Ik zie Microsoft PowerPoint graag als een test van elementaire marketingvaardigheden. Om een passerende presentatie te maken, moet ik ontwerpvaardigheden, technische geletterdheid en een gevoel voor persoonlijke stijl aantonen.

Als de presentatie een probleem heeft (zoals een onbedoeld lettertype, een verbroken link of onleesbare tekst) , dan ben ik waarschijnlijk niet geslaagd voor de test.

Nu downloaden

Zelfs als mijn gesproken presentatie goed is gerepeteerd, kan een slechte visuele ervaring het voor het publiek verpesten.

Expertise betekent niets zonder een goede presentatie als back-up. Pak om te beginnen uw verzameling gratis PowerPoint-sjablonen hieronder en gebruik de tips die volgen om uw volgende presentatie te perfectioneren.

Ongeacht uw onderwerp, succesvolle PowerPoints zijn afhankelijk van drie hoofdfactoren: uw beheersing van PowerPoint’s ontwerptools, uw aandacht voor presentatieprocessen en uw toewijding aan een consistente stijl. Hier zijn enkele eenvoudige tips om u te helpen elk van deze factoren onder de knie te krijgen, en vergeet niet de aanvullende bronnen onderaan dit bericht te bekijken.

Hoe maak je een PowerPoint-presentatie

Een presentatie bestaat uit meerdere dia’s, en nu je weet hoe je er een moet maken, kun je dieper ingaan op PowerPoint-presentaties mogelijkheden.

Open opnieuw een lege presentatie of begin met een presentatie die je al “hebt gemaakt.

Als je al een presentatie hebt gemaakt, dubbelklik dan op het pictogram om de bestaande f ile. Open anders Microsoft PowerPoint, klik op “Bestand” in de linkerbovenhoek en klik op “Nieuwe presentatie”. Van daaruit kun je de aanwijzingen volgen om een nieuwe presentatie op te zetten.

Kies een ‘thema’ of maak je eigen.

Microsoft biedt ingebouwde thema’s en kleurvariaties om te helpen u ontwerpt uw dia’s met een samenhangende uitstraling. Om uit deze vooraf gemaakte thema’s te kiezen, kiest u opnieuw het tabblad “Bestand”, selecteert u “Nieuw”, kiest u een van de opties en klikt u op “Maken”.

Anders kunt u PowerPoint-elementen gebruiken, uw ontwerpgevoel en het kleurenpalet van uw merk om uw eigen “thema” te maken.

Maak verschillende dia’s voor verschillende doeleinden.

U wilt niet hetzelfde presenteren exacte dia, alleen met andere inhoud erop. Dit zou uw publiek vervelen. Zorg ervoor dat u meerdere variaties maakt, zodat u rekening houdt met een aantal veelvoorkomende toepassingen voor dia’s. Je hebt minimaal “nodig:

• Een titeldia
• Een agenda of inhoudsopgave-dia
• Een dia die de spreker introduceert
• Diverse inhoudsdia’s (maak verschillende lay-outs, rekening houdend met wat voor soort multimedia u zult gebruiken)

Gebruik de functie Dia’s dupliceren om u tijd te besparen.

Er is geen reden om deze ontwerpen steeds opnieuw te maken. Nu u er een paar heeft om uit te tekenen, kunt u ze eenvoudig dupliceren voordat u uw inhoud invoert. Hier ziet u hoe u dat doet:

1. Klik in het linkerdeelvenster met de rechtermuisknop op de miniatuur van de dia die u wilt dupliceren.
2. Kies ‘Dia dupliceren’ in het pop-upmenu.

Dit voegt automatisch een kopie van deze dia toe aan de presentatie. Van daaruit kunt u het aanpassen aan uw behoeften.

Voeg overgangen toe aan uw dia’s (optioneel).

Goed gedaan, overgangen kunnen een beetje beweging en showmanschap toevoegen aan uw presentatie . PowerPoint heeft verschillende ingebouwde overgangen waaruit u kunt kiezen.

