Fra det øyeblikket en ny arbeidsgiver ansetter sin første ansatt, åpner det seg en helt ny verden av lønnslogistikk, skattemessige skatter og andre nye ansvarsoppgaver. Mens det er en spennende tid å ansette din første ansatt – virksomheten din vokser! – det er viktig å få tak i det nye ansvaret ditt.

Når det er sagt, vet vi at noen av disse ansvarsområdene kan virke skremmende. Å analysere skatteformer og FICA-tilbakeholdelse kommer ikke naturlig for mange småbedriftseiere, og IRS-nettstedet er ikke så nyttig heller.

Derfor skrev vi denne guiden sammen med andre for å forenkle og forklar den nye verdenen av lønnsskatt, rapportering og IRS-skjemaer.

Her snakker vi om IRS-skjema W-3, overføring av lønns- og skatteoppgavene. Vi forklarer alt som nye og erfarne arbeidsgivere skal vite, inkludert:

• Hva skjema W-3 er
• Hvorfor Social Security Administration (SSA) og IRS krever at arbeidsgivere arkiverer det
• Hvordan vite om du trenger å arkivere skjema W-3
• Når og hvordan du sender inn skjema W-3

Hva er skjema W-3?

Hvis du bare trenger den tynne, er det hovedpoengene du må vite om skjema W-3:

• Hva er rapportert på skjema W-3: Totalt lønn og skatt på arbeidstakere tilbakeholdt
• Når det arkiveres: Årlig
• Hvem trenger å arkivere: De fleste arbeidsgivere i USA

I et nøtteskall er skjema W-3 et dokument som brukes av IRS og Social Security Administration (SSA) for å oppsummere og overføre en arbeidsgivers W-2-skjemaer.

IRS og SSA bruker skjema W-3 for å spore lønn, lønn, provisjon, tips og annen kompensasjon arbeidsgivere utbetaler gjennom hele år. Skjemaet rapporterer også de samlede inntektene og FICA-skattene som er holdt tilbake fra lønn til ansatte.

Skjema W-3 detaljer, blant annet informasjon:

• Total inntekt og lønn utbetalt (til alle ansatte) av en arbeidsgiver
• Den totale delen av lønnen som er underlagt Social Security og Medicare skatt
• Den totale skatten (både inntekt og FICA) tilbakeholdt fra den lønnen

Hvordan er skjema W-3 forskjellig fra skjema W-2?

Skjemaer W-3 og W-2 er svært like. De rapporterer mye av den samme informasjonen, og hver arbeidsgiver som er pålagt å sende inn ett eller flere W-2-skjemaer, må også sende inn skjema W-3.

Hovedforskjellen er at skjema W-2 rapporterer informasjon som totalt lønn og skatt tilbakeholdt for hver ansatt. Skjema W-3 rapporterer derimot den totale lønnen, skattepliktig lønn og skatt tilbakeholdt for en arbeidsgiver.

Kort fortalt forteller skjema W-2 IRS og SSA hvor mye du betalte og holdt tilbake for Jane i løpet av året — Skjema W-3 forteller dem hvor mye du betalte og holdt tilbake totalt for alle dine ansatte.

Hvordan er skjema W-3 forskjellig fra skjema W-4?

På baksiden er Form W-4 ansett som en del av alt nytt leiepapir. Når du er ombord på en ny ansatt, er arbeidsgivere ansvarlige for å få dem til å fylle ut et W-4-skjema og sende det utfylte skjemaet til den aktuelle State Directory of New Hires. Du finner riktig katalog for staten din her.

Informasjonen nye ansatte gir når de fyller ut et W-4-skjema, forteller deg hvor mye inntektsskatt du skal holde tilbake fra hver av de ansattes lønnsslipp.

Du må ikke, men mange arbeidsgivere velger å la ansatte fylle ut et nytt W-4-skjema hvert år – for å sikre at du holder tilbake riktig beløp.

Hvorfor IRS og SSA krever at arbeidsgivere sender inn skjema W-3

Når enkeltpersoner leverer sin årlige selvangivelse, rapporterer de den totale inntekten de har opptjent, skatter som allerede er betalt (vanligvis via forskuddstrekk) og skyldig skatt (eller forfaller skal refunderes). Både skattemyndighetene og SSA har en interesse i å sikre at enkeltpersoner rapporterer nøyaktig alle inntektene de får betalt gjennom hele året, så de krever at arbeidsgivere legger inn W-2-skjemaer for hver ansatt.

Tilsvarende for å holde oversikt over alle lønnene som er betalt, inntekt og FICA-skatt som en arbeidsgiver holder tilbake, krever SSA at skjema W-3 fungerer som et forsideark og utarbeidelse av alle inkluderte W-2-skjemaer.

