Jeg liker å tenke på Microsoft PowerPoint som en test av grunnleggende markedsføringsferdigheter. For å lage en bestått presentasjon, må jeg demonstrere designferdigheter, teknisk leseferdighet og en følelse av personlig stil.

Hvis presentasjonen har et problem (som en utilsiktet skrift, en ødelagt lenke eller uleselig tekst) , så har jeg sannsynligvis ikke bestått testen.

Last ned nå

Selv om den muntlige presentasjonen min er godt innøvd, kan en dårlig visuell opplevelse ødelegge den for publikum.

Kompetanse betyr ingenting uten en god presentasjon som sikkerhetskopierer den. For det første, ta tak i samlingen din av gratis PowerPoint-maler nedenfor, og bruk tipsene som følger for å perfeksjonere din neste presentasjon.

Uansett tema, avhengige PowerPoints avhenger av tre hovedfaktorer: din kommando om PowerPoint designverktøy, din oppmerksomhet mot presentasjonsprosesser og din hengivenhet til jevn stil. Her er noen enkle tips som hjelper deg med å mestre hver av disse faktorene, og ikke glem å sjekke ut tilleggsressursene nederst i dette innlegget. / p>

Hvordan lage en PowerPoint-presentasjon

En presentasjon består av flere lysbilder, og nå som du vet hvordan du lager en, kan du dykke dypere ned i PowerPoint funksjoner.

Åpne en tom presentasjon på nytt eller start fra en du allerede har opprettet.

Hvis du allerede har opprettet en presentasjon, dobbeltklikker du på ikonet for å åpne den eksisterende f ile. Ellers åpner du Microsoft PowerPoint, klikker «Fil» øverst til venstre og klikker «Ny presentasjon.» Derfra kan du følge instruksjonene for å sette opp en ny presentasjon.

Velg et «tema» eller lag ditt eget.

Microsoft tilbyr innebygde temaer og fargevariasjoner for å hjelpe du designer lysbildene dine med et sammenhengende utseende. For å velge mellom disse forhåndsbygde temaene, velg «Fil» -fanen igjen, velg «Ny», velg ett av alternativene og klikk «Opprett».

Ellers kan du bruke PowerPoint-elementer, din designfølelse, og merkevarens fargepalett for å lage ditt eget «tema.»

Lag en rekke lysbilder for forskjellige formål.

Du vil ikke presentere det samme nøyaktig lysbilde, bare med forskjellig innhold på. Dette ville kjede publikum. Forsikre deg om at du lager flere varianter, og som passer til noen av de vanlige bruksområdene for lysbilder. I det minste trenger du:

• Et tittel lysbilde
• En agenda eller innholdsfortegnelse lysbilde
• Et lysbilde som introduserer høyttaleren
• Ulike innholdsbilder (lag forskjellige layouter med tanke på hva slags multimedia du vil bruke)

Bruk Duplicate Slides-funksjonen for å spare deg for tid.

Det er ingen grunn til å lage disse designene om og om igjen. Nå som du har noen å trekke fra, kan du ganske enkelt duplisere dem før du skriver inn innholdet ditt. Slik gjør du det:

1. Høyreklikk på miniatyrbildet til lysbildet du vil kopiere i venstre rute.
2. Velg «Dupliser lysbilde» fra lokalmenyen.

Dette vil automatisk legge til en kopi av dette lysbildet i presentasjonen. Derfra kan du tilpasse den etter dine behov.

Legg til overganger til lysbildene dine (valgfritt).

Gjort bra, overganger kan legge til litt bevegelse og utseende til presentasjonen din. . PowerPoint har flere overganger innebygd som du kan velge mellom.

For å få tilgang til dem, velger du «Overganger» -fanen fra det øverste båndet. Derfra kan du velge en overgang for å forhåndsvise den på skjermen. For å tilpasse det ytterligere, klikk «Effektalternativer» og spill med funksjonene for å finne noe som passer deg. For å fjerne en overgang, velg «Overganger» og klikk «Ingen».»

Legg til animasjoner i lysbildene dine (valgfritt).

