Hvordan lage en gratis e-postadresse for bedriften

Hver bedrift bruker flere kommunikasjonsmedier. Kommunikasjonen kan være B2B – kommunisere med andre virksomheter eller B2C – kommunisere med kundene / kundene. Noen kommunikasjoner er en-til-mange, og noen kommunikasjoner er en-mot-en. Basert på kommunikasjonstypen og budskapet som skal formidles, velger virksomhetene kommunikasjonsmediet. Selv om det er flere kommunikasjonsmåter tilgjengelig, er e-post den mest pålitelige og pålitelige kommunikasjonskilden.

I en verden av forretningskommunikasjon er e-post uunngåelig, pålitelig og lovlig. Det er viktig at du bare sender forretningskritisk kommunikasjon via e-post. Det gir ikke bare et gyldig bevis for kommunikasjon, men sikrer også den nødvendige sikkerheten og personvernet til den viktige informasjonen som blir levert.

Det er også viktig at slike forretningskritiske meldinger sendes ved hjelp av en offisiell e-postadresse, knyttet til domenet ditt, i stedet for en vanlig / generell e-postadresse.

Den offisielle e-postadressen hjelper kunden til å gjenkjenne merkevaren din, gir troverdigheten til meldingen og bygger tillit til forholdet. Derfor, for å skape en slik merkevarebygging, bør hver bedrift være tilknyttet et domene som er knyttet til merkevaren din.

Hva er et domene?

Hvis du vil tilby internett eller online tilstedeværelse for virksomheten din, er det første trinnet å få ditt eget domene. Et domenenavn dannes vanligvis ved å kombinere virksomhets- / organisasjonsnavnet ditt med et standard internett-suffiks kalt TLD (.com, .net, .info og så videre). Domenenavnene ser ut som yourdomain.com eller yourbusiness.info. Et domene kan ikke gjøre noe alene. Når du registrerer et domene, gir registraren en DNS-manager som inneholder kritiske detaljer som IP-adressen til nettstedet ditt, MX-poster for å levere e-posten din og så videre.

Hvis du ikke eier et domene, kan du kjøpe et nytt domene fra Zoho.

Hva er et nettsted?

Et nettsted er et sett med internett-sider som gir informasjon eller detaljer om virksomheten din. Du vil bruke DNS-administratoren din til å tilordne IP-adressen til Webhosting-leverandøren til domenet ditt. Dette sikrer at når noen skriver inn www.yourdomain.com i nettleseren, vises de riktige sidene fra Webhost og leserne har tilgang til relevant informasjon fra nettstedet ditt.

Hva er en bedrifts e-postadresse?

Forretnings-e-postadresser er de som bruker firmaets domenenavn, som [email protected]. Siden de gir gjenklang med virksomheten din, vil kundene dine enkelt kunne identifisere deg. Dermed har adresser som disse bidra til å etablere identiteten din og øke troverdigheten til kundene dine.

Du vil bruke DNS-administratoren din til å kartlegge domenet ditt med e-postleverandøren din, ved hjelp av MX-postene som anbefales av e-postleverandøren.

Hvorfor trenger du en bedrifts-e-postadresse?

Selv om hovedårsaken til å ha en bedrifts-e-postadresse er å hjelpe kundene dine med å identifisere deg, er det mange andre som kan legges til listen. hjelper deg:

• Projiser profesjonaliteten din

  Å ha en e-postadresse som samsvarer med merkevaren din viser at du er seriøs og profesjonell om virksomheten din. På denne måten vil virksomheten din også bli tatt på alvor av kundene dine, ettersom de mest sannsynlig velger og stoler på en bedrift med profesjonell e-postadresse.

• Vis ektheten din og tjen kundetillit

  Når du eller dine ansatte sender e-postmeldinger med adressen som inkluderer virksomhetsnavnet ditt, kan kundene dine med sikkerhet vite at e-postadressen er fra en autentisk kilde. De vil identifisere deg selv før du åpner innholdet ditt. Dette vil hjelpe dem å bygge tillit til deg og gi dem tillit til å svare på e-postene dine eller kontakte supportteamet ditt.

• Promoter merkevaren din

  Med bedriftens navn i e-postadressen din, markedsfører du merkevaren din med hver e-post du sender. På denne måten vil du være i minne om dem lenge.

• Vær konsekvent

  Når du oppretter individuelle e-postadresser og gruppeadresser med domenet ditt, sørger du for at hver e-post som slukker, har et standardformat og opprettholder dermed konsistens.

• Hold deg unna spammed

  Når kunder kjenner deg igjen etter merkenavnet ditt, er det mindre sannsynlig at de merker spam. du bruker generiske e-postkontoer, det kan hende at e-postene dine ikke mottar anerkjennelsen de fortjener, og at de til slutt blir spammet.

Ta en titt på denne videoen for å forstå hvorfor bedriften din trenger en domenebasert e-post adresse og hvordan det kan hjelpe deg med å bli mer profesjonell i kommunikasjonen.

