Med over 50% av verdens befolkning som eier og bruker en mobil enhet, mobiltelefon bruk har blitt andre natur for de fleste.

Fra å sjekke e-post og sende tekstmeldinger til å være vert for videokonferanser, er mange profesjonelle avhengige av mobiltelefoner som deres mobile kontor. Hvis du er en bedriftseier som driver et vellykket selskap, sjansen er at du har flere ansatte som bruker sine mobile enheter til jobb.

Hvor mye av pengene må du betale tilbake? Hvilken personlig bruk av mobiltelefoner regnes som «arbeidsrelatert»? Og hvordan måler du disse faktorene? Her vil vi bryte ned de nyeste lovene innen refusjon av mobiltelefoner og hvordan du kan garantere at både du og dine ansatte får en god avtale.

Lov om refusjon av mobiltelefoner

Tilbyr mobiltelefon refusjon handler ikke bare om å være en godhjertet sjef. Det er faktisk lover rundt hva ansatte har krav på når det gjelder kompensasjon for personlig mobiltelefonbruk. Noen sammenligner det til og med uautorisert overtid.

Disse lovene beskytter både arbeidstakere og arbeidsgivere. Uten stipend på plass kan ansatte saksøke sine arbeidsgivere for tilknyttede kostnader. På baksiden kan ansatte være ansvarlige for å kompromittere sikker bedriftsinformasjon.

Selv om disse lovene varierer fra stat til stat, er California i front i denne økende trenden. Disse endringene kom i hælene på en kontroversiell rettssak: Cochran vs. Schwans hjemmetjenester.

I løpet av denne milepælsaken ankte lagmannsretten i California en gruppesøksmål på vegne av 1500 kundeservice. Grunnlaget for saken var at disse ansatte ikke fikk dekket utgifter for arbeidsrelatert bruk.

Advarselen er at i California, uansett om arbeidsgiveren godkjenner personlig mobiltelefonbruk for ansatte , hvis det påløper utgifter, må de betale. Selv om dette kan virke urettferdig for noen, er det California-loven.

Et annet kontroversielt aspekt ved denne loven er at ansatte fortjener refusjon selv om arbeidsrelatert bruk kostet dem ikke en eneste krone! Hvis arbeidstakeren har ubegrensede minutter eller data, er arbeidsgiveren fortsatt pålagt å betale «en rimelig prosentandel av den ansattes mobiltelefonregning.»

Forsvaret er at selskapet overfører driftskostnadene til den ansatte. En ting som fortsatt er uoppdaget utryddet er hva som utgjør en rimelig prosentandel? Dette spørsmålet gjør det vanskelig for arbeidsgivere å bestemme seg for hvilken type refusjon av mobiltelefoner som skal opprettes og hvordan de kan beskytte seg mot juridiske konsekvenser.

FORESLÅTTE LESER:

Hvordan lage en IRS- Retningslinjer for refusjon av utgifter

Hvordan takler de utfordringene for refusjon av mobiltelefoner?

Med så mange forskjellige lover og uklare forventninger, hvordan kan bedrifter opprette en kompatibel, rimelig refusjonspolicy for mobiltelefoner?

Noen går så langt som å forby mobiltelefoner på arbeidsplassen, for å unngå risikoen og komplikasjonene knyttet til å lage politikk og stipend. Ulempen er at dette potensielt kan påvirke ansattes produktivitet og selskapsmoral.

I stedet for å si deg fra å være «forbannet hvis du gjør det og forbannet hvis du ikke» t, la oss undersøke forskjellige måter å nærme seg debatt om refusjon av mobiltelefoner.

LES FORSLAG: Balansering av utgiftspolitikkoverensstemmelse og fornøyde ansatte

• Betal de ansattes hele mobiltelefonregningen

Selv om dette er en upopulær løsning for mange arbeidsgivere, handler det mer om sjelefred. Ved å bare betale for personalets mobiltelefonregninger, overgår du eventuelle klebrig juridiske problemer eller lange, uttrukne debatter over prosentandeler.

