Det er et øyeblikk i alles profesjonelle karriere som krever en feiring.

Nei, det er ikke en forfremmelse eller å spikre en stor presentasjon til ledergruppen – selv om det også er gode ting.

Det er i det øyeblikket Gmail-kontoen din oppnår Inbox Zero, er forretningsfenomenet der innboksen din forblir tom eller så nær tom som mulig.

Lær hvordan du bruker Gmail så godt som mulig.

Visst, du kan ta sjansen til å bare arkivere alle meldingene dine (anbefales ikke) og starte fra bunnen av, men uten riktige Gmail-organisasjonstips vil innboksen din være overfylt med nye og uleste meldinger før du vet det.

Organisasjonstips for Gmail – Hvorfor det er så viktig

Hvor mange e-poster vil du si at du mottar på en dag?

Ifølge en rapport fra en teknologi markedsundersøkelsesfirma vil den gjennomsnittlige arbeidstakeren sende eller motta 140 e-postmeldinger daglig innen 2018. I en typisk åtte timers arbeidsdag er det mer enn 17 e-poster hver time, eller en e-post nesten hvert fjerde minutt.

Tenk på eventuelle personlige e-postmeldinger eller søppelpost som også kan gå til arbeidskontoen din, og dette antallet kan lett komme til 200 e-postmeldinger hver dag. Tenk deg hvor mye mer produktiv du kan være hvis du ikke trenger å kaste bort tid på å sile gjennom alle disse e-postmeldingene for å finne ut hvilke som er viktigst og krever øyeblikkelig respons.

5 Gmail-organisasjonstips for å hjelpe deg med å oppnå Innboks null

Det kan virke som en umulig utfordring, og det kan ta litt tid å finjustere, men å organisere Gmail-kontoen din vil hjelpe deg med å redusere stress og bedre administrere tid og prioriteringer.

Her er fem enkle Gmail-organisasjonstips du kan bruke for å nå Inbox Zero og bli mer produktive på arbeidsplassen.

1. Velg Layout for å organisere Gmail

Det første trinnet for å organisere Gmail er å velge ønsket layout.

Når du åpner innboksen, klikker du på tannhjulssymbolet øverst til høyre og velger «Innstillinger». Klikk deretter på «Innboks» -fanen øverst i innstillingsvinduet. Herfra gir Gmail deg fem layoutalternativer for innboksen.

• Standard: Dette er standardformatet som organiserer Gmail etter dato en e-post mottas. I denne visningen kan du velge forskjellige kategorier der e-postene dine plasseres. De vises som faner øverst på skjermen, og kan være nyttige for å avgjøre hvilke av e-postene dine som sannsynligvis vil være viktigere.
• Viktig først: I denne visningen prøver Gmail å forutsi hvilke e-poster du er mest viktig (merket med en gul markør) og viser disse meldingene i den øverste innboksen. Dine mindre viktige meldinger vises i en nedre innboks nederst på skjermen.
• Ulest først: Denne visningen ligner på alternativet Viktig først, men den øverste innboksen din inneholder meldinger du ikke har åpnet ennå , mens den nederste innboksen vil inneholde alt annet.
• Stjernemerket først: Din stjernemerkede første visning deler også innboksen din i to felt og viser bare e-postene du har stjernemerket i toppvisningen. Alt annet vises i den andre visningen nedenfor.
• Prioritert innboks: Dette er som en kombinasjon av alle visningene. Gmail bruker prediktiv analyse for å finne ut hvilke e-poster du mest sannsynlig vil kommunisere med basert på tidligere handlinger. Deretter setter du disse e-postmeldingene fra oven.

Hvis du finner et oppsett som passer for deg, kan du holde orden på Gmail.

2. Legg til en forhåndsvisningsrute i Organiser Gmail

Standardvisningen til Gmail viser bare avsenderen, emnelinjen og litt forhåndsvisningstekst før raden går tom for rommet. I de fleste tilfeller må du åpne e-postadressen for å avgjøre om det er noe som virkelig var verdt å lese.

Du kan spare tid og organisere Gmail ved å legge til en forhåndsvisningspanel. Klikk på tannhjulsymbolet og «Innstillinger» fra rullegardinmenyen. Velg deretter «Labs» fra fanene som vises. Rull ned til «Forhåndsvisning-rute» og klikk på aktiver. Lagre endringene dine, så får du muligheten til å se en forhåndsvisning av hver e-post som kommer inn.

3. Opprett egendefinerte etiketter og mapper for å organisere Gmail.

På venstre side av innboksen din, vil du legge merke til en liste over etiketter som du kan legge til e-postmeldinger for å hjelpe holde innboksen organisert. Men visste du at du også kan lage tilpassede etiketter i dette området?

