Vær profesjonell: Bruk riktig forretningsbrevformat.

Måten et forretningsbrev ser umiddelbart gir leseren sitt første inntrykk allerede før de leser det. Kvaliteten på papiret, design av brevpapir, margene, avstanden og mer har alt å si om organisasjonen.

En svakhet i noen av disse elementene kan forringe effektiviteten av meldingen, selv om den er fagmessig skrevet. For å si det enkelt, ser du uprofesjonelt ut.

Jeg har en lang liste over elementene i det formelle forretningsbrevformatet nedenfor. Det er også noen eksempler med alle elementene uthevet for enklere referanse.

Vanlige forretningsbrevformatelementer

Følgende eksempel inneholder de vanligste elementene i et profesjonelt forretningsbrevformat.

For lettere referanse, bokstaven i infografen ovenfor.

1: Din egen adresse.

I de fleste forretningssituasjoner vil du bruke firmaets fortrykte brevpapir. Hvis du bruker et blankt papir, skriver du inn adressen.

2: Datolinjer

Plasser datoen minst to mellomrom under brevpapiret. Linjen kan være i venstre side eller høyre, eller sentrert under brevpapiret.

Ikke forkort måneden eller bruk nd, st eller th med dagnumrene, som 5. mai 2011. Bruk heller ikke en måneds nummer , som 23.6.11.

Begge datoordrene nedenfor er passende; sistnevnte brukes imidlertid hovedsakelig av regjeringen, militæret og de utenfor USA.

10. desember 2010
10. desember 2010

3: Mottakeradresse

Skriv inn mottakeradressen i denne delen.
adressat – adresse
by, stat Zip

Forsikre deg om at en persons navn er stavet riktig. En mottaker kan bestemme seg for å ignorere et brev som ble skrevet av noen som ikke kan stave navnet hans.

To eller flere menn blir adressert som herrer, som betyr Misters. Ikke bruk fornavn med denne forkortelsen.
Herrer. Smith, Wyatt og Fury

To eller flere kvinner blir adressert som Mesdames, Mmes., Eller Mses. Ikke bruk fornavn med disse forkortelsene:
Mses. Farb, Lionel og Gray

Når du henvender deg til par, oppgi begge passende titler:
Dr. og fru Harold Wright
Mr. Harold Wright og Dr. Margaret Wright
Drs. Harold og Margaret Wright
Dr. Margaret Wright og Mr. Steven Jones
Mr. og fru Harvey Adams-Quinn
fru. Margaret Wright
Mr. Steven Jones

Når du velger en tittel, må du alltid merke deg hvordan en person identifiserer seg selv. For eksempel bruker noen som har grader ikke titlene mens andre gjør det.

Noen gifte kvinner foretrekker fru .; andre foretrekker Ms. Hvis du ikke kjenner tittelen kvinnen foretrekker, bruk standard Ms eller slipp tittelen helt:

Plasser den indre adressen minst to linjer under datoen.

Plasser en persons tittel etter navnet med mindre det er uvanlig langt, og gå deretter til neste linje.
Ken Green, president
Ken Green
visepresident for internasjonale operasjoner

The komma før forkortelsene Jr. og Sr. er valgfritt.
Michael Jordan, Jr.
Michael Jordan Sr.

4: Salutation

Bruk alltid navnet på personen hvis du vet det.

Kjære Amy: (personlig venn eller nær forretningsforbindelse)
Kjære Mrs. Rider:
Kjære Miss Spears:
Kjære Ms Tyler: (bruk Ms. Hvis du ikke vet det sivilstand eller preferanse)
Kjære Mr. Farnham:
Kjære Dr. Doom:
Kjære Sir Elton John:

Hvis du ikke vet navnet på personen, adresser den til individets tittel i selskapet og bruk så kjære herre eller fru: Her er et eksempel:

Leder for menneskelige ressurser
ABC Company
123 Sesame Street

Kjære herr eller fru:

Men bruk bare dette hvis du virkelig ikke finner ut navnet på personen. De fleste selskaper vil fortelle deg hvem personen er. Alt som trengs er en telefonsamtale. Det er også ganske enkelt å finne denne informasjonen på Linkin i disse dager.

