Skrevet av Jes D.A.

E-postetikette er en vanlig kamp for studenter. Det er imidlertid viktig å spikre, fordi professorene i den andre enden av e-postene dine er profesjonelle på etiketter. Og mens det er litt mer enn skremmende, betyr det også at vi kan gå direkte til kilden – virkelige professorer ! – for å lære å sende en professor e-post.

Professorene vi kontaktet ga omfattende svar fulle av fantastiske og gjennomtenkte tilbakemeldinger som vil hjelpe studentene til å skrive bedre e-post. Mange temaer gjentok seg, og det var ofte lett å fortelle at professorene hadde sterke følelser for bestemte etikettsaker.

Fra tips om honnør til innhold og alt i mellom, har disse professorene gitt råd for å hjelpe deg med e-post. professorene dine basert på virkelige scenarier.

De har sett det verste av e-postene dine; de har sett det beste av e-postene dine. Så hva er takeaway?

Ha et godt tak i det engelske språket

Det er viktig å være selvbevisst når du skriver en e-post. Hvis du har en fast forståelse av det engelske språket, bør du kunne skrive en grammatisk korrekt e-post der alt er stavet riktig, ordvalget er akademisk og tonen er passende.

Det engelske språket er imidlertid vanskelig , og det kan være vanskelig å spikre detaljene. Hvis du sliter med grammatikk eller har en tendens til å overse feil, vil det være vanskelig å kommunisere profesjonelt med professoren din. Som sådan kan det være lurt å lese korrekturen for å sikre at e-postadressen din blir helt feilfri.

Dr. Brandon Gilroyed, en anaerob fordøyelses- og biodrivstoffforskerassistent ved University of Guelph Ridgetown Campus, bemerker viktigheten av riktig staving og grammatikk når du sender en e-post til en professor: «Jeg har sett mange e-poster skrevet helt med små bokstaver og uten tegnsetting, sannsynligvis fordi meldingen ble skrevet på en smarttelefon. «

Selv om det kan være mer praktisk å skrive på telefonen din, sier Dr. Gilroyed at den fremdeles betegner dårlig etikette. «Det er vanskelig å ta avsenderen av en melding full av stavemåte og grammatiske feil på alvor,» sier han.

Å ha et godt grep om det engelske språket. slutter ikke med staving og bruk av store bokstaver. Klarhet i innholdet i e-posten din er viktig hvis du vil at professoren din skal svare positivt. Hvis en e-post ikke er godt skrevet, kan det være vanskelig å forstå innholdet.

Dr. Ted Vokes, et tilleggsmedlem ved fakultetet ved Psykologisk institutt ved University of Windsor, har undervist i mer enn 100 kurs mellom Institutt for psykologi og Odette School of Business. Så han forstår forskjellen mellom en velskrevet og dårlig skrevet e-post. Han sier: «Hvis det er verdt å sende e-posten, er det verdt å lese den før man sender den. Jeg vil virkelig hjelpe studenter, men hvis jeg ikke kan forstå spørsmålet, er jeg tapt på hvordan hjelp. «

Se over e-postadressen din

Her er et annet tips der selvbevissthet er nøkkelen. Send e-post med studentens e-postadresse, hvis du har en. Hvis du ikke eller ikke kan bruke den av en eller annen grunn, vær veldig bevisst på hva din private e-postadresse kommuniserer til professoren din. Jeg måtte endre e-postadressen her av hensyn til personvernet, men jeg kan fortelle deg at Dr. MJ Toswell, professor ved Institutt for engelsk ved Western University, bemerket at hun en gang mottok en e-post sendt fra en konto som var uprofesjonell som «fuzzypyjamas». @ example.com, «som er hennes» beste eksempel på en dårlig e-postkonto. » Avtalt!

Det er klart at en e-postadresse som denne ikke sender en profesjonell melding til professoren din, og etikette handler om profesjonalitet. Det er imidlertid et enda større problem med å bruke private e-postkontoer: spam filtre. Dr. Toswell forteller:

Min favoritt hele tiden var en sekvens fra i fjor, på en fredag kveld. Den første e-posten klokka 20.00 spurte meg om en oppgave virkelig skulle komme på nett mandag kveld. Den andre e-posten klokken 21.00 spurte hvorfor jeg ikke hadde svart på den første e-posten ennå. Begge ble adressert «Hei» og sendt fra en privat e-postadresse som havnet i søppelposten min, så jeg så dem ikke før lørdag morgen, og nesten slettet dem fordi emnelinjen var tomt også.

