Det kan være situasjoner når du må dele celler i Excel. Dette kan være når du får dataene fra en database eller kopierer dem fra internett eller får dem fra en kollega.

Et enkelt eksempel der du trenger å dele celler i Excel er når du har fulle navn og du vil dele disse i fornavn og etternavn.

Eller du får adresse ‘og du vil dele adressen slik at du kan analysere byene eller pin-koden hver for seg.

Slik deler du celler i Excel

I denne opplæringen lærer du hvordan du deler celler i Excel ved hjelp av følgende teknikker:

• Bruke Tekst til kolonne-funksjonen.
• Bruke Excel-tekstfunksjoner.
• Bruke Flash Fill (tilgjengelig i 2013 og 2016).

La oss begynne!

Del celler i Excel ved hjelp av tekst til kolonne

Nedenfor har jeg en liste med navn på noen av mine favorittfiktive figurer, og jeg vil dele disse navnene i separate celler .:

Her er trinnene for å spli t disse navnene inn i fornavn og etternavn:

• Velg cellene du har teksten du vil dele i (i dette tilfellet A2: A7).
• Klikk på Data-fanen
• I gruppen «Data Tools» klikker du på «Text to Columns».
• In guiden Konverter tekst til kolonner:
  • Trinn 1 av 3 i Veiviser for tekst til kolonner: Forsikre deg om at Avgrenset er valgt (det er standardvalget). Dette vil tillate deg å skille fornavnet og etternavnet basert på en spesifisert separator (mellomromstast i dette tilfellet).
  • Klikk på Neste.
  • Trinn 2 av 3 Veiviser for tekst til kolonner: Velg mellomrom som skilletegn og fjern merket for alt annet. Du kan se hvordan resultatet ditt vil se ut i delen Data forhåndsvisning i dialogboksen.
  • Klikk på Neste.
  • Trinn 3 av 3 Veiviser for tekst til kolonner: I dette trinnet kan du spesifisere dataformatet og hvor du vil ha resultatet. Jeg vil holde dataformatet så generelt som jeg har tekstdata å dele. Standard destinasjon er A2, og hvis du fortsetter med dette, vil den erstatte det originale datasettet. Hvis du vil beholde de originale dataene intakte, velger du en annen celle som destinasjon. I dette tilfellet blir B2 valgt.
  • Klikk på Fullfør.

Dette vil øyeblikkelig dele cellens tekst i to forskjellige kolonner.

Merk:

• Tekst til kolonne-funksjonen deler innholdet i cellene basert på avgrenseren. Selv om dette fungerer bra hvis du vil skille fornavn og etternavn, i tilfelle for-, mellom- og etternavn, vil det dele det opp i tre deler.
• Resultatet du får fra å bruke Tekst til kolonne-funksjonen er statisk. Dette betyr at hvis det er noen endringer i de originale dataene, må du gjenta prosessen for å få oppdaterte resultater.

Del celler i Excel ved hjelp av tekstfunksjoner

Excel-tekstfunksjoner er gode når du vil skjære og skjære tekststrenger.

Mens Tekst til kolonne-funksjonen gir et statisk resultat, er resultatet du får ved å bruke funksjoner dynamisk og vil automatisk oppdateres når du endre originaldataene.

Deling av navn som har fornavn og etternavn

Anta at du har de samme dataene som vist nedenfor:

Pakke ut fornavnet

For å få fornavnet fra denne listen, bruk følgende formel:

=LEFT(A2,SEARCH(" ",A2)-1)

Denne formelen vil oppdage det første mellomromstegnet og deretter returnere all teksten før det mellomromstegnet:

Denne formelen bruker SEARCH-funksjonen for å få plassering av mellomromstegnet. I tilfelle Bruce Wayne er romkarakteren i 6. posisjon. Deretter trekker du ut alle tegnene til venstre for den ved å bruke VENSTRE-funksjonen.

Pakke ut etternavnet

På samme måte, for å få etternavnet, bruk følgende formel:

=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2))

Denne formelen bruker søkefunksjonen til å finne posisjonen til mellomromstasten ved hjelp av SØK-funksjonen. Deretter trekker det tallet fra den totale lengden på navnet (som er gitt av LEN-funksjonen). Dette gir antall tegn i etternavnet.

Dette etternavnet trekkes deretter ut ved hjelp av RIGHT-funksjonen.

Merk: Disse funksjonene fungerer kanskje ikke bra hvis du har ledende, etterfølgende eller doble mellomrom i navnene. Klikk her for å lære hvordan du fjerner ledende / etterfølgende / dobbeltrom i Excel.

Splitting av navn som har fornavn, mellomnavn og etternavn

Det kan være tilfeller når du få en kombinasjon av navn der noen navn også har et mellomnavn.

Formelen i slike tilfeller er litt komplisert.