Hvis du henvender deg til en organisasjon og ikke en person, så bruk følgende:

Mine damer og herrer:

Og hvis du vil fremheve brevet til en eller flere personer i organisasjonen, bruk oppmerksomhetslinjen som følger:

Oppmerksomhet: Miss J. Fonda, administrerende direktør og M.Jackson, CFO

Mine damer og herrer:

5: Letter Body

Dette er kroppen til brevet ditt. Resten av dette nettstedet forklarer mer om hvordan du skriver effektivt for hver type bokstav du vil skrive.Jeg prøver å dekke hvordan du kan skrive kroppen effektivt, slik at du kan formidle budskapet ditt og oppnå målet ditt.

6: Gratis avslutning

For et normalt forretningsbrevformat, foretrekker jeg å bruke hilsen, Med vennlig hilsen og hilsen din. Andre akseptable formelle forretningsbrev lukker inkluderer hjertelig, hjertelig din, veldig hjertelig din, veldig hjertelig din, din veldig sann, veldig virkelig din, og hvis personen er av høy vekst, med respekt for deg.

7: Signatur

Bruk en tittel (Mr., Miss, Ms) for å indikere din preferanse og ditt kjønn og gi deg for- og etternavn.

Din offisielle virksomhetstitel går under navnet ditt. Dette er valgfritt og avhenger av hvor seriøs du vil være. For eksempel vil et formelt ansettelsesbrev kreve et.

Papiret

Jeg anbefaler å bruke 20 lb til normal bruk og 32 lb for viktige bokstaver som CV-følgebrev og takkebrev.

Farge: Hvit er standard og bør vanligvis brukes. Lysfarger (grå, blå, grønn osv.) Blir også populære.

Størrelse: For meg er Letter eller A4 de eneste akseptable størrelsene. Det er andre størrelser, men jeg anbefaler det ikke med mindre du er i det kreative feltet eller prøver å fange oppmerksomhet for et salgsbrev.

Layout

I et forretningsbrevformat er det mange oppsett; de tre mest populære er semi-blokkert, blokkert og full-blokkert. Nedenfor er eksempler på hvordan disse utformingene vil se ut på et to-siders brev. (klikk på bildet nedenfor for å se eksemplene)

Business Letter Formats

Uansett hvilket layout du ønsker å bruke, spiller det ingen rolle. Når det gjelder meg, foretrekker jeg blokkeringen bare fordi det er lettere å skrive på datamaskinen.

Marger

Venstre og høyre 1 tommer
topp og bunn 1 ½ tommer

Avstand

De fleste forretningsbrev som bruker riktig forretningsbrevformat, har ett mellomrom. Bruk dobbelt mellomrom for korte bokstaver. Legg en tom linje mellom avsnittene, 2 tomme linjer før komplementær lukking (dvs. hilsen) og 3 til 4 linjer for signaturen.

Konvolutter

Forsikre deg om at adressen på konvolutten din er lett å lese, slik at den ikke blir kastet i noe postrom. Plasser adressen rett under det vertikale sentrum og rett til høyre for det horisontale midten.

Enhver spesiell instruksjon som «Personlig», «Vennligst send frem» eller «Konfidensiell», vises på venstre side av konvolutten under returadresse. Plasser en «oppmerksomhetslinje» rett under firmanavnet på en konvolutt.

Fortrolig: Susan Johnson

Forsikre deg om at adressen på konvolutten er skrevet slik at en postarbeider kan lese det med et øyeblikk.

Når både en gateadresse og en postadresse er oppgitt, vil posttjenesten levere brevet ditt til adressen som vises rett over postnummeret.

Skriv inn navnene på utlandet på konvoluttadressen med store bokstaver.

Skriv ut alle numeriske gatenavn fra ett til ti.
127 Ninth Avenue, North
127 E. 15 Street
Five Park Avenue
One Wingren Plaza

Bruk bindestrek mellom gate- og bolignummer.
556 – 91 Street