Vil du lære å lage en ansattes tilstedeværelsespolicy?

Vellykkede selskaper over hele verden har en ting til felles – alle har utmerket medarbeidermøte.

Men hva skjer når de ansatte ikke møter opp?

Prosessene dine blir forstyrret, du møter en personellknusing og du vil uunngåelig savne fristene dine. Og med COVID-19-pandemien som påvirker virksomheter overalt, blir det vanskeligere enn noen gang å overvåke medarbeidernes tilstedeværelse!

Høres ikke ideelt ut, ikke sant?

En detaljert tilstedeværelsespolicy er en effektiv måte å unngå disse nærværsproblemene.

Den beskriver alt de ansatte trenger å vite om å møte opp på jobb og konsekvensene av dårlig tilstedeværelse.

For å hjelpe deg vil vi dekke hva en policy for oppmøte er og hva du må ta med i policyen din. For å komme i gang, vil vi gi deg et eksempel på en mal for ansattes tilstedeværelse.

Denne artikkelen inneholder:

• Hva er en ansatt Nærværspolitikk
• Hvorfor du trenger en nærværspolicy
• Hva må dekkes i din ansattes tilstedeværelsespolicy
• En eksempelmal for ansattes tilstedeværelsespolicy

Hva er en ansattes tilstedeværelsespolicy?

Merk: Disse første avsnittene dekker det grunnleggende om fremmøtepolitikk og hva de skal dekke, hvis du vil gå videre til malen, klikk her .

En policy for fremmøte for ansatte er et dokument som inneholder all informasjon dine ansatte trenger med hensyn til fremmøte. Den vil inneholde hvordan ansatte forventes å delta på jobben, forventet oppmøte og til og med problemene knyttet til oppmøte.

For eksempel vil en rettferdig ansattes tilstedeværelsespolicy dekke en rekke vanlige oppmøteproblemer. Disse oppmøtingsproblemene kan variere fra forsinkelse og uplanlagt fravær, og til og med inkluderer sykedager og personlig permisjon.

Denne policyen hjelper deg også med å forklare disiplinære tiltak for de som ikke overholder selskapets oppmøtekrav.

Hvorfor trenger du en nærværspolicy?

Å ha en tilstedeværelsespolicy for ansatte har flere fordeler:

Holder alle på samme side

En fremmøtepolicy hjelper den ansatte å forstå hva som forventes av dem når det gjelder oppmøte på jobben. Denne policyen forklarer også hvorfor punktlighet og regelmessig oppmøte er viktig.

Det vil også tydelig skissere konsekvensene av å ikke følge retningslinjene for oppmøte – og sørge for at alle er klar over hva de trenger å unngå.

Beskytter deg mot mulige søksmål

Hva skjer hvis ansattes fravær og den påfølgende straffen resulterer i urettferdig behandlingskrav fra den ansatte?

For å beskytte deg mot dette fungerer tjenestepolicyen din som et juridisk dokument. Siden det dekker et bredt utvalg av fremmøteproblemer tydelig – vet alle ansatte hva som er i vente for dem.

På denne måten, i tilfelle eventuelle fremtidige rettstvister, kan du referere til policyen i deres ansattes håndbok som bevis på at alt ble forklart, og at arbeidstakeren samtykket til å følge disse reglene.

Hva går inn i en ansattes tilstedeværelsespolicy?

Nå vet du hvorfor det er viktig å ha en ansattes tilstedeværelsespolicy, men hva bør gå inn i den policyen?

Til sørg for at du ikke går glipp av noe viktig, vi har samlet en liste over viktige seksjoner som bør tas opp i policyen din.

Avklaringer over alle aspekter ved oppmøte

Hvordan kan du sørge for at oppmøtelsespolitikken din blir forstått av alle?

Du vil dekke en rekke oppmøtingsspørsmål i din policy.

Å ha for mange ord vil imidlertid forvirre den ansatte.

Å tydelig forklare de forskjellige begrepene som brukes i policyen, vil hjelpe deg med å unngå mulig forvirring om ansattes fremmøteforventninger.

