Een gratis zakelijk e-mailadres maken

Elk bedrijf gebruikt meerdere communicatiemiddelen. De communicatie kan B2B zijn – communiceren met andere bedrijven of B2C – communiceren met de klanten / klanten. Sommige communicaties zijn één-op-veel en sommige communicatie is één-op-één. Op basis van het communicatietype en de boodschap die moet worden overgebracht, kiezen de bedrijven het communicatiemiddel. Hoewel er meerdere communicatiemethoden beschikbaar zijn, is e-mail de meest vertrouwde en betrouwbare communicatiebron.

In de wereld van zakelijke communicatie zijn e-mails onvermijdelijk, betrouwbaar en legaal. Het is belangrijk dat u bedrijfskritische communicatie alleen via e-mail verstuurt. Het biedt niet alleen een geldig bewijs voor communicatie, maar zorgt ook voor de vereiste beveiliging en privacy van de cruciale informatie die wordt aangeleverd.

Het is ook essentieel dat dergelijke bedrijfskritische berichten worden verzonden met een officieel e-mailadres dat aan uw domein is toegevoegd, in plaats van een algemeen / algemeen e-mailadres.

Het officiële e-mailadres helpt de klant uw merk te herkennen, voegt geloofwaardigheid toe aan de boodschap en bouwt vertrouwen op in de relatie. Om een dergelijke branding te creëren, moet elk bedrijf worden geassocieerd met een domein dat is verbonden met uw merk.

Wat is een domein?

Als u internet of online aanwezigheid voor uw bedrijf wilt bieden, is de eerste stap het verkrijgen van uw eigen domein. Een domeinnaam wordt doorgaans gevormd door uw bedrijfs- / organisatienaam te combineren met een standaard internet-achtervoegsel genaamd TLD (.com, .net, .info enzovoort). De domeinnamen zien eruit als uwdomein.com of uwbedrijf.info. Een domein kan zelf niets doen. Wanneer u een domein registreert, stelt de registrar een DNS Manager ter beschikking die de kritieke details bevat, zoals het IP-adres van uw website, MX-records om uw e-mail te bezorgen, enzovoort.

Als u geen domein heeft, kunt u een nieuw domein kopen bij Zoho.

Wat is een website?

Een website is een reeks internetpagina’s die informatie of details over uw bedrijf bieden. U gebruikt uw DNS-manager om het IP-adres van uw webhostingprovider aan uw domein toe te wijzen. Dit zorgt ervoor dat wanneer iemand www.uwdomein.com in de browser typt, de juiste pagina’s van de webhost worden weergegeven en dat de lezers toegang hebben tot de relevante informatie van uw website.

Wat is een zakelijk e-mailadres?

Zakelijke e-mailadressen zijn de adressen die de domeinnaam van uw bedrijf gebruiken, zoals [email protected]. Aangezien ze aansluiten bij uw bedrijf, kunnen uw klanten u gemakkelijk identificeren. Als u dus dergelijke adressen heeft helpen bij het vaststellen van uw identiteit en het vergroten van de geloofwaardigheid bij uw klanten.

U gebruikt uw DNS Manager om uw domein toe te wijzen aan uw e-mailprovider, met behulp van de MX-records die worden aanbevolen door uw e-mailprovider.

Waarom heb je een zakelijk e-mailadres nodig?

Hoewel de belangrijkste reden voor het hebben van een zakelijk e-mailadres is om je klanten te helpen je te identificeren, zijn er nog veel meer die aan de lijst kunnen worden toegevoegd. Een zakelijk e-mailadres helpt u:

• Projecteer uw professionaliteit

  Als u een e-mailadres heeft dat bij uw merk past, laat u zien dat u serieus en professioneel bent over uw bedrijf. Op deze manier wordt uw bedrijf ook serieus genomen door uw klanten, aangezien zij waarschijnlijk een bedrijf met een professioneel e-mailadres zullen kiezen en vertrouwen.

• Toon uw authenticiteit en win het vertrouwen van de klant

  Wanneer u of uw werknemers e-mails verzenden met het adres dat uw bedrijfsnaam bevat, kunnen uw klanten er zeker van zijn dat de e-mail afkomstig is van een authentieke bron. Ze zullen u identificeren zelfs voordat uw inhoud wordt geopend. Dit zal hen helpen hun vertrouwen bij u op te bouwen en hen vertrouwen te geven om terug te reageren op uw e-mails of contact op te nemen met uw ondersteuningsteam.

• Promoot uw merk

  Met de naam van uw bedrijf in uw e-mailadres promoot u uw merk met elke e-mail die u verstuurt. Op deze manier “weet u zeker dat u lang in hun geheugen blijft.

• Wees consistent

  Wanneer u individuele en groepse-mailadressen aanmaakt met uw domein, zorgt u ervoor dat elke e-mail dat uitgaat heeft een standaardformaat en behoudt zo de consistentie.

• Voorkom dat u wordt gespamd

  Wanneer klanten u herkennen aan uw merknaam, zullen ze u minder snel markeren als spam. als u algemene e-mailaccounts gebruikt, krijgen uw e-mails mogelijk niet de erkenning die ze verdienen en worden ze spammen.

Bekijk deze video om te begrijpen waarom uw bedrijf een op een domein gebaseerde e-mail nodig heeft adres en hoe dit u kan helpen om professioneler te zijn in uw communicatie.

