Project Scope Management er en definert prosess for å fullføre et midlertidig prosjekt. Det er et viktig element for funksjonene til ethvert team, som sikrer maksimal effektivitet, eliminerer unødvendig eller overflødig arbeid, og holder et team på samme side hvert trinn. Prosjektomfang vil også bidra til å håndtere klientens forventninger og holde prosjektet i tide og budsjett.

Hva er prosjektledelse?

Project Scope Management refererer til et sett med prosesser som må være fullført for å levere et «prosjekt», som kan være et produkt, en tjeneste eller et resultat med spesifikke funksjoner eller funksjoner. Scope Management fokuserer på «hvordan vi kommer dit» eller kanskje mer nøyaktig «hvilke skritt tar vi for å komme dit?» Disse trinnene defineres og kartlegges slik at prosjektledere og veiledere kan bestemme hvor mye arbeid som trengs og hvor teamet skal fokusere på arbeidet for å fullføre prosjektet.

Prosjektomfangsledelse bør ikke forveksles med Produkt Scope Management, som fokuserer mer på de funksjonelle kravene til produktet / tjenesten / resultatet. Denne typen omfang definerer hva produktet er, hvordan det vil se ut og hvordan det vil fungere, enten det er produktet som helhet eller et komponent av produktet.

Project Scope Management inkluderer tre prosesser:

• Planlegging – Prosjektet er definert og arbeidet (eller prosessene) som trengs for å levere prosjektet bestemmes.
• Kontroll – Dette innebærer å spore, administrere og overvåke fremdriften til et prosjekt, inkludert sporingsdokumentasjon, omfangskrypning, sporing av arbeidet i hver fase, og ikke godkjenne / godkjenne eventuelle endringer underveis.
• Avslutning – Dette er «wrap up» -delen av prosessen, som innebærer en revisjon av prosjektets leveranser og tilgang til resultatene av det endelige produktet mot den opprinnelige definerte planen.

Her er et eksempel på en prosjektomfangsstyringsplan:

Kilde: MindGenius

Du kan også formatere planene for prosjektomfangshåndtering som guider. Flere eksempler finner du her.

Bestem uttalelsen om prosjektets omfang

Omfangserklæringen er der du vil identifisere arbeidet som må gjøres for å fullføre prosjektet. Den definerer målene dine og styrer prosessene for å fullføre prosjektet. Du kan også se omfangserklæringen referert til som «arbeidserklæringen» eller «referanseuttrykk.»

Å ha en klar omfangserklæring vil sikre at alle vet hva de kan forvente, at hvert nødvendig skritt blir tatt , og at prosjektet er fullført i tide og budsjett.

Omfangserklæringen skal inneholde en liste over alt som trengs for å skape rammeverket for prosjektet, inkludert: prosjektmål, leveranser, funksjoner, funksjoner, oppgaver , frister og kostnader.

Prosjektlederen, som jobber sammen med teamledere og interessenter, bør utvikle omfangserklæringen, og sikre følgende:

• Den inkluderer bare arbeid (omfang) kreves;
• Hvert trinn i prosjektet kan fullføres i tide, og
• At prosjektet kan fullføres innenfor det tildelte budsjettet.

Omfangserklæringen bør inneholde:

1. Grensene til prosjektet (hva som er og hva som ikke er inkludert)
2. Ansvaret til hvert team og de enkelte teammedlemmene
3. Prosedyrene for å fullføre hvert trinn i prosjektet
4. Hvordan hvert trinn blir verifisert og godkjent

Hvorfor prosjektet omfangserklæring er viktig

Du vil ikke dra på en lang biltur uten kart. Prosjektets omfangserklæring er som et kart som brukes til å komme fra start til slutt. Uten denne uttalelsen kan ikke teammedlemmer være tydelige på hva de skal gjøre og når. Det er også mer sannsynlig at du går glipp av tidsfrister, gjør feil og kjører over budsjettet.

Omfangserklæringen blir også en del av den vesentlige dokumentasjonen, og viser at alle parter ble informert og signert på prosjektet før noe arbeid startet. . Du trenger en slik uttalelse for å beskytte dine interesser i tilfelle tvister med oppdragsgiver, entreprenører, underleverandører eller arbeidstakere.

Her er et eksempel på en uttalelse om prosjektomfang:

Kilde: Eksempel.com

Ytterligere eksempler på prosjektomfangsuttalelser finner du her.

Prosjektledelse trinn

Ledelse av prosjektomfang krever en rekke trinn for å sikre at riktige prosesser blir på plass. Generelt er det seks trinn som kan brukes på nesten hvilken som helst bransje eller type prosjekt, enten det er et nytt produkt, datanettverkssystem, programvare / maskinvare, ingeniørprosjekt, byggeprosjekt eller en ny avdeling i en organisasjon.

Plan Scope Management

Dette første trinnet innebærer å planlegge prosessen og lage en omfangsstyringsplan. Målet med dette trinnet er å bestemme hvordan omfanget vil bli definert, administrert, verifisert og kontrollert.

Det er fire primære deler av omfangsstyringsplanen:

• Krav
• Omfangserklæring
• Plan for arbeidsfordeling
• WBS (struktur for arbeidsfordeling) Ordbok

Samle krav

Dette andre trinnet vil fastslå hva som må oppnås under prosjektet. Du må samle inn kravene til alle interessenter, som kan omfatte klienten, toppledelsen, investorer, myndighetsmyndigheter, naboer eller nærliggende grunneiere. Du vil bestemme tidslinjen for prosjektet, tildele ressurser og sette målene for prosjektet.

