Voordat je begint, raden we je ten zeerste aan om de Code of Procedure voor beroep bij een College Appeals Committee en de veelgestelde vragen over de website van het Senaatsbureau. Dit zou u moeten helpen de regels voor beroepsprocedures te begrijpen, wat wel en niet mogelijk is en hoe u uw zaak moet schetsen.

Het ideale resultaat van uw bezwaarschrift is dat uw beroep wordt gehandhaafd en de remedie die u verleend wilt hebben zonder dat iemand een hoorzitting hoeft bij te wonen. Het is een bevredigend resultaat dat uw beroep louter op basis van uw brief en ondersteunend bewijs wordt aanvaard, maar dit kan alleen worden bereikt door alle invalshoeken te bestrijken. Een goede beroepbrief is in wezen een volledige hoorzitting op papier. U moet proberen om elke mogelijke vraag die een commissie zou kunnen stellen te beantwoorden. Als u vragen onbeantwoord laat, moet er wellicht een volledige hoorzitting plaatsvinden.

Dus als u een beroepschrift schrijft, probeer dan altijd in de mindset te komen van de mensen die de brief zullen lezen ( dwz de beroepscommissie). Probeer je voor te stellen welke vragen ze zouden hebben als ze jou voor zich hadden (zie hieronder voor voorbeelden). Probeer je voor te stellen welke verdere informatie ze zouden willen weten om tot hun beslissing te komen.

Je gronden kennen

Het is het beste om altijd te proberen de gronden waarover je ruzie maakt in gedachten te houden en hoe u voor deze gronden een back-up vindt, met andere woorden: bewijs. Gedetailleerde informatie is, zoals altijd, beschikbaar in de universiteitskalender, maar voor academische beroepen is er een beperkt aantal gronden waartegen iedereen in beroep kan gaan:

1. Oneerlijke of gebrekkige procedure, of
2. Geen rekening houden met medische of andere ongunstige persoonlijke omstandigheden, of
3. Er zijn relevante medische of andere ongunstige persoonlijke omstandigheden die om goede redenen niet eerder zijn gepresenteerd

U moet aan een van deze redenen voldoen om door te gaan. Als u twijfelt, kom dan langs bij het adviescentrum.

Bewijs verzamelen

Denk na over alle ondersteunende documentatie die u kunt krijgen om uw zaak te helpen. Om een zaak effectief voor te bereiden, moet u met bewijsmateriaal staven wat u zegt. Dit kan zijn:

1. Je academische cijferlijst
2. Medische certificaten
3. Ondersteunende brieven van je ouders / familie / huisgenoten / plaatsingsaanbieder
4. Fragmenten uit je cursushandboek
5. Kopieën van correspondentie tussen jou en personeelsleden
6. Als je kopieën van e-mails of notulen van de examencommissie nodig hebt, vraag dan eerst binnen je school of je kan deze hebben. Als ze weigeren, kan het zijn dat u een verzoek om toegang tot een onderwerp heeft ingediend via het Bureau voor gegevensbescherming.

Als u bijvoorbeeld zegt dat er geen rekening is gehouden met uw medische omstandigheden, wat moet u dan doen Vraag altijd naar de notulen van de examencommissiebijeenkomst waarin het definitieve oordeel is bepaald en in die notulen kun je zien of het medisch bewijs is genoemd. Je moet ook zorgvuldig controleren wat er in je cursushandboek staat. Vaak zoek je naar een discrepantie tussen de procedures beschreven in het Cursushandboek en wat er werkelijk is gebeurd. Bedenk dat het college de school om een reactie op uw beroepschrift zal vragen. Dit klinkt natuurlijk, maar het is de moeite waard om te zeggen: zet niets in je bezwaarschrift waarvan je weet dat de school het kan weerleggen. Het verzwakt gewoon uw hele zaak.