Pakke ut fornavnet

For å få fornavnet:

=LEFT(A2,SEARCH(" ",A2)-1)

Dette er den samme formelen som vi brukte når det ikke var noe mellomnavn. Den leter bare etter det første mellomromstegnet og returnerer alle tegnene før mellomrommet.

Utpakking av mellomnavnet

For å få mellomnavnet:

=IFERROR(MID(A2,SEARCH(" ",A2)+1,SEARCH(" ",A2,SEARCH(" ",A2)+1)-SEARCH(" ",A2)),"")

MID-funksjon starter fra det første mellomromstegnet og trekker ut mellomnavnet ved å bruke forskjellen i posisjonen til det første og det andre mellomromstegnet.

I tilfeller er det uten mellomnavn, gir MID-funksjonen en feil. For å unngå feilen, er den pakket inn i IFERROR-funksjonen.

Pakke ut etternavnet

For å få etternavnet, bruk formelen nedenfor:

=IF(LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2," ",""))=1,RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2)),RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2,SEARCH(" ",A2)+1)))

Denne formelen kontrollerer om det er et mellomnavn eller ikke (ved å telle antall mellomromstegn). Hvis det bare er ett mellomromstegn, returnerer det ganske enkelt all teksten til høyre for mellomromstegnet.

Men hvis det er to, ser det det andre mellomromstegnet og returnerer antall tegn etter andre mellomrom.

Merk: Denne formelen fungerer bra når du har navn som enten har knyttneven og etternavnet, eller for-, mellom- og etternavn. Men hvis du har en blanding der du har suffikser eller hilsener, må du endre formlene ytterligere.

Del celler i Excel ved hjelp av Flash Fill

Flash Fill er en ny funksjon introdusert i Excel 2013.

Det kan være veldig nyttig når du har et mønster og du raskt vil trekke ut en del av det.

For eksempel, la oss ta fornavnet og etternavndata:

Flashfylling fungerer ved å identifisere mønstre og replikere den for alle de andre cellene.

Slik kan du trekke ut fornavnet fra listen ved hjelp av Flash Fill:

• I celle B2 skriver du inn fornavnet til Bruce Wayne (dvs. Bruce).
• Når cellen er valgt, vil du legge merke til et lite firkant i høyre ende av cellevalget. Dobbeltklikk på den. Dette fyller samme navn i alle cellene.
• Når cellene er fylt, ser du ikonet Alternativer for autofyll nederst til høyre. Klikk på den.
• Velg Flash Fill fra listen.
• Som så snart du velger Flash Fill, vil du merke at alle cellene oppdaterer seg selv og nå viser fornavnet for hvert navn.

Hvordan fungerer Flash Fill?

Flash Fill ser etter mønstrene i datasettet og replikerer mønsteret.

Flash Fill er en overraskende smart funksjon og fungerer som forventet i de fleste tilfeller. Men det mislykkes også i noen tilfeller.

For eksempel hvis jeg har en navneliste som har en kombinasjon av navn med noen som har mellomnavn og andre ikke.

Hvis jeg trekker ut mellomnavnet i et slikt tilfelle, vil Flash Fill feilaktig returnere etternavnet i tilfelle det ikke er noe fornavn.

For å være ærlig, er det fortsatt en god tilnærming til trenden. Det er imidlertid ikke det jeg ønsket.

Men det er fortsatt et godt nok verktøy for å holde i arsenalet ditt og bruke når behovet oppstår.

Her er et annet eksempel der Flash Fill fungerer glimrende.

Jeg har et sett med adresser som jeg raskt vil trekke ut byen fra.

For å raskt skaffe byen, skriv inn bynavnet for den første adressen (skriv inn London i celle B2 i dette eksemplet) og bruk autofyllet til å fylle alle cellene. Bruk nå Flash Fill og vil umiddelbart gi deg navnet på byen fra hver adresse.

På samme måte kan du dele adressen og trekke ut hvilken som helst del av adressen.

Merk at dette trenger adressen for å være et homogent datasett med samme skilletegn (komma i dette tilfellet).

Hvis du prøver å bruke Flash Fill når det ikke er noe mønster, vil det vise deg en feil som vist nedenfor:

I denne opplæringen har jeg dekket tre forskjellige måter å dele celler i Excel i flere kolonner (ved å bruke Tekst til Kolonner, formler og Flash Fill)

Håper du fant denne Excel-opplæringen nyttig.

Du vil kanskje også like følgende Excel-opplæringer:

• Hvordan for å raskt kombinere celler i Excel.
• Hvordan trekke ut en understreng i Excel ved hjelp av formler.
• Hvordan telle celler som inneholder tekststrenger.
• Trekk ut brukernavn fra E-post-IDer i Excel.
• Hvordan dele flere linjer i en celle i separate celler / kolonner.