Geschreven door Jes D.A.

E-mailetiquette is een veel voorkomende strijd voor studenten. Het is echter belangrijk om vast te houden, want de professoren aan de andere kant van je e-mails zijn etiquetteprofessionals. En hoewel dat weinig meer is dan intimiderend, betekent het ook dat we direct naar de bron kunnen gaan – echte professoren ! – om te leren hoe je een professor e-mailt.

De professoren waarmee we contact hebben opgenomen, gaven uitgebreide reacties vol geweldige en doordachte feedback die studenten zal helpen betere e-mails te schrijven. Veel thema’s kwamen terug en het was vaak gemakkelijk te zeggen dat de professoren sterke gevoelens hadden over bepaalde etiquettekwesties.

Van tips over aanhef tot inhoud en alles daartussenin, deze professoren hebben advies gegeven om je te helpen met e-mailen uw professoren op basis van praktijkscenario’s.

Ze “hebben het ergste van uw e-mails gezien; ze” hebben het beste van uw e-mails gezien. Dus wat is de afhaalmaaltijd?

De Engelse taal goed beheersen

Het is belangrijk om zelfbewust te zijn wanneer u een e-mail opstelt. Als u een goede beheersing van de Engelse taal, je zou in staat moeten zijn om een grammaticaal correcte e-mail te schrijven waarin alles correct is gespeld, de woordkeuze academisch is en de toon gepast is.

De Engelse taal is echter lastig , en het vastleggen van de kleinste details kan moeilijk zijn. Als u worstelt met grammatica of fouten over het hoofd ziet, zal het moeilijk zijn om professioneel met uw professor te communiceren. Daarom wilt u misschien dat uw schrijfwerk wordt nagelezen om er zeker van te zijn dat uw e-mail volledig foutloos.

Dr. Brandon Gilroyed, een assistent-professor anaerobe spijsvertering en biobrandstof aan de University of Guelph Ridgetown Campus, merkt het belang op van een goede spelling en grammatica bij het e-mailen van een professor: “Ik heb gezien veel e-mails die volledig in kleine letters zijn geschreven en zonder interpunctie, waarschijnlijk omdat het bericht op een smartphone is geschreven. “

Hoewel schrijven op je telefoon misschien handiger is, stelt Dr. Gilroyed dat het nog steeds een slechte etiquette aangeeft. “Het is moeilijk om de afzender van een bericht vol spelling- en grammaticale fouten serieus te nemen”, zegt hij.

De Engelse taal goed beheersen houdt niet op bij spelling en hoofdlettergebruik. Duidelijkheid in de inhoud van uw e-mail is essentieel als u wilt dat uw professor positief reageert. Als een e-mail niet goed is geschreven, kan het moeilijk zijn om de inhoud ervan te begrijpen.

Dr. Ted Vokes, een adjunct-faculteitslid bij de afdeling psychologie aan de universiteit van Windsor, heeft meer dan 100 cursussen gegeven, tussen de afdeling psychologie en de Odette School of Business. Hij begrijpt dus het verschil tussen een goedgeschreven en een slecht geschreven e-mail. Hij zegt: “Als het de moeite waard is om de e-mail te verzenden, is het de moeite waard om deze door te lezen voordat je hem verstuurt. Ik wil studenten echt helpen, maar als ik de vraag niet begrijp, weet ik niet hoe ik help. “

Bekijk je e-mailadres

Hier is nog een tip waarbij zelfbewustzijn de sleutel is. E-mail met je studenten-e-mailadres, als je er een hebt. Als je het om de een of andere reden niet kunt of kunt gebruiken, wees je dan heel bewust van wat je privé-e-mailadres aan je professor communiceert. Ik moest het e-mailadres hier wijzigen om privacyredenen, maar ik kan je vertellen dat Dr. MJ Toswell, een professor in de afdeling Engels aan de Western University, opmerkte dat ze ooit een e-mail ontving van een account dat zo onprofessioneel was als ‘fuzzypyjamas @ example.com, “wat haar” beste voorbeeld van een slecht e-mailaccount “is. Akkoord!