Som overganger, kan animasjoner legge til bevegelse, avsløre informasjon og hjelpe deg med å understreke poengene du vil treffe under talen din. animer et element, følg disse trinnene:

1. Velg elementet du vil animere ved å klikke på det.
2. Velg «Animasjoner» fra det øverste båndet.
3. Du har muligheten til å velge mellom flere effekter som vises i båndet.
4. Ved å klikke på en vil du få en forhåndsvisning.
5. For å tilpasse animasjonen, velg «Effektalternativer . «
6. For å fjerne en animasjon, klikk» Ingen «i båndet.

Noen av måtene å tilpasse animasjoner inkluderer:

• On Click
• With Previous
• After Previous
• Duration
• Delay

These beskriv hvordan du vil at effekten skal oppføre seg, så spill deg med dem til du finner en effekt som passer for deg.

Du har også muligheten til å flytte animasjoner når du redigerer deg ur lysbilder med funksjonen «Bestill animasjon» i det øverste båndet.

Lagre presentasjonen.

Klikk på «File» og «Save», og sørg for å spesifisere hvilken mappe eller destinasjon du har vil at PowerPoint skal lagres.

Kjør presentasjonen.

Det er alltid greit å gjøre en prøvekjøring for å sikre at lysbildene dine er riktig konfigurert og animasjonene dine skyter på den måten du forventer at de skal.

For å presentere PowerPoint, gå til «Lysbildefremvisning» -fanen og klikk på «Spill av fra start». Lysbildet dekker hele skjermen din, blokkerer skrivebordet og PowerPoint-programvaren. Dette er slik at publikum (i dette tilfellet, du for prøvekjøringen) bare er fokusert på de visuelle elementene i presentasjonen.

Fortsett lysbildene.

Når du er ferdig med ett lysbilde og vil vise det neste i sekvensen din, klikk med musen i presentasjonsmodus. Dette vil fremme lysbildet.

PowerPoint Style

1 . Ikke la PowerPoint bestemme hvordan du bruker PowerPoint.

Microsoft ønsket å gi PowerPoint-brukere mange verktøy. Men dette betyr ikke at du skal bruke dem alle. Her er noen viktige ting å se etter:

• Forsikre deg om at forhåndsinnstilte PPT-temaer utfyller dine behov før du tar dem i bruk.
• Prøv å komme vekk fra å bruke Microsoft Office standard skrifttyper, Calibri og Cambria. Ved å bruke disse to typografiene kan presentasjonen virke overveldende.
• Fagpersoner bør aldri bruke PPTs handlingslyder. (Vennligst vurder publikum ovenfor personlige preferanser).
• PowerPoint gjør bulleting automatisk, men spør deg selv: Er kuler faktisk passende for det du trenger å gjøre? Noen ganger er de, men ikke alltid.
• Nylige standardverdier for PPT inkluderer en liten skygge på alle former. Fjern denne skyggen hvis den faktisk ikke er nødvendig. Ikke la figurene være i blått.

2. Lag egendefinerte lysbildestørrelser.

Mens du vanligvis kan komme unna standard lysbildestørrelse for de fleste presentasjoner, kan det hende du må justere den for større presentasjoner på rare skjermer. Hvis du trenger å gjøre det, gjør du det.

Tips: Endre størrelsen på lysbildene før du legger til objekter i dem, ellers blir dimensjonene til objektene dine skjev.

3. Rediger lysbildemaledesignet ditt.

Ofte er det mye lettere å redigere PowerPoint-malen din før du begynner – på denne måten trenger du ikke designe hvert lysbilde for hånd. Slik gjør du det.

• Velg «Temaer» øverst i navigasjonen.
• Helt til høyre klikker du på «Rediger mester» og deretter «Lysbildemester. «
• Gjør eventuelle endringer du vil, og klikk deretter» Lukk master. «Alle nåværende og fremtidige lysbilder i presentasjonen vil bruke den malen.

4. Skriv tekst med publikum i tankene.

En viktig del av et PowerPoint-innhold er tekst. Flott kopi kan gjøre eller ødelegge presentasjonen, så å evaluere det skriftlige arbeidet ditt fra noen få vinkler kan gjøre at du virker mer overbevisende. Å tenke på hvordan teksten din blir mottatt, skiller gode presentatører fra de beste.

Typografi:

Mange undervurderer innflytelsen fra skrifttypen, men det er viktig å velge riktig skrift – oppfatningen av skriftstypen din kan påvirke publikums inntrykk av deg. riktig skrift er en mulighet til å formidle konsistent merkevarepersonlighet og profesjonalitet.

Noen skrifter blir sett på som rene og profesjonelle, men dette betyr ikke at de er kjedelige. En vanlig feil er at fonten din ikke er «spennende» nok, noe som kan føre til at du velger en skrift som distraherer fra den generelle meldingen.

Kilde: Workfront

Når det er sagt, kan du fortsatt bruke morsomme og eksentriske skrifttyper – i moderasjon. Å motsette en morsom skrift eller store bokstaver med noe mer profesjonelt, kan skape en engasjerende presentasjon. Fremfor alt, vær sikker på at du er jevn slik at presentasjonen din ser likt ut gjennom hvert lysbilde, slik at publikum ikke blir distrahert av for mange forskjellige skrifttyper.

Kilde: Design Shack

5. Forsikre deg om at alle objektene dine er riktig justert.

Å ha riktig justerte objekter på lysbildet ditt er nøkkelen til å få det til å se polert og profesjonelt ut. Du kan prøve å rette opp bildene dine manuelt … men vi vet alle hvordan det vanligvis fungerer. Du prøver å sørge for at alle objektene dine henger ut midt på lysbildet, men når du drar dem dit, ser det fremdeles ikke helt riktig ut. Bli kvitt gjetningsspillet ditt og la PowerPoint utøve magien med dette trikset.

Slik justerer du flere objekter:

• Velg alle objekter ved å holde nede «Skift» og klikke på dem alle.
• Velg «Ordne» i den øverste alternativlinjen, og velg deretter «Juster eller distribuer.»
• Velg hvilken type justering du vil.

Slik justerer du objekter til lysbildet:

• Velg alle objekter ved å holde inne ned «Skift» og klikk på dem alle.
• Velg «Ordne» i toppalternativet, og velg deretter «Juster eller distribuer.»
• Velg «Juster til lysbilde.»
• Velg «Ordne» i den øverste alternativlinjen igjen, og velg deretter «Juster eller distribuer.»
• Velg hvilken type justering du vil.

PowerPoint Design

6. Bruk «Format menyer» for bedre å kontrollere designene dine.

Formater menyer lar deg gjøre fine justeringer som ellers virker umulige. For å gjøre dette, høyreklikk på et objekt og velg alternativet «Format». Her kan du finjustere skygger, justere formmålinger, lage refleksjoner og mye mer. Menyen som dukker opp ser slik ut:

Selv om hovedalternativene finnes på PowerPoints formatverktøylinjer, se etter full kontroll i formatvinduemenyen. Andre eksempler på tilgjengelige alternativer inkluderer:

• Justering av tekst i en figur.
• Å lage en naturlig perspektivskygge bak et objekt.
• Gjenopprette bilder manuelt og med automatiske valg.

7. Dra nytte av PowerPoint-figurene.

Mange brukere skjønner ikke hvor fleksible PowerPoint-formverktøyene har blitt. I kombinasjon med de utvidede formatalternativene som ble gitt ut av Microsoft i 2010, er potensialet for god design med former lett tilgjengelig. PowerPoint gir brukeren en rekke flotte formalternativer utover de tradisjonelle rektangulære, ovale og avrundede rektangelmønstrene, i motsetning til til og med profesjonelle designprogrammer som Adobe Creative Suite eller Quark.

Dagens former inkluderer en svært funksjonell Smart Shapes funksjon, som lar deg lage diagrammer og flytskjemaer på kort tid. Disse verktøyene er spesielt verdifulle når du tenker på at PowerPoint er et visuelt medium. Avsnitt og punktlister er kjedelige – du kan bruke figurer for å uttrykke meldingen tydeligere.

8. Opprett egendefinerte figurer.

Når du oppretter en figur, høyreklikker du og trykker «Rediger poeng.» Ved å redigere punkter kan du opprette egendefinerte figurer som passer ditt spesifikke behov. For eksempel kan du omforme pilene slik at de passer til dimensjonene du liker.

Et annet alternativ er å kombinere to former sammen. Når du velger to former, høyreklikker du og går til undermenyen «Gruppering» for å se en rekke alternativer.