Det er fem kategorier prosjektkrav:

• Forretningskrav
• Interessentkrav
• Produktkrav
• Overgangskrav
• Kvalitetskrav

Definer omfang

Dette trinnet innebærer å bestemme omfanget av arbeidet som skal involveres for å levere prosjektet. Den bør skissere trinnene som skal tas for å oppfylle prosjektets mål og mål.

Definer prosjektets omfang ved å identifisere:

• Prosjektmål
• Mål
• Underfaser
• Oppgaver
• Ressurser
• Budsjett
• Tidsplan

I denne fasen vil du også etablere parametrene for prosjektet. Du må med andre ord definere nøyaktig hva som er inkludert i prosjektet og hva som ikke er. Dette sikrer at klienten, interessenter, toppledelse, prosjektleder og teammedlemmer er klar over hva som forventes.

Opprett WBS

Work Breakdown Structure (WBS) innebærer underinndeling prosjektet leveres i mindre enheter. I utgangspunktet deler du opp prosjektet i faser, inkludert oppgavene som kreves for å fullføre hver fase.

Hvis du skulle bygge et hus, kan WBS-fasene omfatte:

• Design – Lage planer / tegninger og gjøre endringer i planene
• Strukturelle – Utgravning, støpeunderlag, innramming, gipsvegg og takbjelker
• Verktøy – Rørleggerarbeid, elektrisk og VVS
• Etterbehandling – Maling, vinduer, taktekking, sidespor og landskapsarbeid

Et WBS-eksempel:

Kilde: Lucidchart

5. Validate Scope

Dette trinnet har å gjøre med å formalisere aksept av leveranser. Denne fasen er ikke opptatt av leveransen selv, men hvordan de vil bli akseptert og godkjent. Poenget med denne fasen er å unngå at interessenter bestemmer at ting skal ha blitt gjort annerledes etter at prosjektet er fullført.

Valideringsomfanget skal omfatte:

• Hvorvidt prosjektet leverer aksepteres?
• Hvem aksepterer prosjektleveranser?
• Under hvilke betingelser vil leveranser bli akseptert?

Kontrollomfang

Dette refererer til prosessen med å overvåke fremdrift og håndtere endringer som kommer opp under prosjektet. Den overvåker «scope creep», som skjer når flere oppgaver legges til / endres, uten å gjøre de nødvendige endringene i omfanget når det gjelder tidsplan, kostnader og ressurser. Dette er en viktig del av prosessen da endringer kan føre til tapt tid, kostnadsoverskridelser, og vil kreve omfordeling av eiendeler og arbeidskraft.

10 tips for vellykket prosjektplanlegging og -administrasjon

Planlegging av ethvert prosjekt krever forsvarlig prosjektomfangsstyring. Du må ha en klar plan slik at alle involverte parter vet hva de kan forvente og hva deres roller vil være.

Her er ti siste tips for å få vellykket prosjektomfangsstyring:

1. Forstå prosjektet – Du må identifisere og forstå interessene, behovene og målene til klienten og ha et godt grep om prosjektets mål.
2. Identifiser prosjektkravene – For å vite hvilke ressurser som trengs, må du identifisere kravene for å fullføre prosjektet. Du må deretter sette sammen en te m, definer roller og tildel oppgaver.
3. Ansett en kvalifisert prosjektleder – Den beste planen i verden vil falle fra hverandre hvis du ikke har riktig prosjektleder. De bør være dyktige på å lede et team, med en klar forståelse av hvordan man kan fordele oppgaver basert på ferdighetene og personlighetene til hver person.
4. Definer milepæler – For å fullføre et prosjekt, må du definere viktige faser av et prosjekt eller en milepæl. Du må også definere hvordan du skal evaluere og godkjenne hver fase / milepæl.
5. Vedlikehold kommunikasjon – Du må kunne kommunisere med interessentene, prosjektlederen, veilederne, entreprenørene og teammedlemmene for å diskutere spørsmål og endringer slik at alle forblir på samme side.
6. Identifiser teammedlemmers styrker og svakheter – Å være klar over styrken og svakheten til teammedlemmene vil gjøre teamet mer effektivt slik at du kan oppfylle prosjektkravene.
7. Dra nytte av ledelsen verktøy – Det er mange ressurser i online prosjektledelsesprogramvare. Disse verktøyene kan være en sentralisert plattform for å spore, administrere, dele og kommunisere med alle som er involvert i prosjektet.
8. Øv deg på risikostyring – Å håndtere potensielle risikoer er viktig for å identifisere potensielle trusler, og unngå feil og kostnadsoverskridelser som kan avspore et prosjekt.
9. Testleveranser – For å kunne levere et prosjekt med suksess, må du utvikle tester på kritiske milepæler. Dette vil sikre at kravene til hvert trinn er oppfylt.
10. Evaluering av prosjektet – Etter at et prosjekt er fullført, bør prosjektlederen gjennomgå og evaluere de ulike komponentene i prosjektet og prosjektet som helhet. Målet er å identifisere suksesser samt områder der forbedringer kan gjøres for å forhindre feil på fremtidige prosjekter.

Forbedre ferdighetssett for prosjektledelse

Global Knowledge tilbyr en omfattende bibliotek med opplæringskurs og sertifiseringer for prosjektledelse, inkludert CompTIA, ITIL®, Project Management Institute (PMI) og mer.

• Se opplæringskurs for prosjektledelse
• Se opplæring for sertifisering av prosjektledelse