Om ze te openen, selecteert u het tabblad “Overgangen” op het bovenste lint. Van daaruit kunt u een overgang selecteren om hiervan een voorbeeld op uw scherm te bekijken. Om het verder aan te passen, klikt u op “Effectopties” en speelt u met de functies om iets te vinden dat bij u past. Om een overgang te verwijderen, selecteert u “Overgangen” en klikt u op “Geen.”

Voeg animaties toe aan uw dia’s (optioneel).

Net als overgangen kunnen animaties beweging toevoegen, informatie onthullen en u helpen de punten te onderstrepen die u tijdens uw toespraak wilt raken. een element animeren, volg deze stappen:

1. Selecteer het element dat u wilt animeren door erop te klikken.
2. Kies ‘Animaties’ in het bovenste lint.
3. Je hebt de mogelijkheid om te kiezen uit verschillende effecten die op het lint worden weergegeven.
4. Als je op een van de effecten klikt, krijg je een voorbeeld te zien.
5. Om de animatie aan te passen, selecteer je ‘Effectopties . “
6. Om een animatie te verwijderen, klikt u op” Geen “in het lint.

Enkele manieren om animaties aan te passen zijn:

• Bij klikken
• Met vorige
• Na vorige
• Duur
• Vertraging

Deze beschrijf hoe je wilt dat het effect zich gedraagt, dus speel ermee totdat je een effect vindt dat bij je past.

Je hebt ook de mogelijkheid om animaties te verplaatsen terwijl je je bewerkt ur dia’s met de functie “Animatie opnieuw ordenen” in het bovenste lint.

Sla uw presentatie op.

Klik op “Bestand” en “Opslaan” en zorg ervoor dat u opgeeft welke map of bestemming u wil dat uw PowerPoint wordt opgeslagen.

Voer uw presentatie uit.

Het is altijd goed om een proefrit te maken om ervoor te zorgen dat uw dia’s correct zijn ingesteld en dat uw animaties op de juiste manier worden geactiveerd u verwacht dat ze dat doen.

Om uw PowerPoint te presenteren, gaat u naar het tabblad “Diavoorstelling” en klikt u op “Afspelen vanaf start”. De dia beslaat je hele scherm en blokkeert je desktop en PowerPoint-software. Dit is zodat uw publiek (in dit geval u voor de proefrit) uitsluitend gefocust is op de visuele elementen van uw presentatie.

Ga door met de dia’s.

Wanneer u klaar bent met één dia en u wilt de volgende in uw reeks weergeven, klikt u met de muis in de presentatiemodus. Hierdoor gaat de dia vooruit.

PowerPoint-stijl

1 . Laat PowerPoint niet beslissen hoe u PowerPoint gebruikt.

Microsoft wilde PowerPoint-gebruikers veel tools bieden. Maar dit betekent niet dat u ze allemaal moet gebruiken. Hier zijn enkele belangrijke zaken om op te letten:

• Zorg ervoor dat vooraf ingestelde PPT-thema’s een aanvulling zijn op uw behoeften voordat u ze toepast.
• Probeer af te zien van het gebruik van de standaardinstellingen van Microsoft Office lettertypen, Calibri en Cambria. Als u deze twee lettertypen gebruikt, kan de presentatie er teleurstellend uitzien.
• Professionals mogen nooit de actiegeluiden van PPT gebruiken. (Houd alsjeblieft rekening met je publiek boven persoonlijke voorkeur.)
• PowerPoint maakt opsommingstekens automatisch, maar vraag jezelf af: zijn kogels eigenlijk geschikt voor wat je moet doen? Soms wel, maar niet altijd.
• Recente PPT-standaardinstellingen bevatten een kleine schaduw op alle vormen. Verwijder deze schaduw als deze niet echt nodig is. Laat vormen ook niet in hun standaardblauw staan.