Het is duidelijk dat een e-mailadres als dit geen professioneel bericht naar je professor stuurt, en etiquette draait helemaal om professionaliteit. Er is echter een nog groter probleem bij het gebruik van privé-e-mailaccounts: spam filters. Dr. Toswell vertelt:

Mijn favoriet aller tijden was een reeks van vorig jaar, op een vrijdagavond. De eerste e-mail om 20.00 uur vroeg me of er maandagavond echt een opdracht online moest komen. De tweede e-mail om 21.00 uur vroeg waarom ik de eerste e-mail nog niet had beantwoord. Beiden waren geadresseerd met ‘Hé’ en verzonden vanaf een privé-e-mailadres dat in mijn spam terechtkwam, dus ik zag ze pas zaterdagochtend en heb ze bijna verwijderd omdat de onderwerpregel was ook leeg.

Dus het beste scenario is dat u die broodnodige professionaliteit verliest, en het slechtste scenario is dat uw e-mail Ongelezen. Wees u zeer bewust van het e-mailadres dat u gebruikt om een professor te e-mailen, en overweeg zorgvuldig wat het zou kunnen communiceren.

Controleer de syllabus voordat u begint met e-mailen

De meeste professoren merkten op dat studenten hebben de informatie die ze zoeken vaak al voordat ze een e-mail sturen. Dr.Toswell benadrukt dat haar “grootste ellende” verband houdt met het belang van het controleren van de informatie die al voor u beschikbaar is voordat u begint met het verzenden van e-mails.

Ze merkt op dat studenten vaak vragen waar of wanneer examens zijn, wat inhoud is opgenomen in examens, of zelfs om vrijgesteld te zijn van examens, allemaal slechts enkele uren voordat een examen begint. Dr. Toswell zegt: “Het is moeilijk beleefd uit te leggen dat het cursusmateriaal, de syllabus en mijn klassendiscussies hebben deze kwesties behandeld, en ze zouden de website moeten bekijken. “

Het is duidelijk dat het het beste is om uw professor niet te e-mailen voor informatie, dat wil zeggen al beschikbaar, maar je realiseert je misschien niet dat de informatie beschikbaar is. Luister tijdens de les, kijk op de cursuswebsite en raadpleeg de syllabus voordat je een professor een e-mail stuurt. Dr. Manina Jones van de afdeling English and Writing Studies van Western University merkt op dat een terugkerend thema dat zij en haar collega’s tegenkomen, is dat studenten vragen stellen aan de co urse syllabus kan antwoorden.

Ze adviseert: “Voordat je die e-mail afschiet, kan het nooit kwaad om de syllabus aandachtig te lezen om te zien of de informatie daarin is opgenomen.” Dit zal ervoor zorgen dat je niet komt over als onoplettend of lui voor je professoren, wat niet de beste indruk zal geven als je een vraag stelt of om een gunst vraagt. Dr. Jones laat ook doorschemeren dat het controleren van de syllabus ook van toepassing is op aanhef: “Vaak geeft de syllabus de voorkeur van de professor aan waar de professor de voorkeur aan geeft.”.

Aangezien de aanhef van een e-mail meestal maar uit een paar woorden bestaat, is het gemakkelijk over het hoofd te zien. De aanhef vereist echter een zorgvuldige overweging, vooral omdat het de eerste regel van uw e-mail is.

Dr. Gilroyed merkt op dat het gebruikelijk is om e-mails te ontvangen die te vrijblijvend zijn, te beginnen met “Hé. ” Dr. Jan Plug, universitair hoofddocent en directeur van het Centre for the Study of Theory and Criticism aan de Western University, is het ermee eens dat studenten moeten vermijden om hun professoren op deze manier aan te spreken. Hij zegt: “Dit hangt natuurlijk allemaal af van hoe goed de student de professor kent, maar als je een gesprek begint, is een beetje te veel formaliteit misschien niet te veel.” Hij stelt voor om in plaats daarvan een simpele “Beste” of “Hallo” te gebruiken. “Het zal in de loop van de tijd misschien wat meer vertrouwd worden, maar je kunt echt” niet fout gaan door op deze manier te beginnen. “

Dr. Vokes merkt op dat een informele begroeting in sommige situaties passend kan zijn. hoe goed ken je de professor. Als je al met deze professor hebt gecorrespondeerd via e-mail en in de klas, wil je misschien een meer informele begroeting gebruiken. Dr. Vokes zegt: “Ik ben helemaal in orde met” Hallo Dr. Vokes. ” Ik zette een nonchalante toon in de les, dus ik ben blij als studenten zich op deze manier op hun gemak voelen om vragen te stellen via e-mail of persoonlijk.