Så best-case-scenariet er at du mister den sårt tiltrengte profesjonaliteten, og i verste fall er at e-posten din avsluttes ulest. Vær veldig oppmerksom på e-postadressen du bruker for å sende en professor en e-post, og vurder nøye hva den kan kommunisere.

Sjekk pensum før du begynner å sende e-post

De fleste professorene bemerket at studenter har ofte allerede informasjonen de søker før de sender en e-post. Dr.Toswell understreker at hennes «største ulykker» er relatert til viktigheten av å sjekke informasjonen som allerede er tilgjengelig for deg før du begynner å sende e-post.

Hun bemerker at studentene ofte spør hvor eller når eksamen er, hva innhold er inkludert på eksamener, eller til og med for å være unntatt fra eksamen, alt bare timer før en eksamen er satt til å begynne. Dr. Toswell sier: «Det er vanskelig å forklare høflig at kursmaterialet, pensum og mitt innlegg klassediskusjoner har dekket disse problemene, og de bør se på nettstedet. «

Det er klart at det er best å ikke sende professoren din en e-post for informasjon som er allerede tilgjengelig, men det er ikke sikkert du vet at informasjonen er tilgjengelig. Husk å lytte i klassen, sjekk kursnettstedet og se pensum før du sender en e-post til en professor. Dr. Manina Jones ved Institutt for engelsk og skrivende studier ved Western University bemerker at et tilbakevendende tema hun og kollegene møter, er at studentene stiller spørsmål om co Urse-pensum kan svare.

Hun anbefaler: «Før du skyter ut den e-posten, kan det aldri skade å lese nøye gjennom pensum for å se om informasjonen er inkludert der.» Dette vil sikre at du ikke kommer over som uoppmerksom eller lat for professorene dine, noe som ikke gir best inntrykk hvis du stiller et spørsmål eller ber om en tjeneste. Dr. Jones antyder også at kontroll av pensum også gjelder hilsener: «Ofte vil pensum gi professorens foretrukne adresse.» På det notatet…

Siden hilsen til en e-post vanligvis bare er et par ord, er det lett å overse. Hilsen krever imidlertid nøye vurdering, spesielt siden det er den første linjen i e-posten din.

Dr. Gilroyed bemerker at det er vanlig å motta e-poster som er for uformelle, og begynner ganske enkelt med «Hei. » Dr. Jan Plug, lektor og direktør for Center for the Study of Theory and Criticism ved Western University, er enig i at studentene bør unngå å henvende seg til professorene sine på denne måten. Han sier: «Selvfølgelig avhenger alt dette av hvor godt studenten kjenner professoren, men litt for mye formalitet er kanskje ikke for mye når du starter en samtale.» Han foreslår å bruke et enkelt «Kjære» eller «Hei» i stedet. «Ting kan bli mer kjent over tid, men du kan ikke gå galt når du begynner på denne måten.»

Dr. Vokes bemerker at en tilfeldig hilsen kan være passende i noen situasjoner. hvor godt du kjenner professoren. Hvis du allerede har korrespondert med denne professoren via e-post og i klassen, kan det være lurt å bruke en mer uformell hilsen. Dr. Vokes uttaler: «Jeg har det helt bra med» Hei Dr. Vokes. » Jeg setter en uformell tone i klassen, så jeg er glad når studentene føler seg komfortable med å stille spørsmål via e-post eller personlig på denne måten.

Adresser professoren din riktig

Måten du henvender deg til professoren din kommuniserer noe både om deg og om personen du sender e-post til, så det trenger oppmerksomhet. Dr. Jones bemerker at e-posten din «krever en formell hilsen og anerkjennelse av professorens profesjonelle status (og din egen! ). «

I tillegg sier Dr. Plug at» studenter kan ha en tendens til å være for kjent i sin e-poststil for raskt. » Du må henvende deg til professoren din riktig, selvfølgelig, med tanke på hans eller hennes tittel. Hvis professoren din har doktorgrad, vil han eller hun kanskje ikke bli kalt «Professor». På samme måte vil han eller hun kanskje ikke sette pris på en «Mr.» eller «Mrs.» og foretrekker kanskje å bli adressert som «professor.»

Det er også best å unngå kjønnede adresser. De kvinnelige professorene som ble kontaktet, siterte ofte og tok spørsmål om adressen til «Mrs.» Dr. Jones sier at det er » en spesielt irriterende hilsen fordi den gir antagelser om min sivilstand og kjønnsrolle. «Tilsvarende bemerker Dr. Toswell at hun hater å bli kalt Mrs. Toswell så mye,» det er visceralt. » Det er definitivt ikke den typen reaksjon du vil få fra en professor!

På samme måte kan adresser som «Sir» komme over som uprofesjonelle i e-post til professoren din. «Jeg får ofte» Sir, «som er greit, men det formidler tydelig til profs at du fortsatt tror du er på videregående,» bemerker Dr. Vokes.

Dr. Vokes sier imidlertid at han forstår hvordan han henvender seg til professorer. er forvirrende for studenter: «Ikke alle professorer er leger. . . og ikke alle leger som underviser er professorer. . . . Jeg møter, men fordi jeg har blitt et tillegg, er begge nøyaktige. Så er selvfølgelig seniorstudenter som underviser hverken, og «Mr.» eller «Ms.» er passende. «Det er forvirrende, men det betyr også at når du får det riktig, vil professorene dine både legge merke til og sette pris på din tid og krefter på å adressere dem riktig.

Feil på siden av å være for formelt

Du må tenke på det faktiske navnet du skal bruke til å henvende deg til professoren din.Åpenbart vil du stave navnet hans eller hennes riktig. Det vil ikke være noen stor belønning for dette, men å stave et navn feil kommer over som ekstremt respektløst. Vanligvis er et etternavn inkludert i e-postadressen, så det er ingen unnskyldning for å stave navnet feil i e-posten. Dr. Vokes sier: «Jeg fikk» Dr. Votes «akkurat i morges. Jeg forstår at autokorreksjon sannsynligvis er skyldige i dette tilfellet, men jeg får «Bokes» og «Voakes.» «Mens han bemerker at han ikke er fornærmet i disse tilfellene, bemerker han også:» Det etterlater inntrykk av at dette personen er ikke så oppmerksom på detaljer.

I tillegg er det viktig å stave professorens e-postadresse riktig. Dr. Jones sier: «Fordi etternavnet mitt er vanlig, har jeg til og med hatt e-post som er ment for en annen professor helt,» så sørg for at du sjekker at du har riktig adresse. «Navnet i e-posten, bemerker Dr. Gilroyed at det å hilse på en professor ved hans eller hennes fornavn er greit hvis det er avtalt på forhånd, men å gjøre det ellers er feil e-postetikette. Han sier,» Den første e-postkommunikasjonen mellom student og professor er ikke et godt tidspunkt å begynne å bruke fornavnet. «

Når du er i tvil, bemerker Dr. Jones at professorer vil fortelle deg direkte hvis de foretrekker å bli adressert med fornavnet. Hvis du «er fortsatt usikker, hun anbefaler at» det mer formelle hilsenvalget aldri vil fornærme, og da kan du bli korrigert (det er lettere å si «Kall meg Bob» enn det er å si «Um, jeg» heller ikke du kalte meg Bob «).»

Dr. Plug bemerker også at etter den første e-posten kan du begynne å følge professorens ledelse, og Dr. Jones er enig es. I min opprinnelige e-post til Dr. Jones henvendte jeg meg til henne som «Dr. Jones,» og valgte trygt en mer formell adresse. Etter at hun meldte seg ut som «Manina» i sitt svar, var det trygt å anta at jeg fremover kunne henvende meg til henne som «Manina», noe jeg gjorde i de påfølgende e-postene mine. Hun noterte seg dette ved å returnere tips til meg, så det fungerer faktisk! Når du leser skilt nøye, kan du velge riktig adresse.

Gi nok bakgrunnsinformasjon

Når du sender e-post til professorer, må du huske at de mottar mange e-poster hver dag. Disse e-postene kommer fra forskjellige studenter i forskjellige klasser, noen ganger fra forskjellige fakulteter, eller til og med fra forskjellige studiesteder.

Når du sender e-post til professoren din og ikke identifiserer deg riktig, kan professoren din ha problemer med å plassere deg. husket når du bare er en student i en enorm klasse, er en enda større bekymring hvis du har et felles navn. Dr. Gilroyed bemerker at «i større klasser kan det være tre studenter som heter Matthew eller fem studenter som heter Jessica.»

Dr. Jones sier på samme måte at hun noen ganger underviser i mange store klasser i samme semester, og at det er vanskelig å vite navnet på hver student. Det inkluderer ikke engang problemer på tvers av forskjellige klasser eller seksjoner! Så det er viktig at du plasserer deg nøyaktig og fullt ut. Inkludert for- og etternavn, klasse, tid og dag og seksjonsnummer vil hjelpe en professor til å plassere deg riktig. Dr. Jones bemerker at du også kan gi sammenheng når det gjelder å fortsette en tidligere samtale eller bygge videre på et emne du allerede har diskutert personlig.

I tillegg må du gi bakgrunnsinformasjon når det gjelder faktisk emne for hånden. Dr. Gilroyed sier: «Studentene skriver ofte e-post der de umiddelbart fokuserer på et veldig spesifikt emne eller detalj uten å gi noen sammenheng eller innledning. Selv om innholdet i meldingen kan være helt klart for studenten, kan en professor som har dusinvis eller hundrevis av studenter trenge mer informasjon for å forstå omfanget av studentens spørsmål. Han bemerker også at det å forklare en situasjon er bedre enn å anta at professoren din kjenner eller husker alle detaljer umiddelbart.

Legg merke til forskjellen mellom å være uformell og være uforsiktig

Hvis du » har allerede sendt en e-post og snakket med professoren din og har etablert en mer uformell korrespondanse, kan det hende at meldingene dine leser vanskelig hvis de er for formelle. Professorer oppfordrer til å være uformelle i dette tilfellet. Det er imidlertid viktig å merke seg forskjellen mellom å være uformell og å være uforsiktig.

Du bør aldri ty til sms-språk. Det er åpenbart uprofesjonelt. Dr. Gilroyed bemerker: «Bruk av denne typen språk kommuniserer til meg at en student ikke ønsker å bruke tiden på å lage en ordentlig beskjed, men de vil ofte at jeg skal bruke tiden min på å lese meldingen og deretter gjøre noe for dem. «

Tilsvarende sier Dr. Jones at det er upassende å bruke korte skjemaer og uttrykksikoner. Dette betyr også forskjellen mellom riktig skrevet engelsk og e-postmeldinger fylt med skrivefeil. Dr. Vokes kommenterer at, etter en respektfull hilsen, «må klar og respektfullt skrevet informasjon i e-posten følge.»Det er en forskjell mellom en tilfeldig skrevet melding og en feil og uforsiktig.

Det er også en forskjell mellom å være uformell og være uforsiktig når det gjelder innhold. Professoren din vil ikke vite for mye informasjon, selv om han eller hun er vennlig med deg, bør noen samtaler kun være forbeholdt venner. Dr. Jones bemerker for eksempel at hun mottar e-poster fra studenter som tilbyr unnskyldninger for manglende klasse som ganske enkelt gir for mye informasjon. «Jeg don» trenger ikke å vite at en student vennene hans ga ham en bursdagsfest, og at han hang over og vil skrive en sminkeprøve, eller at hun bestemte seg for å ta en langhelg, eller satt fast i trafikken, » sier hun.

Ikke still det fryktede spørsmålet

Selv om dette tipset ikke er direkte relatert til e-etikette, er det tatt med fordi det ble nevnt av flere professorer uten å be og det gjelder innholdet i e-posten din. Flere professorer bemerket et visst spørsmål de ofte blir stilt som gjør dem helt nøtter. Studenter som savner klassen, vil ofte spørre: «Savnet jeg noe i timen på mandag?» , vi gjorde absolutt ingenting, som vanlig. «»

Dr. Jones bemerker at det samme spørsmålet er «den store bane for alle professorer.» Hun tilbyr dette diktet som tar tak i emnet. Hvorfor er det en slik forferdelig spørsmål, skjønt, og hva gjør det så upassende? Professor Jones gir et svar:

Først er det fornærmende å antyde at innholdet i klassen kanskje ikke hadde vært viktig, eller at den kan bli resumert i en kort e-post – og for det andre er det ikke professorens ansvar å tilby flere iterasjoner av klassen. Hvis du savner en klasse uten legitim grunn, er det ditt ansvar å sørge for tilgang til notater fra en annen elev og / eller finne ut hva som ble dekket.

Det er klart at det er best å unngå dette spørsmålet!

Bekjenn takknemligheten din

Før du logger av, er det viktig at du inkluderer en berettigelse – det vil si en gratis farvel. Dr. Jones bemerker viktigheten av en forkynnelse i riktig e-postetikette, selv om det bare er en rask uttalelse som «Takk for hjelpen!» Hun sier: «Det lønner seg å erkjenne at hvis du ber om noe (selv om det bare er informasjon) at professoren din fortjener en viss anerkjennelse av sin tid og problemer.»

