Een e-mail met verlofaanvragen verzenden is een moderne, formele manier om om een specifieke reden een paar dagen vrij te nemen. Werknemers krijgen elk jaar een bepaald aantal ziekteverlof en vakantie, afhankelijk van het beleid van het bedrijf. Maak uzelf vertrouwd met het verlofbeleid van uw bedrijf voordat u uw verlofaanvraag verstuurt. Dit zorgt ervoor dat u het verzoek correct indient.

E-mailverzoeken achterlaten

Waarom zou u een verlofverzoek e-mail sturen

Een verlofverzoek e-mail is een officieel elektronisch document dat uw leidinggevenden en werkgevers informeert dat u van plan bent om voor een bepaalde tijd een pauze in te lassen. U moet een legitieme reden hebben om verlof op te nemen als u wilt dat uw werkgevers uw verzoek goedkeuren.

Of u nu van plan bent een persoonlijk of ziekteverlofbericht te schrijven, het is belangrijk dat u het verzoek schriftelijk indient. Hier zijn de belangrijkste redenen waarom u deze e-mail zou sturen:

Ter documentatie

Als u niet in de problemen wilt komen, moet u uw verlofaanvraag-e-mail hebben en alle bijbehorende antwoorden erop gedocumenteerd. Door dit te doen, blijven uw rechten en de rechten van uw bedrijf behouden voor het geval er een conflict of onenigheid ontstaat. In dat geval kunt u de e-mails laten zien als bewijs dat u de goedkeuring heeft gekregen voordat u met verlof ging.

Voor de goedkeuringsprocedures van uw bedrijf

De meeste bedrijven hebben hun eigen goedkeuringsprocedures voor bladeren. Controleer of u een gedrukt exemplaar moet opsturen of dat een e-mail met verlofaanvraag volstaat. Op die manier overtreedt u geen bedrijfsregels.

Redenen voor het schrijven van een verlofaanvraag-e-mail

Er zijn verschillende redenen waarom werknemers verlof opnemen. Wanneer u voorbeelden van deze brieven probeert te controleren, ziet u mogelijk e-mailvoorbeelden voor ziektedagen, persoonlijke dag-e-mailvoorbeelden en meer. De reden die u in uw e-mail opgeeft, kan zijn:

• Jaarlijks verlof: dit is de meest voorkomende reden waarom werkgevers e-mails met verlofaanvragen zien. De meeste werknemers krijgen elk jaar een bepaald aantal dagen die ze afzonderlijk of allemaal tegelijk kunnen opnemen.
• Vakantie- of vakantieverlof: voor de meeste bedrijven is dit hetzelfde als het jaarlijkse verlof. Maar voor degenen die hoge functies bekleden, kunnen ze een aparte vakantie of verlof krijgen.
• Ziekteverlof: stuur een ziekteverlof-e-mail als je niet kunt komen werken vanwege een ziekte of letsel. Afhankelijk van het beleid van uw bedrijf, moet u mogelijk aanvullende documentatie verstrekken voor dit soort verlof.
• Onbetaald verlof: hoewel u mogelijk nog steeds een goedkeuring krijgt voor dit soort verlof, wordt u niet betaald ervoor. De meeste mensen maken gebruik van dit verlof als ze al hun jaarlijkse verlof hebben opgebruikt.
• Calamiteitenverlof: dit wordt ook wel kort opzegverlof genoemd en je kunt er gebruik van maken in geval van nood.
• Verlof: voor dit soort verlof zou je afstand doen van je taken en verantwoordelijkheden, maar je zou nog steeds een werknemer van het bedrijf zijn. Goedkeuring krijgen voor dit type verlof hangt af van uw reden.
• Onderwijsverlof: dit is een speciaal soort verlof waarbij het bedrijf zijn werknemers toestaat om vrij te nemen van het werk voor educatieve doeleinden, zoals het bijwonen van seminars, cursussen, en dergelijke.
• Zwangerschapsverlof: vrouwen krijgen dit soort verlof voor en na de bevalling van hun baby. Meestal ontvangen ze ook compensatie tijdens hun verlof.
• Compenserend verlof: werknemers die meer dagen of uren werken, kunnen dit soort verlof krijgen.
• Compassionate leave: dit type verlof verlof gaat naar werknemers die een ongelukkige gebeurtenis in hun leven hebben meegemaakt, zoals een persoonlijke crisis of overlijden.

Tips voor het opstellen van uw verlofaanvraag-e-mail

Veel werknemers kunnen enige mate van vrees bij het aanvragen van verlof. Maar dit zou niet het geval moeten zijn, omdat werknemers die verlof verdienen, vooral als ze al een aanzienlijke tijd bij het bedrijf werken.

Zolang u een professionele e-mail met verlofaanvragen opstelt en u een legitieme reden hebben, heeft uw werkgever geen reden om uw verzoek af te wijzen. Om u te helpen bij het maken van een geweldige e-mail voor verlofaanvragen, volgen hier enkele tips:

Gebruik een beleefde en aangename toon

Als u een goede indruk wilt maken, is dit de eerste stap. Als u uw e-mail op deze manier opstelt, wordt deze goed gelezen, wat op zijn beurt de kans vergroot dat uw verzoek wordt goedgekeurd.

Geef uw reden op

Er is geen voorbeeld van een persoonlijke of ziektedag. compleet zonder reden. U kunt geen verlof aanvragen alleen omdat u er een wilt. Zorg er ook voor dat je een legitieme reden hebt als je een goed resultaat wilt.