• Kombinere skaper en egendefinert form som har overlappende deler av de to forrige figurene kuttet ut.
• Union gjør en helt sammenslått form.
• Intersect bygger en form av bare de overlappende delene av de to forrige figurene.
• Subtraher kutter ut den overlappende delen. del av en form fra den andre.

Ved å bruke disse verktøyene i stedet for å prøve å redigere punkter nøyaktig, kan du lage nøyaktig målte tilpassede figurer.

9. Beskjær bilder i egendefinerte figurer.

I tillegg til å lage egendefinerte figurer i presentasjonen, kan du også bruke PowerPoint til å beskjære eksisterende bilder til nye former.Slik gjør du det:

Lær mer om å lage bilder for markedsføringskanalene i videoen nedenfor.

10. Presentere nettsteder i PowerPoint.

Tradisjon sier at hvis du vil vise et nettsted i en PowerPoint, bør du bare opprette lenke til siden og be en nettleser om å åpne. For PC-brukere er det et bedre alternativ.

Tredjeparts programvare som integreres fullt ut i PowerPoints utviklerfane kan brukes til å legge inn et nettsted direkte i PowerPoint ved hjelp av en vanlig HTML iframe. Et av de beste verktøyene er LiveWeb, en tredjepartsprogramvare utviklet uavhengig.

Ved å bruke LiveWeb, du trenger ikke å avbryte PowerPoint, og presentasjonen din vil forbli flytende og naturlig. Enten du legger inn en hel webside eller bare en YouTube-video, kan dette være en tredjeparts forbedring av høy kvalitet.

Dessverre , Mac-brukere har ikke et lignende alternativ andre valg er å ta skjermbilder av nettstedet, koble inn via en nettleser eller legge inn media (for eksempel en YouTube-video) ved å laste det ned direkte til datamaskinen.

11. Prøv å bruke GIF-er.

GIF-er er animerte bilder i loop som brukes til å kommunisere stemning, idé, informasjon og mye mer. Brukere legger til GIF-er i Powerpoints for å være morsomme eller raskt demonstrere en prosess. Det er enkelt å legge til GIF-filer i lysbildene. For å gjøre dette, følg bare disse trinnene:

PowerPoint-prosess

12. Hold det enkelt.

PowerPoint er et utmerket verktøy for å støtte presentasjonen din med visuell informasjon, grafikk og tilleggspoeng. Dette betyr at powerpoint ikke skal være hele presentasjonen. Lysbildene dine – uansett hvor kreative og vakre – skal ikke være stjernen til vise fram. Hold teksten og bildene dine klare og konsise, og bruk dem bare for å supplere budskapet og autoriteten din.

Hvis lysbildene dine har tett og rotete informasjon, vil det både distrahere publikum og gjøre det mye mer sannsynlig at du mister oppmerksomheten. Ingenting i lysbildene dine skal være overflødige! Hold presentasjonen overbevisende ved å holde den ren. Det er noen måter å gjøre dette på:

• Begrens punkttegn og tekst.
• Unngå avsnitt og lange anførselstegn.
• Oppretthold «hvitt mellomrom» eller «negativt mellomrom».
• Hold prosenter, grafer og data super grunnleggende.

13. Legge ned fontfilene dine.

Et konstant problem presentatører har med PowerPoint er at skrifter ser ut til å endre seg når presentatører flytter fra en datamaskin til en annen. I virkeligheten endres ikke skriftene – presentasjonsdatamaskinen har bare ikke de samme fontfilene installert. Hvis du bruker en PC og presenterer på en PC, er det problemfritt å løse dette problemet. (Når du involverer Mac-systemer, er løsningen litt røffere. Se tips nr. 11). Her er trikset: Når du lagrer PowerPoint-filen din (bare på en PC), bør du klikke Lagre alternativer i «Lagre som … «dialogvindu. Merk deretter av for «Legge inn TrueType-skrifter» og trykk «OK». Nå vil presentasjonen beholde fontfilen, og skriftene dine vil ikke endres når du flytter datamaskiner (med mindre du gir presentasjonen på en Mac).

14. Lagre lysbildene dine som JPEG-filer.

I PowerPoint for Mac 2011 er det ikke noe alternativ å legge inn skrifter i presentasjonen. Så med mindre du bruker allestedsnærværende skrifttyper som Arial eller Tahoma, vil sannsynligvis PPT din møte fontendringer på forskjellige datamaskiner.