Het argument construeren

Als u een beroep doet op ‘geen rekening houden met ongunstige of medische omstandigheden’, dan kunt u een probleem tegenkomen; namelijk dat er al adequate processen bestaan, ontworpen met de bedoeling dat leerlingen hun school vertellen over hun ongunstige persoonlijke omstandigheden op dat moment. Als u deze procedures niet heeft gevolgd, maar wel rekening wilt houden met uw ongunstige omstandigheden, moet u in uw bezwaarschrift toelichten waarom u de procedures niet hebt gevolgd. Het is ook belangrijk voor u om uw bekwaamheid te tonen buiten de tijd dat de ongunstige omstandigheden plaatsvonden. Een voorbeeld om dit te illustreren zou kunnen zijn:

Een student in haar 4e jaar gaat in beroep tegen haar eindclassificatie op grond van het feit dat er geen nadelige persoonlijke omstandigheden zijn afgelegd rekening mee houden. Ze kreeg een D tijdens haar eindexamen, waar ze verwachtte een B te krijgen. De beroepscommissie zal haar academische cijferlijst bekijken om te zien wat ze tijdens haar universitaire carrière heeft bereikt. Als het erop lijkt dat ze altijd Bs heeft gekregen, dan is er enig bewijs voor haar verklaring. Als ze de universiteit altijd op Ds lijkt te hebben doorzocht, is er geen bewijs dat ze anders zou hebben gepresteerd, en het is onwaarschijnlijk dat haar beroep zal slagen.

De bezwaarbrief schrijven

Details

Maak je geen zorgen als je brief lang lijkt. Als uw doel, zoals eerder besproken, is dat uw beroep of klacht gegrond wordt verklaard zonder dat u hoeft te worden gehoord, dan kunt u eenvoudigweg niet teveel details geven. Je moet specifiek zijn. Hoe specifieker u bent en hoe meer relevante details u invoert, hoe groter de kans dat de zaak bij de eerste poging wordt bekrachtigd. Bijvoorbeeld: zeg niet alleen: “Mijn moeder was ziek en het heeft mij geraakt” Waarom niet? Stel je voor wat het College van Bestuur te zeggen zou hebben over een dergelijke verklaring. De kans is groot dat ze de bewering als vaag en irrelevant zouden zien De moeder van iedereen wordt wel eens ‘ziek’. Iedereen wordt ‘beïnvloed’ door zulke dingen. Waarom is dit geval speciaal? Dus je hebt specifieke, absolute, praktische voorbeelden nodig en dan gedetailleerd dat specifieke bewijs in een causale reeks van gebeurtenissen, wat betekent dat je gedwongen werd tot een slechte prestatie. Zoals dit:

• Mijn moeder leed aan kanker.
• Ze was de hele nacht aan het braken.
• Ik was de enige die voor mijn moeder kon zorgen, en moest de nachten doorbrengen om in haar behoeften te voorzien.
• Als gevolg daarvan sliep ik gemiddeld slechts twee uur slaap per nacht in de weken voorafgaand aan mijn examen.
• Dat op zijn beurt beïnvloedde mijn concentratievermogen en effectief studeren.

Zo’n duidelijke en nauwkeurige lijst van gebeurtenissen en gevolgen kan je aantrekkingskracht alleen maar helpen.

Zeg niet alleen ‘Ik heeft hierover met de school gesproken ”. Nogmaals, wees specifiek: wanneer ben je? Met wie heb je gesproken? Wat zeiden ze precies?

