Wilt u leren hoe u een aanwezigheidsbeleid voor werknemers kunt maken?

Succesvolle bedrijven over de hele wereld hebben één ding gemeen: ze hebben allemaal een uitstekende personeelsbezetting.

Maar wat gebeurt er als uw medewerkers niet komen opdagen?

Uw processen worden verstoord, u wordt geconfronteerd met een personeelscrisis en u mist onvermijdelijk uw deadlines. En nu de COVID-19-pandemie overal bedrijven treft, wordt het op afstand controleren van de aanwezigheid van werknemers moeilijker dan ooit!

Klinkt niet ideaal, toch?

Een gedetailleerd aanwezigheidsbeleid voor werknemers is een efficiënte manier om deze aanwezigheidsproblemen te vermijden.

Hierin staat alles wat uw werknemers moeten weten over op het werk verschijnen en de gevolgen van een slechte opkomst van werknemers.

Om u te helpen, bespreken we wat een aanwezigheidsbeleid is en wat u in uw beleid moet opnemen. Om u op weg te helpen, geven we u een voorbeeld van een sjabloon voor het aanwezigheidsbeleid voor werknemers.

Dit artikel bevat:

• Wat is een werknemer Aanwezigheidsbeleid
• Waarom u een aanwezigheidsbeleid nodig heeft
• Wat moet er worden behandeld in uw aanwezigheidsbeleid voor werknemers
• Een voorbeeld van een sjabloon voor het aanwezigheidsbeleid voor werknemers

Wat is een aanwezigheidsbeleid voor werknemers?

Opmerking: deze eerste paar secties behandelen de basisprincipes van het aanwezigheidsbeleid en wat ze moeten behandelen, als u verder wilt gaan met het sjabloon, klik hier .

Een aanwezigheidsbeleid voor werknemers is een document dat alle informatie bevat die uw werknemers nodig hebben met betrekking tot aanwezigheid. Het bevat de manier waarop van werknemers wordt verwacht dat ze naar het werk gaan, de verwachte aanwezigheidsniveaus en zelfs de problemen in verband met de aanwezigheid.

Een eerlijk aanwezigheidsbeleid voor werknemers zal bijvoorbeeld een groot aantal veelvoorkomende aanwezigheidsproblemen dekken. Deze aanwezigheidsproblemen kunnen variëren van te laat komen en ongeplande afwezigheid tot zelfs ziektedagen en persoonlijk verlof.

Dit beleid helpt u ook bij het uitleggen van disciplinaire maatregelen voor degenen die zich niet houden aan de aanwezigheidsvereisten van het bedrijf.

Waarom heeft u een aanwezigheidsbeleid nodig?

een aanwezigheidsbeleid voor werknemers heeft verschillende voordelen:

houdt iedereen op één lijn

Een aanwezigheidsbeleid helpt de werknemer te begrijpen wat er van hem wordt verwacht als het gaat om aanwezigheid op het werk. Dit beleid legt ook uit waarom hun stiptheid en regelmatige aanwezigheid belangrijk is.

Het zal ook duidelijk de gevolgen schetsen van het niet volgen van de aanwezigheidsrichtlijnen – en ervoor zorgen dat iedereen weet wat ze moeten vermijden.

Beschermt jezelf tegen mogelijke rechtszaken

Wat gebeurt er als de afwezigheid van een werknemer en de daaropvolgende bestraffing resulteert in claims voor oneerlijke behandeling door die werknemer?

Om uzelf hiertegen te beschermen, dient uw aanwezigheidsbeleid als een wettelijk document. Omdat het een breed scala aan aanwezigheidskwesties duidelijk behandelt, weet elke werknemer wat hem te wachten staat.

Op deze manier kunt u, in geval van toekomstige geschillen, verwijzen naar het beleid in hun werknemershandboek als bewijs dat alles werd uitgelegd en dat de werknemer ermee heeft ingestemd om deze voorschriften te volgen.

Wat houdt een aanwezigheidsbeleid voor werknemers in?

Nu weet u waarom het hebben van een aanwezigheidsbeleid voor werknemers belangrijk is, maar wat moet er in dat beleid worden opgenomen?

Aan zorg ervoor dat u niets belangrijks mist, we hebben een lijst samengesteld met belangrijke secties die in uw polis moeten worden behandeld.

Verduidelijkingen over alle aspecten van aanwezigheid

Hoe kunt u ervoor zorgen dat uw aanwezigheidsbeleid door iedereen wordt begrepen?

U wilt een verscheidenheid aan aanwezigheidsproblemen bespreken in uw beleid.

Als u echter te veel termen gebruikt, zal dit uw werknemer in verwarring brengen.

