Før du begynner, anbefaler vi på det sterkeste at du leser retningslinjene for å anke en College Appeal Committee og de ofte stilte spørsmålene om Senatskontorets nettsider. Dette skal hjelpe deg med å forstå reglene for klager, hva som er og ikke er mulig, og hvordan du skal begynne å skissere saken din.

Det ideelle resultatet av ankebrevet ditt er at anken din blir opprettholdt og rette du ønsker gitt uten at noen trenger å delta på en høring av noe slag. Å ha klagen din opprettholdt utelukkende basert på brevet ditt og støttende bevis er et tilfredsstillende resultat, men dette kan bare oppnås ved å dekke alle vinklene. Et godt ankebrev vil i det vesentlige presentere en full høring på papiret. Du må prøve å svare på eventuelle spørsmål som en komité kan stille. Hvis du lar spørsmål være ubesvart, kan det hende at en full høring må finne sted.

Så når du skriver et ankebrev, prøv alltid å sette deg inn i tankegangen til de som skal lese det ( dvs. klagenemnda). Prøv å forestille deg hvilke spørsmål de ville ha hvis de hadde deg foran seg (se eksempler nedenfor). Prøv å forestille deg hvilken ytterligere informasjon de kanskje vil vite for å komme til avgjørelsen.

Know Your Grounds

Det er best å alltid prøve å huske begrunnelsen du krangler om og hvordan du finner sikkerhetskopi for disse begrunnelsene, med andre ord: bevis. Detaljert informasjon, som alltid, er tilgjengelig i universitetskalenderen, men for akademiske klager er det et begrenset antall begrunnelser som alle kan anke på:

1. Urettferdig eller mangelfull prosedyre, eller
2. Unnlatelse av å ta hensyn til medisinske eller andre ugunstige personlige forhold, eller
3. Det er relevante medisinske eller andre ugunstige personlige forhold som med god grunn ikke tidligere er presentert

Du må oppfylle en av disse begrunnelsene for å fortsette. Hvis du er i tvil, kom og snakk med rådgivningssenteret.

Innhenting av bevis

Tenk på støttedokumentasjon du kan få som kan hjelpe saken din. For å forberede en sak effektivt, må du sikkerhetskopiere det du sier med bevis. Dette kan omfatte:

1. Din akademiske avskrift
2. Medisinsk sertifikat
3. Støttebrev fra foreldrene / familien / leilighetskameraten / plasseringen av leverandøren
4. Utdrag fra kurshåndboken din
5. Kopier av korrespondanse mellom deg og ansatte
6. Hvis du trenger kopier av e-post eller eksamensstyret, kan du først prøve å spørre på skolen om du kan ha disse. Hvis de nekter, kan det hende du har søkt om en anmodning om emnetilgang gjennom Databeskyttelseskontoret.

Hvis du for eksempel sier at de medisinske forholdene dine ikke ble tatt i betraktning – hva du må Be alltid om er referat fra Board of Examiners Meeting da den endelige klassifiseringen ble bestemt, og du vil kunne se i disse minuttene om de medisinske bevisene ble nevnt. Du bør også sjekke nøye hva det står i kurshåndboken din. Ofte vil du lete etter et avvik mellom prosedyrene beskrevet i Kurshåndboken og hva som faktisk skjedde. Husk at høgskolen vil be skolen om svar på klagebrevet ditt. Selv om dette høres ut, er det verdt å si – ikke legg noe i ankebrevet som du vet at skolen kan motbevise. Det svekker bare hele saken.

Konstruksjon av argumentet

Hvis du appellerer til en “unnlatelse av å ta hensyn til ugunstige eller medisinske omstendigheter”, kan du støte på et problem; nemlig at tilstrekkelige prosesser allerede eksisterer, utformet med den hensikt at studentene forteller skolen om deres ugunstige personlige forhold på den tiden. Hvis du ikke har fulgt disse prosedyrene, men nå vil at det skal tas hensyn til de ugunstige omstendighetene dine, må du forklare i ankebrevet hvorfor du ikke fulgte prosedyrene. Det vil også være viktig for deg å demonstrere din evne utenfor tiden da de ugunstige omstendighetene fant sted. Et eksempel for å illustrere dette kan være:

En student i fjerde år appellerer til sin endelige klassifisering med den begrunnelse at ugunstige personlige forhold ikke er tatt i betraktning. Hun fikk Ds i sine avsluttende eksamener der hun forventet å få BS. Klagenemnda vil se på hennes akademiske utskrift for å se hva hun har oppnådd gjennom hele universitetskarrieren. Hvis det ser ut til at hun alltid har fått B, er det bevis som støtter uttalelsen hennes. Hvis hun alltid ser ut til å ha skrapet gjennom universitetet på Ds, er det ingen bevis som tyder på at hun ville ha utført noe annerledes, og anken hennes vil neppe lykkes.