Spreek je professor op de juiste manier aan

De manier je aanspreekt, je professor communiceert zowel iets over jou als over de persoon die je e-mailt, dus het heeft aandacht nodig. Dr. Jones merkt op dat je e-mail een formele aanhef vereist en een erkenning van de professionele status van de professor (en die van jezelf! ). “

Bovendien zegt Dr. Plug dat” studenten de neiging hebben om te snel te vertrouwd te zijn met hun e-mailstijl. ” U moet uw professor natuurlijk correct aanspreken, rekening houdend met zijn of haar titel. Als uw professor gepromoveerd is, wil hij of zij misschien geen “professor” worden genoemd. Evenzo zal hij of zij een “Mr.” of “mevrouw” en geeft er misschien de voorkeur aan om aangesproken te worden als “Professor”.

Het is ook het beste om geslachtsgebonden adressen te vermijden. De vrouwelijke hoogleraren die gecontacteerd werden, noemden vaak het adres van “Mevr.” Dr. een bijzonder irritante aanhef omdat het aannames doet over mijn burgerlijke staat en genderrol. ‘Evenzo merkt dr. Toswell op dat ze het zo erg haat om mevrouw Toswell genoemd te worden,’ het is ‘visceraal’. Dat is beslist niet het soort reactie dat u van een professor wilt krijgen!

Op dezelfde manier kunnen adressen als ‘Meneer’ als onprofessioneel overkomen in e-mails aan uw professor. ‘Ik krijg vaak’ Meneer, “wat prima is, maar het maakt duidelijk aan profs dat u nog steeds denkt dat u op de middelbare school zit”, merkt Dr. Vokes op.

Dr. Vokes zegt echter dat hij begrijpt hoe hij professoren aanspreekt. toepasselijk is verwarrend voor studenten: “Niet alle professoren zijn artsen.en niet alle artsen die lesgeven, zijn professoren.Ik ben zittend, maar omdat ik een adjunct heb gekregen, zijn beide correct. Dan zijn afgestudeerde studenten die lesgeven natuurlijk geen van beide, en “Mr.” of “mevrouw” passend is. “Het is verwarrend, maar dat betekent ook dat, als je het goed doet, je professoren je tijd en moeite om ze correct aan te pakken zullen opmerken en waarderen.

Err aan de kant van het zijn te formeel

Je moet nadenken over de echte naam die je zult gebruiken om je professor aan te spreken.Het is duidelijk dat u zijn of haar naam correct wilt spellen. Hier zal geen grote beloning voor zijn, maar het verkeerd spellen van een naam komt buitengewoon respectloos over. Gewoonlijk wordt een achternaam in het e-mailadres opgenomen, dus er is geen excuus om de naam verkeerd te spellen in de hoofdtekst van de e-mail. Dr. Vokes zegt: “Ik heb vanmorgen” Dr. Votes “gekregen. Ik begrijp dat autocorrectie in dit geval waarschijnlijk de boosdoener is, maar ik krijg ‘Bokes’ en ‘Voakes’. ‘Hoewel hij opmerkt dat hij in deze gevallen in het minst niet beledigd is, merkt hij ook op:’ Het geeft de indruk dat dit de persoon is niet “zo aandachtig voor details.”

Bovendien is de correcte spelling van het e-mailadres van de professor essentieel. Dr. Jones zegt: “Omdat mijn achternaam vaak voorkomt, heb ik” zelfs e-mails gehad die helemaal voor een andere professor bedoeld waren “, dus zorg ervoor dat je het juiste adres hebt.