Door de verschillende termen die in het beleid worden gebruikt duidelijk uit te leggen, kunt u elke mogelijke verwarring over de verwachte aanwezigheid van werknemers voorkomen.

Hier zijn enkele voorbeelden van termen die u in uw beleid moet definiëren:

A. Verzuim

Wanneer u verzuim in uw beleid begint te definiëren, moet u specifiek zijn over wat een werknemer als afwezig markeert. Onthoud dat verzuim vakantiedagen, medisch verlof of juryplicht kan omvatten.

Uw werknemers moeten ook weten wat ze moeten doen om negatieve opkomstpunten of disciplinaire maatregelen te voorkomen.

Denk eraan om ook op te nemen wat u beschouwt als buitensporig verzuim of het verlaten van een baan, en de disciplinaire maatregelen voor die aanwezigheidsschendingen.

B. Goedgekeurde afwezigheid vs. onverwachte afwezigheid

Ook al wilt u het verzuim van werknemers elimineren, er zullen momenten zijn dat werknemers zich niet aan hun werkschema kunnen houden. Door goedgekeurde afwezigheid in uw beleid uit te leggen, is de kans kleiner dat werknemers onnodig als afwezig worden gemarkeerd.

Goedgekeurde afwezigheid kan worden geverifieerd met behulp van officiële documenten zoals een doktersbriefje of mededelingen van de jurydienst.Deze omstandigheden kunnen indien nodig worden behandeld door uw personeelsafdeling.

C. Vrijgestelde werknemers en niet-vrijgestelde werknemers

Uw polis moet ook het verschil bevatten tussen vrijgestelde werknemers en niet-vrijgestelde werknemers. De FLSA-voorschriften stellen duidelijk dat vrijgestelde werknemers geen aanspraak kunnen maken op overwerk.

Een niet-vrijgestelde werknemer kan daarentegen aanspraak maken op overuren voor alle extra gewerkte uren.

D. Ziektedag versus persoonlijk verlof

Wijst u betaald ziekteverlof toe in uw polis?

Wat moet er worden verstrekt om in aanmerking te komen voor dat ziekteverlof?

Dit zijn slechts enkele van de vragen die u in uw polis moet beantwoorden.

Uw aanwezigheidsbeleid kan ook opties voor persoonlijk verlof bevatten, zodat uw werknemers hun ziekteverlof niet op ongepaste wijze gebruiken. U kunt ook een extra betaalde verlofoptie toevoegen, zoals een vakantiedag voor extra flexibiliteit.

E. FMLA beschermd verlof

Is uw bedrijf gedekt voor FMLA verlof?

Volgens de wet op gezins- en ziekteverlof hebben in aanmerking komende werknemers recht op 12 weken onbetaald verlof gedurende een periode van 12 maanden.

Zorg ervoor dat uw beleid voor aanwezigheid op het werk hiermee rekening houdt en dit proces duidelijk uitlegt.

F. Tardiness

Hoe definieer je traag gedrag?

Uw beleid moet bevatten hoe u traagheid definieert. Deze verduidelijking zal werknemers helpen begrijpen hoe belangrijk stiptheid is en ervoor in aanmerking komen.

Zal een werknemer bijvoorbeeld als laattijdig worden aangemerkt als hij 15 minuten te laat komt voor zijn geplande dienst? Of ga je milder zijn als het gaat om de starttijd van een werkrooster?

Als je alleen laat gedrag wilt aanpakken, overweeg dan om een beleid voor laattijdige aanwezigheid in te stellen bij je aanwezigheidsbeleid.

Hoe gaat u de aanwezigheid van werknemers meten?

U heeft nu alle belangrijke termen in uw beleid verduidelijkt.

Maar hoe gaat u de opkomst van elke werknemer in uw bedrijf volgen en meten?

Hier vermeldt u uw aanwezigheidsbeheersysteem in uw polis.

Gebruikt u bijvoorbeeld logins, biometrische scanners of eenvoudige tijdkaarten?

Of ga je, nu werken op afstand zo populair wordt, in plaats daarvan online tools gebruiken om de aanwezigheid bij te houden?

Dit uitleggen in je aanwezigheidsbeleid is belangrijk omdat het werknemers duidelijkheid geeft over de aanwezigheid proces om misverstanden in de toekomst te voorkomen.

Voegt u een aanwezigheidsbonus toe?

Het toekennen van werknemers voor uitstekende opkomst is een geweldige stimulans voor werknemers en werkt ook als een geweldige stimulans voor het moreel van de werknemers.

U kunt een goede opkomst meten door het volgende te evalueren:

• Consequent op tijd op het werk.
• Het kantoor niet verlaten om persoonlijke boodschappen te doen.
• Altijd hun supervisor informeren over mogelijk vertrek.