2. Maak aangepaste diaformaten.

Terwijl u kan meestal wegkomen met de standaarddia-grootte voor de meeste presentaties, maar u moet deze mogelijk aanpassen voor grotere presentaties op displays met een vreemd formaat. Als u dat moet doen, kunt u het volgende doen.

Tip: wijzig het formaat van uw schuift voordat je er objecten aan toevoegt, anders worden de afmetingen van je objecten scheef.

3. Bewerk het ontwerp van uw dia’sjabloon.

Vaak is het veel gemakkelijker om uw PowerPoint-sjabloon te bewerken voordat u begint – op deze manier hoeft u niet elke dia met de hand te ontwerpen. Hier is hoe je dat doet.

• Selecteer “Thema’s” in de navigatie bovenaan.
• Helemaal rechts, klik op “Master bewerken” en vervolgens op “Slide Master. “
• Breng de gewenste wijzigingen aan en klik vervolgens op” Hoofd sluiten “. Alle huidige en toekomstige dia’s in die presentatie zullen die sjabloon gebruiken.

4. Schrijf tekst met uw publiek in gedachten.

Een aanzienlijk deel van de inhoud van PowerPoint is tekst. Een goede kopie kan uw presentatie maken of breken, dus als u uw geschreven werk vanuit een paar verschillende invalshoeken evalueert, kunt u overtuigender overkomen. Nadenken over hoe uw tekst wordt ontvangen, onderscheidt goede presentatoren van de besten.

Typografie:

Veel mensen onderschatten de invloed van lettertype, maar het kiezen van het juiste lettertype is belangrijk – de perceptie van uw lettertype kan de indruk van uw publiek van u beïnvloeden. juiste lettertype is een kans om een consistente merkpersoonlijkheid en professionaliteit over te brengen.

Sommige lettertypen worden gezien als schoon en professioneel, maar dit betekent niet dat ze saai zijn. Een veelgemaakte fout is dat je denkt dat je lettertype dat niet is “opwindend” genoeg, waardoor u een lettertype zou kunnen kiezen dat uw algemene boodschap afleidt.

Bron: Workfront

Dat gezegd hebbende, je kunt nog steeds leuke en excentrieke lettertypen gebruiken – met mate. Door een leuk lettertype of grote letters te compenseren met iets professioneler, kunt u een boeiende presentatie creëren. Zorg er vooral voor dat u consistent bent, zodat uw presentatie er op elke dia hetzelfde uitziet, zodat uw publiek niet wordt afgeleid door te veel verschillende lettertypen.

Bron: Design Shack

5. Zorg ervoor dat al uw objecten correct zijn uitgelijnd.

Goed uitgelijnde objecten op uw dia zijn de sleutel om deze er gepolijst en professioneel uit te laten zien. U kunt handmatig proberen uw afbeeldingen op een rij te zetten … maar we weten allemaal hoe dat doorgaans uitpakt. Je probeert ervoor te zorgen dat al je objecten in het midden van je dia hangen, maar als je ze daarheen sleept, ziet het er nog steeds niet helemaal goed uit. Weg met je raadspel en laat PowerPoint zijn magie bewerken met deze truc.

Meerdere objecten uitlijnen:

• Selecteer alle objecten door “Shift” ingedrukt te houden en te klikken op allemaal.
• Selecteer “Schikken” in de bovenste optiebalk en kies vervolgens “Uitlijnen of verdelen”.
• Kies het type uitlijning dat je wilt.

Hoe objecten op de dia uit te lijnen:

• Selecteer alle objecten door ingedrukt te houden druk op “Shift” en klik op ze allemaal.
• Selecteer “Schikken” in de bovenste optiebalk en kies vervolgens “Uitlijnen of verdelen”.
• Selecteer “Uitlijnen op dia”.
• Selecteer nogmaals ‘Schikken’ in de bovenste optiebalk en kies vervolgens ‘Uitlijnen of verdelen’.
• Kies het type uitlijning dat je wilt.