Her er noen eksempler på vilkår du bør definere i policyen din:

A. Fravær

Når du begynner å definere fravær i politikken din, må du være spesifikk med hensyn til hva som markerer en ansatt som fraværende. Husk at fravær kan omfatte feriedager, medisinsk permisjon eller juryplikt.

De ansatte trenger også å vite hva de trenger å gjøre for å unngå negative oppmøtepunkter eller disiplinære tiltak.

Husk å også ta med det du ser på som overdreven fravær eller oppgivelse av jobb, og disiplinærtiltak for de fremmøte.

B. Godkjent fravær vs Uforstått fravær

Selv om du vil eliminere ansattes fravær, vil det være tider når ansatte ikke kan holde seg til arbeidsplanen. Ved å forklare godkjent fravær i policyen din, er det mindre sannsynlig at ansatte blir unødvendig merket fraværende.

Godkjent fravær kan verifiseres ved hjelp av offisielle dokumenter som legemerket eller juryplikt.Disse forholdene kan håndteres av personalavdelingen din når det er nødvendig.

C. Unntatte ansatte og ikke-fritatte ansatte

Retningslinjene dine må også inkludere forskjellen mellom ansatte som ikke er fritatt og ansatte. FLSA-regelverket sier tydelig at fritatte ansatte ikke kan kreve overtidsbetaling.

En ikke-fritatt ansatt, derimot, KAN kreve overtidsbetaling for ekstra timer de jobbet.

D. Sykedag kontra personlig permisjon

Vil du fordele sykefravær i lønn?

Hva må du skaffe for å kvalifisere deg for det sykefraværet?

Dette er bare noen av spørsmålene du trenger å svare på i policyen din.

Tilstedeværelsespolicyen din kan også omfatte muligheter for personlig permisjon, slik at de ansatte ikke bruker sykemeldingen uhensiktsmessig. Du kan også inkludere et ekstra alternativ for betalt avspasering, for eksempel en feriedag for ekstra fleksibilitet.

E. FMLA-beskyttet permisjon

Er ditt firma dekket for FMLA-permisjon?

I henhold til lov om familie- og medisinsk permisjon har kvalifiserte ansatte rett til å ta 12 ukers ubetalt permisjon i løpet av en 12-måneders periode.

Forsikre deg om at arbeidsdeltagelsespolitikken din tar hensyn til dette og tydelig forklarer denne prosessen.

F. Tardiness

Hvordan definerer du treg oppførsel?

Retningslinjene dine må inkludere hvordan du definerer forsinkelse. Denne avklaringen vil hjelpe ansatte å forstå hvor viktig punktlighet er og kvalifiserer for det.

Vil en ansatt for eksempel bli markert som forsinket hvis de kommer 15 minutter for sent til planlagt skift? Eller vil du være mildere når det gjelder starttidspunktet for en arbeidsplan?

Hvis du bare vil ta for deg tøff oppførsel, bør du vurdere å sette opp en forsinkelsespolicy som følger med fremmøtepolitikken.

Hvordan vil du måle medarbeidernes tilstedeværelse?

Du har nå avklart alle viktige vilkår i retningslinjene dine.

Men hvordan vil du spore og måle oppmøtet til hver ansatt i bedriften din?

Dette er hvor du nevner ditt fremmøtehåndteringssystem i retningslinjene dine.

Vil du for eksempel bruke pålogginger, biometriske skannere eller enkle tidskort?

Eller, når fjernarbeid blir så populært, vil du bruke verktøy på nettet for å spore oppmøte i stedet?

Det er viktig å forklare dette i fremmøtepolitikken din fordi den gir ansatte klarhet over fremmøtet prosess for å forhindre misforståelser i fremtiden.

Vil du legge til en fremmøtebonus?

Å tildele ansatte for utmerket oppmøte er et stort incitament for ansatte som også fungerer som en god ansatt moralforsterker.

Du kan måle et godt oppmøte ved å evaluere følgende:

• Konsekvent i tide til jobben.
• Ikke forlate kontoret for å utføre personlige ærend.
• Informer alltid veilederen sin om potensielle løv.

Ved å tildele oppmøtelsespoeng til hver av disse aktivitetene, kan du nøyaktig måle det vanlige oppmøtet til den ansatte.

