Policy kort & formål

Våre retningslinjer for arbeidstakers bakgrunnskontroll viser til retningslinjene våre for å undersøke jobbenes kandidaters bakgrunn som en del av ansettelsesprosessen. Bakgrunnskontroller hjelper oss:

• Få innsikt i kandidatenes bakgrunn.
• Sørg for at vi ansetter pålitelige medarbeidere.
• Bekreft kandidatenes informasjon for sannhet og nøyaktighet. .
• Skjermkandidater som er dømt for alvorlig kriminell atferd.

Omfang

Denne policyen for ansattes bakgrunnskontroll gjelder kandidater som gjennomgår selskapets ansettelsesprosess. . Det kan også gjelde interne kandidater som vurderes for promotering eller overføring.

Retningslinjelementer

Bakgrunnskontroll kan omfatte:

• Kriminelle poster .
• Kredittrapporter.
• Narkotikatesting.
• Bekreftelsesrapporter (f.eks. identitet, tidligere ansettelse, utdanning, SSN)
• Kjøreregistre .
• Referansesjekker.

Alle kandidater er ikke pålagt å bestå alle typer bakgrunnssjekker vi tilbyr før selskapet ansetter dem. Hver stilling har sine egne krav. For eksempel kan kjøreopptegnelser være relevante for pålitelige selgere og drosjesjåfører, men ikke for å ansette kontorsjefer. Den grunnleggende bakgrunnsundersøkelsen inkluderer

Lokale lover kan forby eller begrense visse typer bakgrunnssjekker. Vi vil til enhver tid overholde lovlige retningslinjer.

Det er viktig med kriminelle journalkontroller hvis kandidater intervjuer for stillinger der de vil:

• Representere selskapet vårt og håndtere vårt kunder eller interessenter.
• Få tilgang til sensitiv og konfidensiell informasjon
• Håndter penger og økonomi
• Ha kontakt med barn eller eldre

Når skal du gjennomføre en ansattes bakgrunnssjekk?

I de fleste tilfeller koster bakgrunnssjekker tid og penger. Vi anbefaler å ansette ledere og HR-ansatte til å utføre sjekker sparsomt: helst på den siste runden av kandidater som er på listen i ansettelsesprosessen eller en kandidat de har valgt å ansette. Lokale lover kan kreve at en kandidat har et tilbud i hånden før vi ber om tillatelse til en bakgrunnssjekk. Vi overholder alle lover.

Screening i bakgrunnen skal ikke brukes som en måte å diskvalifisere noen på eller redusere antall søkere til en stilling. Bakgrunnskontroller er ment å forsterke en ansettelsesbeslutning og sikre at kandidater som er valgt til en jobb er passende.

Vårt selskap har ansvar

Ansettelsesledere og HR-ansatte må:

• Informer kandidater om at det kreves en bakgrunnssjekk i stillingens stillingsannonse.

• Be kandidatene gi skriftlig tillatelse før de gjennomfører en bakgrunnssjekk og fortell dem hvordan prosessen vil ta lang tid.

• Ansett en hederlig og pålitelig leverandør av bakgrunnssjekk. Kriterier å vurdere når du velger leverandør er: kostnad, lovlighet, taushetsplikt og behandlingstid. Hvis vår nåværende leverandør ikke oppfyller kravene våre for disse kriteriene, bør HR søke etter en ny leverandør.

• Informer kandidater om resultatene av bakgrunnskontrollen deres og hva vi planlegger å gjør (avvis eller flytt kandidater til neste ansettelsesfase.) Leverandører av bakgrunnssjekk bør gi kandidater kopier av resultatene.

• Gjennomfør en bakgrunnssjekk på alle kandidater som går gjennom for en bestemt posisjon uten å diskriminere visse individer.

• Gi kandidatene informasjon de trenger for å bestride en rapport eller ta opp eventuelle problemer som en bakgrunnssjekk viser.

Ansette ledere / HR må fortelle kandidatene at en ren bakgrunnssjekk ikke garanterer ansettelse, med mindre de allerede har mottatt et verbalt jobbtilbud.