Praktische tips bij het maken van zakelijke e-mailadressen

Er zijn een paar dingen waarmee u rekening moet houden wanneer u een zakelijk e-mailadres.

1. Zoek een domeinnaam die snel kan worden gerelateerd aan uw bedrijf en gemakkelijk kan worden geïdentificeerd door klanten.
2. Het is belangrijk om een standaardindeling van e-mailadressen in uw hele organisatie te hebben. U kunt bijvoorbeeld [email protected] gebruiken als uw standaardformaat voor alle medewerkers.
3. Maak groepse-mailadressen zoals [email protected] per afdeling, zodat u alle afdelings-e-mails vanaf één plek kunt beheren.
4. U moet ervoor zorgen dat u uw zakelijke e-mailadres beveiligt tegen phishing en spam door uw domein te verifiëren met SPF- en DKIM-configuraties.

Hoe u de beste e-mailserviceprovider kiest

Er zijn meerdere factoren waarmee u rekening moet houden wanneer u een e-mailserviceprovider selecteert. Enkele van de belangrijkste factoren zijn:

• Eenvoudige installatie

  Het eerste aspect waar u naar moet zoeken bij een e-mailprovider is of de stappen die worden gegeven om uw domein bij hen op te zetten, eenvoudig en ongecompliceerd zijn. Zelfs als u het proces eenvoudig houdt, moet u ervoor zorgen dat uw serviceprovider niet wil dat u de noodzakelijke verificatiestappen overslaat.

• Efficiënte migratie

  Zorg ervoor dat de serviceprovider die u selecteert, u al uw e-mails, contacten en andere gegevens van uw vorige provider efficiënt laat migreren. Migratie kan niet tegen elke prijs in gevaar worden gebracht, omdat niemand zich gegevensverlies kan veroorloven.

• Veilig en privé

  Kies een service die u verzekert van gegevensbeveiliging en privacy. Er moeten meerdere authenticatielagen zijn voor uw account en end-to-end-codering voor uw berichten. Persoonlijke informatie die u met de service hebt gedeeld, moet ook privé worden gehouden – naleving van de privacy moet de hoogste prioriteit hebben.

• Aangepast domein dat overeenkomt met uw bedrijf

  Uw e-maildomein moet relevant zijn voor uw bedrijf, dus zorg ervoor dat u met de e-mailservice die u selecteert een domein van uw voorkeur kunt opgeven en je gebruikt het indien beschikbaar.

• Robuust controlepaneel

  Kies een serviceprovider met een krachtig controlepaneel, waarmee je controle hebt over al je domeingerelateerde instellingen, gebruikers en groepsadressen kunt beheren en beperkingen kunt instellen en spambeleid en doe meer. De service moet u ook een goed percentage uptime verzekeren.

• Samenwerking en andere zakelijke tools

  Het is het beste als de provider middelen heeft voor interne teamsamenwerking en ingebouwde tools zoals agenda, notities, contactbeheer enz.

Een zakelijk e-mailadres aanmaken met Zoho Mail

Zoho Mail is een veilig, privé, advertentievrij platform voor het hosten van uw aangepaste domein-e-mail en biedt u het beste van alle bovengenoemde factoren. Hier leest u hoe u een gratis zakelijk e-mailadres maakt.

De functies van het gratis abonnement van Zoho Mail zijn als volgt:

• 5 gebruikersaccounts
• 5 GB opslag / gebruiker
• E-mailbijlagen tot 25 MB
• E-mailhosting voor één domein
• Twee-factor-authenticatie

Ga naar de prijspagina van Zoho Mail en selecteer het tariefplan van uw keuze. Als u geen account bij Zoho heeft, kunt u zich hier aanmelden. U kunt ook onze implementatiehandleidingen raadplegen voor een overzicht van de stappen.

Als u al een eigen domein heeft :

1. Nadat u uw plan heeft gekozen, wordt u gevraagd uw account aan te maken. Selecteer Aanmelden met een domein dat ik al bezit.
2. Geef uw domein op en klik op Toevoegen.

   

3. Voer de registratiegegevens in zoals vereist. Klik op Doorgaan.
4. Controleer of al uw gegevens correct zijn ingevoerd en klik op Aanmelden en vul uw gegevens in het aanmeldingsformulier in.

Nadat u uw domein heeft toegevoegd, moet u uw domein verifiëren. U kunt vervolgens gebruikers toevoegen en e-mailaccounts voor hen maken. MX-records instellen om al uw e-mails te laten bezorgen bij uw Zoho Mail-account. Migreer uw e-mails naar Zoho Mail via POP- of IMAP-protocollen. Voltooi ten slotte de SPF- en DKIM-configuraties. Lees meer over deze instellingen.

Als u al een account bij Zoho hebt, gaat u naar Zoho Mail en klik op E-mailhosting inschakelen boven aan uw pagina en volg de bovenstaande stappen om uw domein in te stellen.

Als u een nieuw domein wilt kopen:

Als u niet “Ik heb geen eigen domein, je kunt er een kopen terwijl je je aanmeldt. Selecteer Koop een nieuw domein voor mijn bedrijf en voer een domeinnaam in die ideaal is voor uw bedrijf en controleer of deze beschikbaar is. Indien beschikbaar, kunt u zich aanmelden bij Zoho en het domein aanschaffen. Wanneer u een domein registreert bij Zoho Mail, zijn uw DNS-instellingen vooraf geconfigureerd. Lees meer over het kopen van een nieuw domein.