Hvis du velger en melding eller flere meldinger, kan du klikke på knappen øverst i innboksen din som ser ut som en shoppingkode. Dette lar deg tilordne disse meldingene til forhåndsdefinerte etiketter som Gmail bruker for å holde innboksen din organisert.

Du kan også opprette egendefinerte etiketter i dette området ved å velge «Opprett ny.» Du har til og med muligheten til å hekke etiketter i andre etiketter, i likhet med å lage undermapper når du lagrer filer på harddisken.

Du har til og med muligheten til å fargekode etikettene dine for å skille prioritet ytterligere. For eksempel kan du velge rødt for en etikett kalt VIP som du arkiverer alle meldinger fra sjefen din.

Når du oppretter en etikett, vil du legge merke til at den legger til en mappe i listen til venstre for innboksen din og legger til etikettnavnet ved siden av emnelinjen. Nå når du arkiverer denne meldingen, blir den flyttet til den bestemte mappen.

Ved å tilpasse alternativene dine, blir det lettere å organisere Gmail-mappene og holde innboksen ren.

4. Opprett filtre for å organisere Gmail

Etter at du har opprettet egendefinerte etiketter, kan du bruke filtre på meldinger for å sende bestemte e-poster direkte til mappene og holde dem utenfor den generelle innboksen.

Hvis du for eksempel vet at du hver fredag vil motta et internt kommunikasjons nyhetsbrev som du virkelig ikke har tid til å lese, kan du bruke filtre til å sende meldingen til en bestemt mappe der du kan sjekke den ut – eller slette den – senere.

Når du har valgt e-postadressen eller e-postmeldingene du vil filtrere, klikker du på «Mer» -knappen øverst i innboksen din og velger «Filtrer meldinger som dette» fra rullegardinmenyen. Derfra kan du velge å filtrere meldinger blant annet etter avsender, emnelinje, nøkkelord og vedlegg. Når du har valgt kriteriene dine, klikker du på «Opprett filter med dette søket» og velger handlingen du vil at dette filteret skal utføre – for eksempel å tilordne en tilpasset mappe eller etikett og hoppe over innboksen. Når du er ferdig, klikker du på «Opprett filter.»

Det er viktig å merke seg at du også kan velge at dette filteret skal brukes på alle samtaler som samsvarer med kriteriene, slik at du ikke trenger å lage individuelle filtre for hver enkelt.

5. Bruk Send and Archive Feature til å organisere Gmail

Nå som du har organisert Gmail-innboksen din slik at den automatisk arkiverer bestemte e-poster i tilpassede mapper, kan du virkelig rense innboksen din ved å arkivere meldinger samtidig som du send svar.

For å aktivere denne funksjonen, klikk på tannhjulikonet og «Innstillinger» fra rullegardinmenyen. Bla ned og velg «Vis» Send & Arkiv ‘-knappen som svar. ” Lagre endringene.

Nå når du svarer på en melding, har du to sendealternativer. Den ene er en tradisjonell sending, og den andre vil sende meldingen og automatisk sende e-postkjeden til All Mail-arkivet. Hvis du tilordnet en etikett til meldingen, vil den i stedet gå til den bestemte mappen. Hvis noen svarer på den sendte e-posten din, vil samtalen automatisk gå tilbake til innboksen din.

Å slå på denne funksjonen er en rask og effektiv måte å fjerne rotet fra innboksen din og holde Gmail organisert.

Å følge disse Gmail-organisasjonstipsene kan gjøre innboksen null mulig

Innboksen null vil ikke bare være en unnvikende drøm hvis du følger disse enkle Gmail-organisasjonstipsene.

Men akkurat som alle snarveier, må du finne et system som fungerer for deg. Hvis en av disse metodene gjør det vanskeligere for deg å finne arkiverte meldinger eller holde oversikt over viktige samtaler, kan du prøve noe annet. Når du har funnet prosedyrene som gir mening for din daglige rutine, vil innboksen din være en godt oljet maskin.

Øk Gmail-produktiviteten din

De fleste forstår hvordan du bruker det grunnleggende om Gmail-innboksen deres, men hva med tips og triks som kan gjøre livet ditt enklere, arbeidet ditt mer effektivt og interaksjonene dine mer vellykkede? Vi har samlet elleve triks som finnes både i Gmail, og gjennom eksterne Google Chrome-utvidelser, som viser deg hvordan du kan bruke Gmail bedre. Disse triksene gjør at du kan forbedre innboksen din, spare tid og skalere virksomheten din. Klikk på bildet nedenfor for å lære hvordan du bruker Gmail.