Als u uw verouderingsrapport voor debiteuren ten minste maandelijks (en idealiter vaker) bekijkt, kunt u ervoor zorgen dat uw klanten en klanten betalen u. Het vertelt je in ieder geval waar ze aan toe zijn, zodat je indien nodig stappen kunt ondernemen om te verzamelen.

Debiteuren verklaard

Debiteuren, soms “vorderingen” of “A / R” genoemd, zijn de bedragen die een bedrijf verschuldigd is door zijn klanten. U zou ze kunnen beschouwen als “betalingen vanwege mijn bedrijf”.

Vorderingen worden beschouwd als een bedrijfsmiddel omdat ze waarde hebben. Ze zijn het totale bedrag dat aan uw bedrijf verschuldigd is. Ze staan hoog op de lijst met activa omdat ze in contanten kunnen worden omgezet. Zodra ze worden betaald, worden ze contant.

Sommige contant geldzaken of bedrijven die sterk afhankelijk zijn van een klant die creditcards gebruikt, hebben geen vorderingen. Maar als u uw klanten factureert en als u hen voorwaarden aanbiedt, zoals het betalen over een bepaalde tijd, wilt u een uitgaande verouderingsrapport kunnen maken, zodat u kunt zien hoeveel van elk van hen verschuldigd is.

Boekhoudmethode en vorderingen

U gebruikt waarschijnlijk de boekhoudmethode op transactiebasis in plaats van de boekhouding op kasbasis als uw bedrijf een redelijk aantal klanten heeft die niet direct betalen. deze boekhoudkundige methode wordt gebruikt om inkomsten en uitgaven in het juiste jaar te matchen. Bij boekhouding op transactiebasis kunt u een te ontvangen bedrag opnemen in het bruto-inkomen voor het belastingjaar als u uw recht op het ontvangen van het geld en het bedrag kunt vaststellen, met een factuur, bijvoorbeeld.

Het proces van het innen van geld van klanten in dit soort zaken begint met een factuur – een factuur aan de klant. Op de factuur staat het verschuldigde bedrag en wanneer het verschuldigd is, inclusief betalingsvoorwaarden. De betalingsvoorwaarden bevatten soms een korting voor vervroegde betaling. Het kan ook de voorwaarden en kosten voor het verlengen van de betalingstermijn bevatten.

Verslag over veroudering van rekeningen

Veroudering van rekeningen, ook wel afstemming van rekeningen genoemd, is het categoriseren van alle bedragen die door al uw klanten zijn verschuldigd, inclusief de tijdsduur dat de bedragen zijn openstaand en onbetaald. U ‘veroudert’ deze informatie. Het verouderingsrapport wordt gebruikt om schulden te innen en krediet te vestigen.

Standaardcategorieën voor dit type rapport zijn onder meer:

• Huidig: onmiddellijk te betalen
• 1 tot 30 dagen: binnen 30 dagen verschuldigd
• 31 tot 60 dagen: een maand te laat
• 61 tot 90 dagen: twee maanden te laat
• 91 dagen en ouder: meer dan twee maanden te laat

Als een klant meerdere facturen heeft die op verschillende tijdstippen zijn gemaakt, zal het rapport laten zien hoeveel verschuldigd is en op welk tijdstip. Een verouderingsrapport voor vorderingen voor JR’s Delicatessen kan er bijvoorbeeld ongeveer zo uitzien:

• $ 230 30 dagen
• $ 120 60 dagen
• $ 390 Meer dan 90 dagen.

Het doel van deze veroudering van debiteuren is om u te laten zien welke vorderingen dringender moeten worden afgehandeld omdat ze ” ben al langer te laat. Dit rapport is standaard bij de meeste softwareprogramma’s voor bedrijfsboekhouding, inclusief online systemen.

Belang van een debiteurenrapport

Regel nummer één bij incasso is dat hoe langer een schuld verschuldigd is, hoe kleiner de kans dat u “gaan in staat zijn om het te innen. Weten over uw klanten en hun schulden is essentieel om bij hen te innen.

Hoe u een uitgaande verouderingsrapport gebruikt

Kijk eerst naar de grootste bedragen die alle klanten verschuldigd zijn. Zijn deze bedragen actueel? Zijn ze 30 dagen? Of staan deze rekeningen al 120 dagen of langer open?

Overweeg het 80/20-principe (ook wel het Pareto-principe genoemd) dat zegt dat ongeveer 80% van de problemen wordt veroorzaakt door 20% van de groep. Als je je concentreert op de 20%, de klanten met het hoogste saldo, u maximaliseert uw incasso’s. Dit levert u het hoogste rendement op. Bepaal hoe u met elk van deze grote rekeningen omgaat, stel een plan op en laat uw debiteurenbeheerder aan het werk gaan.

Aannemen Klanten aan incasso’s

Kijk nu naar die rekeningen die al een lange tijd verschuldigd zijn. Bepaal of u klaar bent om elk van deze klanten naar de volgende stap van het incassoproces te brengen, de rekeningen naar een incassobureau te sturen of een aanklacht in te dienen bij de rechtbank voor geringe vorderingen. U weet misschien dat de vrouw van een klant terminale kanker heeft, dus u kan besluiten om die persoon niet voor de rechter te dagen.Het is uw bedrijf, dus u beslist.

Gebruik ten slotte uw incassosysteem om te bepalen hoe u contact opneemt met alle klanten met facturen die 30 dagen of meer te laat zijn. Laat u leiden door het systeem, maar aarzel niet om uitzonderingen te maken.

Voordat u iemand voor de rechter probeert te dagen wegens een oninbare schuld, moet u op de hoogte zijn van het statuut van uw staat van beperkingen op collecties. Deze tijdsperiode verschilt per staat.

De gemiddelde verzamelingsperiode

Misschien wilt u ook een bedrijfsanalyse-ratio berekenen, de “gemiddelde verzamelingsperiode”. Deze berekening toont het gemiddeld aantal dagen dat nodig is om uw zakelijke verkopen te innen. Je kunt zien of deze verhouding in de loop van de tijd toeneemt, waardoor het lang duurt om te verzamelen.

De formule voor de gemiddelde verzamelperiode is:

Wat als u niet kunt innen?

U kunt mogelijk een aftrek voor oninbare vorderingen op uw belastingaangifte voor bedrijven claimen als u een vordering niet kunt innen. U moet hiervoor de boekhoudmethode op transactiebasis gebruiken.

Voor