Hva er imidlertid kildeskatt og FICA-skatt?

Så kanskje du har hørt om kildeskatt og FICA-skatt, men er du helt klar over hva de er? Hvis svaret er «Nei», la oss ta et skritt tilbake og forklare.

Når det gjelder lønns- og sysselsettingsskatt, er det tre hovedtyper av skatt:

• Kildeskatt: Dette er skatten du holder tilbake fra den ansattes lønn, og de inkluderer både standard inntektsskatt og den ansattes andel av FICA-skatt. Det er din jobb å holde tilbake disse skattene og sette dem inn hos den aktuelle skattemyndigheten. Dette er en del av hva er rapportert på skjema W-3.
• Arbeidsgiveravgift: Som navnet tilsier, betaler du, arbeidsgiveren, hele avgiften.
• Delt skatt: Disse skattene er delt (vanligvis 50/50) mellom deg og dine ansatte. Social Security and Medicare skatter (eller FICA) er noen av de mest bemerkelsesverdige delte skattene. Samlingen av alle dine ansattes bidrag til disse skattene rapporteres også på W-3-skjemaet.

Inntektsskatt representerer den største delen av IRS-skattegrunnlaget. FICA-skatter betaler derimot til Social Security and Medicare (også kjent som sosialt sikkerhetsnettprogram) innenfor SSA.

Hver ansattes inntektsskattesats varierer avhengig av deres årlige inntekt, kvalifiserte avhengige, personlige preferanse og andre faktorer. Derfor må du hente skjema W-4 fra hver ansatt. Skjemaet forteller deg hvor mye inntektsskatt du skal trekke fra hver lønnsslipp.

Standard FICA-skattesatser for 2019 legger opp til 7,65% for hver part, inkludert arbeidsgiver og arbeidstaker. Fordelingen ser slik ut:

• 6,2% trygdeavgift (også kalt OASDI)
• 1,45% Medicare tax

Det er viktig å merke seg at trygdeavgift bare gjelder de første $ 132,900 en ansatt tjener i året. Når inntektene deres overskrider denne terskelen, påløper det ingen ekstra trygdeavgift av deg eller den ansatte.

Derimot må ansatte som tjener mer enn en innstilt terskel betale ytterligere 0,9% Medicare-skatt på inntekt over $ 200 000 for de som arkiverer som enslige eller $ 250 000 for de som arkiverer sammen med en ektefelle. Husk: Den ekstra Medicare-avgiften betales bare av arbeidstakeren og ikke av arbeidsgiveren.

Må jeg sende inn skjema W-3?

Kort sagt, hvis du er for å sende inn ett eller flere W-2-skjemaer for ansatte, må du også sende skjema W-3 til Social Security Administration (SSA). For å bryte ned dette hvis du:

• Talt tilbake inntekt, trygd eller medisinskatt fra lønn til ansatte
• Betalt $ 600 eller mer i lønn – selv om du ikke gjorde det holde tilbake inntekt, trygd eller medisinskatt

Da må du sende inn både skjema W-2 og skjema W-3.

Må jeg sende skjema W-3 til ansatte?

Her er et enkelt svar for deg: Nei. Arbeidsgivere må sende hver ansatt sitt respektive W-2-skjema innen 31. januar hvert år — men de sender ikke skjema W-3 til alle andre enn Social Security Administration (SSA).

Hvordan fylle ut skjema W-3

Hvis du faller inn i de aller fleste arbeidsgivere som er pålagt å fil W-2 skjemaer, og derfor skjema W-3, la oss snakke om hvordan og når du vil gjøre nettopp det. For å fylle ut skjema W-3, må du ha denne informasjonen klar:

• Bedriftsinformasjonen din, inkludert arbeidsgivers identifikasjonsnummer (EIN), juridisk adresse og annen kontakt informasjon
• Total lønn (lønn, tips, provisjon og annen kompensasjon) utbetalt til ansatte i løpet av året før
• Total skattepliktig lønn for Social Security and Medicare
• Totalt tilbakeholdt inntektsskatt – både føderal og statlig
• Total trygdeavgift tilbakeholdt
• Totalt tilbakeholdt medisinskatt

Den gode nyheten er at de fleste lønn systemer (inkludert Wave) holder oversikt over all denne informasjonen for deg. Når skattetiden kommer, kan du raskt og enkelt hente ut disse detaljene og mer.