PowerPoint-ontwerp

6. Gebruik “Opmaakmenu’s” om de ontwerpen van uw objecten beter te beheren.

Opmaakmenu’s stellen u in staat om fijne aanpassingen te doen die anders onmogelijk lijken. Klik hiervoor met de rechtermuisknop op een object en selecteer de optie “Opmaak”. Hier kun je schaduwen verfijnen, vormmetingen aanpassen, reflecties creëren en nog veel meer. Het menu dat verschijnt, ziet er als volgt uit:

Hoewel de belangrijkste opties te vinden zijn op de opmaakwerkbalken van PowerPoint, zoek je volledige controle in het opmaakvenster-menu. Andere voorbeelden van beschikbare opties zijn:

• Tekst in een vorm aanpassen.
• Een natuurlijke perspectiefschaduw achter een object creëren.
• Foto’s handmatig en met automatische opties opnieuw inkleuren.

7. Profiteer van de vormen van PowerPoint.

Veel gebruikers realiseren zich niet hoe flexibel de vormgereedschappen van PowerPoint zijn geworden. In combinatie met de uitgebreide formaatopties die Microsoft in 2010 heeft uitgebracht, is het potentieel voor een goed ontwerp met vormen direct beschikbaar. PowerPoint biedt de gebruiker een heleboel geweldige vormopties die verder gaan dan de traditionele rechthoekige, ovale en afgeronde rechthoekpatronen, in tegenstelling tot zelfs professionele ontwerpprogramma’s zoals Adobe Creative Suite of Quark.

De vormen van vandaag omvatten een zeer functionele Smart Shapes functie, waarmee u in een mum van tijd diagrammen en stroomdiagrammen kunt maken. Deze tools zijn vooral waardevol als u bedenkt dat PowerPoint een visueel medium is. Alinea’s en opsommingstekens zijn saai – u kunt vormen gebruiken om uw boodschap duidelijker over te brengen.

8. Maak aangepaste vormen.

Wanneer u een vorm maakt, klikt u met de rechtermuisknop en drukt u op “Punten bewerken”. Door punten te bewerken, kunt u aangepaste vormen maken die aan uw specifieke behoeften voldoen. U kunt bijvoorbeeld pijlen aanpassen aan de afmetingen die u wilt.

Een andere optie is om twee vormen samen te combineren. Wanneer u twee vormen selecteert, klikt u met de rechtermuisknop en gaat u naar het submenu “Groepering” om een verscheidenheid aan opties te zien.

• Combineren maakt een aangepaste vorm met overlappende delen van de twee vorige uitgesneden vormen uit.
• Samenvoegen maakt één volledig samengevoegde vorm.
• Intersect bouwt een vorm op van alleen de overlappende secties van de twee vorige vormen.
• Aftrekken verwijdert de overlapping deel van de ene vorm van de andere.

Door deze tools te gebruiken in plaats van te proberen punten nauwkeurig te bewerken, kunt u nauwkeurig gemeten aangepaste vormen maken.

9. Snijd afbeeldingen bij tot aangepaste vormen.

Naast het maken van aangepaste vormen in uw presentatie, kunt u PowerPoint ook gebruiken om bestaande afbeeldingen bij te snijden tot nieuwe vormen.Hier is hoe je dat doet:

Lees meer over het maken van afbeeldingen voor je marketingkanalen in de onderstaande video.

10. Presenteer websites in PowerPoint.

De traditie zegt dat als je een website in een PowerPoint wilt laten zien, je gewoon een link naar de pagina moet maken en een browser moet vragen om te openen. Voor pc-gebruikers is er een betere optie.

Software van derden die volledig geïntegreerd in het ontwikkelaarstabblad van PowerPoint kan worden gebruikt om een website rechtstreeks in uw PowerPoint in te sluiten met een normaal HTML-iframe. Een van de beste tools is LiveWeb, software van derden die onafhankelijk is ontwikkeld.

Door LiveWeb te gebruiken, u hoeft uw PowerPoint niet te onderbreken en uw presentatie blijft vloeiend en natuurlijk. Of u nu een hele webpagina insluit of alleen een YouTube-video, dit kan een hoogwaardige verbetering van derden zijn.