Beste fremgangsmåter når du oppretter e-postadresser for virksomheten

Det er få ting du må huske på når du oppretter en bedriftens e-postadresse.

1. Finn et domenenavn som raskt kan relateres til din virksomhet og som enkelt kan identifiseres av kunder.
2. Det er viktig å ha et standardformat med e-postadresser i hele organisasjonen. For eksempel kan du bruke [email protected] som standardformat for alle ansatte.
3. Lag gruppe-e-postadresser som [email protected] etter avdelinger, slik at du kan administrere alle avdelingens e-postadresser fra ett sted.
4. Du bør sørge for å sikre e-postadressen til bedriften din mot nettfisking og spamming ved å autentisere domenet ditt med SPF- og DKIM-konfigurasjoner.

Hvordan velge den beste e-posttjenesteleverandøren

Det er flere faktorer som skal vurderes når du velger en e-posttjenesteleverandør. Noen av de viktigste faktorene inkluderer:

• Enkelt oppsett

  Det første aspektet du må se etter hos en e-postleverandør, er om trinnene for å konfigurere domenet ditt er enkle og ukompliserte. Selv om prosessen er enkel, må du kontrollere at tjenesteleverandøren ikke vil at du skal hoppe over de nødvendige autentiseringstrinnene.

• Effektiv migrering

  Forsikre deg om at tjenesteleverandøren du velger, lar deg migrere effektivt alle e-postmeldinger, kontakter og andre data fra din forrige leverandør. Migrasjon kan ikke kompromitteres for enhver pris fordi ingen har råd til tap av data.

• Sikker og privat

  Velg en tjeneste som sikrer deg datasikkerhet og personvern. Det bør være flere lag med autentisering for kontoen din og end-to-end-kryptering for meldingene dine. Personlig informasjon som du har delt med tjenesten, bør også holdes privat – overholdelse av personvern bør være av største prioritet.

• Tilpasset domene som samsvarer med virksomheten din

  E-postdomenet ditt skal være relevant for virksomheten din, så sørg for at e-posttjenesten du velger, lar deg oppgi et domene du ønsker og la du bruker den hvis tilgjengelig.

• Robust kontrollpanel

  Velg en tjenesteleverandør som har et kraftig kontrollpanel, som lar deg ta kontroll over alle dine domenerelaterte innstillinger, administrere brukere og gruppeadresser, sette opp begrensninger og spam policy og gjøre mer. Tjenesten skal også sikre deg en god andel oppetid.

• Samarbeid og andre forretningsverktøy

  Det er best hvis leverandøren har midler for internt teamsamarbeid og innebygde verktøy som kalender, notater, kontaktadministrasjon etc.

Opprette en bedrifts-e-postadresse med Zoho Mail

Zoho Mail er en sikker, privat, annonsefri plattform for å være vert for din egendefinerte domene-e-post og gir deg det beste av alle faktorene nevnt ovenfor. Slik oppretter du en gratis e-postadresse for bedriften.

Funksjoner under Zoho Mail-gratisplanen er som følger:

• 5 brukerkontoer
• 5 GB lagring / bruker
• E-postvedlegg opptil 25 MB
• E-posthotell for et enkelt domene
• Tofaktorautentisering

Besøk Zoho Mails prisside og velg prisplanen du ønsker. Hvis du ikke har en konto hos Zoho, kan du registrere deg herfra. Du kan også se i distribusjonsveiledningene våre for å få en oversikt over trinnene.

Hvis du allerede har et eget domene :

1. Etter at du har valgt planen din, blir du bedt om å opprette kontoen din. Velg Registrer deg med et domene jeg allerede eier.
2. Skriv inn domenet ditt og klikk på Legg til.

   

3. Oppgi registreringsinformasjonen etter behov. Klikk Fortsett.
4. Sjekk om alle opplysningene dine er skrevet inn riktig, og klikk på Registrer deg og fyll ut informasjonen i påmeldingsskjemaet.

Når du har lagt til domenet ditt, må du bekrefte domenet ditt. Du kan deretter legge til brukere og opprette e-postkontoer for dem. Sett opp MX-poster for å få alle e-postene dine levert til Zoho Mail-kontoen din. Overfør e-postene dine til Zoho Mail via POP- eller IMAP-protokoller. Fullfør til slutt SPF- og DKIM-konfigurasjonene. Les detaljert om disse oppsettene.

Hvis du allerede har en konto hos Zoho, gå til Zoho Mail og klikk Aktiver e-postvert fra toppen av siden din, og følg trinnene ovenfor for å konfigurere domenet ditt.

Hvis du vil kjøpe et nytt domene:

Hvis du ikke bruker «ikke har et eget domene, kan du kjøpe et mens du registrerer deg. Velg Kjøp et nytt domene for bedriften min, og skriv inn et domenenavn som er ideelt for virksomheten din, og sjekk om den er tilgjengelig. Hvis tilgjengelig, kan du registrere deg for Zoho og kjøpe domenet. Når du registrerer et domene hos Zoho Mail, blir DNS-innstillingene forhåndskonfigurert. Les i detalj om å kjøpe et nytt domene.