Geef duidelijke details

Veel werkgevers zijn erg detailgericht.Dus misschien wilt u duidelijke details opnemen, zoals de datum of tijd van uw verlof. Geef ook de exacte datum op waarop u weer aan het werk komt. Geef ook aan of ze al dan niet contact met je kunnen opnemen terwijl je met verlof bent.

Als je lang verlof neemt, is het ook een goed idee om details te verstrekken over de huidige taken of projecten die je verlaat achter. Als je iemand hebt toegewezen om hieraan te werken of om eventuele problemen op te lossen terwijl je weg bent, neem dan deze details op in je e-mail ten behoeve van je werkgever.

Dien je verzoek van tevoren in

Tot slot, stuur uw verlofaanvraag-e-mail nooit een dag of twee voordat u verlof opneemt. Geef uw werkgever voldoende tijd om het verlof goed te keuren en dingen te plannen voor wanneer u niet op kantoor bent. Dit vergroot ook de kans dat uw verzoek wordt goedgekeurd.

Overwegingen voordat u uw verlofaanvraag e-mail verzendt

Als u uw verlof al heeft gepland, dient u direct daarna een e-mail met verlofaanvragen te sturen. je hebt al je plannen afgerond. Er zijn ook enkele overwegingen die u moet nemen voordat u uw verzoek verstuurt. Deze omvatten:

Bedrijfsvereisten

Als u van plan bent om tijdens een zeer drukke tijd naar uw bedrijf te vertrekken wanneer ze u nodig hebben, kunt u verwachten dat uw verzoek wordt afgewezen. Het is belangrijk dat u nadenkt over het effect dat uw verlof heeft op de werkomgeving. Hoewel het uw recht is om af en toe verlof op te nemen, moet u ook nadenken over het juiste moment om verlof op te nemen.

Zelfs als u uw verlof aandringt en eist dat uw werkgevers het goedkeuren, geniet omdat u aan uw bedrijf denkt, of omdat ze u blijven proberen te bereiken als u zich zorgen maakt.

Uw vervanger of de verantwoordelijke

Dit is vooral belangrijk als u van plan bent om een lang verlof. U kunt een vervanger aanwijzen of een persoon die verantwoordelijk is voor uw taken. Hoe dan ook, je moet deze persoon goed instrueren en je werkgever laten weten dat je de persoon hebt georiënteerd op wat hij moet doen terwijl je weg bent.

De opzegtermijn

Zoals eerder vermeld, Het is belangrijk om uw verlofaanvraag zo vroeg mogelijk te verzenden. Op die manier verwacht je werkgever dat je niet aan het werk komt en kan hij dat plannen.

Feestdagen

Controleer of de dagen dat je van plan bent verlof op te nemen samenvallen met eventuele feestdagen. In dergelijke gevallen hoeft u helemaal geen verzoek in te dienen, vooral niet als uw bedrijf sluit tijdens feestdagen.

Te vermijden fouten bij het schrijven van een verlofaanvraag-e-mail

Wanneer als het gaat om het schrijven van persoonlijke verlofmails, ziekteverlofmails en zelfs andere soorten formele e-mails op het werk, er zijn enkele fouten die u moet vermijden. Houd er rekening mee dat wanneer u een e-mail naar iemand anders op kantoor stuurt, dit uw eigen professionaliteit weerspiegelt. Hier zijn enkele fouten die u moet vermijden bij het opstellen van uw e-mail:

Geen begroeting of afsluiting gebruiken

Begin bij het opstellen van een e-mail altijd met een begroeting. Zonder dit lijkt uw e-mail veeleisend en beknopt. Beëindig uw e-mail ook met een goede afsluitende verklaring om uw beleefdheid en professionaliteit te tonen.

Te casual of te formeel zijn

E-mails met verlofverzoeken en andere soorten kantoor-e-mails moeten een goede evenwicht tussen formaliteit en vriendelijkheid. Het is niet gepast om dezelfde soort e-mail die u naar een van uw beste vrienden zou sturen, naar uw baas te sturen. Zorg ervoor dat u het niveau van respect in uw e-mail handhaaft.

Ook kan het zijn dat sommige werknemers niet te formeel zijn. Als u dergelijke taal gebruikt, kan het lijken alsof u van streek bent of dat u iets van de ontvanger eist. U moet een goede balans vinden tussen deze uitersten bij het opstellen van uw e-mail.

De zin “Aan wie het aangaat” gebruiken

Dit is een enorm nee-nee, vooral als u ‘ een verlofaanvraag-e-mail verzendt. Voor dit type e-mail zou u al moeten weten naar wie u het moet sturen. Gebruik daarom de naam van die persoon in de aanhef in plaats van deze algemene zin.

De onderwerpregel

Een van de belangrijkste aspecten van e-mails is de onderwerpregel. Geef bij het verzenden van de eerste e-mail een geschikt onderwerp op. Maar als je bent begonnen met een nieuwe discussie of discussie vanuit deze e-mail, zorg ervoor dat u ook de onderwerpregel wijzigt.

Klik op “Allen beantwoorden” als u maar aan één persoon hoeft te antwoorden

Dit kan een mogelijk gênante situatie zijn, vooral als uw werkgever vroeg u om uw “persoonlijke reden” uit te werken en u wilde niet dat iedereen erachter kwam wat dat is. Dus voordat u op “verzenden” klikt, moet u ervoor zorgen dat de e-mail alleen het e-mailadres bevat. ress van een ontvanger in het veld “Aan:”.