Hva skal man gjøre med negative funn

Kriminelle poster utelukker ikke kandidater automatisk fra ansettelsesprosessen, med mindre de er dømt for alvorlige kriminelle handlinger (f.eks. Seksuelle overgrep.) Vi w ill bedømme substansen i kriminelle poster etter disse kriteriene:

• Antall straffedommer for samme lovbrudd.
• Tid som gikk fra den siste straffedommen.
• Hvordan kriminell overbevisning forholder seg til stillingen.

Merk at HR / ansettelsesledere vil vurdere domfellelser, ikke arrestasjoner, når man gjennomgår en kandidats bakgrunnskontroll.

HR og ansettelsesledere bør ha selskapets interesser i bakhodet når de vurderer alvoret av eventuelle problemer som bakgrunnssjekker avdekker. For eksempel bør kandidater som vurderes for en stilling som innebærer å kjøre firmabil, ha minst to års ren kjørerekord. HR- og ansettelsesledere bør avvise kandidater som er dømt for å kjøre i rus i løpet av de siste to årene.

Generelt, hvis ansettelsesledere og HR bestemmer at en bestemt kandidat vil medføre høy eller urimelig risiko for selskapet vårt, bør de avvise kandidaten.

HR og ansettelsesledere kan ringe kandidater for å diskutere resultatene av deres bakgrunnssjekk i tilfeller av mindre avvik (f.eks. en suspendert lisens.) Hvis kandidatene svarer tilfredsstillende, kan de fremdeles bli ansatt for å jobbe med selskapet vårt.

Prosedyre

Vi sikte på en gjennomsiktig ansettelsesprosess som respekterer kandidatenes rettigheter. Vi anbefaler å ansette ledere og HR-ansatte til å følge denne prosedyren for bakgrunnsundersøkelse:

1. Ansette ledere og HR diskutere om det er behov for en bakgrunnssjekk for en stilling og hva sjekken vil omfatte.
2. Ansettelsesledere noterer seg i stillingsannonsen at det kreves en bakgrunnssjekk før ansettelse.
3. Når de endelige kandidatene (en eller flere finalister) er valgt, kontakter ansettelsesledere eller HR kandidatene for å få skriftlig tillatelse for bakgrunnssjekk og forklar prosessen. Dette kan gjøres gjennom et søknadssporingssystem (ATS.)
4. Hvis kandidater nekter å gå gjennom bakgrunnsundersøkelse, informerer HR dem om at de ikke vil bli vurdert for stillingen. Hvis kandidater gir skriftlig tillatelse, kan tilbydere av bakgrunnssjekk starte gjennomgangen.
5. Når HR mottar resultater for bakgrunnssjekk, diskuterer personalet dem med ansettelsesledere for å bestemme neste trinn for kandidatene og stillingen.
6. Ansettelsesledere informerer kandidater om deres beslutninger og sørger for at de får kopier av sine individuelle bakgrunnssjekkrapporter. Hvis det er negative funn, må HR / ansettelsesledere fortelle kandidatene hvordan de kan bestride rapporten.

Våre retningslinjer for konfidensialitet og databeskyttelse gjelder alltid for avdekking av bakgrunnssjekker.

Ansvarsfraskrivelse: Denne policymalen er ment å gi generelle retningslinjer og skal brukes som referanse. Det tar kanskje ikke hensyn til alle relevante lokale, statlige eller føderale lover og er ikke et juridisk dokument. Verken forfatteren eller Workable vil påta seg noe juridisk ansvar som kan oppstå ved bruk av denne policyen.

Videre lesing

• Hva arbeidsgivere trenger å vite om bakgrunnskontroll – Equal Employment Opportunity Commission (EEOC)
• Screening før ansettelse: tips for å navigere på vanskelige samtaler
• De 8 viktigste arbeidsgivere om bakgrunnskontroll av sysselsetting
• Tips for valg den beste tjenesten for bakgrunnssjekk