전문가되기 : 올바른 비즈니스 서신 형식을 사용하십시오.

방법 비즈니스 편지는 독자가 읽기 전에도 즉시 첫인상을줍니다. 종이의 품질, 레터 헤드 디자인, 여백, 간격 등은 모두 조직에 대해 할 말이 있습니다.

이러한 요소의 약점은 메시지의 효율성을 떨어 뜨릴 수 있습니다. 전문적으로 작성되었습니다. 간단히 말해서, 당신은 전문가답지 않은 것 같습니다.

아래에 공식적인 비즈니스 편지 형식의 요소에 대한 긴 목록이 있습니다. 또한 쉽게 참조 할 수 있도록 모든 요소가 강조 표시된 몇 가지 샘플이 있습니다.

일반적인 비즈니스 편지 형식 요소

다음 예에는 전문 비즈니스 편지 형식의 가장 일반적인 요소가 포함되어 있습니다.

쉽게 참조 할 수 있도록 위의 정보 그래프에있는 문자입니다.

1 : 자신의 주소.

대부분의 비즈니스 상황에서 회사 사전 인쇄 레터 헤드를 사용하게됩니다. 백지를 사용하는 경우 주소를 입력하십시오.

2 : 날짜 표시 줄

레터 헤드 아래에 날짜를 두 개 이상 공백으로 둡니다. 줄은 왼쪽 또는 오른쪽으로 플러시되거나 레터 헤드 아래 중앙에 배치 될 수 있습니다.

월을 축약하거나 nd, st 또는 th를 2011 년 5 월 5 일과 같이 일 번호와 함께 사용하지 마십시오. 또한 월의 숫자를 사용하지 마십시오. , 예 : 6/23/11.

아래에 나열된 두 날짜 주문이 모두 적합합니다. 그러나 후자는 주로 정부, 군대 및 미국 이외 지역에서 사용됩니다.

2010 년 12 월 10 일
2010 년 12 월 10 일

3 : 수신자 주소

이 섹션에 수신자 주소를 입력합니다.
수취인
주소
시, 주 우편 번호

사람의 이름 철자가 올바른지 확인하세요. 받는 사람은 자신의 이름을 철자 할 수없는 사람이 쓴 편지를 무시하기로 결정할 수 있습니다.

두 명 이상의 남성은 Misters를 의미하는 Messrs.로 표시됩니다. 이 약어와 함께 이름을 사용하지 마십시오.
Messrs. Smith, Wyatt 및 Fury

두 명 이상의 여성이 Mesdames, Mmes. 또는 Mses로 표시됩니다. 다음 약어와 함께 이름을 사용하지 마십시오.
Mses. Farb, Lionel 및 Gray

커플에게 연설 할 때 두 가지 적절한 직함을 모두 제공하십시오.
Dr. 그리고 Harold Wright 부인
Mr. Harold Wright 및 Dr. Margaret Wright
Drs. 해롤드와 마가렛 라이트
Dr. Margaret Wright와 Steven Jones
Mr. Harvey Adams-Quinn 부인
Ms. 마가렛 라이트
Mr. Steven Jones

직함을 선택할 때 항상 개인이 자신을 식별하는 방식에 유의하십시오. 예를 들어 학위 소지자 중 일부는 직함을 사용하지 않는 반면 다른 일부는 사용합니다.

일부 기혼 여성은 부인을 선호합니다. 다른 사람들은 Ms를 선호합니다. 여성이 선호하는 직함을 모르면 표준 Ms.를 사용하거나 직함을 모두 삭제하십시오.

날짜 아래에 내부 주소를 최소한 두 줄로 배치하십시오.

비정상적으로 길지 않은 경우 이름 뒤에 사람의 직함을 입력하고 다음 줄로 이동합니다.
Ken Green, 사장
Ken Green
국제 운영 담당 부사장

The 약어 Jr. 및 Sr. 앞의 쉼표는 선택 사항입니다.
Michael Jordan, Jr.
Michael Jordan Sr.

4 : 인사말

Dear Amy : (개인 친구 또는 가까운 비즈니스 동료)
Dear Mrs. Rider :
Dear Miss Spears :
Dear Ms. Tyler : (모르는 경우 Ms. 사용 결혼 상태 또는 선호도)
Farnham 선생님 :
Dear Dr. Doom :
Dear Elton John :

개인의 이름을 모를 경우, 회사 내 개인의 직함으로 전달한 다음 친애하는 각하 또는 부인을 사용하십시오. 예 :

인적 자원 책임자
ABC Company
123 Sesame Street

친애하는 각하 또는 부인 :

하지만 실제로 그 사람의 이름을 찾을 수없는 경우에만 사용하십시오. 대부분의 회사는 그 사람이 누구인지 알려줄 것입니다. 전화 만하면됩니다. 요즘 Linkin에서이 정보를 찾는 것도 매우 쉽습니다.

