Uitleg

Systeem voor continu voorraadbeheer biedt een lopende balans tussen de kosten van voor verkoop beschikbare goederen en de kosten van verkochte goederen . Volgens dit systeem wordt er geen aankooprekening bijgehouden omdat de voorraadrekening direct wordt gedebiteerd bij elke aankoop van koopwaar. De kosten die worden gemaakt om goedereninventaris te verkrijgen, verhogen de kosten van goederen die voor verkoop beschikbaar zijn. Deze kosten worden daarom ook van de voorraadrekening afgeschreven. Voorbeelden van dergelijke kosten zijn vrachtkosten en verzekeringen enz. Elke keer dat de goederen worden verkocht, worden de gerelateerde kosten overgeboekt van de voorraadrekening naar de rekening voor de kosten van verkochte goederen door de kosten van de verkochte goederen te debiteren en de voorraadrekening te crediteren.

Het saldo op de voorraadrekening aan het einde van een boekhoudperiode toont de kosten van de aanwezige voorraad. De nauwkeurigheid van deze balans wordt periodiek verzekerd door een fysieke telling – meestal eenmaal per jaar. Als er een verschil wordt gevonden tussen het saldo op de voorraadrekening en een fysieke telling, wordt dit gecorrigeerd door een geschikte journaalboeking te maken. De meest voorkomende redenen voor een dergelijk verschil zijn onder meer het onnauwkeurig bijhouden van gegevens, normale krimp en winkeldiefstal, enz.

Zowel merchandising- als productiebedrijven gebruiken een permanent voorraadsysteem. Merchandisingbedrijven gebruiken dit systeem om de handelsvoorraad bij te houden en productiebedrijven gebruiken om de aankoop en uitgifte van direct materiaal te verantwoorden.

Traditioneel wordt het systeem van permanente voorraad gebruikt door bedrijven die gemakkelijk identificeerbare voorraden kopen en verkopen zoals sieraden, kleding en apparaten enz. maar geavanceerde computersoftwarepakketten hebben het gebruik ervan voor bijna alle zakelijke situaties gemakkelijk gemaakt.

Journaalboekingen in een continu voorraadsysteem:

(1). Wanneer goederen worden gekocht:

(2 ). Als kosten zoals vracht, verzekering enz. Worden gemaakt:

(3). Wanneer goederen worden geretourneerd naar de leverancier:

(4). Wanneer goederen aan klanten worden verkocht:

(5). Wanneer goederen worden geretourneerd door klanten:

(6). Als er een verschil wordt gevonden tussen het saldo van de voorraadrekening en de fysieke voorraadtelling:

Bekijk het volgende voorbeeld voor een verdere uitleg van het concept van permanent voorraadsysteem:

Voorbeeld:

(1). Op 1 april 2013 koopt het bedrijf Metro 15 wasmachines op rekening voor $ 500 per machine. De leverancier staat een korting van 5% toe bij betaling binnen 10 dagen na aankoop. Het Metro-bedrijf gebruikt de nettoprijsmethode om de aankoop van inventaris te registreren.

De volgende journaalboeking zou in de boeken van het Metro-bedrijf worden gemaakt om de aankoop van goederen te registreren:

* Zonder korting: ($ 500 × 15) – $ 25 korting

(2). Op dezelfde dag betaalt Metro-bedrijf $ 320 voor vracht en $ 100 voor verzekering.

De volgende journaalboeking zou worden gemaakt om de betaling van vracht- en verzekeringskosten te registreren:

(3). Op 7 april retourneert het bedrijf Metro 5 wasmachines aan de leverancier.

Het retourneren van wasmachines aan de leverancier verlaagt de voorraadkosten en de crediteurenadministratie. De volgende invoer zou worden gemaakt om deze afname vast te leggen:

(4). Op 9 april verstuurt Metro de betaling via internetbankieren en profiteert daarbij van de korting die de aanbieder aanbiedt.

Omdat de betaling binnen 10 dagen plaatsvindt, heeft het bedrijf Metro recht op korting. De volgende invoer zou worden gemaakt om de betaling vast te leggen:

* ($ 7.125 – $ 2.375)

(5). Op 15 april verkoopt het bedrijf Metro 4 wasmachines voor $ 750 per machine. Het Metro-bedrijf staat geen kortingen toe aan klanten.

Bij de verkoop van 4 wasmachines worden de kosten van de voorraad overgeboekt van de voorraadrekening naar de rekening voor de kosten van verkochte goederen.Er zouden twee journaalboekingen worden gemaakt; één voor de verkoop van 4 wasmachines en één voor de overdracht van kosten van voorraadrekening naar rekening met kosten van verkochte goederen:

* Kosten van 4 verkochte machines:

/ 10 = $ 517 per machine
$ 517 × 4 machines = $ 2.068

Om de gebeurtenissen van toename en afname van de voorraadkosten samen te vatten, wordt de voorraad T-rekening van het Metro-bedrijf hieronder gegeven: