een moment in ieders professionele carrière dat gevierd moet worden.

Nee, het is geen promotie of een grote presentatie voor het managementteam – hoewel dat ook goede dingen zijn.

Het is op het moment dat uw Gmail-account Inbox Zero bereikt, het zakelijke fenomeen waarbij uw inbox leeg of zo goed als leeg blijft.

Leer hoe u Gmail optimaal kunt gebruiken.

Natuurlijk kun je de gok wagen door al je berichten te archiveren (niet aanbevolen) en helemaal opnieuw te beginnen, maar zonder de juiste Gmail-organisatietips zal je inbox voor je het weet overvol zijn met nieuwe en ongelezen berichten het.

Gmail-organisatietips – waarom het zo belangrijk is

Hoeveel e-mails zou u volgens u per dag ontvangen?

Volgens een rapport van een technologie marktonderzoeksbureau zal de gemiddelde werknemer in 2018 140 zakelijke e-mails per dag verzenden of ontvangen. Op een werkdag van acht uur is dat meer dan 17 e-mails per uur, of bijna elke vier minuten één e-mail.

Overweeg alle persoonlijke of ongewenste e-mails die ook naar uw werkaccount kunnen gaan, en dat aantal kan gemakkelijk elke dag meer dan 200 e-mails bevatten. Stel je voor hoeveel productiever je zou kunnen zijn als je geen tijd zou verspillen aan het doorzoeken van al die e-mails om te bepalen welke het belangrijkst zijn en een onmiddellijke reactie vereisen.

5 Gmail-organisatietips om je te helpen bereiken Inbox Zero

Het lijkt misschien een onmogelijke uitdaging en het kan even duren om het af te stemmen, maar het organiseren van je Gmail-account helpt je stress te verminderen en je tijd en prioriteiten beter te beheren.

Hier zijn vijf eenvoudige Gmail-organisatietips die u kunt gebruiken om Inbox Zero te bereiken en productiever te worden op de werkplek.

1. Selecteer uw lay-out om Gmail te ordenen

De eerste stap om te organiseren uw Gmail is om de lay-out van uw voorkeur te selecteren.

Wanneer u uw inbox opent, klikt u op het tandwielsymbool in de rechterbovenhoek en selecteert u “Instellingen”. Klik vervolgens bovenaan het instellingenvenster op het tabblad “Inbox”. Vanaf hier geeft Gmail je vijf lay-outopties voor je inbox.

• Standaard: dit is de standaardindeling waarin je Gmail wordt geordend op datum waarop een e-mail is ontvangen. In deze weergave kunt u verschillende categorieën selecteren waarin uw e-mails worden geplaatst. Ze verschijnen als tabbladen bovenaan uw scherm en kunnen nuttig zijn om te bepalen welke van uw e-mails waarschijnlijk belangrijker zijn.
• Belangrijk eerst: in deze weergave probeert Gmail te voorspellen welke e-mails u het meest bent belangrijk (aangegeven met een gele markering) en geeft die berichten weer in een bovenste inbox. Je minder belangrijke berichten worden weergegeven in een lagere inbox onder aan je scherm.
• Ongelezen eerst: deze weergave is vergelijkbaar met de optie Belangrijk eerst, maar je bovenste inbox bevat berichten die je nog niet hebt geopend , terwijl de onderste inbox al het andere zou bevatten.
• Eerst met ster: de weergave met eerste ster splitst uw inbox ook op in twee velden en toont alleen de e-mails die u met een ster hebt gemarkeerd in de bovenste weergave. Al het andere verschijnt in de tweede weergave hieronder.
• Prioriteitsinbox: dit is als een combinatie van alle weergaven. Gmail gebruikt voorspellende analyse om te bepalen met welke e-mails u het meest waarschijnlijk zult communiceren op basis van acties uit het verleden. Vervolgens worden die e-mails in de bovenweergave geplaatst.

Door een lay-out te vinden die voor u werkt, kunt u uw Gmail overzichtelijk houden.

2. Voeg een voorbeeldvenster toe aan Gmail ordenen

De standaardweergave van Gmail toont alleen de afzender, de onderwerpregel en een klein stukje voorbeeldtekst voordat de rij geen ruimte meer heeft. In de meeste gevallen moet je de e-mail openen om te bepalen of het iets is dat echt de moeite van het lezen waard was.

Je kunt tijd besparen en je Gmail ordenen door een voorbeeldvenster toe te voegen. Klik op het tandwielsymbool en “Instellingen” in de vervolgkeuzelijst. Selecteer vervolgens “Labs” uit de tabbladen die verschijnen. Scrol omlaag naar ‘Voorbeeldvenster’ en klik op inschakelen. Sla je wijzigingen op en je hebt de mogelijkheid om een voorbeeld te zien van elke e-mail die binnenkomt.

3. Maak aangepaste labels en mappen om Gmail te ordenen

Aan de linkerkant van je inbox zie je een lijst met labels waaraan je e-mails kunt toevoegen om te helpen houd uw inbox georganiseerd. Maar wist u dat u in dit gebied ook aangepaste labels kunt maken?