Innlevering av W-2-skjemaer

Skjema W-3 rapporterer total lønn, skattepliktig lønn og skatt virksomheten din holdes tilbake hele året. Men det primære formålet er å fungere som et «forsideark» for W-2-skjemaene dine.

Arbeidsgivere er også pålagt å sende inn skjema W-2 — som beskriver den samme informasjonen som skjema W-3, men fordelt på ansatt – for hver ansatt du hadde gjennom året. Når tiden kommer, sender du inn et W-2-skjema for hver ansatt sammen med ett skjema W-3 for å oppsummere dem alle.

Når skal skjema W-3

Skjema W-3 er en årlig innlevering, så IRS og SSA krever at arbeidsgivere fyller ut og sender det inn en gang hvert år. Den årlige fristen for innlevering av skjema W-3 ( sammen med alle tilsvarende W-2-skjemaer) er 31. januar.

Husk: Du må også sende kopier av W-2-skjemaer til dine ansatte innen samme frist.

Send skjema W-3 til regjeringen

Arbeidsgivere har noen muligheter å velge mellom når tiden er inne for å sende inn skjema W-3:

• E-fil online
• Send e-post i skjemaet ditt
• Arbeid med en regnskapsfører for å arkivere for deg
• En hvilken som helst kombinasjon av forrige opti ons

Merk: Arbeidsgivere som trenger å sende inn mer enn 250 W-2-skjemaer om året, må sende filen W-3 på nettet online. I 2021 vil den maksimale terskelen gå ned til 100 eller mer. Fra og med 2022 synker maksimalt antall skjemaer til 10 eller mer.

E-fil online

I følge SSA er e-arkivering raskere, mer nøyaktig og sikrere . Og husk: Hvis du arkiverer mer enn 250 W-2-skjemaer (for 2019) sammen med skjemaet W-3, må du sende inn online.

For å arkivere skjema W-3 online, du bruker SSAs portal for forretningstjenester online (eller BSO).Ved å bruke BSO-portalen har du to alternativer for å fylle ut skjema W-3:

• Lag en utfyllingsversjon av skjemaet og skriv ut kopier for å sende ELLER
• Last opp lønnsfiler fra skatte- eller lønnsprogramvaren din (BSO genererer automatisk tilsvarende skjema W-3).

Når det gjelder å betale din årlige forskuddstrekk og FICA-skattebalanse og gjøre innskudd online, kan du bruke Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS).

Hvis du velger å jobbe med en skatteprofesjonell eller skatteprogramvare, anbefaler IRS å foreta betalingene dine via Electronic Funds Uttak (eller EFW). Dette alternativet lar deg sende en e-fil og autorisere betaling med ett trinn.

E-post i skjemaet ditt

Mens SSA foretrekker at arbeidsgivere skal arkivere online, har små bedrifter også muligheten til å sende e-post i skjema W-3 sammen med alle W-2-skjemaene og tilsvarende skattebetalinger.

Før du sender inn skjemaet og betalingen, må du bestille papirkopier av skjema W-2 og W- 3 fra IRS. Merk: Disse skjemaene kan ikke lastes ned fra IRS-nettstedet og deretter sendes inn – du må bestille papirkopier fra SSA.

Når du har bestilt og fylt ut skjemaene, kan du sende dem til adresse oppført nedenfor (samt på side 5 i instruksjonene for skjema W-2 og W-3):

Social Security Administration

Direct Operations Center

Wilkes-Barre, PA 18769-0001

Merk: Hvis du trenger å sende skjemaene over natten for å få fristen (vanligvis via private operatører som Fedex eller UPS), må du sende dem til dette adresse i stedet:

Data Operations Center

ATTN: W-2 Process

1150 E. Mountain Drive

Wilkes-Barre, PA 18702-7997

Arbeid med en regnskapsfører for å arkivere for deg

Det siste alternativet arbeidsgivere har for å arkivere skjema W-3 og eventuelle utestående betalinger eller innskudd er å jobbe med en skattepersonell som kan håndtere både arkivering og innskudd for deg. Begge disse gjøres ofte via Electronic Funds Withdrawal (EFW) -systemet som det er referert til tidligere.

Innpakning

Phew – vi dekket mye om IRS-skjema W-3 i dag. For rask referanse, her er hovedpoengene arbeidsgivere som du trenger å vite:

• Form W-3 rapporterer den totale lønn og lønn som er betalt til alle dine ansatte, sammen med total inntekt og FICA-skatt holdt tilbake hele året før
• Hver arbeidsgiver som sender inn ett eller flere W-2-skjemaer, må også sende inn skjema W-3
• Bestill papirkopier av skjemaet på IRSs nettsted og e- fil gjennom SSAs BSO-portal