Over het daadwerkelijk gebruiken van je professor ’s naam in de e-mail, merkt dr. Gilroyed op dat het prima is om een professor bij zijn of haar voornaam te begroeten als het van tevoren is afgesproken, maar anders is het een ongepaste e-mailetiquette. Hij zegt:’ De eerste e-mailcommunicatie tussen student en professor is geen goed moment om de voornaam te gebruiken. “

Bij twijfel merkt dr. Jones op dat professoren u ronduit vertellen of ze liever met hun voornaam worden aangesproken. “nog steeds onzeker, ze adviseert dat” de meer formele keuze van aanhef nooit beledigend zal zijn, en dan kun je gecorrigeerd worden (het is gemakkelijker om te zeggen: “Noem me alsjeblieft Bob” dan om te zeggen: “Eh, ik” had je liever niet “Bob” genoemd). “

Dr. Plug merkt ook op dat je, na de eerste e-mail, kunt beginnen met het volgen van de aanwijzingen van de professor, en Dr. Jones is het daarmee eens es. In mijn oorspronkelijke e-mail aan dr. Jones sprak ik haar aan als ‘dr. Jones’, waarbij ik veilig een formeler adres koos. Nadat ze in haar antwoord had afgetekend als “Manina”, was het veilig om aan te nemen dat ik haar voortaan als “Manina” kon aanspreken, wat ik in mijn volgende e-mails deed. Ze heeft hier nota van genomen door mij tips te geven, dus het werkt echt! Het zorgvuldig lezen van borden helpt je bij het kiezen van het juiste adres.

Geef voldoende achtergrondinformatie

Wanneer je professoren e-mailt, moet je onthouden dat ze elke dag tonnen e-mails ontvangen. Deze e-mails zijn afkomstig van verschillende studenten in verschillende klassen, soms van verschillende faculteiten of zelfs van verschillende campussen.

Als je een e-mail stuurt naar je professor en je jezelf niet goed identificeert, kan het zijn dat je professor moeite heeft om je te plaatsen. herinnerd wanneer je maar één student bent in een grote klas, is een nog grotere zorg als je een gewone naam hebt. Dr. Gilroyed merkt op dat “in grotere klassen er drie studenten kunnen zijn die Matthew heten of vijf studenten die Jessica heten.”

Dr. Jones stelt op dezelfde manier dat ze soms veel grote klassen in hetzelfde semester geeft en dat het moeilijk is om de naam van elke student te kennen. Dat omvat niet eens problemen in verschillende klassen of secties! Het is dus absoluut noodzakelijk dat u uzelf precies en volledig plaatst. Door uw voor- en achternaam, klas, tijd en dag van de klas en sectienummer op te nemen, kan een professor u helpen om u correct te plaatsen. Dr. Jones merkt op dat u ook context kunt bieden in termen van het voortzetten van een eerder gesprek of voortbouwen op een onderwerp dat u al persoonlijk heeft besproken.

Bovendien moet u achtergrondinformatie verstrekken in termen van de actueel onderwerp voorhanden Dr. Gilroyed zegt: “Studenten schrijven vaak e-mails waarin ze onmiddellijk focussen op een heel specifiek onderwerp of detail zonder enige context of inleiding te geven. Hoewel de inhoud van de boodschap volkomen duidelijk kan zijn voor de student, heeft een professor met tientallen of honderden studenten wellicht meer informatie nodig om de reikwijdte van de vraag van de student te begrijpen. Hij merkt ook op dat het volledig uitleggen van een situatie “beter is dan aan te nemen dat je professor elk detail onmiddellijk zal kennen of onthouden”.

Let op het verschil tussen nonchalant en onzorgvuldig zijn

Als je ” Heb je je professor al een e-mail gestuurd en gesproken en heb je een meer informele correspondentie tot stand gebracht, dan kunnen je berichten onhandig worden gelezen als ze te formeel zijn. Hoogleraren moedigen in dit geval aan om informeel te zijn. Het is echter essentieel om het verschil op te merken tussen nonchalant en onzorgvuldig zijn.