Als u een bericht of meerdere berichten selecteert, kunt u op de knop boven aan uw inbox klikken die eruitziet als een shopping-tag. Hiermee kun je die berichten toewijzen aan vooraf gedefinieerde labels die Gmail gebruikt om je inbox georganiseerd te houden.

Je kunt in dit gebied ook aangepaste labels maken door ‘Nieuwe maken’ te selecteren. U hebt zelfs de mogelijkheid om labels in andere labels te nesten, vergelijkbaar met het maken van submappen wanneer u bestanden opslaat op uw harde schijf.

U heeft zelfs de mogelijkheid om uw labels met kleurcodes te coderen om de prioriteit verder te onderscheiden. U kunt bijvoorbeeld rood selecteren voor een label met de naam VIP waarnaar u alle berichten van uw baas archiveert.

Zodra u een label heeft gemaakt, ziet u dat het een map toevoegt aan de lijst aan de linkerkant van uw inbox en voegt de labelnaam toe naast de onderwerpregel. Wanneer u dit bericht archiveert, wordt het naar die specifieke map verplaatst.

Door uw opties aan te passen, wordt het gemakkelijker om uw Gmail-mappen te ordenen en uw inbox schoon te houden.

4. Filters maken om Gmail te ordenen

Nadat u aangepaste labels heeft gemaakt, kunt u filters toepassen op berichten om bepaalde e-mails rechtstreeks naar hun mappen te sturen en ze uit uw algemene inbox te houden.

Als u bijvoorbeeld weet dat u elke vrijdag een interne communicatie-nieuwsbrief ontvangt die u echt niet kunt lezen, kunt u filters gebruiken om dat bericht naar een specifieke map te sturen waar u het kunt bekijken of verwijderen. – later.

Na het selecteren van de e-mail of e-mails die u wilt filteren, klikt u op de knop “Meer” bovenaan uw inbox en selecteert u “Berichten zoals deze filteren” in het vervolgkeuzemenu. Van daaruit kunt u ervoor kiezen om berichten te filteren op onder meer afzender, onderwerpregel, trefwoorden en bijlagen. Nadat u uw criteria heeft geselecteerd, klikt u op ‘Filter maken met deze zoekopdracht’ en selecteert u de actie die u met dit filter wilt uitvoeren, zoals het toewijzen aan een aangepaste map of label en het Postvak IN overslaan. Als u klaar bent, klikt u op ‘Filter maken’.

Het is belangrijk op te merken dat u er ook voor kunt kiezen om dit filter toe te passen op alle conversaties die aan de criteria voldoen, zodat u niet voor elke afzonderlijke filters hoeft te maken.

5. Gebruik de functie Verzenden en archiveren om Gmail te ordenen

Nu je je Gmail-inbox hebt georganiseerd om bepaalde e-mails automatisch in aangepaste mappen te archiveren, kun je je inbox echt opschonen door berichten tegelijkertijd te archiveren. reacties verzenden.

Om deze functie te activeren, klikt u op het tandwielpictogram en op “Instellingen” in het vervolgkeuzemenu. Scroll naar beneden en selecteer de “Toon ‘Verzenden & Archief’-knop als antwoord. ” Sla uw wijzigingen op.

Als u nu op een bericht reageert, heeft u twee verzendopties. De ene is een traditionele verzending en de andere verzendt het bericht en verzendt automatisch de e-mailketen naar het All Mail-archief. Als u een label aan het bericht hebt toegewezen, gaat het naar die specifieke map. Als iemand op je verzonden e-mail antwoordt, gaat het gesprek automatisch terug naar je inbox.

Het inschakelen van deze functie is een snelle en effectieve manier om de rommel uit je inbox te verwijderen en je Gmail overzichtelijk te houden.

Het volgen van deze Gmail-organisatietips kan Inbox Zero mogelijk maken

Inbox Zero zal niet alleen een ongrijpbare droom zijn als je deze eenvoudige Gmail-organisatietips volgt.

Maar net als bij andere snelkoppelingen, moet u een systeem vinden dat voor u werkt. Als een van deze methoden het voor u moeilijker maakt om gearchiveerde berichten te vinden of belangrijke gesprekken bij te houden, probeer dan iets anders. Als je eenmaal de procedures hebt gevonden die passen bij je dagelijkse routine, zal je inbox een goed geoliede machine zijn.

Verhoog je Gmail-productiviteit

De meeste mensen begrijpen hoe ze de basisprincipes van hun Gmail-inbox, maar hoe zit het met de essentiële tips en trucs die uw leven gemakkelijker kunnen maken, uw werk efficiënter en uw interacties succesvoller? We hebben elf trucs verzameld die zowel binnen Gmail als via externe Google Chrome-extensies bestaan, die u laten zien hoe u Gmail beter kunt gebruiken. Met deze trucs kunt u uw inbox verbeteren, tijd besparen en uw bedrijf opschalen. Klik op de onderstaande foto voor meer informatie over het gebruik van Gmail.