Helaas , Mac-gebruikers hebben geen vergelijkbare optie De tweede keuze is om schermafbeeldingen van de website te maken, in te linken via een browser of media (zoals een YouTube-video) in te sluiten door deze rechtstreeks naar uw computer te downloaden.

11. Probeer GIF’s te gebruiken.

GIF’s zijn bewegende geanimeerde afbeeldingen die worden gebruikt om een stemming, idee, informatie en nog veel meer over te brengen. Gebruikers voegen GIF’s toe aan Powerpoints om grappig te zijn of om snel een proces te demonstreren. Het is gemakkelijk om GIF’s aan uw dia’s toe te voegen. Volg hiervoor deze stappen:

PowerPoint-proces

12. Houd het simpel.

PowerPoint is een uitstekende tool om uw presentatie te ondersteunen met visuele informatie, afbeeldingen en aanvullende punten. Dit betekent dat uw powerpoint niet uw hele presentatie mag zijn. Uw dia’s – hoe creatief en mooi ook – mogen niet de ster van de laten zien. Houd uw tekst en afbeeldingen duidelijk en beknopt en gebruik ze alleen als aanvulling op uw boodschap en autoriteit.

Als uw dia’s compacte en onoverzichtelijke informatie bevatten, zal dit zowel uw publiek afleiden als het waarschijnlijker maken dat u hun aandacht verliest. Niets in uw dia’s mag overbodig zijn! Houd uw presentatie overtuigend door deze netjes te houden. Er zijn een paar manieren om dit te doen:

• Beperk opsommingstekens en tekst.
• Vermijd alinea’s en lange aanhalingstekens.
• Behoud “witruimte” of “negatieve spatie”.
• Houd percentages, grafieken en gegevens super basic.

13. Sluit uw lettertypebestanden in.

Een constant probleem van presentatoren met PowerPoint is dat lettertypen lijken te veranderen wanneer presentatoren van de ene computer naar de andere gaan. In werkelijkheid veranderen de lettertypen niet – de presentatiecomputer heeft gewoon niet dezelfde lettertypebestanden geïnstalleerd. Als u een pc gebruikt en op een pc presenteert, kunt u dit probleem probleemloos oplossen. (Als u Mac-systemen gebruikt, is de oplossing een beetje ruwer. Zie Tip # 11.)
Hier is de truc: wanneer u uw PowerPoint-bestand opslaat (alleen op een pc), moet u op Opties voor opslaan klikken in het menu ‘Opslaan als … “Dialoogvenster. Selecteer vervolgens het selectievakje “TrueType-lettertypen insluiten” en druk op “OK”. Nu behoudt uw presentatie het lettertypebestand en veranderen uw lettertypen niet wanneer u computers verplaatst (tenzij u uw presentatie op een Mac geeft).

14. Sla uw dia’s op als JPEG-bestanden.

In PowerPoint voor Mac 2011 is er geen optie om lettertypen in de presentatie in te sluiten. Dus tenzij u alomtegenwoordige lettertypen zoals Arial of Tahoma gebruikt, zal uw PPT waarschijnlijk lettertypewijzigingen ondergaan op verschillende computers.

De meest zekere manier om dit te vermijden is door uw uiteindelijke presentatie op te slaan als JPEG-bestanden en deze vervolgens in te voegen JPEG’s op uw dia’s. Op een Mac kunnen gebruikers de JPEG’s eenvoudig naar PPT slepen en neerzetten met een snelle laadtijd. Als u geen acties in uw presentatie gebruikt, werkt deze optie bijzonder goed.

Als u wilt dat uw presentatie er “geanimeerd” uitziet, moet u een beetje sleutelen. Alles wat u hoeft te doen is opgeslagen JPEG-bestanden van elk “frame” van de animatie. Vervolgens, in uw uiteindelijke presentatie, geeft u die JPEG-bestanden weer in de volgorde waarin u de animatie wilt weergeven. Terwijl u technisch gezien verschillende nieuwe dia’s zult hebben in plaats van één origineel, uw publiek zal het verschil niet weten.