Door aanwezigheidspunten toe te wijzen aan elk van deze activiteiten, kunt u nauwkeurig de regelmatige aanwezigheid van uw werknemer meten.

Maar hoe vaak moet u een goede aanwezigheid belonen om te werken als een moreelverhoger voor werknemers?

U kunt een goede opkomst zowel maandelijks als jaarlijks belonen. Dit geeft u voldoende tijd om de aanwezigheid van uw medewerkers nauwkeurig te meten.

Disciplinaire procedures

Wanneer u de disciplinaire procedures in uw beleid beschrijft, zullen uw werknemers de gevolgen kennen van een slechte aanwezigheid van werknemers.

U kunt een eenvoudig “puntensysteem” gebruiken om eventuele aanwezigheidsproblemen van werknemers bij te houden, zoals:

• Afwezig, met bewezen reden: 1 punt.
• Afwezig, geen telefoontje of excuus: 2 punten.
• Te laat: ½ punt.
• Kan zich niet melden voor werk op de geplande werktijd: ½ punt.
• Late terugkeer van lunch of pauze: 1 punt (meer dan 30 minuten).
• Niet op de werkplek tijdens werkuren: 3 punten

U kunt deze slechte opkomst gebruiken punten om de aanwezigheidsovertredingen van de werknemer te berekenen en de progressieve disciplinaire acties toe te wijzen:

• 15 punten: mondelinge waarschuwing wordt gegeven.
• 30 punten: schriftelijke waarschuwing wordt gegeven.
• 45 punten: ontmoeting met supervisor, mogelijke oplossing of schorsing.
• 60 punten: werknemer zal worden beëindigd.

Een voorbeeld van aanwezigheid van werknemers beleidssjabloon

Hier is een voorbeeld van een aanwezigheidsbeleid voor werknemers dat u voor uw organisatie kunt gebruiken:

(Een downloadbare versie van deze sjabloon ate is beschikbaar aan het einde van deze sectie.)

Overzicht en doel van dit aanwezigheidsbeleid

Regelmatige aanwezigheid wordt aangemoedigd op. Alle medewerkers, ongeacht hun functie en afdelingen, zijn belangrijk voor het succes van het bedrijf. Niet op het werk komen en te laat komen zorgt voor ongewenste verstoringen die we willen vermijden.

Dit beleid beschrijft de verwachtingen en procedures die we van onze medewerkers verwachten met betrekking tot hun aanwezigheid.

Aanwezigheid van medewerkers

Bij zijn we er trots op dat we een eerlijke en verantwoordelijke werkplek hebben opgebouwd voor al onze medewerkers. Wanneer het laattijdig of buitensporig verzuim van een werknemer een verstoring begint te veroorzaken voor anderen en de dagelijkse activiteiten van het bedrijf, wordt dit beschouwd als ‘ongepast gedrag’ en beginnen de disciplinaire procedures.

Verzuim vs. traagheid:

Verzuim wordt gedefinieerd als niet-gemeld en / of niet-geverifieerd verzuim.

Te laat zijn wordt gedefinieerd als het onvermogen om zich aan het dagelijkse werkschema te houden zoals uiteengezet voor de werknemer. Dit omvat onder meer een late aankomst en / of vroege vertrektijden en te lange koffie- / lunchpauzes. Tijden van meer dan XX minuten worden als te laat beschouwd.

Verzuim moet te allen tijde worden vermeden, maar we begrijpen dat niet elke dag volgens plan verloopt . We eisen van onze medewerkers dat ze hun best doen om met hun leidinggevende te communiceren over ongepland verzuim.

Als de medewerker zich in een onvoorspelbare omstandigheid bevindt die resulteert in een ongeplande afwezigheid, is de verantwoordelijkheid voor de werknemer om hun supervisor onmiddellijk.

De werknemer wordt als afwezig aangemerkt als hij een verifieerbare reden niet aan zijn directe leidinggevende heeft gemeld.

Als een werknemer drie of meer opeenvolgende dagen als afwezig wordt aangemerkt, moet de werknemer dit bewijs leveren om hun langdurige afwezigheid te rechtvaardigen.

Het volgende wordt niet beschouwd als een geschikt excuus voor het verzuim van een werknemer:

• Autopech of defecten
• Niet-geverifieerde medische aandoeningen
• Niet-geverifieerde ziekte van gezinslid
• Niet-goedgekeurde vakantiedagen
• Te lang slapen
• Persoonlijke dagelijkse taken / boodschappen

Aanwezigheid van werknemers uitzonderingen

De supervisor houdt rekening met de volgende speciale omstandigheden voor het verzuim van een werknemer:

• Auto-ongeluk,
• Bevalling,
• Rouwverwerking,
• Militaire dienst,
• Extreme weersomstandigheden
• Begrafenissen,
• Jurydienst
• Medische afspraak,
• Onvermijdelijke noodsituaties.

