Gjennomgang av aldringsrapporten for kundefordringer minst månedlig – og ideelt sett oftere – kan bidra til å sikre at kundene dine og kunder betaler deg. Det forteller deg i det minste hvor de står, slik at du kan ta skritt for å samle inn om nødvendig.

Forklarede kundefordringer

Kundefordringer som noen ganger kalles «fordringer» eller «A / R», er beløpene kundene skylder et selskap. Du kan se på dem som «betalinger på grunn av virksomheten min.»

Fordringer regnes som en forretningsaktiv fordi de har verdi. De er det totale beløpet du har skyldt virksomheten din. De rangeres høyt i listen over eiendeler fordi de kan konverteres til kontanter. Så snart de er betalt, blir de kontanter.

Noen kontantvirksomheter eller virksomheter som stoler sterkt på en kunde som bruker kredittkort, har ikke fordringer. Men hvis du fakturerer kundene dine, og hvis du tilbyr dem vilkår som å betale over en viss tid, vil du kunne kjøre en utgående rapport om aldring, slik at du kan se hvor mye som skyldes hver av dem. p>

Regnskapsmetode og fordringer

Du bruker sannsynligvis periodiseringsregnskapsmetoden i motsetning til kontantregnskap hvis virksomheten din har et ganske stort antall kunder som ikke betale umiddelbart. denne regnskapsmetoden brukes til å matche inntekter og utgifter i riktig år. Med periodiseringsregnskap kan du inkludere et fordringsbeløp i bruttoinntekt for skatteåret hvis du kan fastslå din rett til å motta pengene og beløpet, med en faktura, for eksempel.

Prosessen med å samle inn penger fra kunder i denne typen virksomhet, vanligvis begynner med en faktura – en regning til kunden. Fakturaen angir forfallet beløp og når forfallet inkluderer betalingsbetingelser. Betalingsbetingelsene inkluderer noen ganger rabatt for tidlig betaling. Det kan også vise vilkårene og gebyret for å forlenge betalingstiden.

Rapporter om aldring av kundefordringer

Aldring av kundefordringer, noen ganger kalt avstemming av kundefordringer, er prosessen med å kategorisere alle skyldige beløp til alle kundene dine, inkludert hvor lang tid det er beløp har vært utestående og ubetalt. Du «aldrer» denne informasjonen. Aldringsrapporten brukes til å samle inn gjeld og etablere kreditt.

Standardkategorier for denne typen rapporter inkluderer:

• Gjeldende: Forfaller umiddelbart
• 1 til 30 dager: Forfaller innen de neste 30 dagene
• 31 til 60 dager: En måned forfalt
• 61 til 90 dager: To måneder forfalt
• 91 dager og over: Mer enn to måneder forfalt

Hvis en kunde har flere regninger som ble pådratt på forskjellige tidspunkter, vil rapporten vise hvor mye som forfaller og på hvilken tid. For eksempel kan en aldersrapport for fordringer for JR’s Delicatessen lese noe sånt som dette:

• $ 230 30 dager
• $ 120 60 dager
• $ 390 Over 90 dager.

Hensikten med denne aldringskontoen er å vise deg hvilke fordringer som må håndteres hurtigere fordi de » har vært forsinket lenger. Denne rapporten er standard med de fleste forretningsregnskapsprogrammer, inkludert online-systemer.

Betydningen av en kundemeldbar aldringsrapport

Regel nummer én i inkasso er at jo lenger en gjeld er skyldt, jo mindre sannsynlig blir det at du «skal kunne samle inn det. Å vite om kundene dine og deres gjeld er viktig for å samle inn hos dem.

Hvordan bruke en A / R-aldringsrapport

Se først på de største beløpene som alle kunder skylder. Er disse beløpene gjeldende? Er de 30 dager? Eller har disse regningene vært utestående i 120 dager eller mer?

Tenk på 80/20-prinsippet (noen ganger kalt Pareto-prinsippet) som sier at omtrent 80% av problemene er forårsaket av 20% av gruppen. Hvis du fokuserer på 20%, er kundene med høyest balanse, du maksimerer samlingene dine. Dette gir deg den høyeste avkastningen. Bestem hvordan du vil håndtere hver av disse store regningene, og skriv deretter opp en plan, og la din kundeforvalter begynne å jobbe.

Tar Kunder til samlinger

Se nå på regningene som har forfalt i lang tid. Bestem om du er klar til å ta hver av disse kundene til neste trinn i innsamlingsprosessen, sende kontoene til et innkrevingsbyrå eller innlevere sak i retten for småkrav. Du vet kanskje at en kundes kone har terminal kreft slik at du kan bestemme seg for ikke å ta personen til retten.Det er din bedrift, slik at du kan bestemme deg.

Til slutt, bruk samlingssystemet ditt for å finne ut hvordan du vil kontakte alle kunder med regninger 30 dager eller mer forfalt. La systemet veilede deg, men ikke nøl med å gjøre unntak.

Før du prøver å ta noen til retten for en dårlig gjeld, må du være oppmerksom på statens vedtekter av begrensninger på samlinger. Denne tidsperioden varierer etter tilstand.

Gjennomsnittlig oppsamlingsperiode

Det kan også være lurt å beregne et forretningsanalyseforhold som kalles «gjennomsnittlig innsamlingsperiode.» Denne beregningen viser antall dager det i gjennomsnitt tar å samle på bedriftens salg. Du kan se om dette forholdet øker over tid, og det tar lang tid å samle inn.

Formelen for gjennomsnittlig innsamlingsperiode er:

Hva hvis du ikke kan samle inn?

Du kan kanskje kreve fradrag for dårlig gjeld på selvangivelsen hvis du ikke kan kreve på en fordring. Du må bruke periodiseringsregnskapsmetoden for å gjøre dette.

Før