Een belangrijke overweging: als uw PPT veel JPEG-bestanden bevat, neemt de bestandsgrootte toe.

15. Insluiten multimedia.

PowerPoint stelt je in staat om extern naar video- / audiobestanden te linken of om de media rechtstreeks in je presentatie in te sluiten. Je zou deze bestanden moeten insluiten als je kunt, maar als je een Mac gebruikt, kun je dat eigenlijk niet de video insluiten (zie opmerking hieronder). Voor pc’s zijn twee goede redenen om in te sluiten:

• Door de video in te sluiten kunt u media rechtstreeks in uw presentatie afspelen. Het ziet er veel professioneler uit dan schakelen tussen vensters.
• Inbedden betekent ook dat het bestand binnen de PowerPoint-presentatie blijft, dus het zou normaal moeten worden afgespeeld zonder extra werk (behalve op een Mac).

Opmerking: Mac OS-gebruikers van PowerPoint moeten extra voorzichtig zijn met het gebruik van multimediabestanden.

Als u PowerPoint voor Mac gebruikt, moet u altijd de video meenemen en / of audiobestand bij u in dezelfde map als de PowerPoint-presentatie. Het is het beste om video- of audiobestanden pas in te voegen als de presentatie en de bijbehorende map zijn opgeslagen op een draagbare schijf in hun permanente map. Als de presentatie op een Windows-computer wordt afgespeeld, moeten Mac-gebruikers er ook voor zorgen dat hun multimediabestanden de WMV-indeling hebben. Deze tip wordt een beetje ingewikkeld, dus als je PowerPoint effectief wilt gebruiken, overweeg dan om hetzelfde besturingssysteem te gebruiken voor het ontwerpen en presenteren, wat er ook gebeurt.

16. Breng je eigen hardware mee.

Tussen besturingssystemen is PowerPoint nog steeds een beetje springerig. Zelfs tussen verschillende PPT-versies kunnen dingen veranderen. Een manier om deze problemen op te lossen, is ervoor te zorgen dat u over de juiste hardware beschikt. Neem dus gewoon uw eigen laptop mee wanneer u presenteert.

17. Gebruik “Presenter View”.

In de meeste presentatiesituaties is er zowel een presentatiescherm als het geprojecteerde hoofdscherm voor uw presentatie. PowerPoint heeft een geweldige tool genaamd Presenter View, die u kunt vinden op het tabblad “Diavoorstelling” van PowerPoint 2010 (of 2011 voor Mac). Inbegrepen in de Presenter-weergave is een gebied voor notities, een timer / klok en een presentatiedisplay.

Voor veel presentatoren kan deze tool helpen om hun gesproken presentatie en hun visuele hulpmiddel te verenigen. U wilt de PowerPoint nooit laten lijken als een stapel notities die u met een kruk gebruikt. Gebruik de optie Presentatorweergave om een natuurlijkere presentatie te creëren.

Pro-tip: aan het begin van de presentatie moet u ook op CTRL + H drukken om de cursor te laten verdwijnen. Als u op de “A” -toets drukt, wordt deze teruggebracht als u hem nodig hebt!

Met stijl-, ontwerp- en presentatieprocessen onder uw riem kunt u veel meer doen met PowerPoint dan alleen presentaties voor uw klanten. PowerPoint en soortgelijke dia-applicaties zijn flexibele tools die niet mogen worden vergeten. Met een geweldige sjabloon kunt u op weg zijn om presentaties te maken die uw publiek versteld doen staan.

Noot van de redacteur: Dit bericht is oorspronkelijk gepubliceerd in augustus 2019 en is bijgewerkt voor volledigheid.

Oorspronkelijk gepubliceerd op 10 september 2020 5:30 : 00 PM, bijgewerkt op 25 januari 2021