Den mest sikre måten å unngå dette er ved å lagre den endelige presentasjonen din som JPEG, og deretter sette inn disse JPEG-filer på lysbildene dine. På en Mac kan brukere enkelt dra og slippe JPEG-ene i PPT med rask lastetid. Hvis du ikke bruker handlinger i presentasjonen din, fungerer dette alternativet spesielt bra.

Hvis du vil at presentasjonen din skal vises «animert», må du gjøre litt flikking. Alt du trenger å gjøre lagrer JPEG-filer av hver «ramme» i animasjonen. Så, i den endelige presentasjonen, vil du bare vise disse JPEG-ene i den rekkefølgen du vil at animasjonen skal vises. Mens du teknisk sett har flere nye lysbilder i stedet for en original, vil ikke publikum vite forskjellen.

En viktig faktor: Hvis PPT-en din inneholder mange JPEG-filer, vil filstørrelsen øke.

15. Bygg inn multimedia.

PowerPoint lar deg enten koble til video- / lydfiler eksternt eller legge inn media direkte i presentasjonen. Du bør legge inn disse filene hvis du kan, men hvis du bruker en Mac, kan du faktisk ikke bygge inn videoen (se merknad nedenfor). For PC-er er to gode grunner til å legge inn:

• Innebygging lar deg spille av media direkte i presentasjonen. Det ser mye mer profesjonelt ut enn å bytte mellom vinduer.
• Innebygging betyr også at filen holder seg innenfor PowerPoint-presentasjonen, så den skal spilles normalt uten ekstra arbeid (unntatt på en Mac).

Merk: Mac OS-brukere av PowerPoint bør være ekstra forsiktige med å bruke multimediefiler.

Hvis du bruker PowerPoint for Mac, må du alltid ta med videoen og / eller lydfil med deg i samme mappe som PowerPoint-presentasjonen. Det er best å bare sette inn video- eller lydfiler når presentasjonen og den inneholder mappen er lagret på en bærbar stasjon i den faste mappen. Også, hvis presentasjonen skal spilles på en Windows-datamaskin, må Mac-brukere sørge for at multimediafilene er i WMV-format. Dette tipset blir litt komplisert, så hvis du vil bruke PowerPoint effektivt, bør du vurdere å bruke det samme operativsystemet for å designe og presentere, uansett.

16. Ta med din egen maskinvare.

Mellom operativsystemene er PowerPoint fortsatt litt hoppende. Selv mellom forskjellige PPT-versjoner kan ting endres. En måte å løse disse problemene på er å sørge for at du har riktig maskinvare – så ta bare med deg din egen bærbare datamaskin når du «presenterer.

17. Bruk» Presenter View. «

I de fleste presentasjonssituasjoner vil det være både en presentatørskjerm og den viktigste projiserte skjermen for presentasjonen din. PowerPoint har et flott verktøy kalt Presenter View, som du finner i «Lysbildefremvisning» -fanen i PowerPoint 2010 (eller 2011 for Mac). Inkludert i Presentator View er et område for notater, en tidtaker / klokke og en presentasjonsvisning.

For mange programledere kan dette verktøyet bidra til å forene deres muntlige presentasjon og deres visuelle hjelpemiddel. Du vil aldri få PowerPoint til å virke som en bunke med notater som du bruker en krykke. Bruk alternativet Presenter View for å lage en mer naturlig presentasjon.

Pro Tips: I begynnelsen av presentasjonen, bør du også trykke CTRL + H for å få markøren til å forsvinne. Å trykke «A» -tasten vil bringe den tilbake hvis du trenger det!

Med stil-, design- og presentasjonsprosesser under beltet, kan du gjøre mye mer med PowerPoint enn bare presentasjoner for kundene dine. PowerPoint og lignende lysbildeapplikasjoner er fleksible verktøy som ikke bør glemmes. Med en flott mal kan du være på vei til å lage presentasjoner som imponerer publikum.

Redaktørens merknad: Dette innlegget ble opprinnelig publisert i august 2019 og har blitt oppdatert for å gjøre det mer omfattende.

Opprinnelig publisert 10. september 2020 05:30 : 00.00, oppdatert 25. januar 2021