I stedet for starter direkte inn i hva det er du vil be om fra professoren din, kan du erkjenne din takknemlighet eller hvor opptatt han eller hun er. Å gjøre det er en fin liten måte å gjenkjenne professorens anstrengelser for å svare på e-postene dine, og gesten vil bli satt pris på. Dr. Jones gir et eksempel på en effektiv berettigelse: «Prøv noe som» Jeg vet at du er opptatt, men jeg håper at du kan ta deg tid til å møtes og gå gjennom svarene mine på quizen. «»

Det kan virke som et lite eller ubetydelig notat, men det kan definitivt hjelpe din e-post for å bli mottatt i et positivt lys og male deg positivt, spesielt blant en rekke e-poster som ikke inkluderer berettigelser. Dr. Vokes bemerker: «Fra forskning vet vi at førsteinntrykk i stor grad påvirker en persons ønske om å være av bistand. » Hvis du gir et godt førsteinntrykk, vil professoren din være mer sannsynlig å hjelpe deg, eller i det minste vil de være lykkeligere med å hjelpe deg.

Tenk nøye over avmeldingen din

Avmeldingen din er like viktig å vurdere som noe annet når du skal sende en e-post til en professor. Akkurat som din åpningshilsen, kommuniserer det noe om deg. Du vil også kunne sette tonen i e-posten ytterligere, det være seg mer formelt (ved å bruke noe som «hilsen») eller mer uformelt (ved å bruke noe sånt som «alt det beste»). Å tilby «jubel» vil ikke alltid være passende , så igjen, vurder hvor godt du kjenner professoren du sender e-post til.

Dr. Gilroyed sier: «Hver e-post til en professor skal følge standardkonstruksjonen av et brev, som inkluderer en åpningshilsen, meldingen og en passende avmelding.» Derfor er det dårlig e-postetikette og bruk å unngå å bruke en feil avmelding, eller ingen avmelding i det hele tatt. En enkel avmelding er greit. Prøv å balansere det å være tilfeldig og profesjonell.

Du kan også bruke signoff for ytterligere å skille deg ut blant et hav av studenter. Dr. Gilroyed bemerker at studentene bør logge av «med en passende avsluttende hilsen og deretter et fullt navn.» Igjen mottar professorene mange e-postmeldinger hver dag. Noen er uten avmeldinger, og noen bruker bare fornavn. Å inkludere ditt fulle navn vil hjelpe professoren din til å gjenkjenne og identifisere deg raskt og enkelt.

Å sette det i bruk

Ok, nå som vi har en liste over etikettetips via e-post fra ekte professorer, hva med å praktisere dem? Her er et eksempel på en utmerket e-post til en professor:

En e-post er ikke bare et brev.Det er en øvelse i å kommunisere godt, og du blir vurdert av det. Ved å bruke dette rådet fra ekte professorer om hvordan du skal sende en professor en e-post, kan du bli bedømt gunstig. Dr. Gilroyed sier: «Jeg kan ikke snakke for alle professorer, men jeg legger absolutt merke til det når jeg mottar en velkonstruert e-post fra en student. Det viser meg at de bryr seg nok til å legge inn et forsøk på å komponere et ordentlig budskap min tid. «

Enda bedre, du kan bruke e-post til en professor til din fordel ved å stille ekte og intellektuelle spørsmål. Som Dr. Toswell forklarer, «Ikke bruk det jeg tenker på som e-postvalutaen din (det er bare så mye båndbredde i hjernen min for en student og spørsmålene hennes, med mindre de virkelig deltar i kursmaterialet) på dårlige henvendelser. » Dessuten kan du bruke disse spørsmålene til å danne et bånd med professorene dine. Dr. Toswell sier videre: «Send e-post for å opprette en forbindelse, og gjør den til en solid.» Hvis e-posten din følger disse tipsene, vil du » Det vil uten tvil være i stand til å etablere en forbindelse som varer gjennom universitetet og utover.

Spesiell takk til alle professorene som delte sine tips om e-etikette med oss for denne artikkelen. Din tid og din innsikt blir verdsatt!

Bildekilde: Nosnibor137 / BigStockPhoto.com

Send profesjonelle e-poster.

Om forfatteren

Jes er en tryllekunstner og en mekaniker; det vil si at hun lager stykker fra tynn luft for å dele som forfatter, og hun rydder opp i rust og fett fra andre skrivestykker som redaktør. Hun vet at det alltid er noe verdifullt å trekke ut av en tom side eller noe blankt som skal avdekkes i en som trenger litt polering. Når Jes ikke tryller eller vedlikeholder setninger, fortærer hun dem, alltid sulten på flere ord.