Je zou nooit je toevlucht moeten nemen tot sms’en. Het is duidelijk onprofessioneel. Dr. Gilroyed merkt op: “Door dit soort taal te gebruiken, weet ik dat een student geen tijd wil besteden aan het opstellen van een goede boodschap, maar toch zullen ze vaak willen dat ik mijn tijd besteed aan het lezen van de boodschap en dan iets doe hen. “

Evenzo zegt Dr. Jones dat het ongepast is om korte formulieren en emoticons te gebruiken. Dit betekent ook het verschil tussen correct geschreven Engels en e-mails vol typefouten. Dr. Vokes merkt op dat, na een respectvolle aanhef, “duidelijke en respectvol geschreven informatie in de hoofdtekst van de e-mail moet volgen.”Er is een verschil tussen een terloops geschreven bericht en een onjuist en onzorgvuldig bericht.

Er is ook een verschil tussen informeel en onzorgvuldig zijn qua inhoud. Je professor wil niet te veel weten informatie; zelfs als hij of zij vriendelijk tegen je is, zou een praatje alleen voor vrienden moeten worden gereserveerd. Dr. Jones merkt bijvoorbeeld op dat ze e-mails ontvangt van studenten met excuses voor het missen van de les die gewoon te veel informatie geeft. Ik hoef niet te weten dat de vrienden van een student een verjaardagsfeestje voor hem hebben gegeven en dat hij een kater heeft en een make-uptest wil schrijven, of dat ze heeft besloten een lang weekend te nemen of in de file heeft gestaan, zegt ze.

Stel de gevreesde vraag niet

Hoewel deze tip niet direct verband houdt met e-mailetiquette, is hij opgenomen omdat hij door meerdere professoren werd genoemd zonder erom te vragen en het betreft wel de inhoud van uw e-mail. Verschillende professoren merkten een bepaalde vraag op die ze vaak worden gesteld en die hen absoluut gek maakt. Studenten die de les missen, zullen vaak vragen: ‘Heb ik maandag iets gemist in de les?’ Dr. Plug zegt: ‘Ik wil altijd zeggen:’ Nee , deden we absoluut niets, zoals gewoonlijk. “”

Dr. Jones merkt op dat dezelfde vraag “de grote vloek van alle professoren” is. Ze biedt dit gedicht aan dat het onderwerp behandelt. Waarom is het zo vreselijke vraag, en wat maakt het zo ongepast? Professor Jones geeft een antwoord:

Ten eerste is het beledigend om te suggereren dat de inhoud van de klas was misschien niet belangrijk, of dat het in een korte e-mail kan worden samengevat – en ten tweede is het niet de verantwoordelijkheid van de professor om meerdere iteraties van de klas aan te bieden. Als je een les mist zonder een geldige reden, is het je eigen verantwoordelijkheid om toegang te krijgen tot notities van een andere leerling en / of te achterhalen wat er is behandeld.

Het is duidelijk dat het het beste is om deze vraag te vermijden!

Erken uw dankbaarheid

Voordat u zich afmeldt, is het belangrijk dat u een waardering opneemt, dat wil zeggen een gratis vaarwel Dr. Jones merkt het belang op van een valedictie in de juiste e-mailetiquette, ook al is het maar een korte verklaring als “Bedankt voor je hulp!” Ze zegt: “Het loont om te erkennen dat als je om iets vraagt (ook al is het maar informatie), je professor enige erkenning van zijn / haar tijd en moeite verdient.”

In plaats van direct beginnen met wat u van uw professor wilt vragen, kunt u uw dankbaarheid erkennen of hoe druk hij of zij het heeft. Dit is een leuke kleine manier om de inspanningen van de professor te herkennen bij het beantwoorden van uw e-mails, en het gebaar zal worden gewaardeerd. Dr. Jones geeft een voorbeeld van een effectieve valedictie: ‘Probeer zoiets als’ Ik weet dat je het druk hebt, maar ik hoop dat je wat tijd kunt vrijmaken om elkaar te ontmoeten en mijn antwoorden op de quiz door te nemen. “”

Het lijkt misschien een klein of onbeduidend briefje, maar het kan je zeker helpen e-mail die in een positief daglicht moet worden gesteld en u een positief beeld geeft, vooral tussen een hele reeks e-mails die geen afscheidingen bevatten. Dr. Vokes merkt op: “Uit onderzoek weten we dat de eerste indruk van grote invloed is op iemands verlangen om van hulp. ” Als je een goede eerste indruk maakt, zal je professor je eerder helpen, of op zijn minst gelukkiger zijn om je te helpen.

Denk goed na over je ondertekening

Je ondertekening is net zo belangrijk om te overwegen als al het andere bij het e-mailen van een professor. Net als uw openingsbegroeting, communiceert het iets over u. Je “zult ook in staat zijn om de toon van de e-mail verder te zetten, of het nu formeler is (met zoiets als ‘groeten’) of meer informeel (met zoiets als ‘het beste’). ‘Cheers’ aanbieden is niet altijd gepast , dus bedenk nogmaals hoe goed u de professor kent die u e-mailt.

Dr. Gilroyed stelt: “Elke e-mail aan een professor moet voldoen aan de standaardconstructie van een brief, inclusief een openingsbegroeting, de hoofdtekst van het bericht en een passende ondertekening.” Daarom is het gebruik van een onjuiste of helemaal geen afmelding een slechte e-mailetiquette en moet deze worden vermeden. Een eenvoudige afmelding is prima; probeer een evenwicht te vinden tussen casual en professioneel zijn.

U kunt ook uw om u verder te onderscheiden tussen een zee van studenten. Dr. Gilroyed merkt op dat studenten moeten ondertekenen “met een passende afsluitende aanhef en vervolgens een volledige naam.” Nogmaals, professoren ontvangen elke dag veel e-mails. Sommige zijn zonder handtekeningen, en sommige gebruiken alleen voornamen. Als u uw volledige naam toevoegt, kan uw professor u snel en gemakkelijk herkennen en identificeren.

In de praktijk brengen

Oké, nu we een lijst met tips voor e-mailetiquette hebben van echte professoren, hoe zit het met het in de praktijk brengen? Hier is een voorbeeld van een uitstekende e-mail aan een professor:

Een e-mail is niet zomaar een briefje.Het is een oefening in goed communiceren, en je wordt er door beoordeeld. Met behulp van dit advies van echte professoren over hoe je een professor e-mailen, kun je positief worden beoordeeld. Dr. Gilroyed zegt: “Ik kan niet namens alle professoren spreken, maar ik merk het zeker op als ik een goed opgebouwde e-mail van een student ontvang. Het laat me zien dat ze genoeg moeite doen om een goed bericht op te stellen en ze respecteren mijn tijd. “

Nog beter, je kunt een professor e-mailen in je voordeel door oprechte en intellectuele vragen te stellen. Zoals Dr. Toswell uitlegt: “Gebruik niet wat ik beschouw als uw e-mailvaluta (er is maar een beperkte bandbreedte in mijn hoofd voor één student en haar vragen, tenzij ze zich echt bezighouden met het cursusmateriaal) bij slechte vragen. ” Bovendien kunt u deze vragen gebruiken om een band met uw professoren te vormen. Dr. Toswell zegt verder: “E-mail om een verbinding tot stand te brengen en deze solide te maken.” Als uw e-mail deze tips volgt, moet u ” Ik zal ongetwijfeld een verbinding tot stand kunnen brengen die blijft bestaan op de universiteit en daarbuiten.

Speciale dank aan alle professoren die hun e-mailetiquettetips met ons hebben gedeeld voor dit artikel. Uw tijd en inzichten worden zeer op prijs gesteld!

Afbeeldingsbron: Nosnibor137 / BigStockPhoto.com

Stuur professionele e-mails.

Over de auteur

Jes is een goochelaar en een monteur; dat wil zeggen, ze maakt stukken uit het niets om als schrijver te delen, en ze ruimt de roest en het vet van andere stukken schrijven op als redacteur. Ze weet dat er altijd iets waardevols is om uit een lege pagina te halen of iets glimmends om bloot te leggen in een pagina die een beetje moet worden gepolijst. Als Jes geen zinnen oproept of handhaaft, verslindt ze ze, altijd hongerig naar meer woorden.