Emotionele taal vermijden

Vergeet niet om formeel en zakelijk te blijven. U zult een veel betere kans hebben om de academici die uw zaak zullen overwegen te beïnvloeden als u vijandige, vijandige of overdreven emotionele taal kunt vermijden. Objectief en feitelijk blijven zal u goed van pas komen en degenen die het lezen erop wijzen dat u zelf voldoende overtuigd bent van de verdiensten van de zaak om niet tot emotie over te gaan. Vermijd emotionele taal zoals

“… het was een schande …” en “… ik kan niet geloven dat ze dit zelfs maar zouden durven doen …”

Vasthouden aan de feiten is krachtiger. De commissie van beroep wil de feiten weten, en emoties zijn meningen. Wat ze willen weten is: wat is er gebeurd? en wat waren de gevolgen? Emotionele taal kan een afknapper zijn en kan worden gelezen als een teken van wanhoop. Emotionele taal kan de mensen die u probeert te winnen, tegenwerken. Het zal uw bericht ontkracht en afleiden van uw inhoud. Het is duidelijk dat je soms nog moet schrijven over emotioneel geladen gebeurtenissen en omstandigheden, maar onthoud:

Schrijf feitelijk over de emoties, in plaats van emotioneel over de feiten te schrijven.

Logica

Een goed argument stroomt in een logische volgorde. Probeer ervoor te zorgen dat elke alinea van uw brief voortbouwt op de vorige alinea. Dwing uw lezers niet om van augustus en terug te springen naar juni en vorige week, via 2012. Probeer zoveel mogelijk van uw zaak een chronologisch verhaal te maken. Het is beter om te laten zien dan om te vertellen. Zeg niet alleen dat je niet kon studeren omdat je moeder ziek was. Toon de details met een back-up van medische certificaten. Probeer praktische voorbeelden te koppelen aan een causale reeks stappen die allemaal op elkaar voortbouwen in de richting van uw laatste argument.

Duidelijkheid

Als het uw lezer helpt uw zaak te begrijpen, doe dat dan niet aarzel dan om koppen te gebruiken om uw brief in ‘hoofdstukken’ te verdelen. Of het nu academici zijn of niet, mensen kunnen gemakkelijker omgaan met verschillende kleinere stukjes informatie dan met één grote hoeveelheid tekst. Uiteindelijk wilt u dat de lezer uw punt begrijpt en niet in de war. Het is aan jou om dit te bereiken, omdat je probeert een wijziging van de beslissing te beïnvloeden. In academische beroepen probeer je altijd een beslissing te wijzigen die al is genomen. Een onduidelijke brief zal leiden tot twijfel en de natuurlijke noodzaak als u twijfelt, houdt u vast aan wat al is besloten. Het zal waarschijnlijk handig zijn om iemand anders (bijvoorbeeld een lid van het Adviescentrum-team) uw brief te laten lezen voordat u deze indient. Dit vangt grammaticale fouten op en biedt u een ideale gelegenheid zien als u de zaak duidelijk heeft beschreven.

Vragen die de beroepscommissie zou kunnen stellen …

• Wat was volgens u de hoofdoorzaak van de problemen die u ondervond?
• Hoe was je studie beïnvloed?
• Denk je dat je studievaardigheden verbeterd moeten worden?
• Zo ja, wat moet er in het bijzonder worden verbeterd?
• Waren weet je dat je prestaties achteruit gingen?
• Heb je een adviseur voor effectief leren benaderd voor hulp bij de studie- / examentechniek?
• Zo ja, veranderde je bezoek aan de adviseur effectief leren de manier waarop je studeerde?
• Denk je dat je baan je studie heeft beïnvloed?
• Vertel ons over je stage / keuzevak.Heb je daar feedback over gehad?
• Waarom heb je je studieadviseur niet over het probleem benaderd?
• Heb je met iemand over het probleem gepraat?
• Heeft u uw huisarts benaderd? / Wanneer heeft u uw huisarts benaderd over het probleem?
• Wat zou u anders doen als deze situatie zich in de toekomst zou herhalen?
• Welke andere maatregelen zou u hebben genomen?
• Vindt u nog steeds dat dit de juiste cursus voor u is?
• Als u het jaar mag herhalen, kunt u het dan financieel redden?
• Weet u welke andere ondersteuningsbronnen voor u beschikbaar zijn?