Noen selskaper foretrekker å ikke spille nikkel- og krone-spillet, og i stedet er det bare å betale hele beløpet. Dette er spesielt godt egnet for selskaper der de ansatte bruker sine personlige telefoner til arbeid med jevne mellomrom. Den største ulempen med dette alternativet er åpenbar – kostnad. Avhengig av størrelsen på selskapet og antall ansatte kan det være ganske kostbart å betale flere mobiltelefonregninger.

• Krev ansatte å bevise mobiltelefonbruk

Beviset ligger i puddingen, og mange arbeidsgivere ønsker å se nøyaktig hva de ansatte hevder som arbeidsrelaterte utgifter.

I denne situasjonen lager bedrifter en policy som krever at ansatte skal bevise ethvert arbeidsrelatert arbeid. mobiltelefonbruk og utgifter. Som du kunne forestille deg, blir denne tilnærmingen ganske kjedelig og tidkrevende.

En løsning er å beregne gjennomsnittlig tid brukt på arbeidsrelaterte prosjekter og deretter betale den delen av den ansattes totale mobiltelefonregning. Selv dette kan ta dyrebar tid og energi bedre brukt andre steder.

Fordelen med denne tilnærmingen er at arbeidsgivere bare betaler for det ansatte faktisk bruker.Dette regnes også som den mest nøyaktige måten å beregne en rimelig prosentandel av bruk på – hvis du har tid og tålmodighet til å gjøre det.

LES FORSLAG: Slik håndterer du kvitteringer for å sikre at teamet alltid er revisjonsklar ?

• Betal ansatte et fast beløp

For de selskapene som ønsker å kutte ned på administrative kostnader, er det bare å betale ansatte et fast beløp. Men husk at ansatte må være enige om dette beløpet, og det bør tydelig skisseres i policyen.

Hvis ansatte føler seg berettiget til mer enn det faste beløpet, krever mange selskaper at de leverer bevis. Den største fordelen med denne tilnærmingen er at kostnadene er relativt stabile. Dette gjør det lettere for arbeidsgivere å budsjettere og tildele midler til å dekke mobiltelefonrefusjon. Den største ulempen med denne formen for refusjon av mobiltelefoner er det grå området som eksisterer mellom det faste beløpet og det de ansatte føler de har krav på. Ved å bruke denne metoden åpner bedriftene for utallige avvik, som kan bli plagsomme, både økonomisk og juridisk.

FORESLÅTT LES: Hvordan lage en IRS-kompatibel utgiftsgodtgjørelsespolicy

• Opprett mobiltelefonutgiftskontoer

Utgiftskontoer er vanlige i større selskaper som krever at ansatte reiser og nettverk som en del av stillingsbeskrivelsen. Hvorfor ikke bruke klump mobiltelefon under paraplyen av utgiftskontoer?

Dette betyr at ansatte får betalt for deres eksakte mengde arbeidsrelatert personlig mobiltelefonbruk – til kronen. Dette legger ansvaret for den ansatte.

For arbeidsgivere betyr dette mer administrativt legearbeid, noe som kan øke overheadkostnadene. Det er også vanskelig å beregne en sann figur når det gjelder bruk av mobiltelefoner for ansatte wi ubegrensede dataplaner.

• Utsted firmatelefoner

Dette er et populært alternativ for et bredt spekter av selskaper. Å gi ansatte en bedrifts mobiltelefon betyr at utgiftene allerede er beregnet.

Hvis den ansatte velger å bruke sin personlige mobile enhet, er det på dem! Du har levert en mobiltelefon spesielt for det formålet. På den annen side har arbeidsgivere nå i oppgave å sørge for at ansatte ikke bruker selskapets telefon til personlig bruk.