Skrive ankebrevet

Detalj

Ikke bekymre deg hvis brevet ditt virker langt. Hvis målet ditt, som diskutert tidligere, er å få klagen eller klagen opprettholdt uten behov for høring, kan du ganske enkelt ikke legge inn for mange detaljer. Du må være spesifikk. Jo mer spesifikk du er, og jo mer relevant detalj du legger inn, jo større sjanse har du for å få saken opprettholdt ved første forsøk. For eksempel: Ikke bare si: «Moren min var syk og det påvirket meg.» Hvorfor ikke? Tenk deg hva kollegekomiteen ville ha å si om en slik uttalelse. Det er stor sjanse for at de vil se påstanden som vag og irrelevant. … Alles mor blir «syk» en gang. Alle blir «påvirket» av slike ting. Hvorfor er denne saken spesiell? Så du trenger spesifikke, absolutte, praktiske eksempler og deretter detaljere det spesifikke beviset i en årsakskjede av hendelser som betyr at du ble tvunget til dårlig ytelse. Slik:

• Moren min led av kreft.
• Hun var oppe hele natten og kastet opp.
• Jeg var den eneste personen som kunne passe moren min, og måtte tilbringe nettene med å ivareta hennes behov.
• Som et resultat sov jeg bare i gjennomsnitt to timer søvn per natt i ukene før eksamen.
• Det igjen påvirket min evne til å konsentrere meg og effektivt studere.

En slik tydelig og presis oversikt over hendelser og konsekvenser kan bare hjelpe appellen din.

Ikke bare si «jeg snakket med skolen om dette ”. Igjen, vær spesifikk: Når gjorde du det? Hvem har du snakket med? Hva sa de akkurat?

Unngå emosjonelt språk

Husk å forbli formell og forretningsmessig. Du vil ha en mye bedre sjanse for å svinge akademikerne som vil vurdere saken din hvis du kan unngå motstanderlig, fiendtlig eller altfor følelsesmessig språk. Å forbli objektiv og saklig vil tjene deg godt og indikere for de som leser det at du selv er tilstrekkelig overbevist om sakens fordeler for ikke å ty til følelser. Unngå følelsesmessig språk som

«… det var en skam …» og «… Jeg kan ikke tro at de engang ville våge å gjøre dette …»

Å holde seg til fakta er kraftigere. Klagenemnda vil vite fakta, og følelser er meninger. Det de vil vite er: hva skjedde? og hva var konsekvensene? Emosjonelt språk kan være en avstengning, og kan leses som et tegn på desperasjon. Følelsesmessig språk kan motsette deg menneskene du prøver å vinne over. Det vil frigjøre meldingen din og distrahere fra innholdet ditt. Åpenbart må du noen ganger fremdeles skrive om følelsesladede hendelser og omstendigheter, men husk:

Skriv faktisk om følelsene, i stedet for å skrive følelsesmessig om fakta.

Logikk

Et godt argument flyter i en logisk rekkefølge. Prøv å sikre at hvert avsnitt i brevet ditt bygger på forrige avsnitt. Ikke tving leserne dine til å hoppe fra august og tilbake til forrige juni og til forrige uke, via 2012. Så mye du kan, prøv å gjøre saken din til en kronologisk fortelling. Det er bedre å vise enn å fortelle. Ikke bare si at du ikke klarte å studere fordi moren din var syk. Vis detaljene med sikkerhetskopi fra legesertifikater. Prøv å koble praktiske eksempler inn i en kausal kjede av trinn som alle bygger på hverandre mot ditt endelige argument.

Klarhet

Hvis det hjelper leserne å forstå saken din, så ikke gjør det nøl med å bruke overskrifter for å dele inn brevet ditt i «kapitler». Uansett om det er akademikere eller ikke, håndterer mennesker lettere flere mindre biter av informasjon i stedet for en stor splurge av tekst. Til slutt vil du at leseren skal forstå poenget ditt og ikke være forvirret. Vikten er å oppnå dette fordi du prøver å påvirke en endring av avgjørelsen. I akademiske appeller prøver du alltid å endre en beslutning som allerede er tatt. Et uklart brev vil føre til tvil og det naturlige imperativet når du er i tvil, er å holde deg til det som allerede er bestemt. Det vil trolig være nyttig å ha noen andre (f.eks. et medlem av rådgivningsteamet) som leser over brevet ditt før du sender inn. Dette fanger opp grammatiske feil og gir deg en ideell mulighet å se hvis du har beskrevet saken tydelig.

Spørsmål klagenemnda kan stille…

• Hva tror du var hovedårsaken til problemene du opplevde?
• Hvordan ble studiet ditt påvirket?
• Tror du at studiekompetansen din må forbedres?
• Hvis ja, hva krever spesielt forbedring?
• Ble det du er klar over at prestasjonene dine gled?
• Har du henvendt deg til en effektiv læringsrådgiver for å få hjelp med studie / eksamensteknikk?
• Hvis ja, endret besøket ditt til effektiv læringsrådgiver måten du studerte på?
• Tror du jobben din påvirket studiene?
• Fortell oss om din plassering / valgfag.Har du fått noen tilbakemeldinger fra det?
• Hvorfor henvendte du deg ikke til studiekonsulenten din om problemet?
• Snakket du med noen om problemet?
• Har du henvendt deg til fastlegen din? / Når henvendte du deg til fastlegen om problemet?
• Hvis denne situasjonen skulle gjenta seg i fremtiden, hva ville du gjort annerledes?
• Hvilke andre tiltak kan du ha tatt?
• Føler du fortsatt at dette er riktig kurs for deg?
• Hvis du får lov til å gjenta året, vil du være i stand til å takle økonomisk?
• Vet du hvilke andre støttekilder som er tilgjengelige for deg?