで何かを欠席しましたか？」とよく尋ねます。プラグ博士は、「私はいつも言いたいです」と言います。 、いつものように、私たちはまったく何もしませんでした。」 “

ジョーンズ博士は、同じ質問が「すべての教授の大きな悩みの種」であると述べています。彼女はこの主題に取り組むこの詩を提供します。なぜそんなにしかし、ひどい質問であり、それがそれほど不適切な理由は何ですか？ジョーンズ教授は答えを提供します：

まず、その内容を暗示することは侮辱的ですクラスは重要ではなかったかもしれませんし、短いメールで要約できるかもしれません。そして第二に、クラスの複数の反復を提供することは教授の責任ではありません。正当な理由なしにクラスを欠席した場合は、他の生徒からのメモへのアクセスを手配したり、カバーされた内容を確認したりするのはあなたの責任です。

明らかに、この質問は避けるのが最善です！

感謝の気持ちを認める

サインオフする前に、評価を含めることが重要です。つまり、無料です。さようなら。ジョーンズ博士は、「助けてくれてありがとう！」のような簡単な発言であっても、適切な電子メールのエチケットにおける評価の重要性を指摘しています。彼女は、「もしあなたが何かを求めているなら（たとえそれが単なる情報であっても）、あなたの教授が彼/彼女の時間とトラブルのいくらかの認識に値することを認めるのはお金がかかる」と言います。

教授に何を要求したいのかを直接知ることで、あなたはあなたの感謝の気持ちや彼または彼女がどれほど忙しいかを認めることができます。そうすることは、あなたの電子メールに返信する際の教授の努力を認識するための良い小さな方法であり、ジェスチャーは高く評価されます。ジョーンズ博士は効果的な評価の例を提供します：「「私はあなたを知っています」のようなものを試してみてください。しかし、私は「あなたがクイズで私の答えに会い、検討する時間を作ることができることを願っています。」

それは小さなまたは取るに足らないメモのように見えるかもしれませんが、それは間違いなくあなたの助けになります特に、評価を含まない多数の電子メールの中で、前向きな見方で受信され、好意的に描かれる電子メール。ボークス博士は、「調査から、第一印象は人の願望に非常に影響を与えることがわかっています」と述べています。援助の」あなたが良い第一印象を与えるならば、あなたの教授はあなたを助ける可能性が高くなるでしょう、あるいは少なくとも彼らはあなたを助けるために幸せになるでしょう。

あなたのサインオフを慎重に検討してください

あなたのサインオフは、教授にメールを送る際に他の何よりも考慮することが重要です。冒頭のあいさつ文のように、それはあなたについて何かを伝えます。また、メールのトーンをさらに設定することもできます。よりフォーマルなもの（「よろしく」などを使用）またはカジュアルなもの（「最高」などを使用）です。「歓声」を提供することが常に適切であるとは限りません。 、繰り返しになりますが、メールを送信している教授をどれだけよく知っているかを検討してください。

博士。 Gilroyedは、「教授へのすべての電子メールは、冒頭のあいさつ文、メッセージの本文、および適切なサインオフを含む、手紙の標準的な構成に従う必要があります」と述べています。そのため、不適切なサインオフを使用するか、サインオフをまったく使用しないことは、メールのエチケットが悪いため、避ける必要があります。単純なサインオフで十分です。カジュアルとプロフェッショナルのバランスをとるようにしてください。

学生の海の中で自分自身をさらに区別するためのサインオフ。Gilroyed博士は、学生は「適切な締めくくりの挨拶とフルネームで」サインオフする必要があると述べています。繰り返しになりますが、教授は毎日多くのメールを受け取ります。サインオフのないものもあれば、使用するものもあります。名のみ。フルネームを含めると、教授があなたをすばやく簡単に認識して識別するのに役立ちます。

実践する

これで、メールのエチケットのヒントのリストができました。実際の教授から、それらを実践してみませんか？教授への優れたメールの例を次に示します。

メールは単なる通信文ではありません。それは「うまくコミュニケーションをとる練習であり、あなたはそれによって判断されます」。教授に電子メールを送る方法についての実際の教授からのこのアドバイスを使用して、あなたは好意的に判断することができます。ギルロイド博士は、「すべての教授に話すことはできませんが、学生からよく構成されたメールを受け取ったときは確かに気づきます。彼らが適切なメッセージを作成するために十分に気を配り、尊重していることを示しています。私の時間です。」

さらに良いことに、本物の知的質問をすることで、教授にメールを送ることで有利になります。 Toswell博士が説明するように、悪い質問では、私があなたの電子メール通貨と考えるものを使い果たしてはいけません（1人の学生と彼女の質問に対して、私の脳にはそれほど多くの帯域幅しかありません）。 「」さらに、これらの質問を使用して、教授との絆を築くことができます。トズウェル博士はさらに、「接続を確立し、それを強固なものにするために電子メールを送信します。」電子メールがこれらのヒントに従っている場合は、間違いなく、大学やそれ以降も続くつながりを確立できるでしょう。

この記事について、メールのエチケットのヒントを共有してくれたすべての教授に感謝します。時間と洞察に感謝します！

画像ソース：Nosnibor137 / BigStockPhoto.com

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作者について

ジェスは魔術師であり機械工です。つまり、彼女は作家として共有するために薄い空気から文章を作成し、編集者として他の文章の錆やグリースをきれいにします。彼女は、空白のページから引き出す価値のあるものや、少し磨きをかける必要のあるページで明らかにするための光沢のあるものが常にあることを知っています。ジェスが文章を思い起こさせたり維持したりしていないとき、彼女はそれらをむさぼり食い、常に飢えていますより多くの言葉。