Men hvor ofte skal du belønne godt oppmøte for å jobbe som ansattes moralforsterkning?

Du kan belønne godt oppmøte enten månedlig eller årlig. Dette vil gi deg nok tid til å nøyaktig måle og ansattes oppmøte.

Disiplinærprosedyrer

Når du skisserer disiplinærprosedyrene i policyen din, vil dine ansatte vite konsekvensene av dårlig tilstedeværelse.

Du kan bruke et enkelt «poeng» -system for å spore eventuelle ansattes tilstedeværelsesproblemer, for eksempel:

• Fraværende, med bevist grunn: 1 poeng.
• Fraværende, ingen samtale eller unnskyldning: 2 poeng.
• Tardy: ½ poeng.
• Rapporterer ikke for arbeid til planlagt arbeidstid: ½ poeng.
• Sen retur fra lunsj eller pause: 1 poeng (over 30 minutter).
• Ikke på arbeidsstasjonen i arbeidstiden: 3 poeng

Du kan bruke disse dårlige oppmøtene poeng for å beregne den ansattes tilstedeværelsesbrudd, og tilordne de progressive disiplinhandlingene:

• 15 poeng: Muntlig advarsel blir gitt.
• 30 poeng: Skriftlig advarsel gis.
• 45 poeng: Møte med veileder, mulig løsning eller suspensjon.
• 60 poeng: Arbeidstaker vil bli avsluttet.

Et utvalg ansattes oppmøte policymal

Her er et eksempel på policy for tilstedeværelse for ansatte som du kan bruke for organisasjonen din:

(En nedlastbar versjon av denne malen ate er tilgjengelig på slutten av denne delen.)

Oversikt og formål med denne fremmøtepolitikken

Regelmessig oppmøte oppfordres kl. Alle ansatte, uavhengig av stilling og avdelinger, er viktige for selskapets suksess. Hvis du ikke møter opp på jobb og forsinkelser, forårsaker uønskede forstyrrelser vi ønsker å unngå.

Denne policyen vil skissere forventningene og prosedyrene vi forventer fra våre ansatte angående deres fremmøte.

Ansattes tilstedeværelse

At Vi er stolte over at vi har bygget en rettferdig og ansvarlig arbeidsplass for alle våre ansatte. Når en ansattes forsinkelse eller overdreven fravær begynner å forårsake forstyrrelser for andre og selskapets daglige drift, anses det som «upassende oppførsel» og disiplinærprosedyrene vil begynne.

Fravær versus forsinkelse:

Fravær vil bli definert som urapportert og / eller ubekreftet fravær.

Tardiness vil bli definert som manglende evne til å holde seg til den daglige arbeidsplanen som fastsatt for den ansatte. Dette inkluderer sen ankomst og / eller tidlige avgangstider og overforlengede kaffe- / lunsjpauser. Tider som overstiger XX minutter vil bli betraktet som forsinkelse.

Fravær bør unngås til enhver tid, men vi forstår at ikke hver dag går etter planen . Vi krever at våre ansatte prøver etter beste evne å kommunisere til sin veileder om eventuelt ikke planlagt fravær.

Hvis arbeidstakeren befinner seg i en uforutsigbar omstendighet som resulterer i et uplanlagt fravær, er pålegget på den ansatte til å varsle sine veileder umiddelbart.

Den ansatte blir markert som fraværende hvis den ikke rapporterer en verifiserbar grunn til sin nærmeste veileder.

Hvis en ansatt markeres som fravær i tre eller flere påfølgende dager, må den ansatte fremlegge bevis for å rettferdiggjøre deres langvarige fravær.

Følgende anses ikke som en passende unnskyldning for en ansatt fravær:

• Bilproblemer eller funksjonsfeil
• Ubekreftede medisinske tilstander
• Ubekreftet familiemedlemssyke
• Ikke-godkjente permisjonsdager
• Oversovende
• Personlige daglige oppgaver / ærend

Ansattes tilstedeværelse unntak

Følgende spesielle omstendigheter vil bli tatt i betraktning av veileder for en ansatt fravær:

• Bilulykke,
• Fødsel,
• Sorg,
• Militærplikt,
• Ekstreme værforhold
• Begravelser,
• Juryplikt,
• Medisinsk avtale,
• Uunngåelige nødsituasjoner.

