Wees een professional: gebruik de juiste indeling voor zakelijke brieven.

De manier een zakelijke brief kijkt geeft de lezer meteen al een eerste indruk voordat ze hem lezen. De kwaliteit van het papier, het ontwerp van het briefhoofd, de marges, de tussenruimte en meer hebben allemaal iets te zeggen over de organisatie.

Een zwakte in een van deze elementen kan afbreuk doen aan de effectiviteit van de boodschap, ook al is vakkundig geschreven. Simpel gezegd, je ziet er onprofessioneel uit.

Ik heb een lange lijst met de elementen van het formele zakenbriefformaat hieronder. Er zijn ook een paar voorbeelden waarbij alle elementen zijn gemarkeerd om ze gemakkelijker te kunnen raadplegen.

Algemene opmaakelementen voor zakelijke brieven

Het volgende voorbeeld bevat de meest voorkomende elementen in het formaat van een professionele zakenbrief.

Voor eenvoudigere verwijzing, de letter in de bovenstaande infograph.

1: Uw eigen adres.

In de meeste zakelijke situaties zult u het voorgedrukte briefhoofd van uw bedrijf gebruiken. Als u blanco papier gebruikt, typ dan het adres in.

2: Datumregels

Plaats de datum minimaal twee spaties onder het briefhoofd. De regel kan links of rechts uitgelijnd zijn, of gecentreerd onder het briefhoofd.

Kort de maand niet af en gebruik geen nd, st of th met de dagnummers, zoals 5 mei 2011. Gebruik ook geen maandnummer , zoals 23-6-11.

Beide onderstaande datumvolgorde zijn geschikt; dit laatste wordt echter voornamelijk gebruikt door de regering, het leger en degenen buiten de Verenigde Staten.

10 december 2010
10 december 2010

3: Adres ontvanger

Typ het adres van de ontvanger in deze sectie.
Geadresseerde
Adres
Stad, provincie Postcode

Zorg ervoor dat de naam van een persoon correct is gespeld. Een ontvanger kan besluiten een brief te negeren die is geschreven door iemand die zijn / haar naam niet kan spellen.

Twee of meer mannen worden aangesproken als de heren, wat Misters betekent. Gebruik geen voornamen met deze afkorting.
De heren. Smith, Wyatt en Fury

Twee of meer vrouwen worden aangesproken als Mesdames, Mmes. Of Mses. Gebruik geen voornamen met deze afkortingen:
Mses. Farb, Lionel en Gray

Als je paren aanspreekt, geef dan beide toepasselijke titels:
Dr. en mevrouw Harold Wright
Mr. Harold Wright en Dr. Margaret Wright
Drs. Harold en Margaret Wright
Dr. Margaret Wright en de heer Steven Jones
Mr. en mevrouw Harvey Adams-Quinn
Mevr. Margaret Wright
Mr. Steven Jones

Let bij het kiezen van een titel altijd op de manier waarop een persoon zichzelf identificeert. Sommigen die een diploma hebben, gebruiken bijvoorbeeld hun titel niet, terwijl anderen dat wel doen.

Sommige gehuwde vrouwen geven de voorkeur aan mevrouw .; anderen geven de voorkeur aan mevrouw. Als u de titel die de vrouw verkiest niet kent, gebruik dan de standaard mevrouw of laat de titel helemaal los:

Plaats het interne adres minstens twee regels onder de datum.

Plaats de titel van een persoon achter zijn naam, tenzij deze ongebruikelijk lang is, en ga dan naar de volgende regel.
Ken Green, president
Ken Green
Vice-president van internationale operaties

De komma voor de afkortingen Jr. en Sr. is optioneel.
Michael Jordan, Jr.
Michael Jordan Sr.

4: Aanhef

Gebruik altijd de naam van de persoon als je weet het.

Beste Amy: (persoonlijke vriend of goede zakenpartner)
Beste mevrouw Rider:
Beste mevrouw Spears:
Beste mevrouw Tyler: (gebruik mevrouw als u het niet weet burgerlijke staat of de voorkeur)
Geachte heer Farnham:
Geachte Dr. Doom:
Geachte heer Elton John:

Als u de naam van de persoon niet weet, adresseer het aan de titel van het individu in het bedrijf en gebruik dan geachte heer of mevrouw: Hier is een voorbeeld:

Hoofd Human Resource
ABC Company
123 Sesamstraat

Geachte heer of mevrouw:

Maar gebruik dit alleen als u de naam van de persoon echt niet kunt achterhalen. De meeste bedrijven zullen u vertellen wie de persoon is. Het enige dat nodig is, is een telefoontje. Het is tegenwoordig ook vrij gemakkelijk om deze informatie op Linkin te vinden.