Het is aan de werknemer om zijn supervisor officiële documentatie te verstrekken om de bijzondere omstandigheid te bewijzen die tot zijn afwezigheid heeft geleid.

Family and Medical Leave Act (FMLA)

Als u in aanmerking komt voor FMLA-verlof onder de Family and Medical Leave Act (FMLA), is het uw verantwoordelijkheid om te communiceren en uw vrije tijd te regelen met je leidinggevende XX dagen voor je geplande verzuim.

Disciplinaire procedure en puntensysteem

Aanhoudende slechte aanwezigheid van een werknemer gedurende XX maanden / dagen zal resulteren in disciplinaire maatregelen en mogelijke beëindiging van het contract van een werknemer.

Overtredingen van dit aanwezigheidsbeleid worden gemeten met behulp van een puntensysteem. Dit systeem is opgezet om de aanwezigheid van een medewerker redelijkerwijs te meten:

• Afwezig, met bewezen reden: XX punt.
• Afwezig, geen excuus: XX punten.
• Tardy: XX punt.
• Kan zich niet melden voor werk op de geplande werktijd
• Late terugkeer van lunch of pauze: XX punt (meer dan XX minuten).
• Niet op de werkplek tijdens werkuren: XX punten

Deze negatieve aanwezigheidspunten worden berekend en afhankelijk van de verzamelde punten zullen er progressieve disciplinaire maatregelen plaatsvinden als volgt:

• XXX punten: verbale waarschuwing wordt gegeven.
• XXX punten: schriftelijke waarschuwing wordt gegeven.
• XXX punten: ontmoeting met leidinggevende, mogelijke oplossing of schorsing .
• XXX punten: werknemer zal worden beëindigd.

Andere redenen voor disciplinaire maatregelen kunnen zijn:

• Een oplossing kan niet worden gevonden na XXX gesprekken tussen medewerker en leidinggevende.
• Een medewerker verzuimt op verantwoorde wijze te helpen bij het bijhouden van zijn aanwezigheid.
• Een medewerker respecteert voortdurend de regels van dit beleid.
• Een medewerker negeert bij meerdere gelegenheden waarschuwingen die aan hem zijn gegeven

Punten zullen worden aan het einde van elk jaar op nul gezet.

Aanwezigheidsbonus

Die werknemers die een aanwezigheidsrecord van XX% hebben bereikt, worden elke maand beloond. Degenen die gedurende het jaar een aanwezigheid van XX% behalen, maken kans op een jaarlijkse aanwezigheidsbonus ter waarde van XX.

Aanwezigheidspunten worden toegekend aan de werknemer die:

• altijd op tijd is voor zijn ploegendienst.
• Het kantoor niet verlaat om persoonlijke boodschappen doen.
• Houdt hun supervisor op de hoogte van verlof.

–

Ik heb de inhoud van dit document gelezen en begrepen worden uiteengezet in dit aanwezigheidsbeleid.

Ik ____________________ ga ermee akkoord me te houden aan de richtlijnen zoals uiteengezet in dit beleid.

Lezen en akkoord gaan door:

Werknemer: ____________________

Handtekening: ____________________

Leidinggevende: ____________________

Handtekening : ____________________

Datum: ____________________

Disclaimer: dit beleidssjabloon dat we hebben verstrekt is alleen bedoeld als algemene richtlijn en kan alleen als referentie worden gebruikt. Dit beleidssjabloon houdt mogelijk geen rekening met lokale, staats- of federale wetten en andere toepasselijke wetten en mag niet worden beschouwd als een juridisch document. Noch de auteur, noch Time Doctor aanvaarden enige wettelijke aansprakelijkheid die zou kunnen voortvloeien uit het gebruik van dit voorbeeldbeleid voor personeelsaanwezigheid.

Downloadlinks:

• Beleid inzake aanwezigheid van medewerkers (Google Doc)
• Beleid voor aanwezigheid van medewerkers (Word Doc)

Afronden

Het belangrijkste om te onthouden bij het opstellen van uw aanwezigheidsbeleid is dat uw medewerkers menselijk zijn. Een empathische kijk hebben bij het opstellen van dit beleid zal rechtvaardigheid aanmoedigen en zal een systeem creëren dat voor iedereen werkt.

En om ervoor te zorgen dat u een eerlijk aanwezigheidsbeleid voor uw medewerkers opstelt voor uw medewerkershandboek, volgt u eenvoudig de stappen die we hier hebben beschreven en het komt wel goed.