개인이 아닌 조직에 주소를 지정하는 경우 다음을 사용하십시오.

숙녀와 신사 :

그리고 편지를 강조하려는 경우 조직의 개인에게 다음과 같이주의 선을 사용하십시오.

주의 : Miss J. Fonda, CEO 및 Mr. M. Jackson, CFO

숙녀 여러분 :

5 : Letter Body

편지의 본문입니다. 이 사이트의 나머지 부분에서는 작성하려는 각 유형의 편지를 효과적으로 작성하는 방법에 대해 자세히 설명합니다.메시지를 전달하고 목표를 달성 할 수 있도록 본문을 효과적으로 작성하는 방법을 다루려고합니다.

6 : 무료 마감

일반적인 비즈니스 편지 형식의 경우 Regards를 사용하는 것이 좋습니다. 진심으로, 그리고 진심으로 당신. 기타 허용되는 공식적인 비즈니스 서신에는 Cordially, Cordially yours, Very sincerely yours, Very cordially yours, Yours very true, Very really yours, and if the person is the high key, 존경심은 당신의 것입니다.

7 : 서명

제목 (Mr., Miss, Ms)을 사용하여 귀하의 선호도와 성별을 입력하고 성과 이름을 제공하십시오.

공식 상호는 귀하의 이름 아래에 표시됩니다. 이것은 선택 사항이며 원하는 정도에 따라 다릅니다. 예를 들어, 공식적인 고용 제안서에는 하나가 필요합니다.

The Paper

저는 이력서 커버 레터와 감사 편지와 같은 중요한 편지에는 32lb를 일반적인 사용에는 20lb를 사용하는 것이 좋습니다.

색상 : 흰색이 표준이며 일반적으로 사용해야합니다. 밝은 색조 (회색, 파란색, 녹색 등)도 인기를 얻고 있습니다.

크기 : 내게는 Letter 또는 A4 만 허용되는 크기입니다. 다른 크기도 있지만 크리에이티브 분야에 있거나 판매 편지에 대한 관심을 끌려고하지 않는 한 권장하지 않습니다.

레이아웃

비즈니스 서신 형식에는 다음이 있습니다. 많은 레이아웃; 가장 인기있는 세 가지는 반 차단, 차단 및 전체 차단입니다. 다음은 이러한 레이아웃이 두 페이지로 된 편지에서 어떻게 보이는지에 대한 샘플입니다. (샘플을 보려면 아래 이미지를 클릭하십시오.)

비즈니스 서신 형식

어떤 레이아웃을 사용하든 상관 없습니다. 저는 컴퓨터에 입력하기 쉽기 때문에 차단 된 것을 선호합니다.

여백

왼쪽 및 오른쪽 1 인치
상단 및 하단 1 ½ 인치

간격

올바른 업무용 편지 형식을 사용하는 대부분의 업무용 편지는 한 줄 간격으로 표시됩니다. 짧은 글자에는 이중 공백을 사용하십시오. 단락 사이에 빈 줄 1 개, 보완 닫기 전에 빈 줄 2 개 (즉, 감사합니다), 서명을 위해 3-4 줄을 남겨 둡니다.

봉투

봉투에있는 주소는 어떤 우체국에서 버려지지 않도록 쉽게 읽을 수 있어야합니다. 주소를 세로 가운데 바로 아래, 가로 가운데 바로 오른쪽에 배치합니다.

“개인”, “전달해주십시오”또는 “기밀”과 같은 특수 지침은 봉투 왼쪽 아래에 있습니다. 반송 주소. 봉투의 회사 이름 바로 아래에 “주의 란”을 배치하십시오.

기밀 : Ms. Susan Johnson

봉투에 주소가 적혀 있는지 확인하십시오. 우체국 직원이 한눈에 읽을 수 있습니다.

거리와 우체국 주소가 모두 제공되면 우편 서비스에서 우편 번호 바로 위에 표시되는 주소로 편지를 배달합니다.

봉투 주소에 외국 이름을 모두 대문자로 입력합니다.

1에서 10까지 모든 숫자로 된 거리 이름을 입력합니다.
127 Ninth Avenue, North
127 E. 15 Street
Five Park Avenue
One Wingren Plaza

거리와 거주지 번호 사이에 하이픈을 사용합니다.
556-91 Street