Det påhviler den ansatte å gi sin veileder offisiell dokumentasjon for å bevise den spesielle omstendigheten som resulterte i deres fravær.

Lov om familie- og medisinsk permisjon (FMLA)

Hvis du kvalifiserer for FMLA-permisjon i henhold til lov om familie- og medisinsk permisjon (FMLA), er det ditt ansvar å kommunisere og avtale fri med veilederen din XX dager før planlagt fravær.

Disiplinærprosedyre og poengsystem

Konsekvent dårlig tilstedeværelse av en ansatt i XX måneder / dager, vil føre til disiplinære tiltak og mulig avslutning av en ansattes kontrakt.

Brudd på denne nærværspolitikken vil bli målt ved hjelp av et poengsystem. Dette systemet er satt opp for å måle en ansattes tilstedeværelse rimelig:

• Fraværende, med bevist grunn: XX poeng.
• Fraværende, ingen unnskyldning: XX poeng.
• Tardy: XX poeng.
• Melder ikke for arbeid til planlagt arbeidstid
• Sen retur fra lunsj eller pause: XX poeng (over XX minutter).
• Ikke på arbeidsstasjonen i arbeidstiden: XX poeng

Disse negative oppmøtepunktene vil bli beregnet, og avhengig av akkumulerte poeng vil progressive disiplinære tiltak finne sted som følger:

• XXX poeng: Muntlig advarsel er gitt.
• XXX poeng: Skriftlig advarsel er gitt.
• XXX poeng: Møte med veileder, mulig løsning eller suspensjon .
• XXX poeng: Ansatt vil bli avsluttet.

Andre grunner til disiplinære tiltak kan omfatte:

• En løsning kan ikke bli funnet etter XXX møter mellom arbeidstaker og veileder.
• En ansatt hjelper ikke ansvarlig med å spore oppmøtet.
• En ansatt respekterer kontinuerlig reglene i denne policyen.
• En ansatt ser bort fra advarsler gitt ved flere anledninger

Poeng vil være nullstilles på slutten av hvert år.

Oppmøtebonus

De ansatte som har oppnådd en tilstedeværelsesrekord på XX%, blir belønnet hver måned. De som oppnår et oppmøte på XX% i løpet av året, vil ha en sjanse til å vinne en årlig oppmøtebonus verdt XX.

Oppmøtepoeng vil bli gitt til den ansatte som:

• Er konsekvent i tide til arbeidsskiftet.
• Ikke overlater kontoret til kjøre personlige ærend.
• Holder veilederen deres informert om blader.

–

Jeg har lest og forstått innholdet i dette dokumentet som er beskrevet i denne nærværspolitikken.

Jeg ____________________ godtar å følge retningslinjene som beskrevet i denne policyen.

Lest og avtalt av:

Ansatt: ____________________

Underskrift: ____________________

Veileder: ____________________

Underskrift : ____________________

Dato: ____________________

Ansvarsfraskrivelse: Denne policymalen vi har gitt, er kun ment som en generell guide, og kan bare brukes som referanse. Denne policymalen tar ikke hensyn til lokale, statlige eller føderale lover og andre gjeldende lover, og skal ikke betraktes som et juridisk dokument. Verken forfatteren eller Time Doctor vil påta seg noe juridisk ansvar som kan oppstå ved bruk av denne prøven.

Last ned lenker:

• Retningslinjer for medarbeidere (Google Doc)
• Policy for deltakelse av ansatte (Word Doc)

Innpakning

Det viktigste du må huske når du utarbeider nærværspolitikken, er at de ansatte er menneskelige. Å ha et empatisk syn på utarbeidelsen av denne politikken vil oppmuntre til rettferdighet og skape et system som fungerer for alle.

Og for å sikre at du oppretter en rettferdig policy for tilstedeværelse av ansatte for håndbok for ansatte, følger du bare trinnene vi skisserte her, så vil du ha det bra.