Den gode nyheten er at arbeidsgiveren har tilgang til alle mobiltelefonposter og kan kontrollere den tilknyttede planer. Arbeidsgivere er også lette å vite at de ansatte har de nødvendige verktøyene for å fullføre jobben. Bedriftene må også vurdere kostnadene når det gjelder kjøp av telefoner hele bedriften. Det er heller ingen garanti for at ansatte vil behandle de utgitte telefonene med forsiktighet. Bedrifter risikerer at ansatte skader, mister eller får stjålet firmatelefoner – dette legger til erstatningskostnader i ligningen.

FORESLÅTTE LESER:

Vanligste feil i bedriftens kostnadsstyring

Utfordringer økonomiteam står overfor med reise & utgiftsadministrasjon

Hva er retningslinjene for Bring Your Own Device (BYOD)?

BYOD, eller ta med din egen enhet, blir policyer vanligere i arbeidsmiljøer. I henhold til disse retningslinjene betaler mange arbeidsgivere alt fra $ 30 til $ 50 per måned mot ansattes mobiltelefonregninger. Dette tallet varierer avhengig av selskapet og avtalt policy.

Disse betalingene blir referert til som mobilstipend. Arbeidsgivere vurderer flere faktorer når de utarbeider ansvarlige retningslinjer for refusjon av kandidater og bestemmer stipendbeløp. Her er bare noen få:

• Transportavgifter
• Overhead for mobiladministrasjon
• Nye innkjøp av enheter
• Programvare for mobiladministrasjon

Men disse BYOD-policyene dekker mye mer enn bare mobiltelefonregninger. De tar også opp sikkerhetstiltak som holder både den ansatte og bedriftens informasjon trygg og konfidensiell.

Avslutningsargumenter

Det er ingen tilnærming til alle størrelser for refusjon av mobiltelefoner for ansatte.

Arbeidsgivere må beskytte sine juridiske interesser, samt deres integritet. Her er noen ting du må huske på når du vurderer hvilken type refusjonspolicy for mobiltelefoner som er best for din virksomhet:

Beregn kostnad

Som med de fleste ting i livet, kommer det ned på penger. Hvilke av disse alternativene gir mest økonomisk mening for bedriften din?

• Hvis du har arbeidskraft, er den mest nøyaktige måten å tilby refusjon av mobiltelefoner å opprette utgiftskontoer eller tilby et fast beløp.
• Hvis penger ikke er noe objekt, kan du utstede bedriftens mobiltelefoner eller bare betale de ansatte «hele regningen .

Sett deg ned og knusing tall før du avgjør en løsning.

Lag en lett forståelig policy for refusjon av mobiltelefoner

Wh Retningslinjer for kostnaders refusjon du utarbeider, må du sørge for at retningslinjene er klare.

• Ta med en detaljert oversikt over hva selskapets forventninger er.
• Hvor mye du er villig til å betale, og hvordan prosentandelen vil bli beregnet.
• Hvis du velger å tilby firmaets mobiltelefoner, vær forberedt på å overvåke bruken av dem og vær eksplisitt om hva som er godkjent arbeidsrelatert bruk.

FORESLÅTTE LESER:

Fem måter å gjøre utgiftsrapportering enklere for ansatte

Balansere overholdelse av utgiftspolitikk og fornøyde ansatte

Hvordan kan Fyle hjelpe til med mobilstipend?

I dagens fartsfylte verden har alle nesa i telefonene for det meste av dagen. Det er ingen overraskelse at refusjon av mobiltelefoner har blitt et hett tema. Likevel gjenstår spørsmålet, hvor mye av det er til personlig bruk, og hvor mye er arbeidsrelatert? Dette er spørsmålet selskaper over hele verden prøver å svare på.

Mens vi overlater valgene til deg, kan Fyle gjøre mye mer enn bare å effektivisere de ansattes refusjoner! Trenger du hjelp til å administrere selskapets utgifter og utarbeide klare retningslinjer? Fyle er en ny tidsalder for programvare for utgiftsadministrasjon som kan løse alle dine problemer med utgiftsadministrasjon! Planlegg en demo i dag, og la oss komme i gang!