Als u zich tot een organisatie richt en niet tot een individu, gebruik dan het volgende:

Dames en heren:

En als u de brief wilt benadrukken aan een persoon / personen in de organisatie, gebruik de aandachtslijn als volgt:

Let op: mevrouw J. Fonda, CEO en de heer M. Jackson, CFO

Dames en heren:

5: Letter Body

Dit is de body van je brief. De rest van deze site legt meer uit over hoe u effectief kunt schrijven voor elk type brief dat u wilt schrijven.Ik probeer uit te leggen hoe u de tekst effectief kunt schrijven, zodat u uw boodschap kunt overbrengen en uw doel kunt bereiken.

6: Gratis afsluiting

Voor een normaal zakelijke briefformaat gebruik ik liever Met vriendelijke groet, Met vriendelijke groet, en met vriendelijke groet. Andere aanvaardbare formele zakelijke briefafsluiting omvat hartelijk, hartelijk de uwe, zeer oprecht de uwe, zeer hartelijke de uwe, met vriendelijke groeten, zeer oprecht van u en als de persoon een hoge status heeft, respectvol van u.

7: Handtekening

Gebruik wel een titel (meneer, mevrouw, mevrouw) om aan te geven uw voorkeur en uw geslacht en geef u voor- en achternaam.

Uw officiële bedrijfstitel staat onder uw naam. Dit is optioneel en hangt af van hoe serieus je wilt zijn. Een formele sollicitatiebrief zou er bijvoorbeeld een nodig hebben.

The Paper

Ik raad aan om de 20 pond te gebruiken voor normaal gebruik en 32 pond voor belangrijke brieven zoals CV sollicitatiebrieven en bedankbrieven.

Kleur: Wit is de standaard en moet gewoonlijk worden gebruikt. Lichte tinten (grijs, blauw, groen, enz.) Worden ook populair.

Formaat: voor mij zijn de letter of A4 de enige acceptabele formaten. Er zijn andere formaten, maar ik raad het niet aan, tenzij u zich in het creatieve veld bevindt of de aandacht probeert te trekken voor een verkoopbrief.

Lay-out

In het formaat van een zakenbrief zijn er veel lay-outs; de drie meest populaire zijn de semi-geblokkeerd, geblokkeerd en volledig geblokkeerd. Hieronder staan voorbeelden van hoe deze lay-outs eruit zullen zien op een brief van twee pagina’s. (klik op de afbeelding hieronder om de voorbeelden te zien)

Formaten voor zakelijke brieven

Welke lay-out u ook wilt gebruiken, het maakt niet echt uit. Wat mij betreft, ik geef de voorkeur aan geblokkeerd, simpelweg omdat het gemakkelijker is om op de computer te typen.

Marges

Links en rechts 1 inch
Boven en onder 1 ½ inch

Tussenruimte

De meeste zakenbrieven die het juiste zakenbriefformaat gebruiken, hebben een enkele regelafstand. Gebruik dubbele spatie voor korte letters. Laat een lege regel tussen alinea’s, 2 lege regels voor de complementaire afsluiting (d.w.z. met vriendelijke groet) en 3 tot 4 regels voor de handtekening.

Enveloppen

Zorg ervoor dat het adres op uw envelop gemakkelijk te lezen is, zodat het niet in een postkamer wordt gegooid. Plaats het adres net onder het verticale midden en net rechts van het horizontale midden.

Speciale instructies, zoals ‘Persoonlijk’, ‘Doorsturen’ of ‘Vertrouwelijk’, staan aan de linkerkant van de envelop onder de retouradres. Plaats een “attentielijn” direct onder de bedrijfsnaam op een envelop.

Vertrouwelijk: mevrouw Susan Johnson

Zorg ervoor dat het adres op de envelop zo is geschreven dat een de postbode kan het in één oogopslag lezen.

Als zowel een straatadres als een postkantoor is opgegeven, bezorgt de postdienst uw brief op het adres dat direct boven de postcode staat.

Typ op het envelopadres de namen van het buitenland in hoofdletters.

Spel alle numerieke straatnamen van één tot tien.
127 Ninth Avenue, North
127 E. 15 Street
Five Park Avenue
One Wingren Plaza

Gebruik een koppelteken tussen straatnummers en woonnummers.
556 – 91 Street